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1、公关部规章制度第一节 概述及组织结构一、概述 公公共关系系在企业业经营活活动中发发挥着重重要的作作用，已已经越来来越引起起人们的的重视。公公共关系系工作的的目标就就是提高高酒店的的知名度度，在公公众中树树立酒店店良好的的市场形形象，在在与政府府部门、社社区团体体、企事事业单位位、重要要人物、新新闻媒体体、上级级机关、同同业机构构以及本本企业员员工的沟沟通上架架起一座座相互信信任的桥桥梁，从从而促进进企业在在其日常常经营活活动中得得到内、外外部环境境的支持持、参与与和谅解解，最终终使企业业获得良良好的经经济效益益和社会会效益。 二、组织结结构市场营销总监公 关 部 经 理摄影美工公关部主任第二节
2、 岗位职职责及素素质要求求一、公关部部经理直接上级：市场营营销总监监直接下属：公关代代表、美美工摄影影岗位职责1根据酒酒店经营营的要求求和市场场营销总总监的指指示，制制定全年年广告及及各种宣宣传推广广活动计计划，策策划、组组织酒店店会员制制及会员员活动，利利用各种种宣传媒媒体和公公关渠道道迅速树树立起酒酒店的形形象，并并逐步提提高酒店店的知名名度。2广泛了了解和收收集各种种旅游市市场信息息，做好好各个时时期的宣宣传重点点和策略略。根据据市场的的要求，策策划好“月月月过节节”的内内容并组组织实施施(参见见附录“酒酒店月月月过节节计划划”)。 3与销售售部门和和接待部部门密切切配合，做做好各项项接
3、待工工作，尤尤其是做做好VIIP客人人的接待待工作。4负责安安排制作作各种酒酒店最新新宣传资资料，与与其他酒酒店管理理系统取取得联系系，了解解对手的的公关策策略和手手段，并并采取相相应的措措施。5与各界界人士、旅旅行社、国国内外商商社、政政府机关关、新闻闻单位建建立并保保持良好好的关系系，适时时做好酒酒店的形形象宣传传。6定期向向新闻媒媒体发布布消息，介介绍酒店店最新服服务项目目和管理理新动向向等。7主持公公关部日日常工作作，率领领并督促促下属准准确按时时完成各各项任务务。8制定公公关部工工作计划划、管理理制度、工工作程序序以确保保上述任任务的完完成。素质要求基本素质：全面掌掌握公关关工作的的
4、知识，包包括新闻闻写作、外外语及人人际关系系处理，熟熟悉酒店店里的经经营业务务，了解解旅游业业现状及及发展趋趋势。待待人热情情友善，亲亲和礼貌貌，性格格外向并并善于交交际。自然条件：年龄在在26岁岁以上，女女性，外外表端庄庄，大方方，气质质高雅，精精力充沛沛。身高高1.66711.699米。文化程度：大学本本科以上上学历。外语水平：高级英英语水平平，能熟熟练运用用英语起起草公文文和进行行商务谈谈判。工作经验：5年以以上酒店店工作经经验，在在四星级级以上中中外合资资酒店担担任过同同等职位位两年以以上。特殊要求：熟悉印印刷业务务，熟练练操作电电脑。大大学英语语教员为为佳。有有海外学学历及工工作经验
5、验者优先先。二、公关代代表直接上级：公关部部经理直接下属：无岗位职责 1负责接接待来访访参观客客人，向向来访客客人介绍绍酒店情情况，以以增进公公众对酒酒店的认认识。2具体落落实国内内外重要要客人的的接待工工作。3在公关关部经理理的指导导下，负负责收集集主要客客人的信信息资料料，并通通过资料料分析，提提出公关关建议。4协助公公关经理理与各部部门协调调，具体体落实各各项公关关活动的的准备工工作。5负责公公关部日日常文件件及资料料的抄写写、打印印及复印印工作，并并撰写有有关文件件。 6处理公公关部来来往公文文及信件件，收集集客人反反映意见见及公众众对宣传传资料的的反映及及建议，向向经理提提出有关关信
6、息。7同时担担任公关关部文员员工作。素质要求 基本素质质：熟悉悉公共关关系基础础知识及及各种传传播媒介介知识，了了解涉外外工作礼礼节、礼礼仪及世世界风土土人情。能能沟通内内外，人人事关系系，文字字能力较较强，能能撰写各各类公关关文稿。自然条件：年龄在在25岁岁以上，女女性，性性格开朗朗，外表表端庄，气气质高雅雅。身高高1.66711.699米。文化程度：大学本本科以上上文化程程度，中中文或新新闻专业业为好。外语水平：高级英英语水平平，能用用英文起起草公文文并能用用英语参参加商务务谈判。工作经验：5年以以上酒店店工作经经验，在在四星级级以上中中外合资资酒店担担任过同同等职务务1年以以上。三、美工
7、、摄摄影师直接上级：公关部部经理直接下属：无岗位职责1负责各各种广告告，招牌牌、招贴贴、装璜璜、工艺艺美术品品的加工工制作及及设计。2负责酒酒店内各各类告示示或标语语，横幅幅的设计计和制作作。 3负责各各类广告告宣传册册子或传传单的设设计并监监督印刷刷质量。4在公关关部经理理的领导导下，做做好广告告及宣传传促销活活动的有有关工作作。 55负责责酒店重重大活动动的摄影影摄像。6收集中中国及有有关客源源国的旅旅游景点点照片和和资料。7根据客客人的要要求，提提供摄影影服务。8完成公公关部经经理交办办的其他他工作。素质要求基本素质：熟悉工工艺美术术，装璜璜设计等等专业知知识。具具有绘画画、装璜璜布置的
8、的审美及及设计能能力，会会使用各各种型号号照相机机和摄影影机及录录像设备备，具备备一般维维修和保保养上述述设备的的知识。自然条件：25岁岁以上，男男女不限限。文化程度：大专以以上学历历，美术术或摄影影专业。外语水平：英语四四级以上上。工作经验：10年年以上专专业技术术经验，在在同等酒酒店中担担任过美美工摄影影3年以以上。特特殊要求求：美术术字写得得好。第三节 工作程程序及要要求一、“VIIP”接接待程序序及要求求(一)“VVIP”级级别及接接待规格格 VIPP级别及及接待规规格图级别 定定义 礼礼品 客房物物品 欢欢迎级别别道路选择- V1 总统统、总理理、首相相 果篮、花花篮 XO一一瓶 全
9、银器器皿 董事长长、总经经理各部总监、经经理 礼仪队队献花红地毯特别通道v2部长、大公公司总裁裁大明星、国国际名人人果篮、花篮篮葡萄酒一瓶瓶用品上打客人的名字字 总总经理各部总监献花特别通道 V3 政府高级官官员国内外社会会名流 果篮、花花篮 销售总监/公关部经理理V4 公公司经理理级 住住店五次次以上 同同行业总总经理果篮，一支单花 销售部部经理 公公关代表表(二)“VVIP接待程程序及要要求： 11由公公关部经经理制作作“重要要客人到到店报告告(VIIP AARRIIVALL REEPORRT，见见附表) 22“VVIP客人抵抵达前的的检查工工作由销销售部经经理、前前厅部经经理、行行政管家
10、家负责： 11)检查查房间设设备是否否完好，鲜鲜花、水水果、总总经理欢欢迎信，名名卡名片片是否摆摆放好，其其他所需需物品是是否放好好。 22)检查查大厅是是否清洁洁。 33)门前前留停车车位。 44)礼仪仪队提前前10分分钟到位位，摄影影师和酒酒店有关关负责人人也须提提前5分分钟到位位等候。 55)前台台大堂副副理准备备钥匙、登登记卡。 33“VVIP客人抵抵店 11)前门门保安主主动上前前帮开车车门。 22)酒店店领导上上前迎接接，公关关经理负负责介绍绍，礼仪仪小姐献献花。 33)酒店店领导(V3以以下由大大堂副理理)陪同同客人到到房间办办理登记记手续，并并向客人人介绍房房间设施施，报出出当
11、日的的气温。 44)行李李员及时时将行李李送到客客人房间间。 55)特殊殊身份的的客人要要通知保保安部加加强巡视视，做好好安全保保卫工作作。 44“VVIP”客客人在店店期间 销销售部经经理或以以公关部部经理要要随时与与接待单单位保持持联系，落落实客人人用餐时时间、地地点、每每日活动动日程，随随时通知知有关部部门。 5“VVIP”客客人离店店 销售部部经理或或公关部部经理落落实客人人离店时时间后，通通知前厅厅部、管管家部、财财务部、总总经理室室，保安安部等部部门，客客人离店店前100分钟，酒酒店领导导到达大大堂欢送送；前后后收银处处主管将将客人帐帐单审核核后备好好；保安安部留好好停车位位；行李
12、李员将客客人行李李送至大大厅，由由接待单单位清点点认可后后送上车车；酒店店领导与与客人握握手道别别。6“VIIP”客客人离店店后1)销售部部、公关关部做好好资料、图图片存档档。2)征求接接待单位位对酒店店方向的的意见。3)对VllV2及及大型VVIP团团体接待待后，召召开有关关部门总总结会，表表扬优质质服务部部门及个个人，找找出不足足之处，总总结接待待经验。4)对于有有新闻价价值的团团队接待待，公关关部撰写写消息提提供给报报社发表表。二、公关活活动计划划程序及及要求1 活动名称2 时间、地点点3 对象、目的的4 方式、内容容5 装饰要求6 各部门分工工及完工工时间7设计图图三、宣传品品的编制制
13、要求1酒店要要有计划划地制作作各种宣宣传品，包包括：单单页、活活页、折折页、卡卡片式宣宣传品，小小册子、画画册、宣宣传文集集、图片片、影集集等，在在适当场场合散发发给公众众或来访访者，或或通过一一定的渠渠道邮寄寄赠送。为为使酒店店宣传品品内容丰丰富充实实，形式式活泼多多样，公公共关系系人员要要掌握一一定的制制作技巧巧。2无论制制作何种种宣传品品，必须须有明确确的宣传传对象，要要考虑到到宣传范范围、欲欲达到的的目的和和效果及及反响。3要考虑虑同行业业的宣传传态势，了了解同行行业宣传传品水平平，要制制定出有有自己特特色和优优势的宣宣传品。4总体设设计，确确定印刷刷质量、规规格，工工本费用用，必要要
14、时请专专业摄影影师按设设计需要要拍摄照照片，请请行家制制作插图图、撰写写说明文文等，最最后协调调印刷出出版单位位编排、校校样、付付印、出出版。5制作录录像带、幻幻灯片、电电视片资资料，要要有周密密计划。要要突出视视觉感觉觉，对出出场模特特和主持持人要认认真挑选选，做到到宣传主主题鲜明明、介绍绍具体融融思想性性、知识识性、趣趣味性于于一炉，在在可能给给人以真真实、亲亲切的现现场感，使使人如身身临其境境，具有有保存价价值和商商业价值值。 6编制宣宣传小册册子要以以照片为为主，考考虑到如如何全面面反映本本酒店的的各个方方面，并并对本酒酒店的经经营特色色作出概概括的描描写。文文字要精精简、生生动。7制
15、作广广告画时时，要以以活动内内容为主主，突出出主题、符符合文化化背景。8所有宣宣传品必必须经常常更新，每每次酒店店装修更更新后，应应马上换换上新的的内容和和信息。同同时将旧旧的宣传传品消毁毁，不能能再用。四、美工、摄摄影师的的工作程程序及要要求1根据公公关部经经理及业业务部门门下的“公公关美工工作单”安安排工作作，首先先完成设设计工作作或按时时间要求求完成制制作。与与印刷部部门联系系，保证证设计印印刷的质质量标准准合乎要要求。2在大型型活动中中与其他他部门密密切合作作，完成成装饰会会场布置置工作，在在布置会会场时要要注意消消防安全全，需要要用电时时一定要要有电工工在场，以以确保安安全。3完成制
16、制作后，请请公关经经理及使使用部门门审定，达达到用户户部门的的要求。 44保管管好工具具、器材材、节约约成本。5外出拍拍摄、场场景设计计应得到到上级同同意，每每次拍摄摄完毕，应应尽快冲冲洗出来来，进行行登记存存档。6每月负负责内部部宣传、定定期更换换板报，将将营业中中的重大大活动及及时报道道出来。 7每周将将下周到到店团队队欢迎牌牌标语或或横幅制制作好，按按照到店店及离店店的日期期进行更更换。第四节 管理制制度 一、与新新闻媒体体接触的的规定1与新闻闻媒体接接触时，所所有新闻闻稿、广广告词都都必须首首先经市市场营销销总监的的审查认认可，经经总经理理批准后后方可出出稿。2在接受受采访时时，应提提
17、前通知知有关部部门，做做好接待待工作。3在利用用新闻媒媒体作宣宣传的过过程中，以以宣传酒酒店、树树立酒店店良好形形象为主主。4不得私私自向新新闻单位位提供任任何酒店店资料和和个人资资料。5选择媒媒体时不不能有个个人偏见见、本着着实事求求是的原原则，符符合市场场要求。二、与其他他客户交交往中的的纪律要要求1遵守外外事纪律律及酒店店各项规规章制度度。2树立酒酒店形象象，扮演演酒店新新闻发言言人时，要要与酒店店总经理理的要求求口径一一致，不不得加入入个人观观点。3不许利利用工作作之便营营私舞弊弊，收受受回扣，违违者重罚罚。4在执行行合同时时要站在在酒店立立场上用用经济手手段、法法律手段段督促对对方履行行合同义义务，保保护酒店店利益。