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1、归档文件整理方法与步骤 (2021-09-2405:56:54)转载标签：杂谈分类：档案知识第一讲归档文件的采集一、采集概述归档文件的采集是指根据国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所构成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行采集的经过。采集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实相貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。二、采集文件采集文件总的原则是齐全完好。所谓齐全完好是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料采集起来，个人在公务活动中构成的文件材料也在采集的范
2、围，十分要注意对单位会议记录的采集。采集方法上要注意两点：一是注意平常采集，即平常将某次会议或处理某件事、解决某个问题所构成的文字材料采集起来；平常注意将单位领导或同志外出开会、出差、约定事项所带回的文件、材料采集起来；平常注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑采集起来。二是注意年终采集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料采集起来；年终还要注意把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位构成的文件、材料、图表、声像、实物全部采集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的采集。第二讲归档文件的价值鉴定归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个方面。第一，
3、凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定，确定其能否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。根据2006年国家档案局发布的第8号令（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定），机关文件材料归档范围是：一反映本机关主要职能活动和基本历史相貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二机关工作活动中构成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三本机关需
4、要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料不归档范围是：一上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、赏罚非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部相互抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务构成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四下级机
5、关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第二，对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，根据2006年国家档案局发布的第8号令（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定），文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等构成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中构成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
6、(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：一本机关职能活动中构成的一般性业务文件材料；二本机关召开会议、举办活动等构成的一般性文件材料；三本机关人事管理工作构成的一般性文件材料；四本机关一般性事务管理文件材料；五本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。第三讲归档文件的装订归档文件以“件为单位进行装订。一般以每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发
7、文为一件，报表、名册、图表等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。归档文件在装订前对不符合要求的归档文件进行必要的修整，如：对破损文件的修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，对超大纸张的折叠，去除易锈蚀的金属物等。归档文件装订前必须按顺序进行排列。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样能够作为首页加盖归档章，进而更好地保护正本的原始相貌。装订时应将“件内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的，将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下
8、侧对齐。装订材料采用符合档案保护要求的不锈钢订书针，较厚的文件可以采用钢夹、塑料夹或线进行装订。采用不锈钢订书针装订的，一般只订一颗针。第四讲归档文件的分类（规则）中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其;、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的经过。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等详细内容。（规则）固然对归档文件整理工作的很多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的基本步骤留了下来。一、分类方法分类方法也称为“分类标准、“分类特征或“分类原则。（规则）选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的分类方法，这三种分类方法在各级单位档案部
9、门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规律和要求。(一)年度分类法年度分类法，就是根据构成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用得最广泛的分类方法。运用年度分类法时，正确地断定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况需要注意：1、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时，一般来讲应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以断定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期(即落款日期)断定文件所属年度。例
10、如：1995年构成的（19962000年工作规划），应归入1995年度；1997年构成的（1996年机关工作总结），应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。2、跨年度构成的文件如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度构成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件构成的文件材料，统一在结案年归档。3、几份文件作为一件时，“件的日期根据（规则）规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文复文等可以作为一件，这时断定“件的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。详细地讲，正本与定稿为一件，以正本为准；正
11、文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。4、文件没有标注日期文件没有标注日期的，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。5、有专门年度的分类方法假如立档单位相当一部分工作是根据专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中构成的文件，就应根据专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，构成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如1995年与19951996
12、学年归入同一类。(二)、机构(问题)分类法1、机构分类法：采用机构分类法时，一般来讲，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可根据本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如，先排办公室，后排业务处(室)、后勤部门等。采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，怎样归类则须视详细情况而定，有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，归入有关机构类中。业务部门起草，以机关或办公(室)名义发出的，假如内容属该部门职责或业务，应归入负责起草文件的机构类，否则归入负
13、责发文的综合机构内。机关单位内设置的临机会构，应和其他机构一样设类，构成的归类文件归入该类保存。如临机会构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么构成的文件应归入该内部机构类；假如临机会构涉及两个以上的内部机构，应根据其主要职能以及构成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。2、问题分类法问题分类就是根据文件内容所讲明的问题对归档文件进行分类。运用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构构成的归档文件划为“党群类，业务部门构成的归档文件划为“业务类，行政后勤部门构成的归档文件划为“行政类等等。文件
14、归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年应归入同一类中。(三)保管期限分类法保管期限分类法，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。二、复式分类与分类方案复式分类法也称组合分类法，就是将年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法组合运用的分类方法。在机关档案室档案整理中使用较多。如“年度机构(问题)保管期限或“保管期限年度机构(问题)分类法等。下面列举几种常用的复式分类法，并
15、对相应的分类方案加以讲明。(一)年度机构保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。(二)保管期限年度机构分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。(三)机构年度保管期限分类法即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。(四)年度问题保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，每
16、个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确，文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。(五)保管期限年度问题分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。与此类似的还有保管期限问题年度分类法。(六)问题年度保管期限分类法即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。与此类似的还有问题保管期限年度分类。(七)年度保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，再在年度下面
17、按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年构成文件数量少的机关。(八)保管期限年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年构成的文件数量少的机关。第五讲归档文件的排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。一、排列方法排列的实际操作体现为两步，即先根据事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。(一)同一事由内的归档文件排列同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件构成时间的先后
18、顺序，先产生的排列在前，后产生的排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。(二)不同事由间的归档文件排列不同事由归档文件的排列能够有多种方法，包括时间、重要程度等。1、按不同事由构成时间的先后顺序排列事由的构成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他因素。这种方法比拟简单，更适用于实行“随办随归的机关。一般同一事由的文件办理完毕后，就能够将相关文件整理完毕归档保存。这样，不同事由的归档文件自然就根据构成时间的先后排列起来。采用年终集中整理的机关，可以以按事由办结时间排列不同事由的文件。2、按事由的重要
19、程度排列将主要职能或重要活动构成的文件排在前面。其他工作构成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，详细业务工作排在后面。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作构成的文件材料。3、按事由具有的共同属性分别集中排列(1)按责任者或承办部门分别集中排列。例如设处的机关，一般以处为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，能够将不同科(室)构成的文件分别集中排列。(2)根据不同问题分别集中排列。采用此方法，一般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。这里的问题是指小问题，与文书立卷时分类方案中的细类比拟类似，比方同一机构的不同职能。此
20、类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如，机关人事部门，能够将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由构成的文件分别集中排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。第六讲归档文件的编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后面的编目工作及将来查找利用时的实体存取提供条件。件号即文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。室编件号应在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从“开场标注。盖章：要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置
21、。归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目。归档章式样如图：归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中空白位置，假如机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也放在前面作为首页加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可另附纸页在文件前面加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文件和收文章等穿插。第七讲归档文件的编目编目是指编制归档文件目录，即应根据分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。编目应以“件为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复
22、文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。一、归档文件目录的项目填写归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。1、件号：指室编件号。2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，能够是一个机关或机关内部的一个机构，可以以是几个机关，或者一个人或若干人。填写时，一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部、“本局等含义不明，难以判定的简称；也不能打点或用“同前、“同上等字样代替。联合发文，责任者太多时能够省略，但立档单位是责任者的必须抄录。对白头文件，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全。4、题名：即文件标题
23、，完好的题名由责任者、问题、文种3个部份组成，例（市档案局关于加强档案安全保管的通知），也有的直接由问题和文种组成。一般情况下，文件只要一个标题，填写时照实抄录，有的文件还有副题名或并列题名，正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录，并列题名需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写和补充标题。些归档文件的附件独立性强，可以在正件题名后抄录附件题名，外加“()号，例“关于进一步加强我市城市建设的意见(附：城市建设管理规划)5、日期：即文件的构成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如：2001年3月24日，标注为
24、20010324，可以填成两行。对未注明日期或日期不清的，应根据文件内容加以考证填写。6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。7、备注：用于填写归档文件需要补充和讲明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要讲明的条目过多时可在备注栏中加注“，将详细内容填入备考表中。在表格右上方设置有归档文件所属“机构(问题)和“盒号，便于准确查找和归位。归档文件目录的式样、填写参见附件1。填写归档文件目录项目时应采用符合档案保护要求的字迹材料(碳素墨水或蓝黑墨水)。已采用计算机档案管理的单位，可直接录入计算机，使用档案管理软件自动生成并打印出目录。二、归档文件目录装订归档文件目录应单独
25、装订成册并编制封面，一式二份。归档文件目录装订能够按机构(问题)、年度、保管期限等分类装订，并用口取纸或文字注明，以便管理、查找利用。第八讲归档文件装盒装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。归档文件应严格根据排列编制好的件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中的相应条目排列顺序完全一致，保证检索到文件条目后能对应地查找到文件实体，当利用完毕后能及时准确放回原位。否则，该文件就可能成为“死档。装盒时，应根据分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。假如不同类别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊
26、项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。装盒的详细要求是：不同构成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)构成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应注意下面问题：应视文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒构成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损；依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。档案盒封面填写。封面上应在已有的双横线上填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗
27、号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。盒脊式样及盒脊上各项的位置及栏目见附件3。各项目的填写要求整洁、划一。详细填写要求如下：全宗号全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。年度年度栏内填写盒内文件的构成年度(4位数字横排)。保管期限保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久、“定期。机构(问题)机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上能够不填写机构(问题)项。起止件号起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的
28、件号，其间用“号连接，如“1632。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。盒号盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。备考表填写备考表印在档案盒封三上，用以对盒内归档文件进行必要的注释讲明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况讲明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下：1、盒内文件情况讲明：填写盒内归档文件需要讲明的情况，包括文件采集的齐全完好程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等，整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以讲明。进行归档文
29、件整理工作时，如某份文件须讲明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，可以在备考表中具体讲明，并在目录相关条目的备注项中加“*号标示。2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。能够是全部归档文件整理完毕的日期，可以以是该盒归档文件整理完毕的日期。备考表的样式及表中各项目的详细位置(见附件2)。归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。第九讲档案计算机管理一、档案当代化
30、管理信息时代，人们要求全面、迅速、准确地获取信息，那种传统的、手工的、落后的档案管理方法，已远远不能适应时代发展的需要。制定推行（规则），改革归档文件整理方法，是国家档案行政管理部门的应对措施之一。(一)为以计算机技术为中心的当代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。诸如计算机一次输入、屡次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利。(二)促进机关文档一体化管理的实现。文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理获得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。逐步实现“随办随归。(三)为
31、设计合理的电子文件整理方法打下基础。二、计算机辅助归档文件整理计算机辅助档案管理是档案管理当代化的核心。档案管理各个环节全部或部分依靠计算机完成，是计算机辅助档案管理的主要内容。由于（规则）同时适用于手工管理方式和计算机管理方式，使计算机全面参与归档文件整理工作，提高归档文件整理工作的效率。(一)计算机辅助进行归档文件整理工作计算机辅助进行归档文件整理工作的前提是计算机能够处理机关全部归档文件的本身数据。在文档一体化管理条件下，无论是在采集齐全完好的基础上进行整理，还是在手工整理后全部录入，都要求计算机实现对全部归档文件数据的管理。计算机辅助归档文件整理的实现能够分为单机运用方式和网络运用方式
32、。在网络运用的条件下，档案部门或人员应确保能够以事先预定的分类方案处理收发文部门和各业务部门构成的归档文件信息数据。在分类的基础上，档案人员应通过网络，协助文书、业务部门人员或单独对归档文件数据进行排列、编制件号和编目工作，并随时监控文书或业务部门文件运行和整理情况。在进行最终整理时，档案人员应将打印完毕的归档文件目录发到文书或业务部门，然后由文书或业务部门人员进行归档文件实体整理工作；档案人员可以以按照归档文件目录单独完成加盖归档章、装盒等工作。在单机运行的条件下，档案人员通过使用软盘进行数据传递，同样能够实现上述整理经过。假如计算机软件尚不能做到这一点，档案人员能够在完成归档文件分类、排列
33、、编制件号等工作后，将归档文件数据输入计算机，由计算机输出归档目录之后，再进行余下的实体整理工作；或者，档案人员在计算机上完成归档文件的分类、排列、编制件号打印归档文件目录等项工作后，再进行余下的实体整理工作。总之，除去必要的手工劳动，归档文件整理的各个环节均能够由计算机自动或辅助完成。这样，能够充分发挥计算机的功能，降低档案人员的手工劳动量，提高归档文件整理工作的效率，为档案保管和提供利用打下良好的基础。同时，计算机辅助归档文件整理也是档案管理当代化的一项重要内容。(二)建立归档文件之间的虚拟关联固然归档文件以件为单位进行整理，在实体排列时，仍然强调属同一事由的归档文件要排列在一起，以方便档案部门提供利用的工作。然而在使用计算机进行档案检索时，由于是文件级查找，其检索结果只能是个别档案，若利用者需要某一事由或某一类的全部档案。这就应该在进行归档文件整理时，应对已经录入计算机的归档文件建立事由虚拟关联。建立事由虚拟关联，即建立若干归档文件属于同一事由的特定标志，是计算机辅助进行归档文件整理工作中的一个重要环节。建立归档文件事由虚拟关联的目的在于保持归档文件的历史联络，保证档案查全率和查准率。