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1、公关部规章制度第一节 概述及组组织结构一、概述 公公共关系在在企业经营营活动中发发挥着重要要的作用，已已经越来越越引起人们们的重视。公公共关系工工作的目标标就是提高高酒店的知知名度，在在公众中树树立酒店良良好的市场场形象，在在与政府部部门、社区区团体、企企事业单位位、重要人人物、新闻闻媒体、上上级机关、同同业机构以以及本企业业员工的沟沟通上架起起一座相互互信任的桥桥梁，从而而促进企业业在其日常常经营活动动中得到内内、外部环环境的支持持、参与和和谅解，最最终使企业业获得良好好的经济效效益和社会会效益。 二、组织结结构市场营销总监公 关 部 经 理摄影美工公关部主任第二节 岗位职责责及素质要要求一
2、、公关部部经理直接上级：市场营销销总监直接下属：公关代表表、美工摄摄影岗位职责1根据酒酒店经营的的要求和市市场营销总总监的指示示，制定全全年广告及及各种宣传传推广活动动计划，策策划、组织织酒店会员员制及会员员活动，利利用各种宣宣传媒体和和公关渠道道迅速树立立起酒店的的形象，并并逐步提高高酒店的知知名度。2广泛了了解和收集集各种旅游游市场信息息，做好各各个时期的的宣传重点点和策略。根根据市场的的要求，策策划好“月月月过节”的的内容并组组织实施(参见附录录“酒店月月过节节计划”)。 3与销售售部门和接接待部门密密切配合，做做好各项接接待工作，尤尤其是做好好VIP客客人的接待待工作。4负责安安排制作
3、各各种酒店最最新宣传资资料，与其其他酒店管管理系统取取得联系，了了解对手的的公关策略略和手段，并并采取相应应的措施。5与各界界人士、旅旅行社、国国内外商社社、政府机机关、新闻闻单位建立立并保持良良好的关系系，适时做做好酒店的的形象宣传传。6定期向向新闻媒体体发布消息息，介绍酒酒店最新服服务项目和和管理新动动向等。7主持公公关部日常常工作，率率领并督促促下属准确确按时完成成各项任务务。8制定公公关部工作作计划、管管理制度、工工作程序以以确保上述述任务的完完成。素质要求基本素质：全面掌握握公关工作作的知识，包包括新闻写写作、外语语及人际关关系处理，熟熟悉酒店里里的经营业业务，了解解旅游业现现状及发
4、展展趋势。待待人热情友友善，亲和和礼貌，性性格外向并并善于交际际。自然条件：年龄在226岁以上上，女性，外外表端庄，大大方，气质质高雅，精精力充沛。身身高1.6671.69米。文化程度：大学本科科以上学历历。外语水平：高级英语语水平，能能熟练运用用英语起草草公文和进进行商务谈谈判。工作经验：5年以上上酒店工作作经验，在在四星级以以上中外合合资酒店担担任过同等等职位两年年以上。特殊要求：熟悉印刷刷业务，熟熟练操作电电脑。大学学英语教员员为佳。有有海外学历历及工作经经验者优先先。二、公关代代表直接上级：公关部经经理直接下属：无岗位职责 1负责接接待来访参参观客人，向向来访客人人介绍酒店店情况，以以
5、增进公众众对酒店的的认识。2具体落落实国内外外重要客人人的接待工工作。3在公关关部经理的的指导下，负负责收集主主要客人的的信息资料料，并通过过资料分析析，提出公公关建议。4协助公公关经理与与各部门协协调，具体体落实各项项公关活动动的准备工工作。5负责公公关部日常常文件及资资料的抄写写、打印及及复印工作作，并撰写写有关文件件。 6处理公公关部来往往公文及信信件，收集集客人反映映意见及公公众对宣传传资料的反反映及建议议，向经理理提出有关关信息。7同时担担任公关部部文员工作作。素质要求 基本素质质：熟悉公公共关系基基础知识及及各种传播播媒介知识识，了解涉涉外工作礼礼节、礼仪仪及世界风风土人情。能能沟
6、通内外外，人事关关系，文字字能力较强强，能撰写写各类公关关文稿。自然条件：年龄在225岁以上上，女性，性性格开朗，外外表端庄，气气质高雅。身身高1.6671.69米。文化程度：大学本科科以上文化化程度，中中文或新闻闻专业为好好。外语水平：高级英语语水平，能能用英文起起草公文并并能用英语语参加商务务谈判。工作经验：5年以上上酒店工作作经验，在在四星级以以上中外合合资酒店担担任过同等等职务1年年以上。三、美工、摄摄影师直接上级：公关部经经理直接下属：无岗位职责1负责各各种广告，招招牌、招贴贴、装璜、工工艺美术品品的加工制制作及设计计。2负责酒酒店内各类类告示或标标语，横幅幅的设计和和制作。 3负责
7、各各类广告宣宣传册子或或传单的设设计并监督督印刷质量量。4在公关关部经理的的领导下，做做好广告及及宣传促销销活动的有有关工作。 55负责酒酒店重大活活动的摄影影摄像。6收集中中国及有关关客源国的的旅游景点点照片和资资料。7根据客客人的要求求，提供摄摄影服务。8完成公公关部经理理交办的其其他工作。素质要求基本素质：熟悉工艺艺美术，装装璜设计等等专业知识识。具有绘绘画、装璜璜布置的审审美及设计计能力，会会使用各种种型号照相相机和摄影影机及录像像设备，具具备一般维维修和保养养上述设备备的知识。自然条件：25岁以以上，男女女不限。文化程度：大专以上上学历，美美术或摄影影专业。外语水平：英语四级级以上。
8、工作经验：10年以以上专业技技术经验，在在同等酒店店中担任过过美工摄影影3年以上上。特殊要要求：美术术字写得好好。第三节 工作程序序及要求一、“VIIP”接待待程序及要要求(一)“VVIP”级级别及接待待规格 VIP级级别及接待待规格图级别 定定义 礼礼品 客房物物品 欢欢迎级别道路选择- V1 总统统、总理、首首相 果篮、花花篮 XO一一瓶 全银器器皿 董事长长、总经理理各部总监、经经理 礼仪队队献花红地毯特别通道v2部长、大公公司总裁大明星、国国际名人果篮、花篮篮葡萄酒一瓶瓶用品上打客人的名字字 总总经理各部总监献花特别通道 V3 政府高级官官员国内外社会会名流 果篮、花花篮 销售总监/公
9、关部经理理V4 公公司经理级级 住住店五次以以上 同同行业总经经理果篮，一支单花 销售部部经理 公公关代表(二)“VVIP接接待程序及及要求： 11由公关关部经理制制作“重要要客人到店店报告(VVIP AARRIVVAL RREPORRT，见附附表) 22“VIIP客人人抵达前的的检查工作作由销售部部经理、前前厅部经理理、行政管管家负责： 11)检查房房间设备是是否完好，鲜鲜花、水果果、总经理理欢迎信，名名卡名片是是否摆放好好，其他所所需物品是是否放好。 22)检查大大厅是否清清洁。 33)门前留留停车位。 44)礼仪队队提前100分钟到位位，摄影师师和酒店有有关负责人人也须提前前5分钟到到位
10、等候。 55)前台大大堂副理准准备钥匙、登登记卡。 33“VIIP客人人抵店 11)前门保保安主动上上前帮开车车门。 22)酒店领领导上前迎迎接，公关关经理负责责介绍，礼礼仪小姐献献花。 33)酒店领领导(V33以下由大大堂副理)陪同客人人到房间办办理登记手手续，并向向客人介绍绍房间设施施，报出当当日的气温温。 44)行李员员及时将行行李送到客客人房间。 55)特殊身身份的客人人要通知保保安部加强强巡视，做做好安全保保卫工作。 44“VIIP”客人人在店期间间 销销售部经理理或以公关关部经理要要随时与接接待单位保保持联系，落落实客人用用餐时间、地地点、每日日活动日程程，随时通通知有关部部门。
11、5“VVIP”客客人离店 销售部部经理或公公关部经理理落实客人人离店时间间后，通知知前厅部、管管家部、财财务部、总总经理室，保保安部等部部门，客人人离店前110分钟，酒酒店领导到到达大堂欢欢送；前后后收银处主主管将客人人帐单审核核后备好；保安部留留好停车位位；行李员员将客人行行李送至大大厅，由接接待单位清清点认可后后送上车；酒店领导导与客人握握手道别。6“VIIP”客人人离店后1)销售部部、公关部部做好资料料、图片存存档。2)征求接接待单位对对酒店方向向的意见。3)对VllV2及大大型VIPP团体接待待后，召开开有关部门门总结会，表表扬优质服服务部门及及个人，找找出不足之之处，总结结接待经验验
12、。4)对于有有新闻价值值的团队接接待，公关关部撰写消消息提供给给报社发表表。二、公关活活动计划程程序及要求求1 活动名称2 时间、地点点3 对象、目的的4 方式、内容容5 装饰要求6 各部门分工工及完工时时间7设计图图三、宣传品品的编制要要求1酒店要要有计划地地制作各种种宣传品，包包括：单页页、活页、折折页、卡片片式宣传品品，小册子子、画册、宣宣传文集、图图片、影集集等，在适适当场合散散发给公众众或来访者者，或通过过一定的渠渠道邮寄赠赠送。为使使酒店宣传传品内容丰丰富充实，形形式活泼多多样，公共共关系人员员要掌握一一定的制作作技巧。2无论制制作何种宣宣传品，必必须有明确确的宣传对对象，要考考虑
13、到宣传传范围、欲欲达到的目目的和效果果及反响。3要考虑虑同行业的的宣传态势势，了解同同行业宣传传品水平，要要制定出有有自己特色色和优势的的宣传品。4总体设设计，确定定印刷质量量、规格，工工本费用，必必要时请专专业摄影师师按设计需需要拍摄照照片，请行行家制作插插图、撰写写说明文等等，最后协协调印刷出出版单位编编排、校样样、付印、出出版。5制作录录像带、幻幻灯片、电电视片资料料，要有周周密计划。要要突出视觉觉感觉，对对出场模特特和主持人人要认真挑挑选，做到到宣传主题题鲜明、介介绍具体融融思想性、知知识性、趣趣味性于一一炉，在可可能给人以以真实、亲亲切的现场场感，使人人如身临其其境，具有有保存价值值
14、和商业价价值。 6编制宣宣传小册子子要以照片片为主，考考虑到如何何全面反映映本酒店的的各个方面面，并对本本酒店的经经营特色作作出概括的的描写。文文字要精简简、生动。7制作广广告画时，要要以活动内内容为主，突突出主题、符符合文化背背景。8所有宣宣传品必须须经常更新新，每次酒酒店装修更更新后，应应马上换上上新的内容容和信息。同同时将旧的的宣传品消消毁，不能能再用。四、美工、摄摄影师的工工作程序及及要求1根据公公关部经理理及业务部部门下的“公公关美工作作单”安排排工作，首首先完成设设计工作或或按时间要要求完成制制作。与印印刷部门联联系，保证证设计印刷刷的质量标标准合乎要要求。2在大型型活动中与与其他
15、部门门密切合作作，完成装装饰会场布布置工作，在在布置会场场时要注意意消防安全全，需要用用电时一定定要有电工工在场，以以确保安全全。3完成制制作后，请请公关经理理及使用部部门审定，达达到用户部部门的要求求。 44保管好好工具、器器材、节约约成本。5外出拍拍摄、场景景设计应得得到上级同同意，每次次拍摄完毕毕，应尽快快冲洗出来来，进行登登记存档。6每月负负责内部宣宣传、定期期更换板报报，将营业业中的重大大活动及时时报道出来来。 7每周将将下周到店店团队欢迎迎牌标语或或横幅制作作好，按照照到店及离离店的日期期进行更换换。第四节 管理制度度 一、与新新闻媒体接接触的规定定1与新闻闻媒体接触触时，所有有新
16、闻稿、广广告词都必必须首先经经市场营销销总监的审审查认可，经经总经理批批准后方可可出稿。2在接受受采访时，应应提前通知知有关部门门，做好接接待工作。3在利用用新闻媒体体作宣传的的过程中，以以宣传酒店店、树立酒酒店良好形形象为主。4不得私私自向新闻闻单位提供供任何酒店店资料和个个人资料。5选择媒媒体时不能能有个人偏偏见、本着着实事求是是的原则，符符合市场要要求。二、与其他他客户交往往中的纪律律要求1遵守外外事纪律及及酒店各项项规章制度度。2树立酒酒店形象，扮扮演酒店新新闻发言人人时，要与与酒店总经经理的要求求口径一致致，不得加加入个人观观点。3不许利利用工作之之便营私舞舞弊，收受受回扣，违违者重罚。4在执行行合同时要要站在酒店店立场上用用经济手段段、法律手手段督促对对方履行合合同义务，保保护酒店利利益。