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1、XXXX有限公司 记录控制程序 版本/修订状态： B/1XXX有有限公司司记录控制制程序文件编号号： SSJ/QQP-0002 文件版本本： B 生效日期期： 发文编号号： 编制综合部审核批准记录控制制流程图图责任部门门流程描述述备注相关部门门综合部相关部门门相关部门门相关部门门相关部门门相关部门门相关部门门N1Y确认记录形式、备案、标识销毁并记录21归档借阅并记录是否超过有效期编目建立记录清单收集使用记录1记录归归档及处处理登记记台帐2借阅登登记台帐帐1. 目目的建立并保保持质量量管理体体系记录录的控制制要求，以以保证能能够提供供产品符符合规定定要求和和质量体体系有效效运行的的证据及及其追溯
2、溯。2. 适适用范围围适用于质质量体系系运行中中产生的的记录，包包括来自自供方和和顾客指指定的记记录。3. 职职责3.1 综合部部是记录录的归口口管理部部门，负负责制定定记录的的编码规规则及管管理体系系文件记记录的审审定和建建立。3.2 各职能能部门负负责本部部门记录录的控制制和管理理。4. 工作程序序及要求求4.1记记录清单单建立、备案、标识4.1.1 各各部门根根据质量量管理过过程的需需要建立立记录清清单。清清单中要要明确记记录的名名称、编编号、保保存部门门、保存存期限，并并经部门门经理审审批。 4.1.2 综综合部对对各部门门拟定的的记录形形式和内内容进行行审核，各各部门经经理批准准，确
3、保保符合质质量管理理体系规规定要求求。4.1.3 各各部门把把经过审审批的记记录清单单、记录录和空白白表格报报综合部部备案。4.1.4综合合部对记记录空白白表格给给予文件件编号，具具体编码码规则如如下：记录编号版本/修改状态公司及记录的拼音缩写SJ/JJL /4.2记记录的使使用 4.2.1各种种记录要要有记录录人、审审核人、记录时时间、地地点、内内容等。4.2.2记录录应做到到字迹清清晰，记记录的事事实或数数据准确确、完整整，不得得随意涂涂改。如如需要更更改时采采用划改改，划去去原文后后写上更更改内容容，更改改人签名名。4.2.3记录录表单要要按照规规定的格格式进行行填写，不不必填写写处要用
4、用“/”划去，不不能留有有空白。4.3记记录收集集的内容容各部门根根据其职职能，确确定、准准备和收收集以下下记录（记记录可以以是任何何媒体形形式，如如拷贝或或电子媒媒体）：a. 管理评审审、合同同评审、产品审审核、工工艺审核核的有关关记录；b. 过程设计计的输入入、输出出、评审审、验证证、确认认、更改改的有关关记录；c. 供方评价价记录及及合格供供方的质质量记录录；d. 有可追溯溯性要求求时，产产品唯一一性标识识的记录录；e. 设备、设设施、工工装、环环境、安安全、过过程控制制的有关关记录；f. 对过程、设备、人员的的鉴定记记录；g. 进货、过过程、最最终检验验和试验验的记录录（包括括让步放放
5、行记录录）h. 检验、测测量、试试验设备备的校准准检定记记录；i. 不合格品品控制的的有关记记录j. 持续改进进、纠正正措施和和预防措措施的有有关记录录k. 内部质量量体系审审核结果果及纠正正措施验验证记录录；l. 各种培训训记录；m. 与服务有有关的记记录；n. 与统计分分析有关关的记录录；o. 搬运、贮贮存、包包装、防防护、交交付有关关的记录录；p. 来自供方方的质量量记录和和顾客工工程规范范的质量量记录；q. 可靠性分分析、验验证记录录；r. 其它质量量活动完完成后的的记录或或所达到到的结果果的记录录；s. 对顾客或或供方的的PPAAP相关关记录；t. 满足法律律法规和和顾客要要求的记记
6、录；u. 效益、效效率、成成本相关关记录。4.4 记录的的编目、归档、贮存4.4.1 各各部门对对记录进进行分类类并按顺顺序编好好目录。 4.4.2 各各部门所所产生的的记录自自行归档档，对要要归档的的记录应应按记录录的时间间顺序或编编号序进进行分类类装订，对对已归档档的记录录，记录录管理人人员要填填写记记录归档档及处理理登记台台帐，且且归档记记录要标标准明确确、分类类清楚、易于存存取、追追溯、查查阅。4.4.3贮存存4.4.3.11 各部部门自行行贮存本本部门所所产生的的质量记记录。贮贮存环境境要适宜宜，防止止损坏或或丢失。4.4.3.22记录的的保管要要做到台台帐清晰晰，便于于识别、查阅、
7、存取。4.4.3.33记录保保存期限限如下：a. 内部质量量管理体体系审核核和管理理评审记记录保留留3年。产品风风险分析析、措施施记录保保留155年；b. 生生产件批批准文件件、工装装记录、采购单单和修改改单的保保存时间间必须为为零件（或或零件系系列）在在现行生生产和服服务中规规定的有有效期再再加上一一个日历历年（当当顾客有有特殊要要求时，按按顾客要要求执行行）；c. 质质量运行行状态记记录（控控制图、检验和和试验结结果）必必须在其其生产的的当年和和下一个个日历年年予以保保留；d. 以以上规定定的保留留时间必必须理解解为“最短的的”保存时时间，本本要求不不替代任任何政府府规定的的要求；e. 所
8、所有质量量记录的的具体保保存期限限按质量量记录目目录清单单规定的的期限保保存。4.5记记录的查查阅、作作废处置置、监督督检查4.5.1查阅阅4.5.1.11记录借借阅要履履行借阅阅手续，借借阅人要要在借借阅登记记台帐上上登记，签签名，标标明借阅阅份数和和返还日日期等。4.5.1.22归档的的记录，原原则上只只能查阅阅，不能能带出，以以防损坏坏，丢失失。4.5.1.33合同要要求时，在在商定期期限内，记记录可提提供给顾顾客或其其代表进进行评价价时查阅阅。4.5.2作废废处置4.5.2.11超出保保存期限限的记录录，如无无继续保保存的价价值，各各部门应应进行作作废处理理。4.5.2.22记录需需作废处处理应列列出处理理清单，经经部门经经理批准准、综合合管理部部备案后后方能进进行处理理，作废废的处理理方式一一般采取取无痕销销毁。4.5.3综合合管理部部不定期期对各部部门的记记录的控控制过程程进行监监督检查查。5. 相关文文件目录录5.1文文件控制制程序6. 相关记录录及保存存期6.1记记录归档档及处理理登记台台帐 长期期保存6.2表表格管理理样册 长长期保存存6.3借借阅登记记台帐 长长期保存存4