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1、物业管理企业内部控制分析 摘要：物业行业近几年得到了迅猛发展，但是相比于西方国家我国物业行业还处于初级发展阶段，所以行业内物业管理服务质量良莠不齐，发展规模较大、服务水平较高的物业公司比较稀少，市场两极分化严重。而内部控制是制约物业公司发展壮大的重要因素，加强内部控制效果，能够帮助公司控制企业成本，完善物业管理机制，实现对服务流程和制度的有效监督，对公司发展建设是非常有利的。 关键词：物业企业；管理服务质量；内部控制；探究 纵观物业行业近几年的发展，多数中小型的物业企业的物业管理服务在成本和效益方面存在不均衡的问题，归其最根本的原因是多数中小型物业企业对于内部控制体系的建设不够重视，没有发现内
2、部控制对于盈利空间的增长，提高核心竞争力的重大价值。 一、内部控制内涵及意义概述 （一）内部控制定义与目标。内部控制指的是企业或者组织机构通过以业务为核心，构建能够起到相互制约作用的清晰职责分工制度以及完善的业务组织形式，旨在能够确保内部数据信息的完整性和真实性，基于战略目标建立有效的监督机制。物业企业因为是将服务客户作为业务指标，因此容易产生物业管理费用过大的问题，因此多数物业企业需要基于成本效益最小化和最大化原则，将控制物业管理费用作为总目标1。而将总体目标进行细化，就可以细分为以下8点：财务部门与业务部门的工作职权相独立，却又相互为平行部门，同时财务部门的工作规范应当严格遵守我国会计法等
3、政策和公司内部财务制度的规定进行。采购业务要统一由采购部门进行负责，不应当由其他部门进行兼办，而且采购申请和审批程序要制定清晰和严谨。对于企业内部各项费用开支要进行预算管理，根据具体使用需求来制定科学的预算控制目标。由单位总经理统一审批超额的费用支出申报。对于业务成本进行预算管理，设置上限额度标准，留有控制空间。对库存的各项物资首先要进行仓库核算，然后再交由会计核算，严格遵守账实相符的原则。对于入库手续应当要建立严格的验收制度，出库手续要建立严格的审批制度。内部监督机制要贯穿到业务决策与执行的全过程中，对于舞弊弄私、制度漏洞等问题进行及时的举报和报告提交。要定期盘点各项物资和现金资产，建立严格
4、执行程序、审批程序2。（二）内部控制五要素。1.内部环境。内部环境是整个内部控制执行的重要基础，内部环境包括企业文化、企业战略规划、企业管理理念、管理制度、薪酬福利待遇等。2.风险评估。内部控制的风险评估指的是对内控过程中存在的一切风险进行识别和分析，提前为企业预防和有效规避可能发生的风险，为企业减少可以避免的损失。风险评估工作主要涵盖了按照实际情况制定内控目标、识别以及分析风险，并为企业管理者提供应对的策略参考。3.控制活动。控制活动就是指以保证内控目标为任务来对具体的业务流程与处理采取风险控制手段的工作。4.信息与沟通。随着企业壮大，业务信息和财务信息也会随之而增加，因此内控还要保证各部门
5、之间的信息数据得以无阻碍流通与传递，从而让各项决策得以及时制定，公司内部问题得以有效解决。5.内部监督。作为保障内部控制效果的重要环节，内控监督机制必须将动态化和全程化贯穿到内控目标与制度制定到内控执行过程中，并且要根据企业内外部情况以及生产经营状况进行及时的调节，从而得以推动内控执行工作的有序进行。 二、物业管理企业内部控制体系建设现状分析 （一）物业管理企业基本情况介绍。本文以云南保利物业服务管理有限公司为例，该公司隶属于中国保利置业集团，在2022年成立，距今已有12年的发展历史，是西南地区发展规模较大的物业管理企业。（二）物业管理企业内部控制建设问题分析。1.内控环境不扎实。首先该物业
6、管理公司更加侧重于业务的开拓，在内控方面的投入比较低，企业内控理念还不太成熟，没有有效的和公司战略规划深度结合起来。对于内控指标的绩效考核体系没有建立起来，因此无法调动员工执行内控的积极性，从而致使内控制度执行不到位。同时，该公司内部控制的组织架构没有建立起来，员工代表占比较低，同时公司对于员工内控意识的培训较为欠缺，导致全员对于内控执行工作不配合等问题出现。2.风险评估实效性不强。虽然该公司已经建立起较为成熟的内控制度，但是其中比较突出的问题就是风险评估的能力不强，也就是风险评估所起到的实效价值对公司帮助不大。并且全员对于风险评估的认识还不到位，这也是企业没有加强风险防控相关理念的宣传所导致
7、的问题。还有就是风险评估欠缺指向性和针对性，风险识别目标错位，风险评估技术手段欠缺，都是导致出现问题的重要影响因素。3.内部控制流程与内控目标相脱节。该公司内部控制流程还不够完善和规范，存在着内控安全以及管理体系之间的相交性问题，控制有效性不强。其次就是内控流程设计方面不够科学，甚至只考虑公司利益，而忽略了客户的利益，从而降低了客户满意度，而员工满意度也随之下降，影响了其他方面的流程管理3。这主要原因在于内控部门没有真正了解公司战略发展规划和内控目标的需要，从而使得内控流程和内控目标相分离，从而丧失了一定的指向性和针对性，反而得到了负面的效果。4.内控信息沟通与交流阻塞。内控信息沟通交流阻塞问
8、题表现在物业管理公司在设置信息系统访问权限上欠缺合理性和实际性，影响了内部各部门之间有效的信息渠道的建设，物业管理各项业务的签批工作都已经从以往手工形式转变过来了，但是却仍然因为出于系统安全性的考虑而随意堵塞各部门信息沟通交流的渠道，这非常不利于内控机制、预算编制等管理手段的开展。 三、物业管理企业加强内部控制建设的改善途径探究 （一）改善内控环境，增强内控意识。物业管理公司要提供一个优良的内控环境来支持内控执行和监督工作的开展，同时物业管理公司的业务核心对象是客户，因此要结合市场上的服务对象制定相应的服务管理相关的业务制度和流程，一切以提高客户满意度为业务开展宗旨。同时还要处理好与其他服务企
9、业的关系，赢取服务对象的信任度。在服务管理制度中还要涉及服务对象安保、人身财产安全等服务事项，不断推动服务标准的完善。这样外部环境对于内部环境的建设就起到一个良好的督促作用，要想提供高标准的服务，而又不想在成本费用方面超支，造成巨大的财务风险，又同时想获得丰厚的利润，就只能加速推动内控环境的建设。在此影响下，物业管理企业首先要强化全员的内控意识，定期分别组织高层管理人员、中层管理人员和基层员工进行不同程度的内控理念和手段的学习，并将内控指标达成纳入绩效体系，以此来调动全员执行内控制度的积极性。同时，要优化内控组织架构，更新内控理念，设置专门的内控部门与监督部门来全权负责管理，提高内控执行效率。
10、另外还要组建各部门之间的信息交流平台，强化业财融合、管理会计等先进管理理念，完善内控机制的建设，从而起到优化内控环境的目的4。（二）建立内控审计监督体系，强化内控风险评估效果。要保证内控审计部门的独立性，保证内部审计职能的充分发挥，提高对内控执行效果的监督力度，避免受到利益牵扯和人为因素的干扰，从而保证内部审计监督结果的可靠性和客观性。同时还要加大内控风险评估的培训力度，多组织内部审计人员参与公司战略规划研究会议，深入理解公司制定的内控目标的指向性，从而对于主要风险加强识别和分析。在培训中，可以更新内部审计人员对于内控风险识别与评估的理念，提高内控风险评估的技术手段。同时公司还要建立风险预警系
11、统，将有风险的财务数据信息及时的识别出来，一方面提高风险识别的准确性，另一方面也可以减少审计人员的工作强度。最后就是要提升各部门风险防控意识，做到账实相符，严格记账制度，降低数据的不真实性和不完整性。（三）优化内部控制流程内部控制流程要在建立公司战略发展规划和内控目标。上进行细化和规范，对于各项业务操作流程要明确和规范，权责到人，建立责任追查机制，并与绩效考核相挂钩，为内控活动开展提供全员的支持。对于内部资源要做到有效地整合与优化配置，降低不必要开支的费用成本，提高资金使用效率，提升资金利用的创造价值。同时要建立科学的绩效考核机制，将内控活动所考核的内容细化到各个部门中，根据考核指标和工作内容
12、性质设计平衡计分卡，完善绩效考核流程，突出人性化、统一化和规范化的内控管理优势。（四）建立内部信息沟通渠道首先要科学设置内部信息系统的权限，加大各部门之间的业务与财务数据的传递，便于政策、指令的下达，让信息传递互通有无。其次，要建立信息反馈平台，让所有部门都能够通过这个平台提出合理的建议和需求，直接上传到高层管理部门中，从而得到有效地解决。最后就是要注意对信息系统的定期维护，提高信息系统的安全系数。还要输送优秀的信息技术人才进入各个部门，实现公司内部全面信息化建设，打破一切阻滞信息传递的因素。 四、结语 通过整合内部资源进行自我约束、战略规划、监督评价和成本控制等系统性的控制活动，内控的主要目标是保证公司内部的资产数据的准确性和可靠性，从而为公司各项经营战略目标的制定提供可靠依据，并且通过完善的制度和有效的监督手段来确保战略目标的最终达成。 第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页