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1、档案员培培训班讲讲义第一讲：归档文文件整理理规则 一、概概述：归档案案文件整整理规则则是经经全国档档案工作作标准化化技术委委员会第第八次年年会审查查通过，正正式批准准为国家家档案局局推荐性性行业标标准。归归档文件件整理规规则规规定了以以“件”为单位位整理归归档文件件的方法法。因此此，实行行了几十十年的案案卷级整整理方法法，完成成了它的的历史使使命。归归档文件件的整理理单位由由“卷”改为“件”，档案案界称为为“文书立立卷改革革”。下面，我我们来了了解一下下几个基基本定义义：二、基本本定义：1、归档档文件：立档单单位在其其职能活活动中形形成的，办办理完毕毕的，应应当作为为文书档档案保存存的各种种纸
2、质文文件材料料。同学们要要注意，这这个定义义是由三三个要素素组成：（1）本单单位职能能活动中中形成的的；（22）已办办理完毕毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、归档档文件整整理：将将归档文文件以件件为单位位进行装装订、分分类、排排列、编编号、编编目、装装盒，使使之有序序化的过过程。3、件：归档文文件的整整理单位位。一般般以一份份文件为为一件。但是还要要注意几几种情况况：正本本与定稿稿为一件件；正文文与附件件为一件件；原稿稿与复制制件为一一件；转转发文与与被转发发文为一一件；报报表、名名册、图图册等一一册（本本）为一一件；来来文与复复文可为为一件。这几种种情况
3、是是由几份份文件组组成，也也是作为为一件对对待。三、整理理原则：P11111、遵循循文件的的形成规规律。2、保持持文件之之间的有有机联系系。3、区分分不同价价值。4、便于于保管利利用。四、质量量要求：1、归档档文件应应齐全完完整。2、破损损的文件件应予以以修整。3、字迹迹模糊或或易褪变变的文件件应予以以复制。4、书写写材料、纸张、装订材材料等应应符合档档案保护护要求。前面的内内容我们们只要作作个大概概的了解解一下就就行了。下面，我我们重点点来学习习“归档文文件的整整理方法法”。五、整理理方法、步骤：整理方法法、步骤骤我们分分10步来讲讲。1、分清清文件材材料的年年度（在在几个年年度的文文件材料
4、料一次整整理的情情况下才才有的一一步。按按照档案案法的规规定，档档案是一一年一整整理，但但是在实实际工作作当中，）。2、清除除不须归归档的文文件材料料主要有以以下四种种情况：（1）上上级机关关文件材材料中，普普发性不不需本机机关办理理的文件件材料，任任免、奖奖惩非本本机关工工作人员员的文件件材料，供供工作参参考的抄抄送件等等（2）重重份文件件。是指指同一字字号、内内容的双双份或多多份文件件。（3）同同级机关关文件材材料中，不不需贯彻彻执行的的文件材材料，不不需办理理的抄送送件（如如：局与与局之间间的不需需贯彻执执行、不不需办理理文件材材料），。（4）下下级机关关文件材材料中，供供参阅的的简报、
5、情况反反映、抄抄报件。3、装订订（1）归归档文件件按件装装订。一一般以每每份文件件为一件件。特殊殊情况按按件的组组合方法法组合成成一件。（2）件件的组合合：把应应当作为为一件的的几个材材料装订订在一起起，编目目时原则则也只体体现为一一条条目目。有以以下几种种情况：正本与定定稿为一一件；正正文与附附件为一一件；原原稿与复复制件为为一件；转发文文与被转转发文为为一件；报表、名册、图册等等一册（本本）为一一件；来来文与复复文可为为一件。在具体做做法上要要注意以以下几点点：P1113文件正正文与不不同稿本本。文件件的正本本与定稿稿为一件件，但定定稿过厚厚不易装装订的，也也可单独独作为一一件；重重要的文
6、文件（如如法律、法规等等）须保保留历次次修改稿稿的，其其正本与与历次稿稿各为一一件。正文与与附件。附件作作为正文文的补充充说明或或参考材材料，一一般来说说，正文文与附件件为一件件；如果果附件数数量较多多或者太太厚不易易装订时时，也可可各为一一件。正文与与文件处处理单等等。文件件处理单单应当与与文件作作为一件件，原件件与复制制件作为为一件。此处复复制件是是指由于于制成材材料、字字迹材料料等不利利于档案案保管的的文件，以以及使用用中出现现破损的的文件，需需复制后后归档。这类复复制件应应当与原原件作为为一件。批转、转发文文件与被被批转、转发文文件。批批转、转转发文件件与被批批转、转转发文件件是一份份
7、文件的的不同部部分，应应当作为为一件。报表、名册、图册等等一般每每册（本本）内容容都相对对完整，具具有独立立的检索索价值，因因此应当当按其本本来的装装订方式式，一册册（本）作作为一件件。来文与与复文。此处来来文与复复文包括括请示与与批复、报告与与批示、问函与与复函等等。此类类文件可可以作为为一件，也也可分别别各作为为一件，具具体处理理方式可可以由单单位视情情况掌握握。（3）去去除金属属物：去去除订书书针、回回型针等等金属物物。（4）分分件装订订：可用用线装、不锈钢钢夹子装装订。（当当然还有有一些其其他的材材料）。我们一一般采用用线装比比较好（在在实践工工作中，我我们一般般把薄“件”用缝纫纫机踩
8、，厚“件”用“三孔一线”装订）。4、加盖盖归档章章（1）归归档章设设置项目目：全宗宗号、年年度、保保管期限限、件号号（含室室编件号号和馆编编件号）、机构（问问题）选选择项等等。归档档章规格格为：长长45MM，宽166MM，分为为均匀的的6格。式式样如下下：（实实体的归归档章为为6个空格格，刻章章时可不不把字刻刻出来。）归档章样样式：全宗号年度室编件号号机构（问问题）保管期限限馆编件号号（2）加加盖归档档章的位位置：归归档章一一般应当当加盖在在归档文文件首页页上端居居中或居居右的空空白位置置。如果果领导批批示占用用了上述述位置，也也可加盖盖在首页页其他空空白处，但但以上端端为宜。5、归档档文件的
9、的分类归档文件件的分类类，是指指全宗内内归档文文件的实实体分类类，包括括选择分分类方法法、制定定分类方方案、文文件归类类等工作作。下面，我我们首先先来了解解一下几几种分类类方法：P1114（1）按按年度分分类：就就是根据据形成和和处理文文件的年年度对归档文件件进行分分类。第第份文件件都有形形成时间间，有的的文件还还有针对对时间，如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”，这份文件既有形成（落款）年度，又有针对年度时，分年度时，就以文件的成文日期（落款或签发日期）确定所属年度。所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。下面还有几种情况，按以下方式确定所属年度归档：计划、规划、总结、预决
10、算算、统计计报表以以及法规规性文件件等内容容涉及不不同年度度的文件件，统一一按成文文（落款款）日期期为准。电报则则以发出出的日期期，判定定文件所所属年度度归档。 跨年年度召开开的会议议，分类类时统一一归入会会议闭幕幕年度整整理归档档（20008年12月29日召开，220099年1月3日结束的的会议，材材料放20009年归档档）。 查处处案件中中形成的的文件材材料，分分类时统统一归入入办结年年度归档档（不管管案子办办了几年年，哪怕怕办了110年长长的时间间，一律律都统一一归入办办结年度度归档）。 几份份文件作作为一件件时，分分类时统统一以装装订在前前面文件件的年度度进行归归档。 没有有落款日日期
11、的文文件材料料，应当当通过对对照等手手段考证证文件的的准确日日期或推推定近似似日期，据据以按年年度归档档。 对在在有专门门年度中中形成的的文件材材料，如如教学年年度，应应当按照照专门年年度归档档。 临时时性机构构，存在在时间长长（2年以内内），文文件材料料较少，形形成的文文件可以以不分年年，放在在工作结结束年度度归档；如果每每年文件件数量较较多，也也可以分分散在各各个年度度内归档档。（2）按按机构分分类：就就是根据据文书处处理阶段段形成和和处理文件的的的承办单单位对归归档文件件进行分分类。原原则上一一个机构构设置一一个类，机机构名称称就是类类名（如如业务股股、办公公室、库库房管理理股等）。各类
12、的的次序可可按照立立档单位位机构序序列表的的规定或或习惯上上的顺序序来排列列。采用机构构分类法法，原则则上以发发文机构构的名称称归入该该机构的的类中。但是，下下列4种情况况的文件件材料的的处置方方法是：业务部部门起草草，以机机关或办办公厅（室室）名义义发文的的，如果果内容属属该部门门职责或或业务范范围，则则应当归归入负责责起草文文件的机机构类中中，否则则归入负负责发文文的综合合机构。由几个个机构共共同承办办处理的的文件一一般归入入主办机机构。立档单单位内设设的临时时机构，应应和其他他机构同同样设类类，形成成的归档档文件归归入该类类保存。立档单单位职能能机构下下，又设设机构的的，一般般按上一一级
13、职能能机构进进行分类类；业务务独立性性强、职职能重要要的，也也可选择择职能机机构下设设机构进进行分类类（如“办公室室下又设设秘书科科”）。（3）按按问题分分类按问题分分类，就就是按照照文件内内容所说说明的问问题对归归档文件件分类。采用按问问题分类类，只有有在不适适合按机机构分类类时，才才采用。不能同同时采用用机构分分类法。问题类类别与类类名，应应当根据据内部机机构的职职能来设设置，不不能按文文种设“材料类”、“文件类”、“电报类”、“通知类”等。而而应当按按具体职职能设类类，如“党群类”、“业务类“等。（4）按按保管期期限分类类按保管期期限分类类，就是是根据国国家档案案局规定定的文书书档案保保
14、管期限限对归档档文件进进行分类类。对在在20006年以以前形成成的文书书档案就就按19987年年12月4日国家家档案局局发布的的机关关档案保保管期限限的规定定，把把它分为为永久、长期、短期；对20006年年以后形形成的文文书档案案则按国国家档案案局20006年年12月18日颁颁发的机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定，把把它分为为永久和和定期，定定期又分分为300年和100年。（5）复复式分类类法我们整理理归档文文件时，不不能单独独采用任任何一种种分类方方法，都都必须由由两种以以上分类类法组成成一种复复式分类类方法进进行整理理归档文文件。下下面介绍绍几种复复式分类类法：年度
15、机构保管期期限分类类法。就是将归归档文件件按年度度分类，每每个年度度下按机机构分类类，再在在组织机机构下面面按保管管期限分分类。此分类方方案为：20077年：办办公室永久、30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年 20088年：办公公室永久、30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年 20099年：保管期期限年度机构分分类法。就是先将将归档文文件按保保管期限限分类，每每个保管管期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按机构分分类。此分类方方案为：永久：220077年办公公室业务务股人事事股20088年办公公室业务务股人事事股20099年30年：
16、20007年办办公室业业务股人人事股20088年办公公室业务务股人事事股20099年10年：20007年办办公室业业务股人人事股20088年办公公室业务务股人事事股20099年年度问题保管期期限分类类法就是先将将归档案案文件按按年度分分类，每每个年度度下按问问题分类类，再在在问题下下面按保保管期限限分类。此分类方方案为：20077年：党党群类永久、30年、10年业务类永久、30年、10年行政类永久、30年、10年20088年：党群群类永久、30年、10年业务类永久、30年、10年行政类永久、30年、10年20099年：保管期期限年度问题分分类法就是将归归档文件件按保管管期限分分类，每每个保管管
17、期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按问题分分类。此分类方方案为：永久：220077年党群类类、业务务类、行行政类20088年党群类类、业务务类、行行政类20099年30年：20007年党群类类、业务务类、行行政类20088年党群类类、业务务类、行行政类20099年10年：20007年党群类类、业务务类、行行政类20088年党群类类、业务务类、行行政类20099年除以上44种方法法外，我我向大家家推荐一一种比较较好或者者说比较较适合在在座的各各位各自自单位归归档文件件归档的的分类方方法（因因为你们们所在的的机关都都是县级级以下的的机关）：保管期期限年度分分类法这种方法法就是在在保管期期限下
18、面面，按年年度分类类。这种种方法适适用于县县、市（区区）以下下内部机机构设置置简单或或每年形形成文件件材料数数量少的的机关。操作起起来简便便易行。此分类方方案为：永久：220077年、20008年、20009年30年：20007年、20008年、20009年10年：20007年、20008年、20009年这里要注注意几点点：本单单位归档档文件的的分类方方法应当当保持相相对稳定定，使分分类体系系具有连连续性，便便于查找找利用。也就是是说分类类方法一一旦确定定，一般般不要随随便改变变，确需需要调整整时，最最好从一一个新的的阶段开开始，不不要将已已归档的的文件打打乱重整整。调整整的情况况要在全全宗介
19、绍绍中说明明。6、归档档文件的的排序（“件”的排列列）件的排列列是指在在分类方方案的最最低一级级类目内内，按事事由结合合时间、重要程程度等排排列。会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列。这这里的强强调的“事由原原则”，即同同一事由由的相关关文件应应当排列列在一起起。如一一件具体体的事，或或一个具具体的问问题，或或一段紧紧密性的的工作过过程等。下面，我我们来分分别加以以说明：（1）同同一事由由的排列列（如都都干部任任免的文文件）：按文件件形成时时间的先先后顺序序，成文文日期在在前的文文件排列列在前，在在后的排排列在后后；或按按文件的的重要程程度排列列，相对对重要的的放在前前面，其
20、其他的放放在后面面。（2）不不同事由由的排列列：按是是时间、重要程程度等多多种方法法。具体体可按以以下几种种方法处处理：按不同同事由形形成时间间的先后后顺序排排列；按事由由的重要要程度排排列，主主要职能能文件或或重要活活动文件件排在前前，其他他工作形形成的文文件材料料排在后后，或将将综合性性的排在在前，具具体业务务工作排排在后；按事由由具有的的共同属属性分别别集中排排列，即即按责任任者或承承办部门门分别集集中排列列、按不不同问题题分别集集中排列列、按文文件的“成套性”排列等等。7、编件件号（含含填写归归档章）编件号：就是归归档文件件应当依依分类方方案和排排列的顺顺序逐件件编号，是是将归档档文件
21、在在全宗中中的位置置标识为为符号。并同时时填写归归档章的的其他项项目。填写的具具体项目目及要求求如下：（1）编编件号。分为室室编件号号和馆编编件号。室编件件号是将归档档文件在在分类方方案的最最低一级级类目内内的排列列顺序号号。就是是在不同同的保管管期限内内，按文文件排列列的顺序序从“1”开始标标注流水水号。流流水号要要注意一一年一断断号，即即第二年年的归档档文件的的流水号号要重新新从“1”开始编编写。馆编件件号馆编件号号，在整整理归档档文件时时一般不不要编写写，只是是预留一一个位置置而已。那么，为为什么要要设置这这一项呢呢？这是是专为档档案馆设设置的。因为档档案在移移交档案案馆后，档档案馆要要
22、对移交交进馆的的档案进进行监定定、整理理。如将将部分档档案抽出出、补入入等，使使目录中中的件号号出现断断号现象象，从而而增加了了档案馆馆管理工工作的难难度，有有必要重重新编制制件号。这样便便于档案案的查找找利用。（2）全全宗号全宗号是是档案馆馆给立档档单位的的代号。（3）年年度年度指归归档文件件的形成成年度。填写时时，采用用公元纪纪年，以以4位阿拉拉伯数字字表示，不不能简化化。如220099年，不不能写成成09年，应应当写为为“20009”。（4）保保管期限限按归档鉴鉴定时划划分的保保管期限限填写。永久或或30年、10年。（5）件件号件号是按按排列的的件号顺顺序依次次填入室室编件号号栏。在在档
23、案移移交进馆馆时，再再要按档档案馆的的有关规规定填写写馆编件件号。无无进馆任任务的单单位（就就是该单单位的档档案不要要移交进进馆保存存）或进进馆范围围外的档档案（如如10年的的档案）可可空出此此项不填填写。（6）机机构（问问题）此项为选选择项。县以下下的机关关一般文文件数量量少，只只采用年年度、保保管期限限两种分分类法即即可满足足整理工工作的需需要，无无须再分分机构（问问题）。可以不不填写此此项。若若选择了了机构（问问题）分分类法，才才需要填填写。填写归档档章项目目的书写写材料要要求：应应当使用用符合档档案保护护要求的的字迹材材料，如如碳素黑黑水等，也也可用打打号机打打号。禁禁止用圆圆珠笔、铅
24、笔、纯蓝黑黑水等不不耐久的的书写材材料进行行填写。8、编写写归档文文件目录录以“件”为单位位整理的的归档文文件，其其目录反反映了全全宗内归归档文件件的体系系结构，并并是档案案的保管管、鉴定定、检索索、统计计等工作作的依据据与基础础。归档文件件目录包包括件号号、文号号、题名名、日期期、页数数和备注注等项目目归档文文件目录录式样样：件号责任者文号题名日期页数备注1县档案局局东档发2000922关于举办办档案员员岗位培培训班的的通知2009904222223（1）归归档文件件目录的的填写说说明及要要求件号。填写室室编件号号。责任者者。指制制发文件件的组织织或个人人，即文文件的发发文机关关或署名名者。
25、填填写时一一般应使使用全称称或通用用简称，注注意不能能使用“本局”、“本公司”等。文号。填写归归档文件件上的发发文字号号。题名。即填写写归档文文件上的的标题。一般情情况下，文文件只有有一个题题名（正正题名），填填写时照照实录入入；有的的文件还还有副题题名，当当正题名名能够反反映文件件内容时时，副题题名无须须录入；当文件件没有题题名，或或以文种种作为题题名时（如如：通知知），应应当根据据文件内内容重新新拟写或或补充标标题，并并在新拟拟标题之之外加上上“ ”号；会会议记录录须重拟拟题名时时，应当当写明会会议的时时间和主主要内容容；会议议记录要要以一次次会议的的记录作作为一件件，并拟拟写题名名（实践
26、践中我们们一般以以一个年年度一本本为一件件）。有有些归档档文件的的附件独独立性强强，或者者附件是是正文的的重要补补充和说说明，在在正件与与附件作作为一件件时，可可在正件件题名后后抄录附附件题名名，外加加“（）”号。日期。填写归归档文件件的形成成时间，即即发文时时间（落落款时间间）。填填写时以以8位阿拉拉伯数字字标注年年月日，如如20009年4月22日，标注注为20009004222。也可可做两行行填写。页数。填写归归档文件件的总页页数。以以有图文文的页面面为一页页，空白白页不计计。大和和折叠页页面按折折叠前页页面数计计算页面面数。来来文与复复文、正正本与定定稿等作作为一件件时，统统计页数数时，
27、将将构成该该件的各各文件页页数相加加伯为该该件的页页数。如如关于+问题题的请示示和批复复分别为为3页和2页，作作为一件件时，该该件页数数应为55页。备注。填写归归档文件件需要补补充和说说明的情情况。包包括密级级、缺损损、修改改、补充充、移出出、销毁毁等等。（2）填填写归档档文件目目录项目目的字迹迹要求。应当用用符合档档案保护护要求的的字迹材材料，如如碳素墨墨水等，禁禁止使用用圆珠笔笔、铅笔笔、纯蓝蓝墨水等等不耐久久的书写写材料进进行填写写。已采采用计算算机管理理的单位位，可直直接使用用档案管管理软件件生成并并打印目目录。（3）归归档文件件目录应应一式三三份，单单独装订订成册并并编制封封面。封封
28、面格式式如下：全宗名称称：衡东东县档案案局年 度： 20008（归档档文件整整理的实实际年份份）保管期限限： 永久（或或30年、10年）机构（问问题）：（是按按机构或或问题归归档的才才填写）归档时间间：20009年4月22日（4）目目录及封封面用纸纸：统一一用国际际标准AA4型。9、归档档文件装装盒（1）装装盒装盒是将将归档文文件按室室编件号号顺序装装入档案案盒，并并填写档档案盒封封面、盒盒脊及备备考表项项目的工工作。我我们在归归档时，首首先，必必须按室室编件号号顺序装装入档案案盒。其其次，应应视文件件的厚度度选择厚厚度适宜宜的档案案盒。再再次，装装盒时并并不要求求同一事事由的归归档文件件必须
29、装装在同一一档案盒盒内，而而是一盒盒装满后后，顺次次装入下下一盒即即可。最最后，备备考表放放在盒内内所有归归档文件件之后。（2）档档案盒的的填写封面填写写全宗名名称；保保管期限限用汉字字或数字字表示（如如永久、30年、10年）；起始件件号间用用号连接接（如221668）；盒号按按档案盒盒上架排排列后的的顺序流流水编制制（注意意：下年年流水号号要接着着上年流流水号顺顺序编写写）。（3）填填写备考考表备考表上上设置的的项目包包括盒内内文件情情况说明明、整理理人、检检查人和和日期，各各项的填填写要求求如下：盒内文文件情况况说明。包括文文件收集集的齐全全完整程程度、文文件本身身的状况况（如字字迹模糊糊、缺损损等情况况）。整理人人。填写写负责整整理该盒盒归档文文件的人人员姓名名。检查人人。填写写负责检检查归档档文件整整理质量量的人员员姓名。日期。填写归归档文件件整理完完毕的日日期。10、文文件归档档（上架架或入柜柜）归档文件件经整理理编目后后即可按按规定归归档，进进入档案案管理阶阶段。