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1、文件和记录控制程序范文 文件和记录控制程序范文 1、目的 确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。 2、范围 适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。 3、职责 3.1 各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。 3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受
2、控文件的原稿及行管记录的保管。负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。 3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。受控文件的会签、签收、保管、执行。 权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/ 记录 制 定 单 位 NO NO YES YES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文 件格式拟稿，在以权责表审核。（权责表5.3） 4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有 原职能部门修订，注明变更原因及修订内容， 依权责表审核。 4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止 时，须由原职能部门填写文件申请单，注 明废止原因。依权责表审核。文件废止后， 原文件的编号不
3、得重复使用。受控作废文件 应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原 件加盖作废章“作废”后留存。作废文件作 为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不 可擦拭比作“打叉”标记。 4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件 是。统交由文控中心编号，编制外来文件 记录表，并加盖“外来文件管制”章。经编 号的外来文件，其原稿由文控中心保存。外 来文件的接受、购入视同制定，更新视同修 订，废止为不再使用。 文 件申 请单 外 来文 件记 录表 管理代部门负 4.5审核/会签权限见权责表 5.3文件制/修/废 废 审议、会签 确认 责 人 管 理 代 表 总 经 理 4.6核准权限见权责表 5.3 文控中心4.
4、7文件编号：由文控中心依据文件编码原则进行统一编码，文件编号不应有重复的情形。 4.8文件版本编号原则参 5.4.3 相关责任单位文控中心4.9文件经会签、核准后，三天内发型。文控 中心应填写文件发放、回收登记表，在发 放的文件上加盖“受控文件”章，注明发分 编号，文件领用人应签收。 4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若 用电子版本发布时，有文控中心通过内部网 络发放给个相关使用部门；发分单位：“” 代表发布纸质文件；“”代表发布电子文件。 4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理 申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏 文件的编号以备查考。 文 件发 放、回 收登 记表 相关文控中心
5、 4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核 方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示 “受控”印记也不再进行跟踪管理。 4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文 件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗 失，则备注于发放记录，并由责任单位填写 文件申请单注明遗失原因，交于文控中 心存档。 4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文 件电子档后面，由各单位根据需求请文控打 印后自行影印。若表单版次变更，有文控中 心根据文件发放记录通知相关部门更换新版 表单。 4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保 管”的原则。 4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进 行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件
6、再 进行发放、回收。 4.17发行的文件，由各使用部门制定专人集 中保管。文件须置于容易维护及取得的地点， 文 件发 放、回 收登 记表 文 件申 请单编号/版本 文件分发/回收 5、补充说明 5.1文件的分类 5.1.1内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等。 5.1.2文件受控、非受控的界定 5.2.1受控文件指，需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在文件发放、回收登记表中登记。 5.2.2应在受控文件封面或首页“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律
7、需要重新加盖“受控”印章，否则视其不再受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。 5.2.3非受控恩家是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。对于暂时在生产现场使用的文件需盖参考章。 5.4文件编码原则：各项文件制定、修订均应由文控中心以编码原则编码。 5.4.1一至二阶文件编号原则： * (文件类别)-* (流水号0199) 文件类别： 一阶文件：QM 二阶文件：QP 三阶、四阶文件编码原则见(附件一) 5.4.2外来文件 * * *(时间代码：年、月、日各取两位)*(流水码
8、：001-999) 5.4.3所有文件版本以01,02,03,04.之原则表示。 5.5流程图的表示法； 开始和结束用“”表示，流程中用“”表示，审核、核准、检验用 OK 5.6文件格式 5.6.1一般程序使用同一首页格式、内页格式：文件字体统一为宋体(具体见文件编制管理规定)。 5.6.2用纸：一般程序：采用A4纸（除另有需求外），其他文件制定纸张。 5.7对外发行的文件，由对外接洽的责任部门负责，原则上对外文件不予以做分发回收动作。 5.8顾客提供的外来文件，如顾客需做旧版回收作业时，由对外接洽的责任部门负责人负责将新版文件交至文空中心，同时文控中心将旧版文件交还给对外接洽的责任部门负责人
9、，由其将旧版文件归还顾客。 6、记录控制工作要求： 6.1记录的查阅 6.1.1经记录保存部门的负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。如合同中有相关要求时，经管理者代表同意，记录可提供给顾客或其他相关方查阅。 6.1.2外来记录的控制 如供方提供的原材料出厂检验报告由IQC保存，计量鉴定报告、产品检验报告、技术相关记录资料等由相关部门自行保存，如没有特别规定，保存期限一般为两年。 6.1.3汽车产品品质记录中；生产零件批准、工装记录，产品先期质量策划(或同等)记录，采购订单等及其修改应保持的时间长度，即零件（或零件族）生产和服务的在用时间，再加上一个日历年，除非顾客或监管机构另行规定
10、。其他为15年保存期限，顾客另有要求从其要求： 6.1.4组织应要求其提供嵌入式软件汽车产品的供货商，实施并保持其软件质量保证系统。一个被管饭接收的协议，如汽车SPICE或其等效应(CMM)得到应用，组织应要求汽车SPICE 供应方的自我报告，或提交等动作作为供方系统能力的证据。 7、相关文件 7.1文件受控章作废章参考章（附件二） 7.2质量记录控制程序 8、相关表单 8.1文件发放、回收记录表WT-EQ-001 8.2标准书制、修、废、审核履历表WT-EQ-002 8.3文件申请单WT-EQ-003 8.4外来文件记录表WT-EQ-004 8.5文件总览表WT-EQ-005 8.6文件借阅登记表WT-EQ-006 8.7目录表WT-EQ-029 8.8文件制定.修订.作废申请表WT-EQ-150