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1、 分分发编号号：后勤采购管管理办法法目 录第1章 总总则1第2章 后后勤采购购组织2第3章 采采购备用用金管理理3第4章 采采购实施施3第5章 财财务控制制15第6章 附附则15附件：后勤勤采购业业务审批批权限列列表16集团后勤采采购管理理办法编 号：QB/JD.CG002公司/中心心：财务务管理委委员会起 草： 日 期：版本号：第第A版第第0次修修改审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 第1章 总总则1.1目的的为了加强对对集团所所属公司司后勤物物资及服服务采购购业务的的监督与与管理，规规范采购购行为，保保证采购购质量，提提高采购购效率，制制定本办办法。1.2 适适用范围围本办法适用用于集
2、团团所属分分子公司司及工厂厂的后勤物资资及服务务的采购购。1.3 后后勤物资资及服务务采购分分类1.3.11 办公公类：办公文文具、办公设设备、办办公家具具、宽带带、固话话等。1.3.22 宣传传印制类：横幅、公公司定制制品（印印有公司司标识的名片、单单据、信信封、纸纸杯、信信纸、笔笔记本、办办公文具具等）、广告、海海报、宣宣传手册册、DVV宣传片片、挂历历、营销销促销品品等。1.3.33 劳保保清洁及宿宿舍用品品: 手套、口口罩、垃垃圾桶、垃垃圾袋、抹抹布、扫扫把、拖拖把、胶胶桶、床床上用品品、床、窗窗帘、柜柜子、工工作服等等1.3.44 公共设设施类：水龙头头、水管管、照明明灯、电电线、门
3、门、窗、玻玻璃、设设施维护护等1.3.55 招待类类：水果果、零食食、烟、酒酒、矿泉泉水、果果盘、茶茶杯、茶茶、礼品品等1.3.66 技术术检测类：容器、工具、仪仪器仪表表、试剂、药药品等1.3.77 生产维维护类：生产机机器零配配件、五五金工具具等1.3.88 食堂堂物资：锅、碗碗、瓢、盆盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等1.3.99 保险险类：社会保保险、意意外伤害害险、财财险。1.3.110 能源类类：水、电电、煤、气气、生产产用油等1.4 不不相容职职务1.4.11 请购购与审批批。请购购人员不不能同时时负责审审批。 1.4.22 供应应商的选选择与审审批。选选择供应应商的人
4、人员不能能同时负负责审批批。1.4.33 采购购合同的的拟订、审审核与审审批。合合同拟定定、审核核、审批批等工作作应由不不同的人人员负责责。1.4.44 采购、验验收与记记录。采采购、验验收与会会计记录录等工作作应由不不同的人人员担任任，以保保证采购购数量的的真实性性和采购购价格、质质量的合合规性、采购记记录和会会计核算算的正确确性。1.4.55 付款款的申请请、审批批与执行行。付款款的申请请人、审审批人与与执行人人职务应应当分离离，避免免因付款款方式不不恰当、执执行有偏偏差，导导致企业业资金损损失或信信用受损损。第2章 后后勤采购购组织2.1 后后勤采购购工作小小组2.1.11 后勤采采购工
5、作作小组机机构公司设立后后勤采购购工作小小组，由由各部门门各派一一人组成成，组长由由总经理理任命。后勤采购工作小组不设专职，所有组员均为兼职。2.1.22 后勤采采购工作作小组职职责2.1.22.1负责责与各部部门的沟沟通协调调。当某某项物资资的选购购需要专专业性判判断时，后勤采购工作小组应与需求部门协调，由需求部门安排专业人员协助采购员采购，提供专业性采购建议。2.1.22.2 协同采采购，对对采购工工作进行行监督。2.1.22.3 负责责后勤采采购评估估工作。2.2 各各部门职职责2.2.11公司后后勤物资资及服务务采购归归口行政政部门集集中办理理，其他他部门不不得擅自自采购。行政部门应分
6、别设置行政内勤（兼任计划管理员)、采购员及仓库保管员等岗位。2.2.22 公司司总部总总裁办下下设行政政部，设设置行政政内勤及及采购员员岗位，负负责母公公司范围围内的采采购业务务，八字门门行政部部安排保保管员负负责仓库库物资保保管及发发放。其其他子公公司按22.2.1要求求自行设设置相关关岗位，履履行后勤勤采购职职责。2.2.33 各公司司行政部部下设食堂堂组，食食堂采购购员实施施物资采采购，食堂组组长负责责食堂物物资的验验收和管管理。2.2.44 需求部部门负责责填制采采购申请请，并参参与供应应商甄选选过程。2.2.55 财务务部门负负责采购购的监督督、预算算控制、报报账审核核及付款款。2.
7、2.66 仓库库保管员员负责采采购物资资的验收收、存储储与发放放。公司司分设后后勤物资资仓库、生生产机器器零配件件仓库、技技术检测测物资仓仓库，分分别由行行政部门门、生产产部门、技技术质量量部门安安排相应应仓库和和保管员员进行物物资管理理。食堂物物资放厨厨房存储储，不单单独设立立仓库，由由食堂组组长兼任任保管员员，负责责食堂物物资管理理。2.2.77 各部部门各司司其职，相相互衔接接的同时时形成相相互制衡衡机制。第3章 采采购备用用金管理理3.1 备备用金3.1.11 公司司采购采取取备用金金制，行行政部门门采购员员备用金金额度为为30000元，食食堂采购购员备用用金额度度为50000元元。3
8、.1.22 备用用金采取取借款方方式，由由采购员员填写借借款单，经经部门主主管、财财务主管管及总经经理审批批后，交交会计开开具现金金付款凭凭证，由由出纳支支付现金金，账面面挂采购购员个人人往来。3.1.33 采购员员可在现现金交易易范围内内动用备备用金进进行采购购。备用用金如不不足以支支付采购购款，可可按借款款审批程程序临时时借支现现金。报报账后再再冲抵借借支，并并按额度度补足备备用金。3.1.44 备用金金一年一一清，每每年122月份还清清备用金金借款，次次年1月月再重新新借支备备用金。3.2 现现金交易易范围3.2.11 一千千元以下下的零星星采购；3.2.22 供应应商要求求现金交交易；
9、3.2.33 紧急急采购且且不能及及时办理理银行支支付手续续；3.2.44 除以上上情况外外，一律律不得进进行现金金交易，均通过财务转账付款。第4章 采采购实施施4.1 办办公、宣宣传印制制、劳保保清洁及及宿舍用用品、公公共设施施类物资资的采购购4.1.11 采购申申请4.1.11.1 需求部门门在每月255日前提出下月月物资采购购申请，经部门门主管批批准后交交行政部门门。单件采采购金额额在5000元以以上要经经总经理理审批。4.1.11.2 行政内内勤在仓仓库保管管员的配配合下提提出常备备用料的的采购申申请。4.1.11.3 采购购申请应应注明物物资的名名称、规规格型号号、数量量、需求求日期
10、、参参考价格格、用途途、质量量要求、交交货期等等信息。如难以以描述物物资特征征的，应应提供样样品；宣宣传印制制品应提提供设计计样稿。4.1.11.4 行政部门门对各部门门提交的的采购申申请进行行审核，审核内内容包括括采购申申请的各各栏填写写是否清清楚、是是否在预预算范围围内、是是否有相相关负责责人的审审批签字字、是否否在审批批范围内内等。4.1.22 采购购计划4.1.22.1 行政内内勤于每每月月底底前根据据各部门门的采购购申请汇汇总制定定月度采购购计划，经经行政主主管审核核后报请请公司总总经理批批准。4.1.22.2 行政内内勤应审审查各部部门申请请采购的的物资是是否能由由现有库库存满足足
11、。只有有现有库库存不能能满足的的请购物物资才能能列入采采购计划划中。4.1.22.3 对于于无法于于需用日日期内办办妥的采采购申请请，行政政部门应应及时通通知请购购部门。4.1.22.4 采购购计划应应同时报报送财务务部门，以以便于公公司资金金的安排排。4.1.22.5 未列列入采购购计划内内的物资资不得采采购。如如确属临临时性急急需物资资，应填填写紧急急采购申申请表，经经部门主主管审批批及公司司行政主主管核准准后才能能列入采采购范围围，单件件5000元以上上的物资资要经总总经理审审批。4.1.33 供应应商及采采购方式式选择4.1.33.1 采采购人员员应视采采购量、金额大大小及供供应情况况
12、，分别别采取定定点采购购、询比价采采购、招标采采购、网网购（网网上招标标、定点点网购或或询比价价网购）等不同的采购方式实施采购，确定供应商及价格。4.1.33.2 公司一一次性采采购量或金额额大的物物资实行行招标的的方式确确定供应应商及价价格，由由行政部门门负责安安排招标标事宜，财财务部门门参与招招标过程程。如全年耗耗用量大大的办公公文具、公司定定制品、劳劳保用品品；一次次性订购购量大的的工作服服、挂历历、宿舍舍用品；全年耗耗费金额额大的宽带、手手机、固固话等通通讯网络络设施等均均可采用招招标方式式采购；4.1.33.3 日常采采购量或或金额较较大的物物资，由由行政部部和财务部部共同确确定定点
13、点供应商商，签订订长期议议价采购购合同，实行定点采购。办公设备、办公家具、宣传印刷品、营销促销品、劳保用品、照明灯等物资均可采用定点采购方式；4.1.33.4无法招招标或定定点采购购的物资资，可采采用询比比价方式式采购，向向三个以以上的供供应商询询价后填填制供应应商询价价表，经经行政主主管及总总经理审审批后择择优选购购，如公公共设施施维护等等物资。4.1.44 合同的的签订与与撤销4.1.44.1 采取招招标采购购及定点点采购的的应签订采采购合同同，明确确约定并并准确阐阐述采购购物资的的名称、规规格、质质量标准准、数量量、价格格、供货货方式、验验收方式式、运输输方式及及费用承承担、交交货地点点
14、、交货货时间、结结算付款款方式、双双方的权权利、义义务和违违约责任任等，并并按照规规定的权权限签订订合同，合合同双方方必须签签字盖章章。零星星采购可可不签订订采购合合同。4.1.44.2 采采购合同同由需求求部门配配合行政政部门拟拟定，行行政部门门负责人人审核，公公司总经经理审批批。涉及及金额较较大、存存在较高高风险的的合同应应聘请律律师进行行专业审审核。4.1.44.3 采购经经办人员员应跟踪踪合同履履行的过过程（包包括合同同的执行行、储运运、交货货、验质质、入库库、付款款等），对对可能发发生异常常的情况况，应出出具书面面报告并并提出解解决方案案。4.1.44.4 合同同履行过过程中，如如供
15、方提提出变更更合同或或撤销合合同，行行政部门门应对供供方提出出的合同同变更或或撤销理理由进行行调查，经经调查证证实供方方确实无无法全部部履行或或无法履履行合同同后，由由供方提提出合同同变更或或撤销申申请，经经我方行行政主管管及公司司总经理理审批后后方可变变更或撤撤销。合合同变更更或撤销销给公司司造成损损失的，应应追究供供方责任任。4.1.44.5 我我方如遇遇特殊情情况需要要变更或或撤销合合同的，由由行政部门门与供方方沟通协协商后，提提交合同同变更或或撤销申申请，经经行政主主管及公公司总经经理审批批后方可可变更或或撤销。为为维护公公司诚信信的“金金字招牌牌”，原原则上不不得申请请变更或或撤销合
16、合同。4.1.55 购买买4.1.55.1 招标方方式采购购物资的，合同同签订后后，由采采购员负负责跟踪踪供应过过程。供供方交货货时，采采购员要要及时通通知保管管员到场场验收。4.1.55.2 定点或或询比价价方式采采购物资资的，由由后勤采采购工作作小组安安排人员员陪同采采购。如如需提供供专业支支持的，由由需求部部门安排排人员协协助采购购，提供供专业建建议。4.1.55.3 不论论采取哪哪种采购购方式，采采购员都都必须向向供应商商索要发发票及购购物清单单，零星星现金支支付的需需索要收收款凭证证，相关关单据上上采购员员及陪同同采购人人员需签签字确认认。4.1.66 验收收入库4.1.66.1 物
17、资采采购后，采采购员将将物资交交到仓库库。仓库保保管员当当面清点点物资，对照采购计划表、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、数量、价格是否无误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包检查。宣传印制类物资应有需求部门协助验收，查验样式是否符合定制要求。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。4.1.66.2 物资资验收无无误后，保保管员开开具入库库单，并并将采购购付款联联交给采采购员，采购员及保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货或返工。4.1.66.3 保管管员分类类别登记记物资入入库台账账，将实实物存入入仓库。4.1.7
18、7 报账账付款4.1.77.1 采购业业务结束束后，采采购员将将票据交交给行政政内勤报报账。行行政内勤勤应在一一周之内内报账，按按各部门门的物资资申购情情况制作作费用分分摊表，将将原始票票证粘贴贴整齐，填好费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。4.1.77.2 财务部部门对报报账事项项进行审审核，重重点审核核附件及及相关审审批程序序的是否否完整、报账事项与附件是否匹配、各部门的物资耗费是否在预算额度内、超预算的是否履行超预算报批程序，审核无误后审核人在费用报销审批单上签字。4.1.77.3 财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。
19、4.1.77.4 报账的的票据必须须包括：费用报报销审批批单、供应商商的销售售清单、入入库单（财务联）、有效发发票、物物资采购购计划表表、供应商商询价表表、费用用分摊表表，已现金支支付的应应提供收收据，签订了了合同的的应提供供合同。各各类单据据要齐全全且相互互吻合，并并有符合合程序的的审批记记录。4.1.77.5 合同约约定了结结算付款款方式的的，按合合同约定定办理。财财务按报报账结算算金额挂挂供应商商往来，行行政内勤勤在合同同约定付付款时限限内填写写付款申申请单，并并附上入入库单（采采购付款款联）及及合同复复印件，履履行相关关审批程程序后交交财务付付款。4.1.77.6 不在现现金交易易范围
20、内内的采购购业务均均需通过过银行转转账支付付给供应应商。供应商商为单位位的，采采用公对对公转账账支付；供应商商为个人人的，采采用公对对个人银银行卡转转账支付付。4.1.77.7 签订订了采购合合同或协协议的，采购购员报账账时需提提供收款款方名称称、开户户银行及及账号，且且收款方方、开票票方和合合同签订订方三方方必须一一致，以以确保无无资金支支付纠纷纷。款项项不得向向非合同同订立方方进行支支付，也也不得将将款项支支付到供供应商指指定的其其他单位位户头或或个人户户头。4.1.88 物资资管理4.1.88.1 所有办办公类、宣宣传印制制类、劳劳保清洁洁及宿舍舍用品、公公共设施施类物资资都必须须履行先
21、先入库后后领用的的程序，由由行政部部门统一一管理。4.1.88.2 物资管管理实行行“谁保保管谁负负责、谁谁使用谁谁负责”的的原则。行政部部门应分分部门建建立并实时更新新各部门门固定资资产和低低值易耗耗品（不不属于固固定资产产，而又又价值较较高或使使用时间间较长的的物品）保管清单，落实保管责任。使用部门应建立并实时更新本部门固定资产和低值易耗品保管清单，将保管责任落实到人。4.1.88.3 行政部部门应定定期对物物资进行行盘点，至少每季度盘点一次，并将盘点结果报送财务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并及时报告上级主管。因个人保管不善导致盘亏的，由责任人负责赔偿。4.1.88.4
22、 仓库保保管员应应分类别别分品种种登记物物资入库库台账和和库存台台账，物物资发放放要有领领用记录录，注明明领用部部门，领领用人签签字确认认。领用用固定资资产和低低值易耗耗品的，行政部门和使用部门要及时更新保管清单。4.2 招招待类物物资采购购4.2.11 采购申申请4.2.11.1 招待类类物资采采购仅限限于公司司会议或或活动、营营销、客客户维系系、外部部检查及及日常接接待需要要。私人人活动及及招待不不得申请请采购招招待类物物资。4.2.11.2 需求部部门于每每月255日前提提交采购购申请，临临时接待待采购由由接待责责任部门门按需提请请。采购购申请需需详细注注明物资资品名、数数量、招招待对象
23、象及费用预算算，经请请购部门门主管批批准后报报行政部部门审批批。采购购金额在在5000元以上上要经总总经理审审批。4.2.11.3 行政政部门对对请购部部门提交交的采购购申请进进行审核核，审核核内容包包括采购购申请的的各栏填填写是否否清楚、招待事项是否属实、请购数量是否适度、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。4.2.11.4 行政部部门在请请购审核核时，应应对饮食食品的请请购数量量从严控控制，确确保一次次性消耗耗完，宁宁可少买买不要多多买，避避免节余余。水果果、零食食不得节节余，烟烟、酒、茶茶、矿泉泉水等保保质期稍稍长的物物资如有有剩余，由由行政部部门负责责登记
24、并并保管，在在保质期期前耗用用完毕。4.2.22 购买买4.2.22.1 需求部部门未请请购的物物资不得得采购。4.2.22.2 行政政部门采采购员根根据采购购申请实实施采购购，可视全全年使用用量采取取定点或或询比价价方式进进行采购购。如矿矿泉水、烟烟、酒等等可采取取定点采采购，水水果、零零食可采采取询比比价方式式采购。4.2.22.3 采购购时，由由后勤采采购工作作小组安安排人员员陪同采采购员采采购。水水果、零零食、烟烟、酒、矿矿泉水、茶茶等饮食食品，要要特别注注意是否否在保质质期内、包包装是否否完好无无损，保保证饮食食品的安安全卫生生。4.2.22.4 采购购员应向向供应商商索要发发票、售
25、售货清单单及收款款凭证。相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。4.2.22.5 采购完完成后，采采购员将将物资交交给请购购部门，请请购部门门负责验验收，验验收无误误后在单单据上签签字。4.2.33 报账账付款4.2.33.1采购购业务结结束后，采采购员将将票据交交给行政政内勤报报账。行行政部门门内勤应应在一周周之内报报账，按按各部门门的物资资申购情情况制作作费用分分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。4.2.33.2 财财务部门门对报账账事项及及相关单单据进行行审核，审核无误后审核人在费用审批单上签字。4.2.33.3财务务审核通通过后，行行政内勤
26、勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.2.33.4 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、有效效发票、物物资采购购申请单单、费用用分摊表表，已现现金支付付的应提提供收据据，签订订了合同同的应提提供合同同。各类类单据要要齐全且且相互吻吻合，并并有符合合程序的的审批记记录。4.3 生生产维护护类、技技术检测测类物资资采购4.3.11 采购购申请4.3.11.1 需求部门门在每月225日前前提出下下月物资资采购申申请，经经部门主主管批准准后交行行政部门门。采购购金额在在5000元以上上要经总总经理审审批。4.3.11.2 采采购申请请应
27、注明明物资的的名称、规规格型号号、技术术参数、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。4.3.11.3 行行政部门门对需求求部门提提交的采采购申请请进行审审核，审审核内容容包括采采购申请请的各栏栏填写是是否清楚楚、是否否在预算算范围内内、是否否有相关关负责人人的审批批签字、是是否在审审批范围围内等。4.3.11.4 无法于于需用日日期内办办妥的采采购申请请，行政政部门应应及时通通知需求求部门。4.3.11.5 需求部门门未申请请的物资资不得采采购。如如确属临临时性急急需物资资，应填填写紧急急采购申申请表，经经部门主主管审批批及公司司行政主主管核准准后才能能列入采采购范围围，采购
28、购金额5500元元以上的的物资要要经总经经理审批批。4.3.22 供应应商及采采购方式式选择4.3.22.1 公司司一次性性采购量量或金额额大的物物资实行行招标的的方式确确定供应应商及价价格，由由行政部部门负责责安排招招标事宜宜，财务务部门、需求部门门参与招招标过程程。如贵贵重零配配件、精精密仪器器仪表等等。4.3.22.2 用量小小、价值值低的物物资由行行政部门门、需求部部门和财务部部门共同确确定定点点供应商商，签订订长期议议价采购购协议，实实行定点点采购，如如常用零零配件、试剂、药品、容器等。4.3.22.3 无法招招标或定定点采购购的，可可采用询询比价方方式采购购，向三三个以上上的供应应
29、商询价价后填制制供应商商询价表表，经行行政主管管及总经经理审批批后择优优选购。4.3.33 合同同的签订订与撤销销 参见4.11.44.3.44 购买买4.3.44.1 招标方方式采购购物资的的，合同同签订后后，由采采购员负负责跟踪踪供应过过程。供供方交货货时，采采购员要要及时通通知保管管员到场场验收。4.3.44.2 定点或或询比价价方式采采购物资资的，由由后勤采采购工作作小组安安排人员员陪同采采购。考考虑到生生产维护护类及技技术检测测类物资专专业性较较强，需需求部门门需安排排人员协协助采购购，提供供专业建建议。4.3.44.3 不论采采取哪种种采购方方式，采采购员都都必须向向供应商商索要发
30、发票及购购物清单单，零星星现金支支付的需需索要收收款凭证证，相关关单据上上采购员员及陪同同采购人人员需签签字确认认。4.3.55 验收收入库4.3.55.1 物资采采购后，采采购员将将物资交交到对应应仓库。仓仓库保管管员当面面清点物物资，对对照采购购申请、供供应商的的销售清清单与物物资一一一核对，检检查物资资品种、规规格、技技术参数数、数量量、价格格是否无无误，质质量是否否符合要要求，检检查包装装是否完完好，如如发现短短缺或损损坏，应应立即拆拆包检查查。验收收过程中中，如发发现异常常，应向向采购员员提出质质疑或向向上级主主管汇报报。4.3.55.2 物资验验收无误误后，保保管员开开具入库库单，
31、并并将采购购付款联联交给采采购员，采购员及保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货。4.3.55.3 保管员员分类别别登记物物资入库库台账，将将实物存存入仓库库。4.3.66 报账账付款4.3.66.1 采购业业务结束束后，由由行政部部门负责责报账。行行政内勤勤应在一一周之内内填好费费用报销销审批单单，将原原始票证证粘贴整整齐，经经部门主主管审批批后交财财务部门门审核。4.3.66.2 财务务部门对对报账事事项及相相关单据据进行审审核，审审核无误误后审核核人在费用审审批单上上签字。4.3.66.3财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付
32、款。4.3.66.4 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、入库库单（采采购付款款联）、有有效发票票、物资资采购申申请，已已现金支支付的应应提供收收据，签签订了合合同的应应提供合合同。各各类单据据要齐全全且相互互吻合，并并有符合合程序的的审批记记录。4.3.77 物资资管理4.3.77.1 生产维维护类物物资由生生产部门门安排仓仓库及保保管员进进行管理理；技术检检测类物物资由技技术质量量部门安安排仓库库及保管管员进行行管理，容容易变质质或挥发发的试剂剂、药品品应在适适温下储储存。4.3.77.2 所有生产产维护类类及技术术检测类类物资均均应履行行先入库库后领用
33、用的程序序。4.3.77.2仓仓库保管管员应分分类别分分品种登登记物资资入库台台账和库库存台账账。物资资领用要要有领用用记录，领领用人签签字确认认。4.3.77.3 在用的的物资由由使用人人保管，备备用物资资由保管管员保管管。如因因使用或或保管不不当导致致物资丢丢失、损损坏或失失效，由由保管责责任人负负责赔偿偿。4.3.77.4 生产部部门及技技术质量量部门应应定期对对所保管管的物资资进行盘盘点，至至少每季季度盘点点一次，并并将盘点点结果报报送财务务部门。盘盘点中如如发现有有盘盈、盘盘亏等情情况应查查明原因因，并及及时报告告上级主主管。4.4 食食堂物资资采购4.4.11 采购购计划4.4.1
34、1.1 食堂按周周拟定每周周食谱，报行政政部门备备案并公公示。厨厨师按食食谱制定定每天采购计计划，经经食堂组组长审核核及行政主管管审批后后交食堂堂采购员员采购。4.4.11.2 食堂采采购计划划的制定定应充分分考虑物物资的耗耗用量、保保质期，避避免物资资存放过过久变质质导致浪浪费。4.4.22 购买4.4.22.1 食堂采采购可确确定相对对固定供供应商，通通过定点点获得长长期供应应低价优优惠和免免费配送送待遇，同同时也要要勤跑、勤勤问以了了解市场场行情，精精打细算算，及时时购进质质优价廉廉的新鲜鲜疏菜和和肉类食食品。4.4.22.2 食物物必须到到持有卫卫生许可可证和有有营业执执照及质质检合格
35、格的经营营单位采采购，不不得采购购无卫生生许可证证的食品品生产经经营者供供应的食食品。4.4.22.3 采购的的食品必必须新鲜鲜、卫生生、清洁洁，符合合国家有有关卫生生标准与与规定。严禁采购有害、有毒、腐烂变质、酸败、霉变、生虫、污垢不洁、混有异物或其他感官性状异常的食品。肉类食品采购必须具有检验合格证明。包装类食品其包装上必须标明：食品名称、厂址、生产日期、保质期限、规格等，缺一不可，所购食物必须在保质期内。4.4.22.4 食堂采采购员按按采购计计划进行行采购，联联系定点点供应商商送货或或到市场场选购，并并向供方方索要销销售清单单、发票票、收据据等凭证证。菜价价在公示示栏进行行公示，供供全
36、体员员工监督督。财务务可采取取派人陪陪同采购购或不定定期到市市场询价价等形式式进行监监督。4.4.33 验收收4.4.33.1 食堂仓仓库保管管员（由由食堂组组长兼任任）负责责验收，对照采购计划单对所购物资一一检查，称斤验量，并把好质量关，切实保证食品安全。4.4.33.2 验收无无误后，保管员在相关单据上签收，将物资存入厨房，并登记采购台账。验收过程中发现物资质量不合格、缺斤少量的，由采购员负责处理。4.4.33.3 食堂物物资要注注意存储储，避免免霉变、生生虫、鼠鼠咬，生生熟食品品要隔开开存放，隔隔夜食物物应冷藏藏。4.4.44 报账账付款4.4.44.1 食堂采采购由行行政内勤勤按旬报报
37、账，报报账时间间为每月月11号号、211号、月月底，遇遇假期顺顺延。4.4.44.2 保管员员将每旬旬的单据据收齐后后交行政政内勤报报账，行行政内勤勤对单据据进行审审核，检检查票据据是否齐齐全（采采购计划划、采购购清单、发发票）、是是否履行行相关审审批手续续、各环环节经办办人是否否签字，审审核无误误后进行行汇总，填填制费用用报销审审批单，经经部门主主管审批批后交财财务部门门审核。4.4.44.3财财务部门门对报账账事项及及相关单单据进行行审核，审审核无误误后审核核人在费费用报销销审批单单上签字字。4.4.44.4财务务审核通通过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门
38、制证证付款。4.4.44.5 报账的的票据必必须包括括：费用用报销审审批单、供供应商的的销售清清单、汇汇总表、有效发票、采购计划，已现金支付的应提供收据。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。4.5 能能源采购购4.5.11 水、电电4.5.11.1 水电类类能源可可与供水水、供电公公司及银银行签订订托收协协议，由由银行进进行托收收。4.5.11.2 已已签订托托收协议议的，由由出纳每每月初到银行行取回用用水用电电清单及及发票，交交行政部部门物业业组核对对。未签签订托收收协议的的，由行行政部门门物业组组每月初初到供水水供电公公司取回回用水用用电清单单及发票票。物业业组应在在每月底底
39、抄水表、电表表，计算算水电耗耗用量，并并与供方方提供的的清单核核对，允允许存在在合理差差异，如如差异较较大，由由物业组组负责与与供方核核对。核核对无误误后，在在清单和和发票上上签字确确认，并并分摊生生产和生生活用水水用电费费用，交交行政内内勤报账账。4.5.11.3 行行政内勤勤将发票票、清单单收齐后后，填制制费用报报销审批批单，经经行政主主管审批批后报财财务部门门审核，审审核无误误后在费费用报销销审批单单上签字字。4.5.11.4 财务务审核通通过后，行行政内勤勤报请总总经理审审批。审审批完成成，已托托收的直直接交财务部部门进行行会计处处理，未托收收的则交出纳纳进行银银行转账账付款。4.5.
40、22 天然然气4.5.22.1 行政部部门与财财务部门门通过市市场询比比价或招招标，共共同确定定定点供供应商。4.5.22.2 需求部部门根据据需求填填制采购购申请，经经部门主主管及总总经理审审批后交交行政部部门采购购员采购购。4.5.22.3 采购员员按需求求量及定定点价格格计算采采购金额额，并填填写付款款申请单单，经部部门主管管、财务务主管、总经理签字后，交财务部门付款。4.5.22.4 财务审审核人对对采购申申请单和和付款申申请单进进行审核核，检查查审批流流程是否否完成（认认签字）、付付款对象象是否定定点单位位名称，审审核无误误后交出出纳转账账付款。4.5.22.5 采购员员凭付款款凭证
41、到到供方指指定地点点充卡，后勤物资采购工作小组安排人陪同前往。充卡后将银行付款凭据交给财务部门。4.5.22.6 采购事事项完成成后，行行政内勤勤在一周周内填制制费用报报销审批批单，附附上发票票、清单单、采购购申请单单，依次经部部门主管管、财务务主管和和总经理理审批后后交财务务进行会会计处理理。4.5.22.7 需求部门门应根据据天然气气耗用情情况确定定每月定定额耗用用量，并并交财务务部门备备案，财财务部门门以定额额耗用量量按月分分摊天然然气耗用用成本费费用。4.5.33 煤4.5.33.1 采购申申请(1)生产产部门在在每月225日前前提出下下月燃煤煤采购申申请，经经部门主主管和总总经理批批
42、准后交交行政部部门。采采购申请请量应根根据月定定额耗用用量、上上月库存存、安全全库存量量等数据据来确定定，采购购数量能能保证正正常耗用用即可。遇燃煤价格波动较大时，可适当形成较高库存。(2)行政政部门对对生产部门门提交的的采购申申请进行行审核，检检查申购购数量是是否合理理、审批批流程是是否完成成，审核核无误后后交采购购员进行行采购。4.5.33.2 购买(1)全年年燃煤采采购量大大的单位位，应通通过招标标确定供供应商。招招标事宜宜由行政政部门负负责安排排，财务务部门和和生产部部门参与与招标过过程。招招标完成成，签订订采购合同同。合同应应详细注注明对燃燃煤质量量要求（燃燃煤卡值值等），合同签订事
43、项参见4.1.4。无法招标的，采取询比价方式，选择三个以上供应商进行询价，填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购。询价应由后勤物资采购小组安排人员与采购员共同参与。(2)采购购员应跟跟踪燃煤煤供应过过程。供供方货物物到达时时，司机机将供货货清单交交给采购购员，采采购员开开具信息息通知单单，分别别通知磅磅房和生生产部门门。信息息通知单单上需注注明物资资名称及及重量。4.5.33.3 验收入入库(1)磅房房收到信信息通知知单，对对燃煤毛重（含含车皮和和燃煤）进行称量，登记称重记录台账。待汽车卸货后，再称车皮重，计算出燃煤净重（毛重减车皮重），并开具汽车衡称重记录单。净重如与运货司机提供
44、的数据有较大差异，应及时通知采购员与供应商沟通。汽车衡称重记录单上应列明物资名称、毛重、皮重、净重、车号等信息，并经司磅员和司机签字确认。称量完毕，司磅员将汽车衡称重记录单交给仓库保管员。(2)在卸卸货之前前，技术术质量部部安排人人员检验验燃煤质质量，通通过技术术检测或或燃烧时时间检查查燃煤发发热量，具具体检验验方法由由技术质质量部门门确定，检验不不合格的的不得接接收。(3)检验验合格后后，生产产部门安安排燃煤煤存放地地点，并并由生产产机器零零配件仓仓库保管管员开具具入库单单，注明明入库数数量及检检验结果果，检验验人员和和保管员员在入库库单上签签字确认认。(4)燃煤煤入库后后，保管管员将单单据
45、整理理成财务务记账组组和采购购付款组组两组，并并将两组组单据交交给行政政部门。财财务记账账组单据据包括：供方供供货清单单、信息息通知单单、汽车车衡称重重记录单单（财务务联）、入入库单（财财务联）。采采购付款款组单据据包括：信息通通知单、汽汽车衡称称重记录录单（采采购付款款联）、入入库单（采采购付款款联）。4.5.33.4 结算付付款(1)行政政部门按按合同约约定的结结算方式式确定价价格、数数量及结结算金额额，在入入库单上上注明并并签字确确认，然然后将采采购申请请单、财财务记账账组单据据与合同同复印件件交至财财务部门门。(2)财务务部门审审核相关关单据及及合同，复复核结算算金额，确确认无误误后进
46、行行会计入入库及供供应商挂挂账处理理。(3)行政政部门按按照合同同约定的的时间及及方式申申请付款款，填写写付款申申请单，注注明合同同号、收收款单位位、开户户银行、账账号、申申付金额额、申付付事项等等要素，并并附上信信息通知知单、汽汽车衡称称重记录录单（采采购付款款联）、入入库单（采采购付款款联）、发发票等票票据。依依次提请请行政主主管、财财务主管管及总经经理审批批。其中中，财务务部门应应重点核核查申付付事项与与供应商商往来账账是否相相符，附附件是否否齐全，相相关审批批程序是是否履行行，收款款方是否否与合同同方、开开票方保保持一致致，如发发现疑问问有权拒拒付。(4)履行行付款申申请审批批程序后后
47、，财务务部门进进行转账账支付，并并进行相相应会计计处理。4.5.33.5 物资管管理(1)生产产机器零零配件仓仓库保管管员负责责燃煤的的保管，建建立燃煤煤入库、出出库及库库存台账账。燃煤煤存储时时应注意意防水防防火，保证燃煤煤干燥及及安全。(2)生产产领用燃燃煤需登登记领用用记录，领领用人签签字确认认，保管管员每月月进行汇汇总。(3)生产产部门确确定燃煤煤月定额额消耗量量，保管管员按月月定额消消耗量填填制出库库单，并并汇总当当月燃煤煤领用记记录成表表作为出出库单附附件。经经保管员员及领用用人签字字，部门门主管审审批后交交财务部部门进行行出库账账务处理理。(4)财务务部门每每月末对对燃煤库库存量进进行盘点点，估测测库存量量以检查燃燃煤耗用用量是否正正常。每每批燃煤煤耗用完完后，可可根据月月定额耗耗用量预预计燃煤煤耗用天天数，并并与实际际耗用天天数比较较，如两两者相差差较大，应应查明原原因，落落实责任任。4.5.44 生产用用油4.5.44.1 采购申申请(1)生产产部门于于每月225日前前提出下下月采购购申请，经经部门主主管和总总经理批批准后交交行政部部门。采采购申请请需注明明油的品品种、规规格、数数量等数数据。采采购申请请量应根根据月定定额耗用用量、上上月库存存、安全全库存量量等数据据来确定定，采购购数量能能保证正正常耗用用即可。遇遇油供应应紧张时时，可适适当形成成较