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1、公共关系管理程序编号：ZGFZ-QP-RS003版号：A/0页码： 第 6 页 共 6 页公共关系系管理程程序编制日期审核日期批准日期修订记录录日 期期修订状态态修改内容容修改人审核人批准人2007712226完成文字部分分杨文昌1. 目的1.1 公司公共共关系工工作运作作及时顺顺畅、管管理有效效。1.2 集合公司司外部资资源，达达到资源源共享。2. 适用范围围适用于公公司所有有公共关关系活动动管理。2.1 公司层面面的对外外接待（含含政府、媒媒体、合合作伙伴伴、集团团及兄弟弟公司等等）。2.2 目的性业业务公关关活动（业业务部门门为主，有有明确目目标）。2.3 各类评奖奖、政府府安排的的活动
2、及及工作、媒媒体访谈谈及关系系维护。2.4 危机状况况公关活活动。2.5 其他公关关活动。3. 术语和定定义4. 职责由董办负负责制定定、解释释该管理理程序，各各部门在在此管理理程序指指导下实实施具体体公共关关系活动动。5. 工作流程程5.1公关活活动实施施要求5.1.1 接待方面面，对于于公司层层面的来来访（其其中包括括政府要要员、主主要媒体体高层领领导、集集团、兄兄弟公司司高层领领导及执执行总裁裁特别指指定的人人员等）。a.相关关部门或或人员于于接到信信息后，仔仔细咨询询、了解解来访者者的情况况并提前前三天知知会董办办。b.由董董办按照照来访者者的要求求填写来来访接待待确认函函，制制定具体
3、体的接待待计划，并并通知相相关人员员提前做做好准备备工作，注注重计划划的前瞻瞻性与现现实的操操作性，接接待过程程中关注注细节。c.对于于一般的的业务来来访，可可由相对对应部门门直接安安排具体体的接待待事 宜，并并提前三三天知会会董办，由由董办提提供相关关协助。5.1.2 当业务部部门为解解决业务务实际操操作中的的问题而而需进行行相关目目的性公公关活动动时，具具体经办办部门或或人员需需将事由由报分管管领导，重重大业务务事项还还需报请请执行总总裁批示示，经审审批通过过后方可可执行。5.1.3 对于各类类评奖活活动原则则上参加加级别较较高的评评奖。a.相关关部门在在接到评评奖通知知后，首首先进行行初
4、步判判断并提提出相关关意见报报分管领领导。b.分管管领导同同意后报报请总经经理批示示。c.经审审批通过过后参加加评奖活活动。具具体参奖奖事宜由由各业务务部门负负责，其其中包括括资料的的准备、报报送等，董董办予以以协助，报报送的相相关资料料需报董董办备案案。d.活动动结束后后一周内内由具体体操作部部门将获获奖情况况抄报董董办，由由董办在在公司内内部进行行通报并并备案。5.1.4 对于政府府统一安安排的相相关活动动及会议议a.应由由对口业业务部门门了解清清楚具体体情况后后报分管管领导。b.经分分管领导导同意后后安排有有关人员员参加。c.活动动结束后后参加人人需在两两天内将将活动的的内容、对对公司的
5、的要求及及自己的的分析判判断等报报相关领领导，必必要时应应知会董董办。5.1.5 公司层面面的媒体体采访活活动a.原则则上由董董办和营营销中心心负责统统一安排排，其中中包括确确定采访访的时间间、地点点、方式式、提纲纲和预计计报导的的情况等等。b.负责责提前与与记者沟沟通采访访的重点点和需要要准备的的相关资资料。c.采访访活动结结束后，联联系人应应及时跟跟踪报道道情况并并将报道道交由董董办留存存归档。d.涉及及总经理理级（含含）以上上人员接接受媒体体的个人人专访及及进行评评论性质质的采访访时，还还需于实实施采访访活动的的前两天天报董办办备案，报报道发布布后三天天内抄报报董办。5.1.6 公司出现
6、现危机状状况时a.相关关部门应应充分收收集信息息，撰写写情况说说明并判判断事态态的严重重程度于于两日内内上报公公司高层层。b.公司司成立危危机处理理工作小小组，与与相关部部门沟通通制定解解决方案案，准备备对外说说明文件件，统一一对外口口径，尽尽早解决决问题并并报董办办备案。c.危机机解除后后，经办办部门需需于两周周内完成成总结、分分析并留留存归档档。d.危机机发生时时还应密密切关注注媒体动动态，由由董办和和营销公公司牵头头，主动动与媒体体方面沟沟通，以以书面形形式提供供相关材材料，并并及时把把握动向向，尽可可能避免免负面报报道的产产生。5.1.7 对于公司司内部征征订礼品品a.由各各部门根根据
7、实际际情况将将所需数数量报分分管领导导确认。b.经分分管领导导审核后后报董办办。c.由董董办进行行统筹后后报请执执行总裁裁批准执执行。5.2公共关关系信息息管理5.2.1 建立公共共关系名名录资料料库a.各业业务部门门应于每每年的11月和77月将所所关联的的各级政政府部门门相关工工作人员员、合作作伙伴的的姓名、工工作单位位、职务务、联系系方式等等信息进进行汇总总、更新新，并抄抄报董办办。b.由董董办输入入公司公公共关系系名录资资料库中中。c.董办办定期按按照名录录寄送周周刊和其其他公司司刊物。5.2.2 建立当地地主流媒媒体名录录a.由董董办和营营销公司司负责收收集当地地主流媒媒体情况况其中包
8、包括媒体体名称、类类型、发发行量（影影响力）、联联系方式式等并进进行汇总总，建立立当地主主流媒体体名录。b.即时时收集有有关公司司的宣传传报道，每每季度由由董办对对相关的的报道情情况进行行汇总。5.2.3 建立交往往记录有关公司司层面对对外交往往性质的的公共关关系活动动，具体体经办部部门或人人员需于于活动结结束后一一周内将将交往活活动的情情况，其其中包括括我方参参与接触触的具体体人员、成成果等进进行简要要文字描描述，并并抄报董董办。5.2.4 公司机密密性质的的信息可可由各业业务部门门与公司司相关领领导直接接沟通和和联系。5.3公共关关系维护护要求5.3.1 各业务部部门应与与所关联联的关系系
9、单位长长期保持持良好的的合作关关系a.充分分了解其其办事程程序和人人员的变变动情况况等。b.经常常进行礼礼节性问问候或拜拜访。c.对于于重点关关系单位位要每季季度进行行走访。d.促进进高层之之间的互互访，建建立良好好的感情情联络及及互信关关系。5.3.2 公司不不定期举举办公关关联谊活活动，邀邀请公共共关系名名录中的的关系单单位参加加，以促促进交往往、增进进感情，同同时，也也获取信信息、增增强合作作。5.3.3 重大节日日前夕公公司除统统一安排排相应的的礼拜活活动外，将将根据具具体情况况举办答答谢会，邀邀请重要要关系人人员出席席，感谢谢其对公公司的支支持与帮帮助，联联络感情情。5.3.4 各业
10、务部部门应通通过日常常的交往往，培植植公共关关系资源源。同时时，注重重挖掘公公司内部部资源（人人脉资源源）。5.3.5 公司具体体经办人人员应树树立高度度的保密密意识，不不得泄露露公司机机密。5.3.6 公司具体体经办人人员不得得违反国国家的法法律、法法规，不不违背职职业道德德，对给给公司造造成损失失的将追追究相关关责任人人的责任任。6. 支持性文文件无。7. 相关表格格7.1 ZGGFZ-QR-RS0006来来访接待待确认函函 7.2 ZGGFZ-QR-RS0007采采访安排排情况统统计表7.3 ZGGFZ-QR-RS0008媒媒体报道道情况统统计表7.4 ZGGFZ-QR-RS0009政政府沟通通情况记记录表6