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1、公司质量环境职业健康安全管理文件控制程序 1 目的对公司质量环境职业健康安全管理体系相关的文件的分类、编号、编制、审核、批准、 发放、保管和更改进行管理和控制，确保体系文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用 文件为有效版本，防止失效文件的非预期使用。2 范围适用于公司质量环境职业健康安全综合管理体系相关的文件的控制和管理。3 职责3.1 经理负责质量环境职业健康安全管理手册的批准、发布。3.2 管理者代表负责质量环境职业健康安全管理手册的审核，批准、发布程序文件，组织 有关人员对现有质量环境职业健康安全管理体系文件进行定期评审。3.3 安全生产部负责质量环境职业健康安全综合管理手册、程序文件
2、、技术文件的发放、更 改、回收、销毁。3.4 党政办公室负责所有管理文件的发放、销毁以及原稿的保存和控制。3.5 各部门负责与其相关的质量环境职业健康安全管理体系文件的使用、收集、保管、整 理及归档，并负责建立本部门受控文件清单。4 工作程序4.1 文件的分类及编号4.1.1 文件的分类a) 管理手册b) 程序文件c) 其它管理体系文件（管理文件、岗位责任制、技术文件、外来文件等）4.1.2 文件编号由安全生产部、党政办公室按制定技术标准和管理标准的一般规定执行。4.2 文件的编制、审核、批准和发布4.2.1 管理手册由安全生产部组织相关人员编制，管理者代表审核，经理批准发布。4.2.2 程序
3、文件由安全生产部组织相关人员编制，主管领导审核，管理者代表批准发布。4.2.3 技术文件由安全生产部组织相关专业人员进行编制，主管领导审核，生产经理批准发 布，必要时由生产经理组织相关技术人员评审其适用性并做好记录。4.2.4 其他管理文件由部门领导组织编制，分管领导（或其授权人）审核，经理（或其授权 人）批准发布。4.2.5 文件审核过程中，需要会审的必须填写“文件审批表”，参加审核人员签字认可。44.3 文件的发放和管理4.3.1 文件经审批后，原版文件应归档，并填写“文件归档移交登记表”。4.3.2 管理体系文件由档案室存档。4.3.3 发放的文件必须是签字生效后的文件，文件在发放前加盖
4、“受控”或“非受控”印章 注明不同的分发号，由文件管理员填写“文件资料发放明细表”，按管理者代表批准的范围 发放。4.3.4 作废文件由文件管理员按原“文件资料发放明细表”收回并记录，并加盖“作废”印 章，填写“文件销毁清单”，经管理者代表批准后进行销毁。对有保留价值的作废文件的保 留，由管理者代表批准并加盖“保留”印章标识，存档留用。4.3.5 为确保各个场所使用的文件是有效版本，必要时对文件进行评审，并做好记录。4.3.6 受控文件使用者不得随意借给他人使用或复制、涂改。4.3.7 当文件使用者的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回 破损文件，补发新文件。新文件的分
5、发号仍沿用原文件的分发号。文件管理员将破损文件销 毁。4.3.8 当文件使用者将文件丢失，应按 4.3.3 条办理申请领用手续，但必须在领用申请中说 明具体情况。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废， 并立即将作废文件的分发号通知相关部门，防止误用。4.4 文件和资料的更改4.4.1 提出文件更改的部门，填写文件更改申请，注明要求更改原因及内容。对重要内容（如 技术参数）的更改应附有充分的证据，由安全生产部统一下发更改通知单。4.4.2 文件的更改审核、批准由原审核部门、原审批人进行，当原审批人不在职时，由接替 其岗位的人员审批，文件管理员提供原文件的背景资料。4
6、.4.3 文件更改申请经批准后，由安全生产部按文件资料发放明细表的名单发更改通 知单，文件管理员实施更改，并注明更改标识、更改人及更改生效日期。4.4.4 文件在实施过程中遇到组织结构、产品、运作流程、法律、法规等发生改变时，需要 时对原文件进行修改或更新，更新后的文件须经再次批准。4.5 外来文件的控制 直接引用的各类外部管理文件由管理者代表批准后，文件应填写外来文件接收登记单存档，与本公司的文件和资料同样控制、管理。4.6 文件的换版文件资料内容影响使用或依据标准换版时，应及时换版，按照 4.2 执行。4.7 文件的借阅 文件借阅必须填写文件借阅申请表，经副经理或其授权人批准后，方可借阅，并在规定期限归还。4.8 所有记录按 QG/HN40002-2017记录控制程序执行。5 相关支持性文件记录控制程序制定技术标准和管理标准的一般规定5.2 相关记录有效文件清单文件审批表文件借阅申请表文件资料发放明细表文件补发申请单文件更改通知单文件销毁清单文件归档、移交登记表外来文件接收登记单