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1、纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档档案局发布布的中华人人民共和国国档案行业业标准归归档文件整整理规则和和湖南省档档案局关于于归档档文件整理理规则实实施细则的的规定，从从20011年1月11日起，立立档单位对对应归档的的纸质文件件以“件”为单位进进行整理。为为了确保归归档档案的的质量，规规范我校归归档文件的的整理方法法，现确定定我校十大大类档案均均为以“件”为单位进进行整理归归档。所谓谓“件”的概念，即即：一个事事由（问题题）或一个个项目的材材料可视为为一件。一、归档文文件在进行行整理时，首首先必须明明确几种情情况1、 下列文件或或文本在实实体装订时时，可作为为一件：正本与定定稿作为一一件；
2、法律法规规等重要文文件的历次次修改稿（包包括定稿）可可合为一件件；正文与补补充说明正正文的文字字、图表、数数据等附件件，原则上上为一件（附附件页数多多，也可各各为一件）；具有保存存价值的文文件处理单单应与正文文作为一件件；原件与复复印件或手手抄件，应应作为一件件；转发文件件与被转发发文件，应应作为一件件；报表、名名册、图表表类文字材材料按其原原装订方式式，一册（本本）作为一一件；请示与批批复、报告告与批示、问问函与复函函等来往文文书，原则则上作为一一件。如果果报请性文文件归档整整理后才收收到回复性性文件，也也可各为一一件，并在在“归档文件件目录”的备注栏栏中加以说说明。2、 以“件”为为保管单
3、位位的各文种种和稿本的的排列顺序序为：正本在前前，定稿在在后；正文在前前，附件在在后；原件在前前，复制件件在后；转发文在在前，被转转发文在后后；回复性文文件在前，报报请性文件件在后；结论性材材料在前，依依据性材料料在后；汉文本在在前，少数数民族文本本在后；不同文字字的文本，无无特殊规定定的，中文文本在前，外外文本在后后；文件处理理单放在文文件前面。3、文件有有多个时间间特征一份文件往往往有多个个时间特征征，包括成成文日期、签签发日期、批批准日期、会会议通过日日期、公布布日期、发发文和收文文日期等等等。分年度度时，一般般来说就以以文件签发发日期（或或落款日期期）为准，据据以判定文文件所属年年度。
4、取消消原有的按按针对年度度归类的做做法，对于于计划、规规划、总结结、预决算算、统计报报表以及法法规性文件件等内容涉涉及不同年年度的文件件，统一规规定按文件件签发日期期（或落款款日期）判判定文件所所属年度。4、跨年度度形成的文文件机关单位的的某些具体体职能活动动，如召开开会议、处处理案件等等，跨年度度形成的文文件，统一一在办结年年度归档，分分类时也都都归入办结结年度。如如：跨年度的的会议文件件材料，统统一归在闭闭幕年；跨年度的的案件形成成的文件材材料，统一一归在结案案年；跨年度的的请示与批批复，统一一归在批复复年，原已已分开归档档的，应在在各自归档档文件目录录备注栏内内加以说明明；回顾纪念念性文
5、件，归归入定稿或或发表年；法规性文文件，归入入公布的年年度；跨年度的的计划归开开始年；跨年度的的总结归最最后一年，等等等。5、几份文文件作为一一件时，“件”的日期按照规定，正正本与定稿稿、原件与与复制件、来来文与复文文等也可作作为一件，这这时判定“件”的日期，应应以装订时时排在前面面的文件的的日期为准准。具体地地说，正本与定定稿为一件件，以正本本为准；正文与附附件为一件件，以正文文为准；转发文与与被转发文文为一件，以以转发文为为准；来文与复复文为一件件，以复文文为准；多份文件件（如组织织关系、工工资关系、行行政介绍信信、学籍材材料等）作作为一件的的，可标起起止时间。6、无落日日期的文件件要标注
6、日日期此类情况见见于内部文文件（也叫叫白头文件件），需要要分析文件件内容、制制成材料、格格式、字体体以及各种种标识，通通过对照等等手段来考考证和推断断文件的准准确日期或或近似日期期，并据此此按年度合合理归类。7、专门年年度的分类类方法如果立档单单位相当一一部分工作作是按照专专门年度进进行的，如如教学等，采采用年度分分类法时，对对这部分工工作中形成成的文件，就就按照专门门年度进行行分类。如如：20002-20003学年年的计划归归入起始年年；20002-20003学年年的教学工工作总结归归入办结年年。8、临时机机构（如“三讲办”、“普查办”等），存存在时间不不长（即两两年以内），文文件材料又又比
7、较少，工工作虽然跨跨年度，形形成的文件件可以不分分年度，放放在工作结结束年度归归档，如果果每年文件件数量较多多，亦可分分散在各个个年度内归归档。9、保管期期限的划分分原则上参照照国家教委委19944年施行的的高等学学校档案实实体分类法法和高高等学校档档案工作规规范，制制定出本单单位档案保保管期限表表。永久，凡是是反映本机机关主要职职能活动和和基本历史史面貌的，对对本机关国国家建设和和历史研究究有长远（即即50年以以上）利用用价值的档档案，定为为永久保管管。它主要要包括：(1) 本本机关制定定的属于政政策规定性性的文件；处理重要要问题形成成的文件材材料；召开开重要会议议的文件材材料；重要要的请示
8、、报报告、总结结、综合统统计报表；机构演变变、机关领领导人任免免等文件材材料。(2) 同同本机关产产生的重要要文件有密密切联系的的上级和下下级机关的的重要文件件，上级针针对本机关关所作的决决定、批复复、报告和和调查研究究材料。(3) 本本机关批转转下级报送送的重要的的具有特殊殊意义的文文件材料。长期，凡是是反映本机机关的一般般工作活动动，在较长长时间内（即即1550年左左右）对本本机关工作作有查考利利用价值的的文件，定定为长期保保管，它主主要包括：(1) 本本机关一般般工作问题题文件材料料；一般会会议的主要要材料；人人事管理工工作形成的的一般文件件材料（如如行政介绍绍信、工资资关系等）。(2)
9、 直直属上级机机关下发的的属于机关关主管业务务或非直属属上级机关关颁发的针针对本机关关主管业务务，并需要要贯彻实行行的一般性性文件材料料。(3) 下下级机关报报送的年度度工作总结结、报告和和统计报表表等文件材材料。短期，凡是是在较短时时间内（如如15年以以内）对本本机关有参参考利用价价值的文件件材料列为为短期保管管。它主要要包括：(1) 本本机关一般般事务性的的文件材料料。(2) 上上级机关和和同级机关关颁发的非非主管机关关业务但需需要参照执执行的文件件材料。(3) 下下级机关报报送的一般般性的文件件材料。10、根据据本单位的的保管期限限表，对当当年文件材材料进行分分类时应注注意以下几几点：(
10、1) 原原则上不要要将不同保保管期限的的文件混在在一起。(2) 应应从一个问问题或一组组文件材料料的重要程程度划定保保管期限，不不要孤立地地按单份文文件的重要要程度来划划定保管期期限。(3) 一一个问题的的文件，有有保管期限限不完全相相同的情况况，为了保保持问题的的完整性，可可本着就高高不就低的的原则。(4) 本本机关转发发上级的业业务文件，没没有提出具具体意见的的打印件作作短期。二、归档文文件整理工工作步骤第一步 分类我校十大类类档案中，党党群、行政政类档案按按机构分类类法，教学学、科研、基基建、设备备、产品、出出版、外事事、财会类类等按类目目分类法。我校原则上上采用：年年度机构或或项目保管
11、期限限分类法机构分类法法，是根据据文书处理理阶段形成成和处理文文件的承办办单位对归归档文件的的分类，它它主要针对对党群、行行政类档案案。模式：年度度机构保管期期限分类法法示例：20003年，校校长办公室室，永久、长长期、短期期即先将归档档文件按年年度分类，每每个年度下下按机构分分类，再在在组织机构构下面按保保管期限分分类，这种种分类方法法运用于内内部机构不不复杂的立立档单位。采采用此种分分类方法，在在库房排架架时，每年年形成的档档案按机构构序列依次次上架，不不必预先留留空，也避避免了倒架架，库房管管理非常方方便。同时时，可将一一个年度同同一机构形形成的文件件，按保管管期限的不不同，依次次排列在
12、一一起，更便便于实体查查阅。此方方法特别适适用于推行行部门整理理归档的单单位。采用机构分分类法能最最好地保持持全宗内文文件在来源源方面固有有的联系，客客观地反映映立档单位位的历史面面貌。同时时，由于每每个机构都都承担某些些方面的职职能和任务务，按机构构分类在一一定程度上上集中反映映了某一方方面工作内内容的文件件，便于按按照一定的的专题查找找和利用档档案。特别别是对于现现行机关，在在文件由各各机构分工工整理（即即原来推行行的文书处处理部门立立卷）的情情况下，每每个机构向向档案馆移移交的归档档文件，就就自然构成成一类，使使全宗内分分类体系的的设计大大大简化。1、采用机机构分类，一一般来说，有有一个
13、机构构就设置一一个，机构构名称就是是类名。采采用机构分分类法，原原则上以哪哪个机构名名义发文的的文件就归归入哪个机机构的类中中。有些文文件是由几几个机构共共同处理的的，如何归归类须视其其具体情况况而定，如如：有主办者者的一般归归入主办机机构；以机关名名义发出的的文件，则则归入有关关机构类中中；业务部门门起草，以以机关办公公室名义发发出的，如如果内容属属该部门职职责或业务务，则应归归入负责起起草发文的的机构内。2、机关单单位内设置置的临时机机构，应和和其他机构构一样设类类，形成的的归档文件件归入该类类保存。有有时临时机机构与该立立档单位某某一内部机机构合并办办公，并以以该机构为为常设机构构，那么
14、形形成的文件件应归入内内部机构类类中；如果果临时机构构涉及两个个以上的内内部机构，则则应根据其其主要职能能以及形成成的文件内内容、数量量多少等，由由这些机构构协商后确确定分类方方法。3、各职能能机构下又又设机构的的，一般应应选择职能能机构进行行分类；业业务独立性性强、职能能重要的，也也可选择职职能机构的的下设机构构进行分类类。类目分类法法，是根据据各业务主主管机构产产生的不同同类别、不不同项目的的归档文件件的分类，它它主要针对对教学、科科研、基建建、设备、产产品、出版版、外事、财财会类档案案。模式：年度度类目保管期期限示例：a、22003年年，教学类类研究生教教育中的学学位，永、长长、短b、2
15、0003年，基基建类第118项工程程，永、长长、短 即即先将归档档文件按年年度分类，每每个年度下下按类目（即即类别或项项目）分类类，再在类类别或项目目下面按保保管期限分分类。第二步 装订归档文件材材料修整完完毕，需要要用符合档档案保护要要求的装订订材料重新新加以装订订，以防文文件丢失，便便于归档后后保管和利利用。1、装订前前，对破损损的文件进进行修复以以延长其寿寿命。修复复主要针对对一些有孔孔洞、残缺缺或折叠处处已被磨损损的文件，进进行修补和和托裱。2、复制字字迹模糊或或易退变的的文件。目目前，一般般采用复印印的方式进进行复制。比比如传真件件字迹耐久久性差，须须复制后才才能归档。复复印时，墨墨
16、粉浓度不不宜太大，颜颜色不宜太太深，并且且最好采用用单面复印印。3、对某些些特殊超大大的纸张（报报表、基建建图纸等）需需要加以折折叠，折叠叠的操作要要求比较简简单，但要要注意尽量量减少折叠叠次数，同同时折痕处处应尽量位位于文件、图图表字迹之之外。取齐齐右边和下下沿。此外外，文件页页数较多时时，宜单张张折叠，以以方便归档档后的查阅阅利用。凡凡8K纸张张的统计报报表、新生生录取审批批表等，可可以不折叠叠，装订后后直接装盒盒。4、去除易易锈蚀的金金属物。如如订书钉、曲曲别针等。但但对于155年以内的的短期文件件可以不拆拆钉。5、装订时时，正本在在前，定稿稿在后，来来文与复文文作为一件件时，复文文在前
17、，来来文在后，再再将“件”内各页按按一定的方方式对齐，便便于日后翻翻阅利用。一一般来说，采采用左上角角装订的，应应将左、上上侧对齐；采用左侧侧装订的，应应将左、下下侧对齐；采用线装装的，对齐齐右边和下下沿。为了尽量降降低成本，简简便装订方方式，全省省推荐使用用精制塑料料螺钉装订订。红色装装订永久保保存的档案案，黄色装装订长期保保存的档案案，绿色装装订短期保保存的档案案。从材质质的安全和和经济角度度考虑，对对较厚的文文档可采用用线装法（三三孔一线）。另另外，5页页以内的文文件可采用用胶水粘贴贴。第三步 排列归档文件的的排列是指指在分类方方案的最低低一级类目目内，根据据一定的方方法确定归归档文件先
18、先后次序的的过程。规规则中规规定：“在分类方方案的最低低一级类目目内，按事事由结合时时间、重要要程度等排排列。会议议文件、统统计报表等等成套性文文件可集中中排列”。这里的的“最低一级级类目”，是指分分类时所确确定的类目目体系中设设在最低的的一级类目目，例如按按照“年度机构保管期期限”分类，“机构”即为最低低一级类目目。而按“年度类目保管期期限”分类，“类目”则为最低低一级类目目。事由（即问问题）可根根据范围的的大小来确确定。具体体方法有：(一) 同同一事由内内的归档文文件排列。即即一个作者者，一个问问题（即同同一事由）的的文件，就就按时间先先后顺序排排。例如财财务管理工工作文件、工工会工作文文
19、件等。(二) 不不同事由的的归档文件件排列。1、按不同同事由形成成时间的先先后顺序排排列，所谓谓事由的形形成时间即即事由的办办结时间。这这种方法只只要求将不不同事由的的文件，按按其办结时时间的先后后顺序排列列，而不考考虑其他因因素。这种种方法比较较简单，更更适用于实实行“随办随归归”的机关。一一个作者，几几个问题的的文件，就就先按问题题后按时间间排列。2、按事由由的重要程程度排列，将将主要职能能或重要活活动形成的的文件排在在前面，其其他工作形形成的文件件材料排在在后面，或或将综合性性工作排在在前面，具具体业务工工作排在后后面。例如如会议文件件可将会议议通知、开开幕词、闭闭幕词、工工作报告、代代
20、表提案、大大会决定等等重要文件件排在前面面，其它文文件排在后后面。又如如综合性文文件可将计计划、总结结、规章、领领导讲话等等排在前面面，其他材材料排在后后面。3、按事由由具有的共共同属性分分别集中排排列(1) 一一个事由，几几个作者，先先按作者，再再按时间排排列。例如如人事工作作文件，可可以将机构构设置、人人员编制、干干部任免、调调配、职称称评定、劳劳资、出国国审查等问问题所属的的不同小事事由形成的的文件分别别集中到一一起。(2) 一一个事由，几几个单位，可可先按单位位，再按时时间排列。例例如基层上上报的工作作总结、统统计、年报报和名册等等。(3) 非非诉讼案件件材料，按按决定（或或批复）报告
21、调查旁旁证个人交交待材料等等顺序排。对具有保存存价值，且且又没有及及时归档的的零散文件件，应排列列在相应类类别归档文文件的最后后或与相关关的某份归归档文件装装成一件，并并在归档文文件目录备备注栏中加加以说明。第四步 编号归档文件编编号，是指指将归档文文件在全宗宗中的位置置标识为符符号，并以以归档章的的形式在归归档文件上上注明。编编号是编目目工作的起起点和基础础，其目的的是反映分分类、排列列这些系统统化工作的的成果。通通过编号，使使归档文件件在全宗中中的位置得得以确定，并并为后续的的编目工作作以及将来来查找利用用时实体存存取提供了了条件。(一) 归归档章的项项目归档章式样样（应为六六个空格，下下
22、图为示例例）： 全宗号年度室编件号归档机构保管期限馆编件号1、 全宗号：是是档案馆为为立档单位位编制的代代码。目前前我校档案案共划分为五五个全宗，代代码分别为为：长沙交交通学院11号、长沙沙电力学院院2号、湖湖南轻工业业高等专科科学校3号号、湖南省省水利水电电学校4号号、长沙理理工大学55号。1、 年度：是指指归档文件件的形成年年度，即形形成和处理理归档文件件的年度。以以四位阿拉拉伯数字标标注公元纪纪年，如22003年年，不能简简化写成“03”，而应写写成“20033”。3、保管期期限：是指指机关文书书、业务部部门或档案案部门在整整理归档文文件时，按按照档案案保管期限限表给归归档文件划划定保管
23、期期限。归档档文件保管管期限为永永久、长期期、短期。可可简称为“永”、“长”、“短”，也可用用“Y”、“C”、“D”填写。4、件号：即归档文文件的排列列顺序号。它它是归档文文件在分类类方案中最最低一级类类目的排列列顺序号。它它是反映归归档文件在在全宗中的的位置和固固定归档文文件的排列列先后顺序序的重要标标识。件号号分为室编编件号和馆馆编件号两两种。我校室编件件号有两种种方式：一是按机构构分类法进进行分类的的（党群、行行政等类），即即采用“年度机构保管期期限”进行分类类的，室编编件号应在在同一年度度、同一机机构、同一一保管期限限内从“1”开始编一一个流水号号。例如：校长办公公室20003年形成成
24、的永久、长长期、短期期3个保管管期限的归归档文件，编编号后形成成3个流水水号，即永永久的从“1”开始编一一个流水件件号，长期期的从“1”开始编一一个流水件件号，短期期的也从“1”开始编一一个流水件件号。二是按分类类方案的某某一级类目目进行分类类归档的（教教学、科研研、基建、设设备、产品品、出版、外外事、财会会等类），即即采用“年度类目保管期期限”分类的，室室编件号应应在最低一一级类目内内，按同一一年度、同同一机构、同同一保管期期限内从“1”开始编一一个流水号号。例如：教学和科科研类（其其中综合类类除外）在在三级类目目内编制件件号；财会类先先按归档机机构排列，再再在二级类类目内编制制件号；其余各
25、类类（包括所所有综合类类）均在二二级类目内内编制件号号。例：教教务处20003年教教学计划、学学籍变更材材料等，分分别划在22个三级类类目中，应应在这2个个类目中按按其保管期期限的划分分，编制永永久或长期期件号，均均从“1”开始编流流水件号。5、归档机机构：即档档案形成部部门。6、馆编件件号：由档档案馆根据据进馆档案案的类别和和保管期限限编制。 (二) 盖归档章章的要求1、盖归档档章的位置置。一律加加盖在归档档文件首页页上端居中中的空白位位置，如果果领导批示示或收文公公章等占用用上述位置置，可将归归档章盖在在其他空白白位置，但但以上端为为宜。以篮篮黑色印泥泥为宜。2、填写归归档章项目目应使用符
26、符合档案保保护要求的的字迹材料料，如碳素素墨水等。档档案材料一一律杜绝使使用圆珠笔笔、铅笔、红红色或纯兰兰色笔。3、改进盖盖归档章的的方法。搞搞好两个结结合：一是是与机关内内外收发文文程序结合合，在收文文尚未流转转、办理前前，就由收收发部门在在文件的首首页上加盖盖空白归档档章，可以以有效地避避免领导批批示等占用用盖章位置置。二是与与推行文书书处理部门门归档制度度结合，给给每一个部部门分别配配置一套归归档章，每每形成一份份文件，就就由这些部部门的兼职职档案人员员加盖空白白归档章，这这样，可以以大大减轻轻年终集中中整理归档档时盖归档档章的劳动动强度。附注：档号号模式和标标识与各类类档案归档档章示例
27、参参考A、档号模模式和标识识：1. 20003DQ133Y10 20003年党群类组组织永久第110件 2. 20003XZ12C17 20003年行政类人人事、师资资长期第117件 3. 20003JX1332C8 20003年教学类全全日制本、专专科招生长期第88件4. 20003KY1223Y6 20003年科研类社社会科学省级项目目永久第66件5. 20003SB188C20 20033年设备类第第18号仪仪器设备长期第220件 6. 20003JJ177Y16 20003年基建类第第17项工工程永久第116件 7. 20003CP144D3 20003年产品类第第14号产产品项目短期
28、第33件 8. 20003CB155D2 20003年出版类第第15号出出版物短期第22件 9. 20003WS122C9 20003年外事类出出国长期第99件 10. 22003CK144D89 20003年财会类凭凭证短期第889件 B、各类档档案归档章章示例 ：1、52003DQ13-100组织部永久2、 52003XZ12-177 人事处长期3、 52003JX13-2-8招生办长期4、 5 2003KY12-3-6科研处永久 5、 5 2003SB18-200设备处长期 6、 5 2003JJ17-166基建处永久 7、 5 2003CP14-3校产处短期8、 5 2003CB15-
29、2期刊中心短期9、 5 2003WS12-9国交处长期10、 5 2003CK14-899计财处短期另外，所有有类别中的的综合类举举例：2003年年，教学综综合类，第第18件，教教务处产生生的长期保保管档案。 5 2003JX11-188教务处长期第五步 编目在搞好前四四步工作的的基础上，不不要急于编编目，还应应注意搞好好复查定盒盒，它是保保证文件归归档质量的的必要措施施。复查的的内容如下下：第一，文件件收集是否否齐全完整整（注意发发现漏收、重重份等问题题）；第二，年度度是否分清清（注意跨跨年度文件件的补收）；第三，盒内内文件排列列是否合理理（注意密密不可分的的文件有无无人为分开开）；第四，归
30、档档文件保管管期限划分分是否准确确（注意几几种保管期期限保存的的文件有无无交叉现象象）；第五，一个个事由（或或问题）的的文件是否否集中（注注意有无夹夹杂其它内内容）。编目是指编编制归档文文件目录。它它是归档文文件整理工工作的重要要内容之一一，也是其其他各种编编目工作的的起点和基基础。编制制归档文件件目录，实实现了归档档文件从一一次文献向向二次文献献的初步转转化，为档档案的保管管、鉴定、检检索、统计计和编研等等工作的开开展提供基基本条件。编目必须按按照分类、排排列的结果果，逐类、逐逐件编制目目录，以系系统、全面面的揭示归归档文件的的全貌。(一) 归归档文件目目录的项目目1、件号：填写室编编件号。
31、每每一件文件件的“件号”，指每一一个归档机机构的归档档文件在划划分保管期期限（永久久、长期、短短期）后，分分别在各种种保管期限限中的顺序序号。2、责任者者：是指制制发文件的的组织或个个人，即文文件的发文文机关或署署名者。联联合发文填填几个主要要的就可以以了。不必必一一填写写。责任者者可填正规规的简称，但但不能填成成“本校”，如：可可填“长理工大大”。3、文号：即文件的的发文字号号，是由发发文机关按按发文次序序编制的顺顺序号，一一般由机关关的代字、年年度、顺序序号组成。可可按竖3排排照实填写写，如： 。文文号栏内不不得填写期期刊、会期期或文件件件次，但可可填写在题题名栏内。长理工大20034号4
32、、题名：即文件标标题。它是是直接表达达文件的内内容和中心心主题的文文件特征，是是归档文件件内容的起起点。文件件题名较长长的可填二二、三行不不等。没有有标题或标标题不规范范的，可自自拟标题，外外加“ ”号。(1) 会会议记录可可作为一件件，但应将将每次会议议的期次、时时间和主要要内容填写写在目录上上。(2) 文文件标题按按原标题写写，一般应应照实抄录录，不要随随意改动和和简化，标标题文字太太长可以简简化（但不不能更改原原意），标标题第一行行应空两格格。(3) 有有主标题和和副标题的的，主标题题可以代替替副标题的的后者可以以不写。(4) 无无标题的有有四种情形形的变通处处理方法：文件标题题是“通知
33、”或“便函”一类的，可可根据文件件内容重新新拟写标题题；批转性文文件只反映映字号的，应应根据文件件内容重新新拟写标题题；针对性文文件标题，如如干部任免免，只填写写针对本机机关的人名名；标题相同同的，如工工作计划、总总结和报表表不能打省省略号，应应标出单位位名称。5、日期：即文件的的形成时间间。它是文文件的重要要特征之一一，反映文文件产生的的时代背景景，是查找找档案的常常用途径。文件年月日日，只要在在同一年代代的文件，每每张文件目目录第一格格写全称，填填写时可省省略年、月月、日三个个汉字，只只填写阿拉拉伯数字，即即填为两行如 220030909 。没有日期的的也有四种种情形的变变通处理方方法：会
34、议文件件材料按会会期；年报表按按当年122月或第二二年元月（如如有专业年年度的填写写专业年度度时间）；培训班形形成的文件件材料按办办班时间；使用衬垫垫纸贴的行行政介绍信信和组织关关系等，只只填写第一一张的日期期或第一张张和最后一一张的起止止日期。6、页数页数，即填填写一件的的总页数。计计算页数时时以文件中中有图文（指指与文件内内容相关的的文字、图图画等）的的页画为一一页，空白白页不计。大大张文件或或图表的折折叠页，一一张只能计计一页。来来文与复文文、正本与与定稿、收收文处理单单与文件等等作为一件件时，统计计页数应将将构成该件件的各文件件页数相加加作为该件件的页数。编页号可以以固定文件件的位置，
35、便便于统计、核核对和查找找。具体方方法：(1) 以以文件“自然件”为单位，按按页次顺序序编流水号号，一般为为每页编一一个号。(2) 两两面有字的的两面编号号，正面编编在右上角角，背面编编在左上角角。(3) 印印刷件，能能利用原页页号的可不不再编号。只只有底稿接接着编号。(4) 基基建图纸采采用手风琴琴式折叠法法，每张编编一个号。(5) 一一张衬垫纸纸上贴有多多张32开开纸的文件件（如行政政介绍信、组组织与工资资关系、照照片等），以以原件为对对象，每张张编一个号号，不要错错编在衬垫垫纸上。7、备注备注项用于于填写归档档文件需要要补充和说说明的情况况，包括缺缺损、修改改、补充、移移出、销毁毁等。(
36、1) 只只有请示没没有批复的的，应注明明缺批复。(2) 只只有复印件件缺原件的的，应注明明缺原件。(3) 以以上级机关关名义起草草的行文，底底稿交上级级机关归档档，本级只只留打印件件，也可注注明交XXX机关存档档的字样；不须说明明的空着不不填。(二) 编编目的几点点要求1、归档文文件目录用用纸幅面尺尺寸采用国国际标准AA4型（长长宽为2997mm210mmm，见附表表）。2、每张目目录横栏仍仍为10格格。每格一一般只要求求填写一份份文件；特特殊文件（如如附件或有有副题名等等）可填用用2栏。3、永久和和长期保存存的文件，文文件目录要要打印三套套，一套随随文件入盒盒，交档案案馆两套；作短期保保存的
37、文件件，目录要要求打印二二套，一套套入盒，一一套交档案案馆。4、归档文文件目录封封面可以视视其需要设设置全宗名名称、年度度、保管期期限、机构构（问题）等等项目，其其中全宗名名称填写时时，应使用用全称或规规范的简称称。5、归档文文件目录软软盘应交档档案馆保存存（注明单单位名称和和年度），归归档机构每每年可到档档案馆领用用新软盘。为了便于查查找，应在在归档文件件目录右上上角增加22个选项，即即保管期限限和归档机机构。第六步 装盒装盒包括将将归档文件件按件号顺顺序装入档档案盒、填填写备考表表、编制档档案盒封面面及盒脊项项目等工作作内容。作作为基本编编目的一部部分，装盒盒这一环节节除其中一一些技术操操
38、作外，同同样应该体体现出归档档文件系统统化的结果果。因此，在在装盒方式式、档案盒盒脊项目设设置等方面面与分类、排排列等的原原则和方法法是一致的的。(一) 装装盒要求归档文件应应严格按照照件号的先先后顺序装装入档案盒盒，与归档档文件目录录中相应条条目的排列列顺序相一一致，保证证检索到文文件条目后后能对应地地找到文件件实体。档档案利用完完毕后归档档时，同样样要注意将将其按件号号顺序装入入相应档案案盒中。装装盒的具体体要求有三三条：不同形成成年度的归归档文件不不应放入同同一档案盒盒（2年以以内临时机机构按结束束年归档的的除外）；不同保管管期限的归归档文件不不应放入同同一档案盒盒；分机构的的情况下，不
39、不同机构形形成的归档档文件不应应放入同一一档案盒。即即使某些机机构形成的的文件数量量少，装不不满一盒时时，也不宜宜将其混入入其他档案案盒，而应应通过使用用不同厚度度的档案盒盒来解决。装盒时还应应该注意二二点：一是是视其文件件的多少选选择档案盒盒的厚度。二二是档案盒盒只是归档档文件的装装具，不具具备保管单单位的作用用。因此，并并不要求同同一事由的的归档文件件必须装在在同一档案案盒内，只只须按照排排列的先后后顺序依次次装盒，一一盒装满后后，依次装装入下一盒盒即可。（二）盒号号盒号，即档档案盒的排排列顺序号号。盒号包包括室编盒盒号(用铅铅笔编写)和馆编盒盒号，分别别在归档文文件整理和和档案移交交进馆
40、时编编制。馆编盒号应应由学校档档案馆统一一负责编制制。其编制制方法为：在分类方方案的某一一级类目内内，按档案案盒上架排排列后的顺顺序流水编编制。即除除财会类按按归档机构构排列外，其其他九大类类档案均按按二级或三三级类目排排列。具体体来说，就就是在同一一年度的二二级或三级级类目内按按3种保管管期限排列列编号。即即“永久”一个流水水号，“长期”一个流水水号，“短期”一个流水水号。3个个流水号都都从“1”开始标注注。采用这这种编号方方法，可以以保持与原原来传统的的排列编号号方法的一一致性。(三) 档档案盒格式式与填写1、档案盒盒的规格档案盒外形形尺寸为长长310mmm，宽2200mm的长长方体，厚厚
41、度一般为为10-550mm，也可可以根据需需要设置其其他尺寸的的厚度。2、档案盒盒封面档案盒的封封面应使用用全称或规规范化简称称标明全宗宗名称，下下加双横线线。一般全全宗名称要要求使用橡橡皮条章盖盖印（或使使用电脑打打印）。3、档案盒盒盒脊的项项目档案盒盒脊脊应根据摆摆放方式的的不同（即即竖放与横横放），在在盒脊或底底边设置检检索项，包包括以下六六项：(1) 全全宗号：即即立档单位位全部档案案的总称，我我校全宗号号为“5”。(2) 年年度：应填填写档案形形成的年度度，并填写写全称，如如20033。(3) 保保管期限：视其档案案保存价值值由立档单单位确定的的，并填写写 “永久”等。(4) 机机构
42、（问题题）：填写写机构是指指本单位内内部机构，如如人事处、计计财处等。问问题则指几几个小问题题组合在一一起的，可可笼统的标标注。4、起止件件号：即填填写盒内第第一份和最最后一份文文件的件号号，中间用用“”号号。5、盒号：即档案盒盒的排列顺顺序号。就就一个单位位（全宗）而而言，就是是在分类方方案的最低低一级类目目内，将各各个内部归归档机构（或或按问题分分类的）同同一年度的的文件按永永久、长期期、短期的的顺序编一一个盒排流流水号。编编盒号，一一般由档案案馆完成。在上述项目目填写时，凡凡涉及到阿阿拉伯数字字项（如全全宗号、年年度、起止止件号、盒盒号等）一一律使用铅铅笔或木刻刻字盖印：其它项基基本上涉
43、及及到汉字，用用木刻章或或铅字盖印印。盖印的的颜色统一一为蓝黑色色，或用毛毛笔填写，并并要求书写写工整，字字迹醒目。6、备考表表备考表放在在盒内所有有归档文件件之后，用用以对盒内内归档文件件进行必要要的注释说说明。它是是各部门对对归档文件件进行动态态管理的有有效措施。备考表上设设置的项目目包括以下下几个方面面：(1) 盒盒内文件情情况说明：包括文件件收集的齐齐全完整程程度、文件件本身的状状况（如字字迹模糊、缺缺损）等。整整理工作完完毕后归档档文件如有有修改、补补充、移出出、销毁等等情况，应应在备考表表中加以说说明。进行行归档文件件整理时，如如某份文件件须说明的的内容较复复杂，目录录备注项中中填
44、写不下下，也可在在备考表中中详细说明明，并在目目录相关条条目的备注注项中加“*”号标示。(2) 整整理人：填填写负责整整理归档的的人员姓名名，以明确确责任。(3) 检检查人：填填写负责检检查归档文文件整理质质量的人员员姓名，可可填写归档档机构负责责人的姓名名，由其对对文件归档档情况进行行监督检查查。(4) 日日期：填写写归档文件件整理完毕毕的日期。可可以是全部部归档文件件整理完毕毕的日期，也也可以是该该盒归档文文件整理完完毕的日期期。归档文件在在学校档案案馆保存阶阶段内如有有变动情况况，档案人人员应随时时在备考表表中注明。下面附三种种标准表格格式样：1、归档档文件目录录2、备考考表3、财会会档案移交交目录归档机构 保管管期限归档文件目目录件号责任者文号题名日期页数备注