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1、*科技（集团）有限公司 分发编编号：后勤采购管管理办法单位：财务务管理委员员会发布/修订订日期：22011.03.001第19页 共16页目 录第1章 总总则1第2章 后后勤采购组组织2第3章 采采购备用金金管理3第4章 采采购实施3第5章 财财务控制15第6章 附附则15附件：后勤勤采购业务务审批权限限列表16集团后勤采采购管理办办法编 号：QB/JJD.CGG002公司/中心心：财务管管理委员会会起 草： 日 期：版本号：第第A版第00次修改审 核： 日 期： 批 准： 日日 期： 第1章 总总则1.1目的的为了加强对对集团所属属公司后勤勤物资及服服务采购业业务的监督督与管理，规规范采购行
2、行为，保证证采购质量量，提高采采购效率，制制定本办法法。1.2 适适用范围本办法适用用于集团所所属分子公公司及工厂厂的后勤物物资及服务务的采购。1.3 后后勤物资及及服务采购购分类1.3.11 办公类类：办公文文具、办公公设备、办办公家具、宽宽带、固话话等。1.3.22 宣传印印制类：横横幅、公司司定制品（印印有公司标标识的名片片、单据、信信封、纸杯杯、信纸、笔笔记本、办办公文具等等）、广告告、海报、宣宣传手册、DDV宣传片片、挂历、营营销促销品品等。1.3.33 劳保清清洁及宿舍舍用品: 手套、口口罩、垃圾圾桶、垃圾圾袋、抹布布、扫把、拖拖把、胶桶桶、床上用用品、床、窗窗帘、柜子子、工作服服
3、等1.3.44 公共设设施类：水水龙头、水水管、照明明灯、电线线、门、窗窗、玻璃、设设施维护等等1.3.55 招待类类：水果、零零食、烟、酒酒、矿泉水水、果盘、茶茶杯、茶、礼礼品等1.3.66 技术检检测类：容容器、工具具、仪器仪仪表、试剂剂、药品等等1.3.77 生产维维护类：生生产机器零零配件、五五金工具等等1.3.88 食堂物物资：锅、碗碗、瓢、盆盆、油、调调味剂、米米、面、粉粉、菜、煤煤球、煤气气等1.3.99 保险类类：社会保保险、意外外伤害险、财财险。1.3.110 能源源类：水、电电、煤、气气、生产用用油等1.4 不不相容职务务1.4.11 请购与与审批。请请购人员不不能同时负负
4、责审批。 1.4.22 供应商商的选择与与审批。选选择供应商商的人员不不能同时负负责审批。1.4.33 采购合合同的拟订订、审核与与审批。合合同拟定、审审核、审批批等工作应应由不同的的人员负责责。1.4.44 采购、验验收与记录录。采购、验验收与会计计记录等工工作应由不不同的人员员担任，以以保证采购购数量的真真实性和采采购价格、质质量的合规规性、采购购记录和会会计核算的的正确性。1.4.55 付款的的申请、审审批与执行行。付款的的申请人、审审批人与执执行人职务务应当分离离，避免因因付款方式式不恰当、执执行有偏差差，导致企企业资金损损失或信用用受损。第2章 后后勤采购组组织2.1 后后勤采购工工
5、作小组2.1.11 后勤采采购工作小小组机构公司设立后后勤采购工工作小组，由由各部门各各派一人组组成，组长长由总经理理任命。后后勤采购工工作小组不不设专职，所所有组员均均为兼职。2.1.22 后勤采采购工作小小组职责2.1.22.1负责责与各部门门的沟通协协调。当某某项物资的的选购需要要专业性判判断时，后后勤采购工工作小组应应与需求部部门协调，由由需求部门门安排专业业人员协助助采购员采采购，提供供专业性采采购建议。2.1.22.2 协协同采购，对对采购工作作进行监督督。2.1.22.3 负负责后勤采采购评估工工作。2.2 各各部门职责责2.2.11公司后勤勤物资及服服务采购归归口行政部部门集中
6、办办理，其他他部门不得得擅自采购购。行政部部门应分别别设置行政政内勤（兼兼任计划管管理员)、采采购员及仓仓库保管员员等岗位。2.2.22 公司总总部总裁办办下设行政政部，设置置行政内勤勤及采购员员岗位，负负责母公司司范围内的的采购业务务，八字门门行政部安安排保管员员负责仓库库物资保管管及发放。其其他子公司司按2.22.1要求求自行设置置相关岗位位，履行后后勤采购职职责。2.2.33 各公司司行政部下下设食堂组组，食堂采采购员实施施物资采购购，食堂组组长负责食食堂物资的的验收和管管理。2.2.44 需求部部门负责填填制采购申申请，并参参与供应商商甄选过程程。2.2.55 财务部部门负责采采购的监
7、督督、预算控控制、报账账审核及付付款。2.2.66 仓库保保管员负责责采购物资资的验收、存存储与发放放。公司分分设后勤物物资仓库、生生产机器零零配件仓库库、技术检检测物资仓仓库，分别别由行政部部门、生产产部门、技技术质量部部门安排相相应仓库和和保管员进进行物资管管理。食堂堂物资放厨厨房存储，不不单独设立立仓库，由由食堂组长长兼任保管管员，负责责食堂物资资管理。2.2.77 各部门门各司其职职，相互衔衔接的同时时形成相互互制衡机制制。第3章 采采购备用金金管理3.1 备备用金3.1.11 公司采采购采取备备用金制，行行政部门采采购员备用用金额度为为30000元，食堂堂采购员备备用金额度度为500
8、00元。3.1.22 备用金金采取借款款方式，由由采购员填填写借款单单，经部门门主管、财财务主管及及总经理审审批后，交交会计开具具现金付款款凭证，由由出纳支付付现金，账账面挂采购购员个人往往来。3.1.33 采购员员可在现金金交易范围围内动用备备用金进行行采购。备备用金如不不足以支付付采购款，可可按借款审审批程序临临时借支现现金。报账账后再冲抵抵借支，并并按额度补补足备用金金。3.1.44 备用金金一年一清清，每年112月份还还清备用金金借款，次次年1月再再重新借支支备用金。3.2 现现金交易范范围3.2.11 一千元元以下的零零星采购；3.2.22 供应商商要求现金金交易；3.2.33 紧急
9、采采购且不能能及时办理理银行支付付手续；3.2.44 除以上上情况外，一一律不得进进行现金交交易，均通通过财务转转账付款。第4章 采采购实施4.1 办办公、宣传传印制、劳劳保清洁及及宿舍用品品、公共设设施类物资资的采购4.1.11 采购申申请4.1.11.1 需需求部门在在每月255日前提出出下月物资资采购申请请，经部门门主管批准准后交行政政部门。单单件采购金金额在5000元以上上要经总经经理审批。4.1.11.2 行行政内勤在在仓库保管管员的配合合下提出常常备用料的的采购申请请。4.1.11.3 采采购申请应应注明物资资的名称、规规格型号、数数量、需求求日期、参参考价格、用用途、质量量要求、
10、交交货期等信信息。如难难以描述物物资特征的的，应提供供样品；宣宣传印制品品应提供设设计样稿。4.1.11.4 行行政部门对对各部门提提交的采购购申请进行行审核，审审核内容包包括采购申申请的各栏栏填写是否否清楚、是是否在预算算范围内、是是否有相关关负责人的的审批签字字、是否在在审批范围围内等。4.1.22 采购计计划4.1.22.1 行行政内勤于于每月月底底前根据各各部门的采采购申请汇汇总制定月月度采购计计划，经行行政主管审审核后报请请公司总经经理批准。4.1.22.2 行行政内勤应应审查各部部门申请采采购的物资资是否能由由现有库存存满足。只只有现有库库存不能满满足的请购购物资才能能列入采购购计
11、划中。4.1.22.3 对于无无法于需用用日期内办办妥的采购购申请，行行政部门应应及时通知知请购部门门。4.1.22.4 采购计计划应同时时报送财务务部门，以以便于公司司资金的安安排。4.1.22.5 未列入入采购计划划内的物资资不得采购购。如确属属临时性急急需物资，应应填写紧急急采购申请请表，经部部门主管审审批及公司司行政主管管核准后才才能列入采采购范围，单单件5000元以上的的物资要经经总经理审审批。4.1.33 供应商商及采购方方式选择4.1.33.1 采采购人员应应视采购量量、金额大大小及供应应情况，分分别采取定定点采购、询询比价采购购、招标采采购、网购购（网上招招标、定点点网购或询询
12、比价网购购）等不同同的采购方方式实施采采购，确定定供应商及及价格。4.1.33.2 公公司一次性性采购量或或金额大的的物资实行行招标的方方式确定供供应商及价价格，由行行政部门负负责安排招招标事宜，财财务部门参参与招标过过程。如全全年耗用量量大的办公公文具、公公司定制品品、劳保用用品；一次次性订购量量大的工作作服、挂历历、宿舍用用品；全年年耗费金额额大的宽带带、手机、固固话等通讯讯网络设施施等均可采用招标标方式采购购；4.1.33.3 日日常采购量量或金额较较大的物资资，由行政政部和财务务部共同确确定定点供供应商，签签订长期议议价采购合合同，实行行定点采购购。办公设设备、办公公家具、宣宣传印刷品
13、品、营销促促销品、劳劳保用品、照照明灯等物物资均可采用定点点采购方式式；4.1.33.4无法法招标或定定点采购的的物资，可可采用询比比价方式采采购，向三三个以上的的供应商询询价后填制制供应商询询价表，经经行政主管管及总经理理审批后择择优选购，如如公共设施施维护等物物资。4.1.44 合同的的签订与撤撤销4.1.44.1 采采取招标采采购及定点点采购的应应签订采购购合同，明明确约定并并准确阐述述采购物资资的名称、规规格、质量量标准、数数量、价格格、供货方方式、验收收方式、运运输方式及及费用承担担、交货地地点、交货货时间、结结算付款方方式、双方方的权利、义义务和违约约责任等，并并按照规定定的权限签
14、签订合同，合合同双方必必须签字盖盖章。零星星采购可不不签订采购购合同。4.1.44.2 采采购合同由由需求部门门配合行政政部门拟定定，行政部部门负责人人审核，公公司总经理理审批。涉涉及金额较较大、存在在较高风险险的合同应应聘请律师师进行专业业审核。4.1.44.3 采采购经办人人员应跟踪踪合同履行行的过程（包包括合同的的执行、储储运、交货货、验质、入入库、付款款等），对对可能发生生异常的情情况，应出出具书面报报告并提出出解决方案案。4.1.44.4 合合同履行过过程中，如如供方提出出变更合同同或撤销合合同，行政政部门应对对供方提出出的合同变变更或撤销销理由进行行调查，经经调查证实实供方确实实无
15、法全部部履行或无无法履行合合同后，由由供方提出出合同变更更或撤销申申请，经我我方行政主主管及公司司总经理审审批后方可可变更或撤撤销。合同同变更或撤撤销给公司司造成损失失的，应追追究供方责责任。4.1.44.5 我我方如遇特特殊情况需需要变更或或撤销合同同的，由行行政部门与与供方沟通通协商后，提提交合同变变更或撤销销申请，经经行政主管管及公司总总经理审批批后方可变变更或撤销销。为维护护公司诚信信的“金字字招牌”，原原则上不得得申请变更更或撤销合合同。4.1.55 购买4.1.55.1 招招标方式采采购物资的的，合同签签订后，由由采购员负负责跟踪供供应过程。供供方交货时时，采购员员要及时通通知保管
16、员员到场验收收。4.1.55.2 定定点或询比比价方式采采购物资的的，由后勤勤采购工作作小组安排排人员陪同同采购。如如需提供专专业支持的的，由需求求部门安排排人员协助助采购，提提供专业建建议。4.1.55.3 不不论采取哪哪种采购方方式，采购购员都必须须向供应商商索要发票票及购物清清单，零星星现金支付付的需索要要收款凭证证，相关单单据上采购购员及陪同同采购人员员需签字确确认。4.1.66 验收入入库4.1.66.1 物物资采购后后，采购员员将物资交交到仓库。仓仓库保管员员当面清点点物资，对对照采购计计划表、供供应商的销销售清单与与物资一一一核对，检检查物资品品种、规格格、数量、价价格是否无无误
17、，质量量是否符合合要求，检检查包装是是否完好，如如发现短缺缺或损坏，应应立即拆包包检查。宣宣传印制类类物资应有需需求部门协协助验收，查查验样式是是否符合定定制要求。验验收过程中中，如发现现异常，应应向采购员员提出质疑疑或向上级级主管汇报报。4.1.66.2 物物资验收无无误后，保保管员开具具入库单，并并将采购付付款联交给给采购员，采采购员及保保管员签字字确认。验验收不合格格的，由采采购员联系系退换货或或返工。4.1.66.3 保保管员分类类别登记物物资入库台台账，将实实物存入仓仓库。4.1.77 报账付付款4.1.77.1 采采购业务结结束后，采采购员将票票据交给行行政内勤报报账。行政政内勤应
18、在在一周之内内报账，按按各部门的的物资申购购情况制作作费用分摊摊表，将原原始票证粘粘贴整齐，填填好费用报报销审批单单，经部门门主管审批批后交财务务部门审核核。4.1.77.2 财财务部门对对报账事项项进行审核核，重点审审核附件及及相关审批批程序的是是否完整、报报账事项与与附件是否否匹配、各各部门的物物资耗费是是否在预算算额度内、超超预算的是是否履行超超预算报批批程序，审审核无误后后审核人在在费用报销销审批单上上签字。4.1.77.3 财财务审核通通过后，行行政内勤提提请总经理理审批，审审批完成即即可交财务务部门制证证付款。4.1.77.4 报报账的票据据必须包括括：费用报报销审批单单、供应商商
19、的销售清清单、入库库单（财务务联）、有有效发票、物物资采购计计划表、供供应商询价价表、费用用分摊表，已已现金支付付的应提供供收据，签签订了合同同的应提供供合同。各各类单据要要齐全且相相互吻合，并并有符合程程序的审批批记录。4.1.77.5 合合同约定了了结算付款款方式的，按按合同约定定办理。财财务按报账账结算金额额挂供应商商往来，行行政内勤在在合同约定定付款时限限内填写付付款申请单单，并附上上入库单（采采购付款联联）及合同同复印件，履履行相关审审批程序后后交财务付付款。4.1.77.6 不不在现金交交易范围内内的采购业业务均需通通过银行转转账支付给给供应商。供供应商为单单位的，采采用公对公公转
20、账支付付；供应商商为个人的的，采用公公对个人银银行卡转账账支付。4.1.77.7 签签订了采购购合同或协协议的，采采购员报账账时需提供供收款方名名称、开户户银行及账账号，且收收款方、开开票方和合合同签订方方三方必须须一致，以以确保无资资金支付纠纠纷。款项项不得向非非合同订立立方进行支支付，也不不得将款项项支付到供供应商指定定的其他单单位户头或或个人户头头。4.1.88 物资管管理4.1.88.1 所所有办公类类、宣传印印制类、劳劳保清洁及及宿舍用品品、公共设设施类物资资都必须履履行先入库库后领用的的程序，由由行政部门门统一管理理。4.1.88.2 物物资管理实实行“谁保保管谁负责责、谁使用用谁
21、负责”的的原则。行行政部门应应分部门建建立并实时时更新各部部门固定资资产和低值值易耗品（不不属于固定定资产，而而又价值较较高或使用用时间较长长的物品）保保管清单，落落实保管责责任。使用用部门应建建立并实时时更新本部部门固定资资产和低值值易耗品保保管清单，将将保管责任任落实到人人。4.1.88.3 行行政部门应应定期对物物资进行盘盘点，至少少每季度盘盘点一次，并并将盘点结结果报送财财务部门。盘盘点中如发发现有盘盈盈、盘亏等等情况应查查明原因，并并及时报告告上级主管管。因个人人保管不善善导致盘亏亏的，由责责任人负责责赔偿。4.1.88.4 仓仓库保管员员应分类别别分品种登登记物资入入库台账和和库存
22、台账账，物资发发放要有领领用记录，注注明领用部部门，领用用人签字确确认。领用用固定资产产和低值易易耗品的，行行政部门和和使用部门门要及时更更新保管清清单。4.2 招招待类物资资采购4.2.11 采购申申请4.2.11.1 招招待类物资资采购仅限限于公司会会议或活动动、营销、客客户维系、外外部检查及及日常接待待需要。私私人活动及及招待不得得申请采购购招待类物物资。4.2.11.2 需需求部门于于每月255日前提交交采购申请请，临时接接待采购由由接待责任任部门按需需提请。采采购申请需需详细注明明物资品名名、数量、招招待对象及及费用预算算，经请购购部门主管管批准后报报行政部门门审批。采采购金额在在5
23、00元元以上要经经总经理审审批。4.2.11.3 行行政部门对对请购部门门提交的采采购申请进进行审核，审审核内容包包括采购申申请的各栏栏填写是否否清楚、招招待事项是是否属实、请请购数量是是否适度、是是否在预算算范围内、是是否有相关关负责人的的审批签字字、是否在在审批范围围内等。4.2.11.4 行行政部门在在请购审核核时，应对对饮食品的的请购数量量从严控制制，确保一一次性消耗耗完，宁可可少买不要要多买，避避免节余。水水果、零食食不得节余余，烟、酒酒、茶、矿矿泉水等保保质期稍长长的物资如如有剩余，由由行政部门门负责登记记并保管，在在保质期前前耗用完毕毕。4.2.22 购买4.2.22.1 需需求
24、部门未未请购的物物资不得采采购。4.2.22.2 行行政部门采采购员根据据采购申请请实施采购购，可视全全年使用量量采取定点点或询比价价方式进行行采购。如如矿泉水、烟烟、酒等可可采取定点点采购，水水果、零食食可采取询询比价方式式采购。4.2.22.3 采采购时，由由后勤采购购工作小组组安排人员员陪同采购购员采购。水水果、零食食、烟、酒酒、矿泉水水、茶等饮饮食品，要要特别注意意是否在保保质期内、包包装是否完完好无损，保保证饮食品品的安全卫卫生。4.2.22.4 采采购员应向向供应商索索要发票、售售货清单及及收款凭证证。相关单单据上采购购员及陪同同采购人员员需签字确确认。4.2.22.5 采采购完成
25、后后，采购员员将物资交交给请购部部门，请购购部门负责责验收，验验收无误后后在单据上上签字。4.2.33 报账付付款4.2.33.1采购购业务结束束后，采购购员将票据据交给行政政内勤报账账。行政部部门内勤应应在一周之之内报账，按按各部门的的物资申购购情况制作作费用分摊摊表，将原原始票证粘粘贴整齐，填填好费用报报销审批单单，经部门门主管审批批后交财务务部门审核核。4.2.33.2 财财务部门对对报账事项项及相关单单据进行审审核，审核核无误后审审核人在费费用审批单单上签字。4.2.33.3财务务审核通过过后，行政政内勤提请请总经理审审批，审批批完成即可可交财务部部门制证付付款。4.2.33.4 报报
26、账的票据据必须包括括：费用报报销审批单单、供应商商的销售清清单、有效效发票、物物资采购申申请单、费费用分摊表表，已现金金支付的应应提供收据据，签订了了合同的应应提供合同同。各类单单据要齐全全且相互吻吻合，并有有符合程序序的审批记记录。4.3 生生产维护类类、技术检检测类物资资采购4.3.11 采购申申请4.3.11.1 需需求部门在在每月255日前提出出下月物资资采购申请请，经部门门主管批准准后交行政政部门。采采购金额在在500元元以上要经经总经理审审批。4.3.11.2 采采购申请应应注明物资资的名称、规规格型号、技技术参数、数数量、需求求日期、参参考价格、用用途、质量量要求、交交货期等信信
27、息。4.3.11.3 行行政部门对对需求部门门提交的采采购申请进进行审核，审审核内容包包括采购申申请的各栏栏填写是否否清楚、是是否在预算算范围内、是是否有相关关负责人的的审批签字字、是否在在审批范围围内等。4.3.11.4 无法于于需用日期期内办妥的的采购申请请，行政部部门应及时时通知需求求部门。4.3.11.5 需求部部门未申请请的物资不不得采购。如如确属临时时性急需物物资，应填填写紧急采采购申请表表，经部门门主管审批批及公司行行政主管核核准后才能能列入采购购范围，采采购金额5500元以以上的物资资要经总经经理审批。4.3.22 供应商商及采购方方式选择4.3.22.1 公公司一次性性采购量
28、或或金额大的的物资实行行招标的方方式确定供供应商及价价格，由行行政部门负负责安排招招标事宜，财财务部门、需需求部门参参与招标过过程。如贵贵重零配件件、精密仪仪器仪表等等。4.3.22.2 用用量小、价价值低的物物资由行政政部门、需需求部门和和财务部门门共同确定定定点供应应商，签订订长期议价价采购协议议，实行定定点采购，如如常用零配配件、试剂剂、药品、容容器等。4.3.22.3 无无法招标或或定点采购购的，可采采用询比价价方式采购购，向三个个以上的供供应商询价价后填制供供应商询价价表，经行行政主管及及总经理审审批后择优优选购。4.3.33 合同的的签订与撤撤销 参见4.11.44.3.44 购买
29、4.3.44.1 招招标方式采采购物资的的，合同签签订后，由由采购员负负责跟踪供供应过程。供供方交货时时，采购员员要及时通通知保管员员到场验收收。4.3.44.2 定定点或询比比价方式采采购物资的的，由后勤勤采购工作作小组安排排人员陪同同采购。考考虑到生产产维护类及及技术检测测类物资专专业性较强强，需求部部门需安排排人员协助助采购，提提供专业建建议。4.3.44.3 不不论采取哪哪种采购方方式，采购购员都必须须向供应商商索要发票票及购物清清单，零星星现金支付付的需索要要收款凭证证，相关单单据上采购购员及陪同同采购人员员需签字确确认。4.3.55 验收入入库4.3.55.1 物物资采购后后，采购
30、员员将物资交交到对应仓仓库。仓库库保管员当当面清点物物资，对照照采购申请请、供应商商的销售清清单与物资资一一核对对，检查物物资品种、规规格、技术术参数、数数量、价格格是否无误误，质量是是否符合要要求，检查查包装是否否完好，如如发现短缺缺或损坏，应应立即拆包包检查。验验收过程中中，如发现现异常，应应向采购员员提出质疑疑或向上级级主管汇报报。4.3.55.2 物物资验收无无误后，保保管员开具具入库单，并并将采购付付款联交给给采购员，采采购员及保保管员签字字确认。验验收不合格格的，由采采购员联系系退换货。4.3.55.3 保保管员分类类别登记物物资入库台台账，将实实物存入仓仓库。4.3.66 报账付
31、付款4.3.66.1 采采购业务结结束后，由由行政部门门负责报账账。行政内内勤应在一一周之内填填好费用报报销审批单单，将原始始票证粘贴贴整齐，经经部门主管管审批后交交财务部门门审核。4.3.66.2 财财务部门对对报账事项项及相关单单据进行审审核，审核核无误后审审核人在费费用审批单单上签字。4.3.66.3财务务审核通过过后，行政政内勤提请请总经理审审批，审批批完成即可可交财务部部门制证付付款。4.3.66.4 报报账的票据据必须包括括：费用报报销审批单单、供应商商的销售清清单、入库库单（采购购付款联）、有有效发票、物物资采购申申请，已现现金支付的的应提供收收据，签订订了合同的的应提供合合同。
32、各类类单据要齐齐全且相互互吻合，并并有符合程程序的审批批记录。4.3.77 物资管管理4.3.77.1 生生产维护类类物资由生生产部门安安排仓库及及保管员进进行管理；技术检测测类物资由由技术质量量部门安排排仓库及保保管员进行行管理，容容易变质或或挥发的试试剂、药品品应在适温温下储存。4.3.77.2 所所有生产维维护类及技技术检测类类物资均应应履行先入入库后领用用的程序。4.3.77.2仓库库保管员应应分类别分分品种登记记物资入库库台账和库库存台账。物物资领用要要有领用记记录，领用用人签字确确认。4.3.77.3 在在用的物资资由使用人人保管，备备用物资由由保管员保保管。如因因使用或保保管不当
33、导导致物资丢丢失、损坏坏或失效，由由保管责任任人负责赔赔偿。4.3.77.4 生生产部门及及技术质量量部门应定定期对所保保管的物资资进行盘点点，至少每每季度盘点点一次，并并将盘点结结果报送财财务部门。盘盘点中如发发现有盘盈盈、盘亏等等情况应查查明原因，并并及时报告告上级主管管。4.4 食食堂物资采采购4.4.11 采购计计划4.4.11.1 食食堂按周拟拟定每周食食谱，报行行政部门备备案并公示示。厨师按按食谱制定定每天采购购计划，经经食堂组长长审核及行行政主管审审批后交食食堂采购员员采购。4.4.11.2 食食堂采购计计划的制定定应充分考考虑物资的的耗用量、保保质期，避避免物资存存放过久变变质
34、导致浪浪费。4.4.22 购买4.4.22.1 食食堂采购可可确定相对对固定供应应商，通过过定点获得得长期供应应低价优惠惠和免费配配送待遇，同同时也要勤勤跑、勤问问以了解市市场行情，精精打细算，及及时购进质质优价廉的的新鲜疏菜菜和肉类食食品。4.4.22.2 食食物必须到到持有卫生生许可证和和有营业执执照及质检检合格的经经营单位采采购，不得得采购无卫卫生许可证证的食品生生产经营者者供应的食食品。4.4.22.3 采采购的食品品必须新鲜鲜、卫生、清清洁，符合合国家有关关卫生标准准与规定。严严禁采购有有害、有毒毒、腐烂变变质、酸败败、霉变、生生虫、污垢垢不洁、混混有异物或或其他感官官性状异常常的食
35、品。肉肉类食品采采购必须具具有检验合合格证明。包包装类食品品其包装上上必须标明明：食品名名称、厂址址、生产日日期、保质质期限、规规格等，缺缺一不可，所所购食物必必须在保质质期内。4.4.22.4 食食堂采购员员按采购计计划进行采采购，联系系定点供应应商送货或或到市场选选购，并向向供方索要要销售清单单、发票、收收据等凭证证。菜价在在公示栏进进行公示，供供全体员工工监督。财财务可采取取派人陪同同采购或不不定期到市市场询价等等形式进行行监督。4.4.33 验收4.4.33.1 食食堂仓库保保管员（由由食堂组长长兼任）负负责验收，对对照采购计计划单对所所购物资一一一检查，称称斤验量，并并把好质量量关，
36、切实实保证食品品安全。4.4.33.2 验验收无误后后，保管员员在相关单单据上签收收，将物资资存入厨房房，并登记记采购台账账。验收过过程中发现现物资质量量不合格、缺缺斤少量的的，由采购购员负责处处理。4.4.33.3 食食堂物资要要注意存储储，避免霉霉变、生虫虫、鼠咬，生生熟食品要要隔开存放放，隔夜食食物应冷藏藏。4.4.44 报账付付款4.4.44.1 食食堂采购由由行政内勤勤按旬报账账，报账时时间为每月月11号、221号、月月底，遇假假期顺延。4.4.44.2 保保管员将每每旬的单据据收齐后交交行政内勤勤报账，行行政内勤对对单据进行行审核，检检查票据是是否齐全（采采购计划、采采购清单、发发
37、票）、是是否履行相相关审批手手续、各环环节经办人人是否签字字，审核无无误后进行行汇总，填填制费用报报销审批单单，经部门门主管审批批后交财务务部门审核核。4.4.44.3财务务部门对报报账事项及及相关单据据进行审核核，审核无无误后审核核人在费用用报销审批批单上签字字。4.4.44.4财务务审核通过过后，行政政内勤提请请总经理审审批，审批批完成即可可交财务部部门制证付付款。4.4.44.5 报报账的票据据必须包括括：费用报报销审批单单、供应商商的销售清清单、汇总总表、有效效发票、采采购计划，已已现金支付付的应提供供收据。各各类单据要要齐全且相相互吻合，并并有符合程程序的审批批记录。4.5 能能源采
38、购4.5.11 水、电电4.5.11.1 水水电类能源源可与供水水、供电公公司及银行行签订托收收协议，由由银行进行行托收。4.5.11.2 已已签订托收收协议的，由由出纳每月月初到银行行取回用水水用电清单单及发票，交交行政部门门物业组核核对。未签签订托收协协议的，由由行政部门门物业组每每月初到供供水供电公公司取回用用水用电清清单及发票票。物业组组应在每月月底抄水表表、电表，计计算水电耗耗用量，并并与供方提提供的清单单核对，允允许存在合合理差异，如如差异较大大，由物业业组负责与与供方核对对。核对无无误后，在在清单和发发票上签字字确认，并并分摊生产产和生活用用水用电费费用，交行行政内勤报报账。4.
39、5.11.3 行行政内勤将将发票、清清单收齐后后，填制费费用报销审审批单，经经行政主管管审批后报报财务部门门审核，审审核无误后后在费用报报销审批单单上签字。4.5.11.4 财财务审核通通过后，行行政内勤报报请总经理理审批。审审批完成，已已托收的直直接交财务务部门进行行会计处理理，未托收收的则交出出纳进行银银行转账付付款。4.5.22 天然气气4.5.22.1 行行政部门与与财务部门门通过市场场询比价或或招标，共共同确定定定点供应商商。4.5.22.2 需需求部门根根据需求填填制采购申申请，经部部门主管及及总经理审审批后交行行政部门采采购员采购购。4.5.22.3 采采购员按需需求量及定定点价
40、格计计算采购金金额，并填填写付款申申请单，经经部门主管管、财务主主管、总经经理签字后后，交财务务部门付款款。4.5.22.4 财财务审核人人对采购申申请单和付付款申请单单进行审核核，检查审审批流程是是否完成（认认签字）、付付款对象是是否定点单单位名称，审审核无误后后交出纳转转账付款。4.5.22.5 采采购员凭付付款凭证到到供方指定定地点充卡卡，后勤物物资采购工工作小组安安排人陪同同前往。充充卡后将银银行付款凭凭据交给财财务部门。4.5.22.6 采采购事项完完成后，行行政内勤在在一周内填填制费用报报销审批单单，附上发发票、清单单、采购申申请单，依依次经部门门主管、财财务主管和和总经理审审批后
41、交财财务进行会会计处理。4.5.22.7 需需求部门应应根据天然然气耗用情情况确定每每月定额耗耗用量，并并交财务部部门备案，财财务部门以以定额耗用用量按月分分摊天然气气耗用成本本费用。4.5.33 煤4.5.33.1 采采购申请(1)生产产部门在每每月25日日前提出下下月燃煤采采购申请，经经部门主管管和总经理理批准后交交行政部门门。采购申申请量应根根据月定额额耗用量、上上月库存、安安全库存量量等数据来来确定，采采购数量能能保证正常常耗用即可可。遇燃煤煤价格波动动较大时，可可适当形成成较高库存存。(2)行政政部门对生生产部门提提交的采购购申请进行行审核，检检查申购数数量是否合合理、审批批流程是否
42、否完成，审审核无误后后交采购员员进行采购购。4.5.33.2 购购买(1)全年年燃煤采购购量大的单单位，应通通过招标确确定供应商商。招标事事宜由行政政部门负责责安排，财财务部门和和生产部门门参与招标标过程。招招标完成，签签订采购合合同。合同同应详细注注明对燃煤煤质量要求求（燃煤卡卡值等），合合同签订事事项参见44.1.44。无法招招标的，采采取询比价价方式，选选择三个以以上供应商商进行询价价，填制供供应商询价价表，经行行政主管及及总经理审审批后择优优选购。询询价应由后后勤物资采采购小组安安排人员与与采购员共共同参与。(2)采购购员应跟踪踪燃煤供应应过程。供供方货物到到达时，司司机将供货货清单交
43、给给采购员，采采购员开具具信息通知知单，分别别通知磅房房和生产部部门。信息息通知单上上需注明物物资名称及及重量。4.5.33.3 验验收入库(1)磅房房收到信息息通知单，对对燃煤毛重重（含车皮皮和燃煤）进进行称量，登登记称重记记录台账。待待汽车卸货货后，再称称车皮重，计计算出燃煤煤净重（毛毛重减车皮皮重），并并开具汽车车衡称重记记录单。净净重如与运运货司机提提供的数据据有较大差差异，应及及时通知采采购员与供供应商沟通通。汽车衡衡称重记录录单上应列列明物资名名称、毛重重、皮重、净净重、车号号等信息，并并经司磅员员和司机签签字确认。称称量完毕，司司磅员将汽汽车衡称重重记录单交交给仓库保保管员。(2
44、)在卸卸货之前，技技术质量部部安排人员员检验燃煤煤质量，通通过技术检检测或燃烧烧时间检查查燃煤发热热量，具体体检验方法法由技术质质量部门确确定，检验验不合格的的不得接收收。(3)检验验合格后，生生产部门安安排燃煤存存放地点，并并由生产机机器零配件件仓库保管管员开具入入库单，注注明入库数数量及检验验结果，检检验人员和和保管员在在入库单上上签字确认认。(4)燃煤煤入库后，保保管员将单单据整理成成财务记账账组和采购购付款组两两组，并将将两组单据据交给行政政部门。财财务记账组组单据包括括：供方供供货清单、信信息通知单单、汽车衡衡称重记录录单（财务务联）、入入库单（财财务联）。采采购付款组组单据包括括：
45、信息通通知单、汽汽车衡称重重记录单（采采购付款联联）、入库库单（采购购付款联）。4.5.33.4 结结算付款(1)行政政部门按合合同约定的的结算方式式确定价格格、数量及及结算金额额，在入库库单上注明明并签字确确认，然后后将采购申申请单、财财务记账组组单据与合合同复印件件交至财务务部门。(2)财务务部门审核核相关单据据及合同，复复核结算金金额，确认认无误后进进行会计入入库及供应应商挂账处处理。(3)行政政部门按照照合同约定定的时间及及方式申请请付款，填填写付款申申请单，注注明合同号号、收款单单位、开户户银行、账账号、申付付金额、申申付事项等等要素，并并附上信息息通知单、汽汽车衡称重重记录单（采采
46、购付款联联）、入库库单（采购购付款联）、发发票等票据据。依次提提请行政主主管、财务务主管及总总经理审批批。其中，财财务部门应应重点核查查申付事项项与供应商商往来账是是否相符，附附件是否齐齐全，相关关审批程序序是否履行行，收款方方是否与合合同方、开开票方保持持一致，如如发现疑问问有权拒付付。(4)履行行付款申请请审批程序序后，财务务部门进行行转账支付付，并进行行相应会计计处理。4.5.33.5 物物资管理(1)生产产机器零配配件仓库保保管员负责责燃煤的保保管，建立立燃煤入库库、出库及及库存台账账。燃煤存存储时应注注意防水防防火，保证证燃煤干燥燥及安全。(2)生产产领用燃煤煤需登记领领用记录，领领
47、用人签字字确认，保保管员每月月进行汇总总。(3)生产产部门确定定燃煤月定定额消耗量量，保管员员按月定额额消耗量填填制出库单单，并汇总总当月燃煤煤领用记录录成表作为为出库单附附件。经保保管员及领领用人签字字，部门主主管审批后后交财务部部门进行出出库账务处处理。(4)财务务部门每月月末对燃煤煤库存量进进行盘点，估估测库存量量以检查燃燃煤耗用量量是否正常常。每批燃燃煤耗用完完后，可根根据月定额额耗用量预预计燃煤耗耗用天数，并并与实际耗耗用天数比比较，如两两者相差较较大，应查查明原因，落落实责任。4.5.44 生产用用油4.5.44.1 采采购申请(1)生产产部门于每每月25日日前提出下下月采购申申请
48、，经部部门主管和和总经理批批准后交行行政部门。采采购申请需需注明油的的品种、规规格、数量量等数据。采采购申请量量应根据月月定额耗用用量、上月月库存、安安全库存量量等数据来来确定，采采购数量能能保证正常常耗用即可可。遇油供供应紧张时时，可适当当形成较高高库存。(2)行政政部门对采采购申请进进行审核，行行政部门对对生产部门门提交的采采购申请进进行审核，检检查申购数数量是否合合理、审批批流程是否否完成，审审核无误后后交采购员员进行采购购。4.5.44.2 购购买(1)采购购员到中石石油或中石石化供应点点按时价采采购，后勤勤物资采购购工作小组组安排人陪陪同采购。(2)采购购员应向供供方索要发发票，发票票上采购员员及陪同采采购人员应应签字确认认采购