物资采购管理制度最新.doc

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1、深圳路安特沥青高新技术有限公司物资采购管理制度（暂行）2011.12目录1 目的 12 适用范围 13 职责 14 工作程序 15.1 认可供应商名册的制定、复评及其更新供应商管理 5.1.1 制定 1 5.1.2 复评 1 5.1.3 更新 2 5.2 采购 2 5.2.1 采购申请 2 5.2.2计划的变更 2 5.3 询价 3 5.4 评审决议 3 5.5 合同制定与签订 3 5.5.1 合同制订3 5.5.2 合同签订3 5.6 合同执行与变更 3 5.6.1 合同执行3 5.6.2 合同变更 3 6材料管理 36.1 进料及进料检验 36.2 材料仓储管理 36.2.1 材料入库 3

2、6.2.2 材料出库 36.2.3 材料保管 36.2.4 材料报废 56.2.5 材料盘点 56.2.6 表单保管 57 相关文件记录57.1 认可供应商名录 CG-01 67.2 供货商资格预审表 CG-02 77.3 供货商评估表 CG-03 10 7.4 原材料/设备采购申请表 CG-04 117.5 物资采购会审表 CG-05 127.6 采购合同 CG-06 137.7 材料出/入库单 CG-07 167.8 材料内部调拨单/转账单 CG-08 177.9 材料报废申请表 CG-09 188附件8.1物资采购流程图 191目的规范公司大宗商品采购程序及审核流程，选择合格的供应商，保

3、证所有物资采购都能满足生产和经营要求。2 适用范围适用于公司原材料、设备、仪器、车辆、装修及大型办公设施采购。3职责3.1 工程部负责工程材料、机械设备、量测仪器、车辆等物资的采购管理工作。3.2 工程部负责选择、评审、确认及更新认可的供应商（包括业主指定的供应商）。3.3 工程部负责监督材料的入库及使用情况。4工作程序4.1 认可供应商名册（CG-01）的制定、评审及更新4.1.1 制定 a 供应商须填写供应商资格预审表（CG-02），以申请进入认可供应商名录。b 工程部采购主管负责核实供应商所提交的资料，在供应商资格预审表上写明意见，经分管副总经理审批，列入认可供应商名录。c 工程部采购主

4、管负责将供应商资格预审表及认可供应商名录分类存档，并输入电脑供查阅。4.1.2 评审 a 工程部采购主管填写供应商评估表（CG-03），提交分管副总经理。 b 供应商资格评估表作为更新认可供应商名录的重要依据。c 所有供应商资格评估表均作为质量记录，由工程部存档。4.1.3 更新a 认可供应商名录由工程部采购主管负责更新，经分管副总经理审批确认。b 对严重违反供货合约的供应商，采购主管及时提出处理意见,经总经理批准可立即将违约供应商从认可供应商名录中除名。c 凡被除名的供应商一年内不能使用，特殊情况下经工程部采购主管说明原因，分管副总经理审批后才可重新选用。4.2 采购4.2.1 采购权限a

5、5万元以下且符合项目备用金管理办法的物资采购按项目备用金管理办法执行。b 5万元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部统一实施采购。c超过500万元的采购须上报集团。4.2.2 采购申请原材料/设备采购申请表（CG-04）应提前一个月上报，进口原材料或特殊情况的采购作业应提前三至五个月提交申请。4.2.3 计划的变更a采购申请一经上报原则上不允许变更。b特殊情况如需变更应及时书面通知工程部采购主管说明原因，报分管副总经理批准。4.3询价根据采购申请，工程部采购主管向供应商发出询价邀请函进行询价。4.4 议价工程部采购主管分析供应商报价,选择条件优惠的供应商进行议价。4.5 评审决议工程部采购

6、主管根据议价结果制定物资采购会审表（CG-05），提交领导班子会评审，选定供应商。4.6 合同制定与签订4.6.1 合同制订工程部采购主管负责拟定采购合同（CG-06）,报分管副总经理审核。4.6.2 合同签订采购合同经总经理审批签署正式生效,原件交综合管理部进行存档管理。4.7合同执行与变更4.7.1 合同自生效日起开始执行。工程部采购主管负责与供应商联系发货，通知项目现场材料的验收及入库工作。4.7.2 履行材料采购合同过程中，若有变更需求，就变更内容与供应商重新签订补充合同。补充合同与原合同同样具有法律效应，是原合同的一部分。5材料管理5.1 进料检验5.1.1工程部采购主管负责与供应商

7、联系组织发货，并通知项目经理做好材料入库前准备。5.1.2项目部负责材料收货入库。5.1.3项目部材料主管对进场材料核实、验收并上报工程部。5.2 材料仓储管理5.2.1 材料入库5.2.1.1 进场材料由项目部材料主管办理入库手续。5.2.1.2 材料主管、项目经理应在材料入库单上签字确认。材料主管将入库情况汇总上报公司工程部和财务资金部。5.2.1.4 工程部对材料入库情况进行不定期抽查。5.2.2 材料出库5.2.2.1 材料出库由项目经理批准，材料主管填写材料出库单，经项目经理、生产主管及领用人签字确认后方可出库。5.2.2.2 如因生产需要，在材料入库的同时办理领用的，应首先填写材料

8、入库单，再填写材料出库单（CG-08），禁止直接以领用后的差额数办理入库手续。5.2.3 材料保管5.2.3.1 原材料的保管由项目经理直接负责。5.2.3.2 项目结束后，盘点结余材料,由项目部统一保管并上报工程部。如需调拨应由工程部统一安排，材料主管做好调拨的出库工作，并填写材料内部调拨单（CG-09）。5.2.4 材料盘点材料主管每月对材料进行盘点，统计材料的使用情况，并上报至公司工程部及财务资金部。5.2.5材料报废a 库存材料及机械设备如已变质或无使用及保存价值时，由项目部填写报废申请表（CG-10）。，经项目经理确认后上报工程部及财务资金部。b工程部对情况核实后报分管副总经理审核，

9、总经理批准。 c 尚有残值的材料及设备可通知收购商报价，议价后上报工程部及财务资金部，经分管副总经理审核，总经理批准后进行处理。5.2.6 表单保管材料出入库单应联号使用、联号保存，凡作废的单据应在第一至四联加计“作废”字样。各联材料出入库单应妥善保存,项目结束后全部交回工程部存档。6相关文件记录6.1 认可供应商名录 CG-01 6.2 供货商资格预审表 CG-02 6.3 供货商评估表 CG-03 6.4 原材料/设备采购申请表 CG-04 6.5 物资采购会审表 CG-06 6.6 采购合同 CG-07 6.7 材料出/入库单 CG-08 6.8 材料内部调拨单/转账单 CG-09 6.

10、9 材料报废申请表 CG-10 表格编号：CG-01认可供应商名录( )序号厂商(供应商)名称地址电话传真联系人主要产品说明：本表原则上每年调整一次，如有新增供应厂商时相应变更此表内容。准核：制表人： 表格编号：CG-02/1供货商资格预审表（一）填报日期： 年 月 日 供货商号码：-（以下由供货商填写）-商户名称： 商业证记号： 注册日期： 联络地址： 电 话： 传 真： 公司性质： 1 独资经营 合伙经营 有限公司 上市公司 其 他 2所属母公司名称： 附属子公司名称： 联营公司名称： 己发行资本： 人民币拾万元或以下 人民币拾万至壹佰万元 人民币壹佰万至壹仟万 人民币壹仟万元以上 每年营

11、业额： 人民币壹佰万元或以下 人民币壹佰万元至壹仟万元 人民币壹仟万至壹亿元 人民币壹亿元至拾亿元 人民币拾亿元以上 业务性质及范围： 主要客户：本地 %，国内 %，海外 %；合计 100% 主要货源：本地 %，国内 %，海外 %；合计 100% 总代理牌子： 代理牌子： 经销牌子： （请附上供应记录） 公司架构： 1. 行政管理人员 人 2. 营业员 人 3. 一般事务员 人 (请附上公司架构表)表格编号：CG-02/2供货商资格预审表（二）公司设备: 1. 货仓： 露天 总面积: 地点： 有盖 总面积: 地点： 2. 门市部：附属: 间 名称： 联营: 间 名称： 3. 检定/测试用仪器/

12、设备： 质量系统: 1. 质量政策 ： 有 无 2. 质量最高负责人 ：职位 姓名： 3. 实际解决问题负责人 ：职位 姓名: 4. 进验货负责人 ：职位 姓名: 5. 发货前检查品质 ：a) 厂方 独立检验公司 本公司 b) 必定有 经常 甚少 无 6. 检定测试货品方法 ： 发生法律诉讼合同/工程： 咨询银行： 咨询公司客户： 补充说明： 工程项目供货记录： 工程名称 供应材料 合同金额 合同日期 完成情况 注：请供货商填妥本表后连同商业登记/政府审报一并送我公司综合采购部 填报公司签名印章表格编号：CG-02/3供货商资格预审表（三）填报日期： 年 月 日 工程部采购主管意见:签字： 时

13、间： 年 月 日审核意见: 签字： 时间： 年 月 日 表格编号：CG-03供货商评估表( )1. 项目名称： 填写日期： 2. 供货商名称： 订购材： 3. 订购金额： 4. 评估表：项目经評分准期30 分质量25 分服务20 分财务状况15 分安全环保10 分合计100 分 5. 评估意见： 项 目 经 理： 签名： 物资采购主管： 签名： 副 总 经 理: 签名： 6. 评估结果： 合 格 合格 注：1. 评定意见一栏,请作简略说明。 2. 评估结果由项目经理填。 3. 每底及订购合同完成均要填报表格。 表格编号：CG-04原材料/设备采购申请表项目名称:序号材料/设备名称规格型号单位订

14、货数量交货时间申请说明备注项目经理： 审核： 制表人： 日期： 表格编号：CG-05物资采购会审表项目名称: 日期： 年 月 日供应商名称名称、规格、型号数量单 价总价单 价总价单 价总价信誉因素供货保证（含运输时间等）质量保证及售后服务建议供应商参加人签名：项目经理采购主管助总分管副总财务总监总经理董事长表格编号：CG-06/1 合同编号：( )深圳路安特沥青高新技术有限公司采购合同 甲 方：深圳路安特沥青高新技术有限公司 乙 方： 签订地点： 深圳 签订日期： 表格编号：CG-06/2 一、货物名称、型号、厂家、数量、金额 货物名称规格型号生产厂家数量（吨）出库单价（元/吨）运费（元/吨）

15、总金额（元）交货日期 合计货款(大写) 二、质量要求：技术标准：执行 标准。年度第一次购买提供样品的，以样品技术指标为标准。三、交货地点、方式：甲方指定地点，具体地址： ，汽运。四、运输及保险承担：乙方负责运输，货物运输过程中发生的灭失、损毁等一切风险均由乙方承担。乙方向甲方开具货物增值税专用发票及货物运输专用发票。 五、包装标准：复合牛皮纸袋包装， KG/袋。六、验收及异议：货到甲方指定地点后，甲方应及时组织验收入库，实际收货数量以甲方签收数量为准。如货物的规格、包装与约定不符有异议，甲方在收货时当场提出，可拒绝签收。七、结算方式：1、合同签订后 日内甲方支付总货款的 x %（￥ 元）做为订

16、金，锁定价格至货物提取完毕；提货过程中按批次结算，每批次到货后 日内再支付该批次货款的（100-x）%，货物全部验收确认后 日内付清全款。 2、合同签订后 日内甲方支付总货款的 %（￥ 元）做为订金，货物全部验收确认后 日内付清全款。本合同执行第 种结算方式。八、违约责任：乙方在收到甲方的订金后，必须按照甲方要求在发货日期前将货物发出，并且在_ 日内将符合合同约定的货物按量送至交货地点，否则视为乙方违约，每延期一日应按该批货款的万分之五向甲方支付违约金，如逾期_ 日甲方仍未收到乙方提供的符合合同约定的货物，则乙方应向 表格编号：CG-06/3甲方支付该批未交付货物_ %的货款作为违约金；同时甲

17、方有权另行采购。九、解决合同纠纷的方式：产生纠纷由合同双方协商解决或向甲方所在地人民法院起诉。十、合同生效：本合同一式四份，供需双方各执二份，合同自签定之日起生效，供货结算完毕后合同失效，本合同传真件有效，原件邮寄备案。甲方（盖章）深圳路安特沥青高新技术有限公司单位地址：深圳科技园北区朗山二号路路安特大厦法定代表人（授权人）： 日期： 电话：0755-传真：0755-开户银行：建行深圳市科苑支行税号：7023帐号：签订地点：深圳 乙方（盖章）单位地址：法定代表人：委托代理人：日期：电话：传真：开户银行：税号：帐号：表格编号：CG-07深圳路安特沥青高新技术有限公司 材料入库单 NO.库房地点

18、入库时间 年 月 日材料名称规格单位送货数量实收数量备注项目经理: 生产主管(复核人): 仓管员: 送货人:深圳路安特沥青高新技术有限公司 材料出库单 NO.库房地点 出库时间 年 月 日材料名称规格单位领用数量实发数量备注项目经理: 生产主管(复核人): 生产班长(领用人): 仓管员: 表格编号：CG-08深圳路安特沥青高新技术有限公司材料内部调拨单/转账单需方： 编号： 供方： 材料名称规格型号单位调拨数实拨数单价第一联：项目部存金额备注项目部： 需方： 供方： 制单：-深圳路安特沥青高新技术有限公司材料内部调拨单/转账单需方： 编号： 供方： 材料名称规格型号单位调拨数实拨数单价第二联：财务部转帐金额备注项目部： 需方： 供方： 制单： 表格编号：CG-10材料报废申请表库存材料名称型号及规格数量原值累计折旧已使用年限现值报废说明 处理建议部门领导意见副总经理审批8附件 物资采购流程图权责部门需求部门综合管理部助总,副总,总经理综合管理部总经理综合管理部采购申请需求部门5万以下NO5万以上审核YES询价议价选定供货商拟定合同合同签定合同执行