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1、汽车有限公司文件编号NEOC-PG-QP-03 版本号A/0 文件名称记录控制程序页次第 1 页，共 6 页1.0目的证明产品、过程符合要求及管理体系得到有效运行，为采取纠正和预防措施以及保持和改进公司的管理体系提供信息。2.0范围本程序适用于公司管理体系运行过程中产生的所有记录的控制，包括适用的外来记录。如：供方、客户、审核机构。3.0定义记录：用来记录作业过程及结果的文件和资料, 包括各种载体如书面、电子档案等。4.0职责4.1品管部确定记录表单一览表中记录所需的保存年限。4.2各部门负责本部门相关记录的填写、收集/ 整理、保存、检索和处置。4.3 管理者代表负责记录留用、销毁的审批。4.
2、4行政部负责记录的年终集中保存、检索和处置。5.0程序序号流 程流 程 说 明责 任 部 门资 讯 输 出（ 方 向 ）主 导参 与1 记录的策划各职能部门采用过程方法对本部门的工作流程和管理制度策划中所需的记录。按策划所需，编制本部门的记录表单。表单的编写、审批、发放等相关规定参照文件控制程序。各部门文件控制程序各记录表单2 记录的识别、确认各程序和管理制度要求的记录表单或其他体系相关的记录表单均由品管部统一按记录管理需要进行识别、 备案，统计到 记录表单一览表中予以确认。品管部各部门记录表单一览表3 记录的填写记录可以呈任何媒体形式；呈电子形式的记录应采取相应措施以保持记录的完整和安全。纸
3、质记录避免弄脏、 弄破，影响可阅读性。记录（表单）的印刷、复印、保存、发放由各部门文控人员协助负责，表单印刷/ 复印作业前应先确认最新版本。记录的填写应及时，内容应真实、准确、完整。各部门各类记录汽车有限公司文件编号NEOC-PG-QP-03 版本号A/0 文件名称记录控制程序页次第 2 页，共 6 页记录应用圆珠笔或签字笔填写， 不能用铅笔填写。 字迹要工整、清晰，有修改时要采取划改并签名。4 记录的流转由于管理过程活动的需要，记录从开始填写到归档往往不是由一个人或在一个部门内完成，而需要在相关各部门及其人员之间流转。记录的流转， 应按相关文件的规定执行。记录在流转过程中的填写仍按序 3 的
4、要求执行。记录在流转过程中应保持其完整和清晰， 必要时应加强其保密工作。部分指示性记录 （如： 技术通知单、生产指令） 的流转可参考文件控制程序的发放办法执行。各部门5 记录的收集、整理和标识收集频次： 按照记录管理需要自行决定适当的频次。整理、标识：日、周、月记录按月整理；季度、年记录按年整理。对收集的记录进行分类、分期装订成册； 对整理后的记录作标识，注明记录种类、名称、记录期间、 记录编号及范围等，方便保管和检索。各部门6 记录的保存保存期限：记录的保存期限由品管部长根据法律 / 法规、顾客、合同等方面的要求及公司管理需要予以规定于记录表单一览表中。此记录在新的ISO 管理体系文件建立完
5、成时， 品管部长需呈 文件审批申请单 报管理者代表会审，总经理批准， 并发放到每个部门。没有新的管理体系增加或其他相关重大变动，以后每年年底定期重新呈报审批。各部门记录表单一览表记录保存清单汽车有限公司文件编号NEOC-PG-QP-03 版本号A/0 文件名称记录控制程序页次第 3 页，共 6 页记录由各部门先自行保存，每年年底上交行政部文档室统一存档。类同文件性质的记录即需要不定时查阅的（如： 技术通知单、技术协议书等），可以同文件一起登记保管，不受以上限制。为方便检索查阅， 文档室应对各部门上交记录要以分部门、年度等方式管理。登记：各部门建立 记录保存清单 ，登记归档记录保存情况。行政部同
6、时要建立文档室的记录保存清单，登记各部门上交的记录的情况。保存环境控制： 确保贮存场所具有适宜的环境， 应严禁烟火， 同时避免其受潮、变质、损坏、丢失等,以确保记录保存完好。电子记录由各使用单位定期进行备份或刻盘保存。如果是ERP之类应用系统上的记录，则由行政部统一安排定期备份保存。7 记录的查阅、复制借阅或复制记录要填写文件增补换 / 借阅申请单 ， 经需求部门责任人确认批准后到记录保管单位借阅 / 复制。属借阅的另需填写 文件借阅登记表 ，借阅的记录须按期完好归还，不得撕、撤、加页。存档仅一份的记录不得借走，只能在归档处查阅。当第一、二、三方审核或产品追溯需提供记录时， 各相关部门应能够及
7、时检索并出示所需的记录。各部门文件增补换/ 借阅申请单文件借阅登记表8记录的处置定期检查：每月检查记录保存状况, 发现问题及时处理。销毁或过期保留：行政部每年应至少实施一次记录盘存 , 对超过保存期限或特殊情管 理 者代 表行 政 部各部门文件审批申请单汽车有限公司文件编号NEOC-PG-QP-03 版本号A/0 文件名称记录控制程序页次第 4 页，共 6 页况要求销毁或特别保留的记录，填写文件审批申请单经上交部门会审，管理者代表批准后统一处置。对已达到保存期限但仍需要保留的记录， 品管部应重新规定保存期限进行保存。6.0相关文件序号文件名称文件编号1 文件控制程序NEOC-XZ-QP-01
8、7.0 相关记录表单序号记录表单名称记录表单编号1 记录保存清单PG-QR-001 2 文件审批申请单XZ-QR-001 3 文件增补换 / 借阅申请单XZ-QR-005 4 记录表单一览表XZ-QR-006 5 文件借阅登记表XZ-QR-007 汽车有限公司文件编号NEOC-PG-QP-03 版本号A/0 文件名称记录控制程序页次第 5 页，共 6 页附录 1：记录的策划记录的识别记录的填写记录的过程流转记录表式不适应记录的收集、整理、标识需要新增表式记录的处置记录控制程序流程图保存销毁记录的查阅未过期文件记录保存过期记录保存:汽车有限公司文件编号NEOC-PG-QP-03 版本号A/0 文件名称记录控制程序页次第 6 页，共 6 页8.0修改一览表生效日期版本修改摘要批准审核编制A/0 初版