采购控制程序及流程图.pdf

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1、采购控制程序及流程图 1/7 采购控制管理程序 编 制 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 2010-*-*发布 2010-*-*实施 文件修改履历表 文件名称 文件编码 Q/CX7.4-2010 采购控制管理程序 版次 A/0 NO 更改内容/标记 更改单号 更改人 更改日期 版本 文件受控印章加盖处 采购控制程序及流程图 2/7 1 目的 对公司的采购过程实施控制，以保证所采购的物资符合生产和规定要求。2 适用范围 本程序适用于公司供应商开发、评选管理及物品采购过程的控制。3 术语 3.1 物资-包括原材料、半成品、成品、生产设备、辅料备件、外包服务等。3.2 外协 分为供料外协（我公

2、司出材料、图纸等）、包料外协（我公司只出图纸）。4 职责 4.1 总经理批准供方资格标准、合格供应商清单。4.2 主管领导批准月采购计划、请购单、采购订单等。4.3 采购部门组织评价供方，制定采购合同、采购计划，并实施所需物资的采购及监督物资的入库情况，建立供方档案。4.4 质量部门参与供方的质量体系评价，负责采购物资的检验和验证。4.5 技术部负责供方技术能力的评价，并组织制定采购产品重要性分类表及有关验证要求。4.6 仓储组负责物资的验收、清点等工作。4.7 财务部门负责对账及付款等事项。5 工作程序 5.1 采购过程的策划 5.1.1 采购部门根据其他各部门的物资需求作采购前期策划，筹备

3、为该过程完成所需要的资料或资源。5.1.2 采购部门在相关技术标准的引导下，根据采购物资对最终作品质量的影响程度及对供方控制的方式方法等，制定供方资格标准。5.1.3 在有关部门（如技术部门、质量部门等）的配合下，主导供应商开发，并给予评价。相关具体程序见供应商管理规定。5.2 物资的信息与供应商的选择 5.2.1 根据相关部门提供的意见，确定采购形式的说明，如外购、供料外协、包料外协等；外协加工按外协加工管理办法操作。5.2.2 采购物资分类 技术部门负责制定采购产品重要性分类表，根据其对随后的实现过采购控制程序及流程图 3/7 程及其输出的影响，将采购物资分为三类；重要物资（A 类）：构成

4、最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；一般物资（B 类）：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即对使用有影响，但可采取措施予以纠正的物资；辅助物资（C 类）：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。5.2.3 供应商的选择 5.2.3.1 根据供应商管理规定对A、B类物资相关供应商的产品质量控制能力、采购的成本、供货执行能力、经营管理能力及员工素质等进行综合评价，并选择合适的供应商，录入合格供应商分类清单。5.2.3.2 对C类物资采用在市场上货比三家择优选用即可。5.2.3.3 供应商的评价是持续的

5、过程，对已经合格的供应商也要按供应商管理规定评审。5.3 采购 5.3.1 采购计划 5.3.1.1 技术服务部门编制相应的采购技术文件，如采购物资的名称、规格或图号、所用材料及用量、产品标准、技术要求和检验要求等。特殊时可要求说明采购的形式、供应商的指定等。5.3.1.2 生产原材料：采购部门根据生产主计划编制采购信息确认表并流转到仓储部门，仓管员填写入各部件的库存信息，以确定各部件的最终采购量；每月汇总后编制月采购计划。5.3.1.3 辅料采购、办公用品采购、消耗品等：需求部门每月提供经审核、批准的月消耗品需求表，采购部门编制采购信息确认表并流转到仓储部门，仓管员填写入物品的库存信息，以确

6、定其最终采购量；每月汇总后编制月采购计划。5.3.1.4 零星物资采购、临时应急采购：需求部门提供经仓库确认库存、主管批准的 请购单，采购部门应急到市场采购。5.3.1.5 设备、设施采购：需求部门提供经审核、批准的设备、设施添置申请单，与技术、生产、质量等相关部门协同寻找供应商、谈判、签约及采购。5.3.2 采购的实施 5.3.2.1 采购部门根据经主管领导批准的月采购计划、请购单或设备、设施添置申请单,在合格供应商分类清单中选择相应的供应商，制定采购订单实施采购。5.3.2.2 采购订单一式四份，一份留底，供应商、仓储、财务各一份。5.3.2.3 采购部门应与供方签订采购年度合同，明确对采

7、购产品的质量要求和供货要求，如品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等（中间商和经营店类的供方可不用签定采购年度合同）；第一次向合格供方采购 A、B 类物资及设备设施时，采购控制程序及流程图 4/7 应签订技术协议、质量验收标准与协议和廉政合同等。5.3.2.4 月计划外材料需要采购时，根据需要填写请购单，由主管领导表进行审批。5.3.2.5 采购部门要建立提供给相关供应商的技术文件、图纸、样品、模具、工具及工装等清单，并有签发、签收的资料。5.3.2.6 采购部门负责实施供方 100%交付能力的监控，建立采购计划跟踪表，监督采购合同的执行和供方的交付情况；当供方不

8、能满足规定要求时，由采购部门负责组织供方采取纠正和预防措施。5.3.2.7 当供方不能按期交付时，附加运费应由采购部对附加运费情况进行记录，附加运费的记录必须包括企业和供方两者支付的附加费用。5.3.2.8 采购部每月对合格供方的交付及时性和产品质量情况等进行统计分析，并依据分析结果调整各合格供方配套量。5.3.2.9 根据以上的情况，每月、每周或季度执行与供应商的相关合同、协议。5.4 采购产品的验证 5.4.1 采购部门以检验单的形式通知检验人员验证，一般有如下几种验证方式：由质量部进行进货验证；由本公司在供方现场实施验证；由顾客在供方现场实施验证；5.4.2 公司在供方货源处对采购产品进

9、行验证时,应在采购合同中规定验证和产品的交付方法,这种验证的安排可以是对供方的产品在生产过程中进行检验和/或进行最终检验和试验，或采用其它适当的方式，并做检验和试验记录。5.4.3 顾客如果要求验证供方的产品时，生产采购部在采购合同中予以规定，并帮助顾客实施，但顾客的验证不能代替企业的验证，也不能免除企业向顾客提供合格品的责任，也不排除顾客的拒收。5.4.4 经验证接收的产品，在进货检验和试验时一般不再重复原验证的内容。5.4.5 采用顾客选定的供方时或指定的供方,采购部也应按本文件规定通知采购物资的检验部门实施检验。采购产品的检验和试验由质量部按监视和测量控制程序进行。5.4.6 质量部应向

10、采购部提供采购物资每批产品检验结果记录，采购部将结果记入采购计划跟踪表。5.4.7 被验证不合格时，按不合格品控制程序处理。5.4.8 根据采购计划跟踪表上的每月物资到货数据，跟踪、汇总各供应商的发票寄到情况，并做好票务管理；同时以此制定月度或季度付款计划和付款申请。5.4.9 在财务部的主导下，协助财务、仓储等部门做好对账工作。5.5 对供应商的监视与评审 采购控制程序及流程图 5/7 5.5.1 正常供货的供应商由采购部按供应商管理规定组织相关部门对供应商的过程业绩进行定期的监视和评审，监视和评审结果应记入供方审核记录表。6 支持文件 NO 文件编号 文件名称 引用条款 1 Q/CX8.3

11、-2010 不合格品控制程序 8.3 2 Q/CX8.2-2010 监视和测量控制程序 8.2 3 Q/GL7.4-01 供应商管理规定 7.4.1.2/7.4.3.2 4 Q/GL7.4-02 供方评估审核标准 7.4.3 5 Q/GL7.4-03 采购年度合同 6 Q/GL7.4-04 技术协议 7 Q/GL7.4-05 质量验收标准与协议 8 Q/GL7.4-06 廉政合同 9 Q/GL7.4-07 外协加工管理办法 7.4.1 10 Q/GL7.4-08 采购部门绩效考核方案 11 Q/GL7.4-09 采购价格管理和审批规定 7 记录表格 NO 表格编号 表格名称 保存时间 存放地点

12、 1 Q/BG7.4-01 合格供应商清单 2 Q/BG7.4-02 月采购计划 3 Q/BG7.4-03 请购单 4 Q/BG7.4-04 采购订单 5 Q/BG7.4-05 月消耗品需求表 6 Q/BG7.4-06 采购计划跟踪表 7 Q/BG7.4-07 采购产品重要性分类表 8 Q/BG7.4-08 采购信息确认表 采购控制程序及流程图 6/7 9 Q/BG6.3-01 设备、设施添置申请单 10 Q/BG8.2-01 验收单 11 Q/BG7.5-01 生产主计划 12 Q/BG6.1-01 付款申请 采购流程图 供应商 请购部门 技术 采购 质量 仓库 财务 采购信息请购单/对应库存 BOM 表/开发供应商 月采购计划 询价/选供方 订购单 审批合同 审批 订购单 订购单 物资/材料 技术协议 质量协议 验收单 接收清点 检验 采购控制程序及流程图 7/7 NO NO NO YES 降价 YES 入 库 不合格单 按不合格品控制程序处理 退 特采处理 计划/请款 付款 付款审批 对 账 对 账 对 账 供应商监视与评审 供应