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1、*科技（集团）有限公司分发编号号：后勤采购购管理办办法单位：财财务管理理委员会会发布/修修订日期期：20011.03.01第14页 共16页目 录第1章总总则1第2章后后勤采购购组织22第3章采采购备用用金管理理3第4章采采购实施施3第5章财财务控制制15第6章附附则155附件：后后勤采购购业务审审批权限限列表116集团后勤勤采购管管理办法法编号：QQB/JJD.CCG002公司/中中心：财财务管理理委员会会起草：日日期：版本号：第A版版第0次次修改审核：日日期：批准：日日期：第1章总总则1.1目目的为了加强强对集团团所属公公司后勤勤物资及及服务采采购业务务的监督督与管理理，规范范采购行行为，
2、保保证采购购质量，提高采采购效率率，制定定本办法法。1.2 适用范范围本办法适适用于集集团所属属分子公公司及工工厂的后后勤物资资及服务务的采购购。1.3 后勤物物资及服服务采购购分类1.3.1 办办公类：办公文文具、办办公设备备、办公公家具、宽带、固话等等。1.3.2 宣宣传印制制类：横横幅、公公司定制制品（印印有公司司标识的名名片、单单据、信信封、纸纸杯、信信纸、笔笔记本、办公文文具等）、广告告、海报报、宣传传手册、DV宣宣传片、挂历、营销促促销品等等。1.3.3 劳劳保清洁洁及宿舍舍用品: 手套套、口罩罩、垃圾圾桶、垃垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用用品、床床、窗帘帘、柜子子、工作作
3、服等1.3.4 公公共设施施类：水水龙头、水管、照明灯灯、电线线、门、窗、玻玻璃、设设施维护护等1.3.5 招招待类：水果、零食、烟、酒酒、矿泉泉水、果果盘、茶茶杯、茶茶、礼品品等1.3.6 技技术检测测类：容容器、工工具、仪仪器仪表表、试剂剂、药品品等1.3.7 生生产维护护类：生生产机器器零配件件、五金金工具等等1.3.8 食食堂物资资：锅、碗、瓢瓢、盆、油、调调味剂、米、面面、粉、菜、煤煤球、煤煤气等1.3.9 保保险类：社会保保险、意意外伤害害险、财财险。1.3.10 能源类类：水、电、煤煤、气、生产用用油等1.4 不相容容职务1.4.1 请请购与审审批。请请购人员员不能同同时负责责审
4、批。 1.4.2 供供应商的的选择与与审批。选择供供应商的的人员不不能同时时负责审审批。1.4.3 采采购合同同的拟订订、审核核与审批批。合同同拟定、审核、审批等等工作应应由不同同的人员员负责。1.4.4 采采购、验验收与记记录。采采购、验验收与会会计记录录等工作作应由不不同的人人员担任任，以保保证采购购数量的的真实性性和采购购价格、质量的的合规性性、采购购记录和和会计核核算的正正确性。1.4.5 付付款的申申请、审审批与执执行。付付款的申申请人、审批人人与执行行人职务务应当分分离，避避免因付付款方式式不恰当当、执行行有偏差差，导致致企业资资金损失失或信用用受损。第2章后后勤采购购组织2.1
5、后勤采采购工作作小组2.1.1 后后勤采购购工作小小组机构构公司设立立后勤采采购工作作小组，由各部部门各派派一人组组成，组组长由总总经理任任命。后后勤采购购工作小小组不设设专职，所有组组员均为为兼职。2.1.2 后后勤采购购工作小小组职责责2.1.2.11负责与与各部门门的沟通通协调。当某项项物资的的选购需需要专业业性判断断时，后后勤采购购工作小小组应与与需求部部门协调调，由需需求部门门安排专专业人员员协助采采购员采采购，提提供专业业性采购购建议。2.1.2.22 协同同采购，对采购购工作进进行监督督。2.1.2.33 负责责后勤采采购评估估工作。2.2 各部门门职责2.2.1公司司后勤物物资
6、及服服务采购购归口行行政部门门集中办办理，其其他部门门不得擅擅自采购购。行政政部门应应分别设设置行政政内勤（兼任计计划管理理员)、采购员员及仓库库保管员员等岗位位。2.2.2 公公司总部部总裁办办下设行行政部，设置行行政内勤勤及采购购员岗位位，负责责母公司司范围内内的采购购业务，八字门门行政部部安排保保管员负负责仓库库物资保保管及发发放。其其他子公公司按22.2.1要求求自行设设置相关关岗位，履行后后勤采购购职责。2.2.3 各各公司行行政部下下设食堂堂组，食食堂采购购员实施施物资采采购，食食堂组长长负责食食堂物资资的验收收和管理理。2.2.4 需需求部门门负责填填制采购购申请，并参与与供应商
7、商甄选过过程。2.2.5 财财务部门门负责采采购的监监督、预预算控制制、报账账审核及及付款。2.2.6 仓仓库保管管员负责责采购物物资的验验收、存存储与发发放。公公司分设设后勤物物资仓库库、生产产机器零零配件仓仓库、技技术检测测物资仓仓库，分分别由行行政部门门、生产产部门、技术质质量部门门安排相相应仓库库和保管管员进行行物资管管理。食食堂物资资放厨房房存储，不单独独设立仓仓库，由由食堂组组长兼任任保管员员，负责责食堂物物资管理理。2.2.7 各各部门各各司其职职，相互互衔接的的同时形形成相互互制衡机机制。第3章采采购备用用金管理理3.1 备用金金3.1.1 公公司采购购采取备备用金制制，行政政
8、部门采采购员备备用金额额度为330000元，食食堂采购购员备用用金额度度为50000元元。3.1.2 备备用金采采取借款款方式，由采购购员填写写借款单单，经部部门主管管、财务务主管及及总经理理审批后后，交会会计开具具现金付付款凭证证，由出出纳支付付现金，账面挂挂采购员员个人往往来。3.1.3 采采购员可可在现金金交易范范围内动动用备用用金进行行采购。备用金金如不足足以支付付采购款款，可按按借款审审批程序序临时借借支现金金。报账账后再冲冲抵借支支，并按按额度补补足备用用金。3.1.4 备备用金一一年一清清，每年年12月月份还清清备用金金借款，次年11月再重重新借支支备用金金。3.2 现金交交易范
9、围围3.2.1 一一千元以以下的零零星采购购；3.2.2 供供应商要要求现金金交易；3.2.3 紧紧急采购购且不能能及时办办理银行行支付手手续；3.2.4 除除以上情情况外，一律不不得进行行现金交交易，均均通过财财务转账账付款。第4章采采购实施施4.1 办公、宣传印印制、劳劳保清洁洁及宿舍舍用品、公共设设施类物物资的采采购4.1.1 采采购申请请4.1.1.11 需求求部门在在每月225日前前提出下下月物资资采购申申请，经经部门主主管批准准后交行行政部门门。单件件采购金金额在5500元元以上要要经总经经理审批批。4.1.1.22 行政政内勤在在仓库保保管员的的配合下下提出常常备用料料的采购购申
10、请。4.1.1.33 采购购申请应应注明物物资的名名称、规规格型号号、数量量、需求求日期、参考价价格、用用途、质质量要求求、交货货期等信信息。如如难以描描述物资资特征的的，应提提供样品品；宣传传印制品品应提供供设计样样稿。4.1.1.44 行政政部门对对各部门门提交的的采购申申请进行行审核，审核内内容包括括采购申申请的各各栏填写写是否清清楚、是是否在预预算范围围内、是是否有相相关负责责人的审审批签字字、是否否在审批批范围内内等。4.1.2 采采购计划划4.1.2.11 行政政内勤于于每月月月底前根根据各部部门的采采购申请请汇总制制定月度度采购计计划，经经行政主主管审核核后报请请公司总总经理批批
11、准。4.1.2.22 行政政内勤应应审查各各部门申申请采购购的物资资是否能能由现有有库存满满足。只只有现有有库存不不能满足足的请购购物资才才能列入入采购计计划中。4.1.2.33 对于于无法于于需用日日期内办办妥的采采购申请请，行政政部门应应及时通通知请购购部门。4.1.2.44 采购购计划应应同时报报送财务务部门，以便于于公司资资金的安安排。4.1.2.55 未列列入采购购计划内内的物资资不得采采购。如如确属临临时性急急需物资资，应填填写紧急急采购申申请表，经部门门主管审审批及公公司行政政主管核核准后才才能列入入采购范范围，单单件5000元以以上的物物资要经经总经理理审批。4.1.3 供供应
12、商及及采购方方式选择择4.1.3.11 采购购人员应应视采购购量、金金额大小小及供应应情况，分别采采取定点点采购、询比价价采购、招标采采购、网网购（网网上招标标、定点点网购或或询比价价网购）等不同同的采购购方式实实施采购购，确定定供应商商及价格格。4.1.3.22 公司司一次性性采购量量或金额额大的物物资实行行招标的的方式确确定供应应商及价价格，由由行政部部门负责责安排招招标事宜宜，财务务部门参参与招标标过程。如全年年耗用量量大的办办公文具具、公司司定制品品、劳保保用品；一次性性订购量量大的工工作服、挂历、宿舍用用品；全全年耗费费金额大大的宽带带、手机机、固话话等通讯讯网络设设施等均均可采用招
13、招标方式式采购；4.1.3.33 日常常采购量量或金额额较大的的物资，由行政政部和财财务部共共同确定定定点供供应商，签订长长期议价价采购合合同，实实行定点点采购。办公设设备、办办公家具具、宣传传印刷品品、营销销促销品品、劳保保用品、照明灯灯等物资资均可采用定定点采购购方式；4.1.3.44无法招招标或定定点采购购的物资资，可采采用询比比价方式式采购，向三个个以上的的供应商商询价后后填制供供应商询询价表，经行政政主管及及总经理理审批后后择优选选购，如如公共设设施维护护等物资资。4.1.4 合合同的签签订与撤撤销4.1.4.11 采取取招标采采购及定定点采购购的应签签订采购购合同，明确约约定并准准
14、确阐述述采购物物资的名名称、规规格、质质量标准准、数量量、价格格、供货货方式、验收方方式、运运输方式式及费用用承担、交货地地点、交交货时间间、结算算付款方方式、双双方的权权利、义义务和违违约责任任等，并并按照规规定的权权限签订订合同，合同双双方必须须签字盖盖章。零零星采购购可不签签订采购购合同。4.1.4.22 采购购合同由由需求部部门配合合行政部部门拟定定，行政政部门负负责人审审核，公公司总经经理审批批。涉及及金额较较大、存存在较高高风险的的合同应应聘请律律师进行行专业审审核。4.1.4.33 采购购经办人人员应跟跟踪合同同履行的的过程（包括合合同的执执行、储储运、交交货、验验质、入入库、付
15、付款等），对可可能发生生异常的的情况，应出具具书面报报告并提提出解决决方案。4.1.4.44 合同同履行过过程中，如供方方提出变变更合同同或撤销销合同，行政部部门应对对供方提提出的合合同变更更或撤销销理由进进行调查查，经调调查证实实供方确确实无法法全部履履行或无无法履行行合同后后，由供供方提出出合同变变更或撤撤销申请请，经我我方行政政主管及及公司总总经理审审批后方方可变更更或撤销销。合同同变更或或撤销给给公司造造成损失失的，应应追究供供方责任任。4.1.4.55 我方方如遇特特殊情况况需要变变更或撤撤销合同同的，由由行政部部门与供供方沟通通协商后后，提交交合同变变更或撤撤销申请请，经行行政主管
16、管及公司司总经理理审批后后方可变变更或撤撤销。为为维护公公司诚信信的“金金字招牌牌”，原原则上不不得申请请变更或或撤销合合同。4.1.5 购购买4.1.5.11 招标标方式采采购物资资的，合合同签订订后，由由采购员员负责跟跟踪供应应过程。供方交交货时，采购员员要及时时通知保保管员到到场验收收。4.1.5.22 定点点或询比比价方式式采购物物资的，由后勤勤采购工工作小组组安排人人员陪同同采购。如需提提供专业业支持的的，由需需求部门门安排人人员协助助采购，提供专专业建议议。4.1.5.33 不论论采取哪哪种采购购方式，采购员员都必须须向供应应商索要要发票及及购物清清单，零零星现金金支付的的需索要要
17、收款凭凭证，相相关单据据上采购购员及陪陪同采购购人员需需签字确确认。4.1.6 验验收入库库4.1.6.11 物资资采购后后，采购购员将物物资交到到仓库。仓库保保管员当当面清点点物资，对照采采购计划划表、供供应商的的销售清清单与物物资一一一核对，检查物物资品种种、规格格、数量量、价格格是否无无误，质质量是否否符合要要求，检检查包装装是否完完好，如如发现短短缺或损损坏，应应立即拆拆包检查查。宣传传印制类类物资应有有需求部部门协助助验收，查验样样式是否否符合定定制要求求。验收收过程中中，如发发现异常常，应向向采购员员提出质质疑或向向上级主主管汇报报。4.1.6.22 物资资验收无无误后，保管员员开
18、具入入库单，并将采采购付款款联交给给采购员员，采购购员及保保管员签签字确认认。验收收不合格格的，由由采购员员联系退退换货或或返工。4.1.6.33 保管管员分类类别登记记物资入入库台账账，将实实物存入入仓库。4.1.7 报报账付款款4.1.7.11 采购购业务结结束后，采购员员将票据据交给行行政内勤勤报账。行政内内勤应在在一周之之内报账账，按各各部门的的物资申申购情况况制作费费用分摊摊表，将将原始票票证粘贴贴整齐，填好费费用报销销审批单单，经部部门主管管审批后后交财务务部门审审核。4.1.7.22 财务务部门对对报账事事项进行行审核，重点审审核附件件及相关关审批程程序的是是否完整整、报账账事项
19、与与附件是是否匹配配、各部部门的物物资耗费费是否在在预算额额度内、超预算算的是否否履行超超预算报报批程序序，审核核无误后后审核人人在费用用报销审审批单上上签字。4.1.7.33 财务务审核通通过后，行政内内勤提请请总经理理审批，审批完完成即可可交财务务部门制制证付款款。4.1.7.44 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、入库库单（财财务联）、有效效发票、物资采采购计划划表、供供应商询询价表、费用分分摊表，已现金金支付的的应提供供收据，签订了了合同的的应提供供合同。各类单单据要齐齐全且相相互吻合合，并有有符合程程序的审审批记录录。4.1.7.55 合同同约定
20、了了结算付付款方式式的，按按合同约约定办理理。财务务按报账账结算金金额挂供供应商往往来，行行政内勤勤在合同同约定付付款时限限内填写写付款申申请单，并附上上入库单单（采购购付款联联）及合合同复印印件，履履行相关关审批程程序后交交财务付付款。4.1.7.66 不在在现金交交易范围围内的采采购业务务均需通通过银行行转账支支付给供供应商。供应商商为单位位的，采采用公对对公转账账支付；供应商商为个人人的，采采用公对对个人银银行卡转转账支付付。4.1.7.77 签订订了采购购合同或或协议的的，采购购员报账账时需提提供收款款方名称称、开户户银行及及账号，且收款款方、开开票方和和合同签签订方三三方必须须一致，
21、以确保保无资金金支付纠纠纷。款款项不得得向非合合同订立立方进行行支付，也不得得将款项项支付到到供应商商指定的的其他单单位户头头或个人人户头。4.1.8 物物资管理理4.1.8.11 所有有办公类类、宣传传印制类类、劳保保清洁及及宿舍用用品、公公共设施施类物资资都必须须履行先先入库后后领用的的程序，由行政政部门统统一管理理。4.1.8.22 物资资管理实实行“谁谁保管谁谁负责、谁使用用谁负责责”的原原则。行行政部门门应分部部门建立立并实时时更新各各部门固固定资产产和低值值易耗品品（不属属于固定定资产，而又价价值较高高或使用用时间较较长的物物品）保保管清单单，落实实保管责责任。使使用部门门应建立立
22、并实时时更新本本部门固固定资产产和低值值易耗品品保管清清单，将将保管责责任落实实到人。4.1.8.33 行政政部门应应定期对对物资进进行盘点点，至少少每季度度盘点一一次，并并将盘点点结果报报送财务务部门。盘点中中如发现现有盘盈盈、盘亏亏等情况况应查明明原因，并及时时报告上上级主管管。因个个人保管管不善导导致盘亏亏的，由由责任人人负责赔赔偿。4.1.8.44 仓库库保管员员应分类类别分品品种登记记物资入入库台账账和库存存台账，物资发发放要有有领用记记录，注注明领用用部门，领用人人签字确确认。领领用固定定资产和和低值易易耗品的的，行政政部门和和使用部部门要及及时更新新保管清清单。4.2 招待类类物
23、资采采购4.2.1 采采购申请请4.2.1.11 招待待类物资资采购仅仅限于公公司会议议或活动动、营销销、客户户维系、外部检检查及日日常接待待需要。私人活活动及招招待不得得申请采采购招待待类物资资。4.2.1.22 需求求部门于于每月225日前前提交采采购申请请，临时时接待采采购由接接待责任任部门按按需提请请。采购购申请需需详细注注明物资资品名、数量、招待对对象及费费用预算算，经请请购部门门主管批批准后报报行政部部门审批批。采购购金额在在5000元以上上要经总总经理审审批。4.2.1.33 行政政部门对对请购部部门提交交的采购购申请进进行审核核，审核核内容包包括采购购申请的的各栏填填写是否否清
24、楚、招待事事项是否否属实、请购数数量是否否适度、是否在在预算范范围内、是否有有相关负负责人的的审批签签字、是是否在审审批范围围内等。4.2.1.44 行政政部门在在请购审审核时，应对饮饮食品的的请购数数量从严严控制，确保一一次性消消耗完，宁可少少买不要要多买，避免节节余。水水果、零零食不得得节余，烟、酒酒、茶、矿泉水水等保质质期稍长长的物资资如有剩剩余，由由行政部部门负责责登记并并保管，在保质质期前耗耗用完毕毕。4.2.2 购购买4.2.2.11 需求求部门未未请购的的物资不不得采购购。4.2.2.22 行政政部门采采购员根根据采购购申请实实施采购购，可视视全年使使用量采采取定点点或询比比价方
25、式式进行采采购。如如矿泉水水、烟、酒等可可采取定定点采购购，水果果、零食食可采取取询比价价方式采采购。4.2.2.33 采购购时，由由后勤采采购工作作小组安安排人员员陪同采采购员采采购。水水果、零零食、烟烟、酒、矿泉水水、茶等等饮食品品，要特特别注意意是否在在保质期期内、包包装是否否完好无无损，保保证饮食食品的安安全卫生生。4.2.2.44 采购购员应向向供应商商索要发发票、售售货清单单及收款款凭证。相关单单据上采采购员及及陪同采采购人员员需签字字确认。4.2.2.55 采购购完成后后，采购购员将物物资交给给请购部部门，请请购部门门负责验验收，验验收无误误后在单单据上签签字。4.2.3 报报账
26、付款款4.2.3.11采购业业务结束束后，采采购员将将票据交交给行政政内勤报报账。行行政部门门内勤应应在一周周之内报报账，按按各部门门的物资资申购情情况制作作费用分分摊表，将原始始票证粘粘贴整齐齐，填好好费用报报销审批批单，经经部门主主管审批批后交财财务部门门审核。4.2.3.22 财务务部门对对报账事事项及相相关单据据进行审审核，审审核无误误后审核核人在费费用审批批单上签签字。4.2.3.33财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.2.3.44 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、有效效发票、物资采
27、采购申请请单、费费用分摊摊表，已已现金支支付的应应提供收收据，签签订了合合同的应应提供合合同。各各类单据据要齐全全且相互互吻合，并有符符合程序序的审批批记录。4.3 生产维维护类、技术检检测类物物资采购购4.3.1 采采购申请请4.3.1.11 需求求部门在在每月225日前前提出下下月物资资采购申申请，经经部门主主管批准准后交行行政部门门。采购购金额在在5000元以上上要经总总经理审审批。4.3.1.22 采购购申请应应注明物物资的名名称、规规格型号号、技术术参数、数量、需求日日期、参参考价格格、用途途、质量量要求、交货期期等信息息。4.3.1.33 行政政部门对对需求部部门提交交的采购购申请
28、进进行审核核，审核核内容包包括采购购申请的的各栏填填写是否否清楚、是否在在预算范范围内、是否有有相关负负责人的的审批签签字、是是否在审审批范围围内等。4.3.1.44 无法法于需用用日期内内办妥的的采购申申请，行行政部门门应及时时通知需需求部门门。4.3.1.55 需求求部门未未申请的的物资不不得采购购。如确确属临时时性急需需物资，应填写写紧急采采购申请请表，经经部门主主管审批批及公司司行政主主管核准准后才能能列入采采购范围围，采购购金额5500元元以上的的物资要要经总经经理审批批。4.3.2 供供应商及及采购方方式选择择4.3.2.11 公司司一次性性采购量量或金额额大的物物资实行行招标的的
29、方式确确定供应应商及价价格，由由行政部部门负责责安排招招标事宜宜，财务务部门、需求部部门参与与招标过过程。如如贵重零零配件、精密仪仪器仪表表等。4.3.2.22 用量量小、价价值低的的物资由由行政部部门、需需求部门门和财务务部门共共同确定定定点供供应商，签订长长期议价价采购协协议，实实行定点点采购，如常用用零配件件、试剂剂、药品品、容器器等。4.3.2.33 无法法招标或或定点采采购的，可采用用询比价价方式采采购，向向三个以以上的供供应商询询价后填填制供应应商询价价表，经经行政主主管及总总经理审审批后择择优选购购。4.3.3 合合同的签签订与撤撤销 参见4.1.444.3.4 购购买4.3.4
30、.11 招标标方式采采购物资资的，合合同签订订后，由由采购员员负责跟跟踪供应应过程。供方交交货时，采购员员要及时时通知保保管员到到场验收收。4.3.4.22 定点点或询比比价方式式采购物物资的，由后勤勤采购工工作小组组安排人人员陪同同采购。考虑到到生产维维护类及及技术检检测类物物资专业业性较强强，需求求部门需需安排人人员协助助采购，提供专专业建议议。4.3.4.33 不论论采取哪哪种采购购方式，采购员员都必须须向供应应商索要要发票及及购物清清单，零零星现金金支付的的需索要要收款凭凭证，相相关单据据上采购购员及陪陪同采购购人员需需签字确确认。4.3.5 验验收入库库4.3.5.11 物资资采购后
31、后，采购购员将物物资交到到对应仓仓库。仓仓库保管管员当面面清点物物资，对对照采购购申请、供应商商的销售售清单与与物资一一一核对对，检查查物资品品种、规规格、技技术参数数、数量量、价格格是否无无误，质质量是否否符合要要求，检检查包装装是否完完好，如如发现短短缺或损损坏，应应立即拆拆包检查查。验收收过程中中，如发发现异常常，应向向采购员员提出质质疑或向向上级主主管汇报报。4.3.5.22 物资资验收无无误后，保管员员开具入入库单，并将采采购付款款联交给给采购员员，采购购员及保保管员签签字确认认。验收收不合格格的，由由采购员员联系退退换货。4.3.5.33 保管管员分类类别登记记物资入入库台账账，将
32、实实物存入入仓库。4.3.6 报报账付款款4.3.6.11 采购购业务结结束后，由行政政部门负负责报账账。行政政内勤应应在一周周之内填填好费用用报销审审批单，将原始始票证粘粘贴整齐齐，经部部门主管管审批后后交财务务部门审审核。4.3.6.22 财务务部门对对报账事事项及相相关单据据进行审审核，审审核无误误后审核核人在费费用审批批单上签签字。4.3.6.33财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.3.6.44 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、入库库单（采采购付款款联）、有效发发票、物物资采购购申请，
33、已现金金支付的的应提供供收据，签订了了合同的的应提供供合同。各类单单据要齐齐全且相相互吻合合，并有有符合程程序的审审批记录录。4.3.7 物物资管理理4.3.7.11 生产产维护类类物资由由生产部部门安排排仓库及及保管员员进行管管理；技技术检测测类物资资由技术术质量部部门安排排仓库及及保管员员进行管管理，容容易变质质或挥发发的试剂剂、药品品应在适适温下储储存。4.3.7.22 所有有生产维维护类及及技术检检测类物物资均应应履行先先入库后后领用的的程序。4.3.7.22仓库保保管员应应分类别别分品种种登记物物资入库库台账和和库存台台账。物物资领用用要有领领用记录录，领用用人签字字确认。4.3.7
34、.33 在用用的物资资由使用用人保管管，备用用物资由由保管员员保管。如因使使用或保保管不当当导致物物资丢失失、损坏坏或失效效，由保保管责任任人负责责赔偿。4.3.7.44 生产产部门及及技术质质量部门门应定期期对所保保管的物物资进行行盘点，至少每每季度盘盘点一次次，并将将盘点结结果报送送财务部部门。盘盘点中如如发现有有盘盈、盘亏等等情况应应查明原原因，并并及时报报告上级级主管。4.4 食堂物物资采购购4.4.1 采采购计划划4.4.1.11 食堂堂按周拟拟定每周周食谱，报行政政部门备备案并公公示。厨厨师按食食谱制定定每天采采购计划划，经食食堂组长长审核及及行政主主管审批批后交食食堂采购购员采购
35、购。4.4.1.22 食堂堂采购计计划的制制定应充充分考虑虑物资的的耗用量量、保质质期，避避免物资资存放过过久变质质导致浪浪费。4.4.2 购购买4.4.2.11 食堂堂采购可可确定相相对固定定供应商商，通过过定点获获得长期期供应低低价优惠惠和免费费配送待待遇，同同时也要要勤跑、勤问以以了解市市场行情情，精打打细算，及时购购进质优优价廉的的新鲜疏疏菜和肉肉类食品品。4.4.2.22 食物物必须到到持有卫卫生许可可证和有有营业执执照及质质检合格格的经营营单位采采购，不不得采购购无卫生生许可证证的食品品生产经经营者供供应的食食品。4.4.2.33 采购购的食品品必须新新鲜、卫卫生、清清洁，符符合国
36、家家有关卫卫生标准准与规定定。严禁禁采购有有害、有有毒、腐腐烂变质质、酸败败、霉变变、生虫虫、污垢垢不洁、混有异异物或其其他感官官性状异异常的食食品。肉肉类食品品采购必必须具有有检验合合格证明明。包装装类食品品其包装装上必须须标明：食品名名称、厂厂址、生生产日期期、保质质期限、规格等等，缺一一不可，所购食食物必须须在保质质期内。4.4.2.44 食堂堂采购员员按采购购计划进进行采购购，联系系定点供供应商送送货或到到市场选选购，并并向供方方索要销销售清单单、发票票、收据据等凭证证。菜价价在公示示栏进行行公示，供全体体员工监监督。财财务可采采取派人人陪同采采购或不不定期到到市场询询价等形形式进行行
37、监督。4.4.3 验验收4.4.3.11 食堂堂仓库保保管员（由食堂堂组长兼兼任）负负责验收收，对照照采购计计划单对对所购物物资一一一检查，称斤验验量，并并把好质质量关，切实保保证食品品安全。4.4.3.22 验收收无误后后，保管管员在相相关单据据上签收收，将物物资存入入厨房，并登记记采购台台账。验验收过程程中发现现物资质质量不合合格、缺缺斤少量量的，由由采购员员负责处处理。4.4.3.33 食堂堂物资要要注意存存储，避避免霉变变、生虫虫、鼠咬咬，生熟熟食品要要隔开存存放，隔隔夜食物物应冷藏藏。4.4.4 报报账付款款4.4.4.11 食堂堂采购由由行政内内勤按旬旬报账，报账时时间为每每月11
38、1号、221号、月底，遇假期期顺延。4.4.4.22 保管管员将每每旬的单单据收齐齐后交行行政内勤勤报账，行政内内勤对单单据进行行审核，检查票票据是否否齐全（采购计计划、采采购清单单、发票票）、是是否履行行相关审审批手续续、各环环节经办办人是否否签字，审核无无误后进进行汇总总，填制制费用报报销审批批单，经经部门主主管审批批后交财财务部门门审核。4.4.4.33财务部部门对报报账事项项及相关关单据进进行审核核，审核核无误后后审核人人在费用用报销审审批单上上签字。4.4.4.44财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.4.4.55 报账账的
39、票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、汇总总表、有有效发票票、采购购计划，已现金金支付的的应提供供收据。各类单单据要齐齐全且相相互吻合合，并有有符合程程序的审审批记录录。4.5 能源采采购4.5.1 水水、电4.5.1.11 水电电类能源源可与供供水、供供电公司司及银行行签订托托收协议议，由银银行进行行托收。4.5.1.22 已签签订托收收协议的的，由出出纳每月月初到银银行取回回用水用用电清单单及发票票，交行行政部门门物业组组核对。未签订订托收协协议的，由行政政部门物物业组每每月初到到供水供供电公司司取回用用水用电电清单及及发票。物业组组应在每每月底抄抄水表、电表，计
40、算水水电耗用用量，并并与供方方提供的的清单核核对，允允许存在在合理差差异，如如差异较较大，由由物业组组负责与与供方核核对。核核对无误误后，在在清单和和发票上上签字确确认，并并分摊生生产和生生活用水水用电费费用，交交行政内内勤报账账。4.5.1.33 行政政内勤将将发票、清单收收齐后，填制费费用报销销审批单单，经行行政主管管审批后后报财务务部门审审核，审审核无误误后在费费用报销销审批单单上签字字。4.5.1.44 财务务审核通通过后，行政内内勤报请请总经理理审批。审批完完成，已已托收的的直接交交财务部部门进行行会计处处理，未未托收的的则交出出纳进行行银行转转账付款款。4.5.2 天天然气4.5.
41、2.11 行政政部门与与财务部部门通过过市场询询比价或或招标，共同确确定定点点供应商商。4.5.2.22 需求求部门根根据需求求填制采采购申请请，经部部门主管管及总经经理审批批后交行行政部门门采购员员采购。4.5.2.33 采购购员按需需求量及及定点价价格计算算采购金金额，并并填写付付款申请请单，经经部门主主管、财财务主管管、总经经理签字字后，交交财务部部门付款款。4.5.2.44 财务务审核人人对采购购申请单单和付款款申请单单进行审审核，检检查审批批流程是是否完成成（认签签字）、付款对对象是否否定点单单位名称称，审核核无误后后交出纳纳转账付付款。4.5.2.55 采购购员凭付付款凭证证到供方
42、方指定地地点充卡卡，后勤勤物资采采购工作作小组安安排人陪陪同前往往。充卡卡后将银银行付款款凭据交交给财务务部门。4.5.2.66 采购购事项完完成后，行政内内勤在一一周内填填制费用用报销审审批单，附上发发票、清清单、采采购申请请单，依依次经部部门主管管、财务务主管和和总经理理审批后后交财务务进行会会计处理理。4.5.2.77 需求求部门应应根据天天然气耗耗用情况况确定每每月定额额耗用量量，并交交财务部部门备案案，财务务部门以以定额耗耗用量按按月分摊摊天然气气耗用成成本费用用。4.5.3 煤煤4.5.3.11 采购购申请(1)生生产部门门在每月月25日日前提出出下月燃燃煤采购购申请，经部门门主管
43、和和总经理理批准后后交行政政部门。采购申申请量应应根据月月定额耗耗用量、上月库库存、安安全库存存量等数数据来确确定，采采购数量量能保证证正常耗耗用即可可。遇燃燃煤价格格波动较较大时，可适当当形成较较高库存存。(2)行行政部门门对生产产部门提提交的采采购申请请进行审审核，检检查申购购数量是是否合理理、审批批流程是是否完成成，审核核无误后后交采购购员进行行采购。4.5.3.22 购买买(1)全全年燃煤煤采购量量大的单单位，应应通过招招标确定定供应商商。招标标事宜由由行政部部门负责责安排，财务部部门和生生产部门门参与招招标过程程。招标标完成，签订采采购合同同。合同同应详细细注明对对燃煤质质量要求求（
44、燃煤煤卡值等等），合合同签订订事项参参见4.1.44。无法法招标的的，采取取询比价价方式，选择三三个以上上供应商商进行询询价，填填制供应应商询价价表，经经行政主主管及总总经理审审批后择择优选购购。询价价应由后后勤物资资采购小小组安排排人员与与采购员员共同参参与。(2)采采购员应应跟踪燃燃煤供应应过程。供方货货物到达达时，司司机将供供货清单单交给采采购员，采购员员开具信信息通知知单，分分别通知知磅房和和生产部部门。信信息通知知单上需需注明物物资名称称及重量量。4.5.3.33 验收收入库(1)磅磅房收到到信息通通知单，对燃煤煤毛重（含车皮皮和燃煤煤）进行行称量，登记称称重记录录台账。待汽车车卸货
45、后后，再称称车皮重重，计算算出燃煤煤净重（毛重减减车皮重重），并并开具汽汽车衡称称重记录录单。净净重如与与运货司司机提供供的数据据有较大大差异，应及时时通知采采购员与与供应商商沟通。汽车衡衡称重记记录单上上应列明明物资名名称、毛毛重、皮皮重、净净重、车车号等信信息，并并经司磅磅员和司司机签字字确认。称量完完毕，司司磅员将将汽车衡衡称重记记录单交交给仓库库保管员员。(2)在在卸货之之前，技技术质量量部安排排人员检检验燃煤煤质量，通过技技术检测测或燃烧烧时间检检查燃煤煤发热量量，具体体检验方方法由技技术质量量部门确确定，检检验不合合格的不不得接收收。(3)检检验合格格后，生生产部门门安排燃燃煤存放
46、放地点，并由生生产机器器零配件件仓库保保管员开开具入库库单，注注明入库库数量及及检验结结果，检检验人员员和保管管员在入入库单上上签字确确认。(4)燃燃煤入库库后，保保管员将将单据整整理成财财务记账账组和采采购付款款组两组组，并将将两组单单据交给给行政部部门。财财务记账账组单据据包括：供方供供货清单单、信息息通知单单、汽车车衡称重重记录单单（财务务联）、入库单单（财务务联）。采购付付款组单单据包括括：信息息通知单单、汽车车衡称重重记录单单（采购购付款联联）、入入库单（采购付付款联）。4.5.3.44 结算算付款(1)行行政部门门按合同同约定的的结算方方式确定定价格、数量及及结算金金额，在在入库单单上注明明并签字字确认，然后将将采购申申请单、财务记记账组单单据与合合同复印印件交至至财务部部门。(2)财财务部门门审核相相关单据据及合同同，复核核结算金金额，确确认无误误后进行行会计入入库及供供应商挂挂账处理理。(3)行行政部门门按照合合同约定定的时间间及方式式申请付付款，填填写付款款申请单单，注明明合同号号、收款款单位、开户银银行、账账号、申申付金额额、申付付事项等等要素，并附上上信息通通知单、汽车衡衡称重记记录单（采购付付款联）、入库库单（采采购付款款联）、发票等等票据。依次提提请行政政主管、