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1、第八章 信息与调查研究1n 通过阐述调查研究在管理工作中的重要作用，理解秘书搞好调查研究工作的重要性并了解调查研究的特点和内容，掌握调查研究的基本方法及统计分析的基本能力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘书提供信息的特点，掌握秘书收集信息和加工处理信息的程序和步骤。2第一节 调查研究概述n本节要点n一、调查研究的含义n二、秘书调查研究的意义n三、调查研究在秘书工作中的地位和作用3n 调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，就必须对不断变化的实际情况进行全面、真实的了解和准确、透彻的分析，这样，参谋才能有质量和成效，要达此目的，就必
2、须深入调查研究。4一、调查研究的含义n （一）调查研究：n 是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。n问：调查与研究的关系5n 调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。n调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节图图6-4 6-4 调查和研究的工作过程调查和研究的工作过程研究是秘书对研究是秘书对已经掌握的信已经掌握的信息情况，运用息情况，运用科学的理论、科学的理论、知识和方法进知识和方法进行综合分析和行综合分析和推断，以探究推断，以探究研究对象的本研究对象的本质及事物发展
3、质及事物发展规律规律调查是秘书运调查是秘书运用各种方法、用各种方法、手段对调查对手段对调查对象进行了解核象进行了解核查，掌握确凿查，掌握确凿的实际情况的的实际情况的过程过程 调查是研究的基础和前提调查是研究的基础和前提 研究是调查的深化和发展研究是调查的深化和发展 6为领导和上为领导和上级机关所贯级机关所贯彻的各项政彻的各项政策方针提供策方针提供反馈信息，反馈信息，保证下一步保证下一步工作的开展工作的开展 秘书做调查研究工作的意义n 秘书做调查研究工作的意义包括以下五点图图6-5 6-5 秘书做调查研究工作的意义秘书做调查研究工作的意义为领导在某为领导在某方面决策和方面决策和管理工作提管理工作
4、提供准确的信供准确的信息和第一手息和第一手材料，保证材料，保证领导正确地领导正确地决策和指导决策和指导工作工作秘书做秘书做调查研调查研究，可究，可以全面以全面了解和了解和掌握基掌握基层情况层情况秘书做调秘书做调查研究可查研究可以及时了以及时了解和掌握解和掌握市场动向，市场动向，为领导提为领导提供市场信供市场信息息听取收集听取收集并综合处并综合处理基层各理基层各方面的意方面的意见，为领见，为领导导“拾遗拾遗补阙补阙”7n可不可以说调查研究是锻炼、提高秘书工作能可不可以说调查研究是锻炼、提高秘书工作能力的必由之路？为什么？力的必由之路？为什么？8第二节 秘书调查研究的特点和内容n本节要点n一、调查
5、研究的特点n二、秘书调查研究的内容n三、秘书调查研究的形式9n 秘书的调查研究具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点；秘书调查研究的内容有政治性、政策性、专业性及热点问题等；秘书调查研究的形式丰富多样，因此，秘书可灵活运用。10一、秘书调查研究的特点n（一）很强的针对性（一）很强的针对性n（二）内容和方法的多样性（二）内容和方法的多样性n（三）一定的突击性（三）一定的突击性n（四）严格的科学性（四）严格的科学性11二、秘书调查研究的内容n秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类，如表6-2所示。表表6-2 6-
6、2 秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容 具 体 内 容 政策性调研 了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息基本情况调研 通过对各机关、单位的基本情况的调查,了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。12秘书调查研究的内容具体内容市场调研 了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息 专业性调研 对自然资源、社会生活以及人
7、文状况的了解分析；对有关事故、事件的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查舆论热点调研 是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息 续 表13三、秘书调查研究的主要形式n 对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。图图6-6 6-6 秘书调查研究的主要形式秘书调查研究的主要形式调查研究的调查研究的主要形式主要形式从调查研究从调查研究对象范围的对象范围的选择上分选择上分从调查研究从调查研究的内容上分的内容上分从调查研究从调查研究采取的主要采取的主要研究形式分研究形式分普查抽样调查典型调查专题
8、调查综合调查对比调查抽样调查民意调查专家调查统计调查14第三节 秘书调查研究的方法和程序n本节要点n一、秘书调查研究的方法n二、秘书调查研究的程序和要求15n 秘书的调查的方法多种多样，如文秘书的调查的方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法、实验调查法等；秘书研究的方法也调查法、实验调查法等；秘书研究的方法也丰富多样，如度量研究、分类比较、综合分丰富多样，如度量研究、分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书须全面掌握，灵析、系统研究方法等。秘书须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。活运用，才能获得高质量的调查研究结果。
9、16一、秘书调查研究的方法n 调查的一般方法表表6-3 6-3 调查的一般方法调查的一般方法调查的一般方法 具 体 内 容 个别访谈法 根据调查需要，选择单一调查对象进行采访、问询，了解情况。个别访谈的关键是选准访谈对象并拟好访谈提纲，要选好访谈地点并注意谈话的态度和语气。集体访谈法 根据调查需要，选择若干调查对象，组织目的明确的聚会、会谈。开会的关键一是要组织充分，使会议紧凑切题；二是对象要选择恰当、准确，参加座谈的都能畅所欲言，毫无顾忌，又真实可信。17调查的一般方法具 体 内 容 现场观察法 调查者亲临实际，亲自感受现实情况的方法。有参与式和非参与式两种，前者是深入到一个单位蹲点，实地观
10、察，以获取丰富而又真实的第一手材料；后者是在被调查对象没有察觉情况下的观察。问卷调查法 实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围地对调查对象进行一次单向的个别访问。关键在于问卷和表格的设计，调查目的要明确；同时要讲究问询水平和问询艺术。有封闭式和开放式两种形式 实验调查法 适当控制某些条件，使一定的社会现象发生，以揭示其产生原因或规律的方法。此法关键的外界环境条件的控制难，且其结论有可能与现实相违背 文献档案资料调查法 查询翻阅现成的档案资料和有关信息，了解掌握调查对象的背景和现实情况，实质是直接采用高层次信息，指导和保证调查工作的进行，注意：文献调查所得只能作为调查先导，不能作为结论。续 表
11、18秘书研究的方法n度量研究方法n系统研究方法n动态研究方法n比较研究方法19二、秘书调查研究的程序n（一）准备阶段。可分为六个环节n1、明确调研题目（或称课题、专题）n2、选择调研对象n3、选配调研人员n4、准备相关信息资料n5、编制确认调研计划n6、设计必要的调查问卷和表格20二、秘书调查研究的程序n（二）调查实施阶段。可分为三步：n联系确认调查对象n实施调查n阶段性小结并复查验证调查结果21n （三）研究分析阶段主要包括四个工作环节图图6-12 6-12 研究分析阶段的四个工作环节研究分析阶段的四个工作环节对调查材料的取舍、审定、核对和证实利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统
12、计确定研究结果分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息22 结论报告阶段 结论报告阶段，主要包括1、组织撰写调研报告工作2、调查研究的总结善后工作23第四节 秘书信息工作本节要点二、简报工作一、秘书信息工作三、信息资料工作24n 当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及处理原则等。25一、信息在外向型经济工作的重要作用n 当前，国际贸易内容和形式发生变化：当前，国际贸易内容和形式发生变化：n 除了商品贸易
13、外，还有利用外资、引进技术和劳务合作等。n 当前，国际市场竞争也发生变化：当前，国际市场竞争也发生变化：n 从单纯商品数量、质量和价格的竞争转向主要依靠技术、信息、管理和优质服务等手段的竞争。n 在竞争之中，对他国经济、政治、科技、法律及文化、思想等信息不掌握，必败。故可说信息已成为当今信息已成为当今世界决定生产力、竞争力和经济成就的关键因素。世界决定生产力、竞争力和经济成就的关键因素。26（一）信息是企业制定计划与决策的依据n 信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。n 营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力”。n 产品的生产以信
14、息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。27n 现代管理认为：管理是由计划、执行和控制n三个基本环节组成。而每n个环节的活动，都有离不n开信息。根据信息反馈，n及时调整经营管理策略，n才能保证企业在变化中求n得生存和发展。（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础28信息工作的意义n1、信息工作是一切行政工作的基础n2、信息是领导决策的依据n3、信息是增进秘书才能的途径29经济信息的搜集方法1、委托现有信息业或代理机委托现有信息业或代理机委托现有信息业或代理机委托现有信息业或代理机构获取急需的某方面信息。构获
15、取急需的某方面信息。构获取急需的某方面信息。构获取急需的某方面信息。2、订阅国内外主要电讯、订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料。和有关的报刊资料。3、通过各种业务活动，有目、通过各种业务活动，有目的搜集第一手的搜集第一手“活活”资料。资料。4、在国外建立推销网络的同、在国外建立推销网络的同时，组建信息网络。时，组建信息网络。5、充分利用驻外机构的渠道，、充分利用驻外机构的渠道，广泛了国际市场信息。广泛了国际市场信息。信息收信息收集方法集方法30经济信息收集处理的基本原则注重信息注重信息注重信息注重信息的时效性的时效性的时效性的时效性信息收集处理原则突出信息突出信息突出信息突出信息的适用性的适用
16、性的适用性的适用性确保信息确保信息的真实性的真实性注意信息注意信息的全面性的全面性保持信息保持信息保持信息保持信息的系统性的系统性的系统性的系统性31信息工作的基本程序n信息工作的程序：收集加工传输利用反馈n收集：收集环节秘书着重要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。要善于利用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息；n加工：加工环节就是秘书对信息的编制，编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。32n传输：传输是指信息的发送，有经验的秘书重视建立和完善信息的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别利用：信息的利用是信息工作的目的，要使有关单位、部
17、门接受信息，争取对他们有用。n反馈：反馈是新一轮信息工作的开始。33信息资料工作n秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。34（一）秘书的信息资料工作n秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。35（二）资料剪贴n 资料剪贴的方法n 资料剪贴主要是文字资料的提纯留存，传统的“剪贴”是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。36n 资料保存n 资料保存的注
18、意事项如下（见图6-17）。图图6-17 6-17 资料保存的注意事项资料保存的注意事项资料保存资料保存的注意事的注意事项项根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的 在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签顺序插入要留存的资料并一一编注 剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便37名片n名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。38往年试题n将工作活动的全过程按不同的发展阶段连续反应的信息反馈方法属于（）nA、系列型反馈信息nB、广角型反馈
19、信息nC、时间型反馈信息nD、程序型反馈信息n答案：C39往年试题n秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作属于（）。nA、信息整理nB、信息提炼nC、信息开发nD、信息反馈n答案：C40往年试题n宾礼次序亦称宾礼序列。它主要适用于多边性商务交往中如何同时兼顾（）、平等待人这两项基本礼仪原则，处理实际中难以回避的顺序与位次的排列问题。nA、尊重个人nB、尊卑有序nC、各国平等nD、以右为尊n答案：B41往年试题nMNz是衡量计算机性能的指标之一，它指的是计算机的（）nA、存储容量nB、CPU时钟主频nC、运算速度nD、字长n答案：B42往年试题n37下面关于“死机”描述，错误的是（）nA、当显示器黑屏时，就以为着计算机死机nB、死机是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态nC、操作系统本身存在缺陷是造成计算机死机的一种重要因素nD、计算机死机时应该进行热启动n答案：A(热启冷启复位启)43往年试题n在Windows资源管理器窗口中，要修改已选定文件夹的名称，下列操作中，不能实现改名操作的是（）nA、单击“文件”菜单中的“重命名”命令nB、两次单击该对象名称nC、右单击该对象，然后单击快捷菜单中的“重命名”命令nD、单击该对象的图标n答案:D44