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1、文件和资料控制程序-流程和记录表格 有限公司 文件和资料控制程序 HJ- 0P -001文件编号 受控副本章 受控印章 文件版次 A0 1.0 目的 确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。 2.0 范围 指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。 3.0 3.1 3.1.1 3.1.2 定义 文件 文件：由信息和承载媒体构成； 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。 受控文件：分为正本和副本两种文件。正本为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本盖 3.2 “受控副本”印章
2、，由使用部门管理。 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 非受控文件： 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件； 分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。 质量手册：是公司建立符合 IS09001: 2000要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲领及 基本的文件。 3.5 程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要 件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。 3.6 作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一 的作业通常都针对单一部门性质
3、或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。 3.7 3.8 法令、 3.9 表单：包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。 外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准 法规等。 外发文件：发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。 4.0 职责 文件的编制、修订、审核和审批。 质量手册 4.1 4.1.1 A ） 人事行政部组织编制修订; B ） 副管理者代表审核； C ） 总经理批准。 日期 4.1.2 程序文件： A ） 责任部门主管/经理/总监编制修订； B ） 副管理者代表审核及相关责任部门经理 /
4、总监会签; C ） 管理者代表批准。 4.1.3 作业指导书： A ） 责任部门主管/经理组织编制修订； B ） 编制修订部门经理/总监审核； C ） 总经理批准。 文件废止申请表 封面标准格式 文件编号（版本 正文标准格式 讨论、审核、 受控文件最新一览表 文件收发记录表 检讨文件 文控中心 发放范围及修改记录标准格式 相关责任人 准批 总经理 料借阅记录表 回收记录、控制 文控中心 文件收发记录表 回收失效文件 销毁 文控中心 文控中心 文件销毁申请表 4.2 4.3 5.0 文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版 各文件使用部门负责：建立文件一览表， 流程图 /废止文件的销毁，确保使用有效版本； 本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。 各部门 作业流程 文件制修订申请表 责任部门 文件制、修订、废止 文控中心 5/9