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1、2022年文秘基础知识和技能三篇 文秘基础学问和技能(一) 随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素养及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。秘书必备的理论学问、基本技能与专业学问及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素养与技能的带有普遍性的要求，这也标记着目前我国秘书行业已经与国际接轨。有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。 一、秘书职业的现状 (一)社会对秘书人员的需求状况。当今社会对秘书人员的
2、需求状况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员： 1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导供应服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。 2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。刚好处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。 3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿
3、为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的笔杆子秀才。 负责各种文件的起草、装订及传递工作。 4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理实力的秘书人员。办理本单位人员的聘请录用、培训教化、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的详细事宜并进行管理。 目前，我国企事业单位尤为须要高层次的满意国际化要求的高级秘书。打造高素养的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才供应较好的就业前景。 (二)秘书人员自身素养状况分析。 1.业务水平欠缺，专业技能薄弱。这是目前秘书表现最弱的一点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的许多工
4、作，比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，渐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过特地的行业业务学问培训，在初入职的时候，工作效率低，不能刚好保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。 2.创新实力及意识低下。创新实力及意识是对秘书素养的考验，当今许多秘书缺乏创新意识和实力，主要表现在以下两方面：首先，墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都根据领导说得做，依葫芦画瓢，没有自己独立的风格和特性。惯性顺向思维及依靠性过强。其次，工作缺乏主动性。日常工作中实行被动的工作方式，满意于跟着领导的指挥棒行事，没有主动
5、主动、乐于开拓的创新精神，而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新见解、新看法，具有预见性、前瞻性，主动主动绽开工作，充分发挥出主观能动性。 3.学问老化过时，学问储备不足。随着信息时代的到来，传统的学问储备已不能满意时代的发展及需求，学问更新燃眉之急。部分秘书目前还局限于传统学问结构，不擅长接受和学习新学问，不擅长对已学学问进行整合。一些秘书人员每天杂事缠身，疲于奔命，自学也难抽出时间，学问得不到更新，只能啃老本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式，学问、阅历难免有局限性，缺乏现代管理方面的综合性学问和实力。 4.缺乏通才及全才。当今对秘书综合素养要求越来越高，除了
6、专业学问和技能之外，还要有行业学问和社会学问，更须要具备高情商和高智商，通才和全才真的是一将难求。 二、秘书应具备的实力与学问 (一)秘书应具备的实力。 1.一般实力。主要指人的智商，包括人的洞察力、留意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述实力是其他实力的基础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变实力，要擅长视察事务，发觉问题，这样才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动的核心，一个人假如失去了思维实力，其他实力也就失去了意义。 2.通用实力。现代的秘书人员要驾驭表达、调研、管理、办事4种通用实力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，协
7、助领导的活动，因此，表达实力是最关键的。表达实力包括口头表达实力和文字表达实力两个方面。现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写说，都要做到精确简洁、适用合理。秘书人员的调研实力包括调查实力及探讨实力两方面，秘书调研实力的强弱干脆影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理实力包括3个方面： 协助安排实力、组织实施实力和沟通协调实力。现代秘书必需具备较强的管理实力以协助领导的管理活动，为领导活动供应全局性和超前性的智能服务。范围广，内容多，头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通实力;要熟识办事渠道、驾驭办事程序，刚好精确、妥当地处理事务. 同时，还要有较强的人际交往实力，能擅长通过建立
8、良好的人际关系，创建良好的人际环境，提高办事的效率。 3.专业技能。作为现代秘书，必需具备较强的专业技能，如语言沟通表达实力、外语听说读写实力、计算机操作实力、速记实力。秘书人员工作一个重要的任务就是办文，从事大量文稿的草拟与修改，这都要求现代秘书具备扎实的文字功底，要精通语法、修辞、格式及逻辑学问，要驾驭肯定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充溢的内容。因此秘书肯定要加强写作训练，娴熟驾驭各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平常随时留意积累资料，不断提高写作水平，培育精确的文字表达实力。加入WTO后的中国，外贸出口已经在很多企业的贸易总额中占据了相当大的比重
9、，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观地要求现代秘书必需具备较强的外语实力。计算机操作实力是现代秘书应具备的又一个基本实力要求，秘书要熟识办公软件的运用并熟识计算机网络，还要对办公室常用设备的运用达到娴熟程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入实力，领导在口头表述的时候，秘书要以最快的速度记录到工作笔记中，或者录入电脑中，从而大大削减工作时间，提高工作效率。 4.创新实力。秘书还应具备肯定的创新实力。秘书的创新实力，是指秘书人员能够领悟领导的意图，发挥主观能动性，创建性地为领导供应最佳服务的实力。在学问经济时代，各种信息瞬息万变的状况下，要求秘书在实际工作中勇于探究、改革创新。所谓创
10、新，就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新方法。 要做到这些，秘书人员必需注意自身的接着教化和综合实力的培育，激励自己尽快增长理论学问和实践才能，在思想观念、行为倾向、学问结构、学问存量、应用实力等方面作较大努力，以适应学问经济时代对人才的要求。 (二)秘书应具备的学问。 基本学问。基本学问是秘书工作者学问结构的关键 。一切其它学问离不开基本基础学问的铺垫，否则就是 无源之水，无本之木。秘书应具有的基本学问可分为两类： 一方面是社会科学学问，相当于中学水平的语文、政治、历史、地理等学问; 一方面是自然科学学问，即物理、化学、数学、生物学问，除此之外还应懂得一点经济学问，法律学问
11、和科技常识，并且娴熟一门外语。 2.专业学问。秘书人员的专业学问可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础学问，其次部分是秘书所在行业的行业学问。行业学问是指秘书专业学问的另一部分，是秘书所在行业的行业学问。这是秘书学问结构中的核心部分。总体来说，行业学问是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必需具备的行业学问，这对于秘书来说是其次专业学问。在秘书学探讨中，人们愈来愈重视到其次专业学问的重要性。在国外，对秘书职业早按其次专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。 3.拓展学问。秘书人员不仅要了解并熟知专业学问和生活当中的一些基础学问，还应当驾驭一些相关的边缘学问来拓展自己更
12、好的工作。比如心理学、礼仪学、公关关系学、企业管理学等。拓展自己的学问面，才能使自己在工作中更加挥洒自如、得心应手。现代秘书人员不仅应当是一个专才，还应当是通才、全才。 文秘基础学问和技能(二) 党政机关文秘基础学问 一、秘书工作的内容 (一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容 1.机关办公厅(室)的基本任务 办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必定结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是帮助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。 办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文
13、、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。 2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务 秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。依据1951年中心人民政府批准颁发的政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的确定，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要担当以下任务：第一，帮助首长综合状况、探讨政策、推行工作;其次，帮助首长亲密各方面的工作关系;第三，帮助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，帮助首长掌管保密工作;第五，帮助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议
14、组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。 因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为既要参加政务，又要掌管政务两个方面。而其中第一至第五项工作是须要帮助首长完成的，具有明显的参加政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当担当的主要工作内容确定了基本格局。 (二)秘书工作的主要内容 1.拟定、办理公文 拟定公文是指依据领导者意图和领导班子的确定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。 拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文
15、更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通状况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项特别肃穆的工作，秘书人员应当以高度的责任心对待。 办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。 办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要根据党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、
16、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创建条件。 2.办理组织会务 办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类详细事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合协助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与支配，应与各方面协调联系，将会上探讨确定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，确定是否提交会议探讨;二是会议的统筹支配，即从整体上支配好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参与人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期
17、间的各项服务;五是会议善后工作，如整理睬议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。 3.调查探讨工作 调查探讨工作是指围绕中心工作，针对当前领导关切和急需解决的有关问题，调查了解相关状况，并进行分析探讨，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，干脆为领导决策服务的一项重要工作。 每一项调查探讨均应做好调查打算、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，打算阶段应依据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要留意选准调查探讨对象，采纳多种方式，广泛搜集、仔细整理、深化探讨调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查探讨工作进行整体分析，在以前阶段工作
18、的基础上，写出调查报告。 4.信息处理工作 秘书信息处理工作是指根据党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要驾驭的各种动态、状况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都须要收集并刚好反馈给领导部门。 开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应灵敏，具有较强的视察和分析问题实力的信息员队伍;最终要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。 5.沟通协调工作 对秘书工作而言，沟通协调
19、工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门探望协调、召开会议协调等。 6.信访接待工作 信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项常常性的重要工作。收到群众来信，要刚好拆封，仔细阅读，做好摘
20、记，精确交办，按分级负责，归口办理的原则妥当处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热忱接待，仔细听记，恰当处理。 7.监督检查工作 监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路途、方针、政策和党政机关工作部署落实状况的督促检查;对领导人批办事务承办状况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的详细做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解状况，向上反映状况。 8.公务接洽工作 公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不行缺少的一项工作，是作为机关窗口的
21、秘书工作常常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位干脆派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有帮助联络公务，支配领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺当进行，秘书人员应做到忠于职守、仔细执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟识领导者状况，与有关部门保持亲密联系。此外，还应擅长处理人际关系。 除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动支配、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以仔细负责的看法，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。 二、秘书工作的作
22、用 秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有确定权和指挥权。但是，由于其所处的特别地位及其所担当的重要工作，确定了其具有下述作用： (一)建议参谋作用 这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员须要在决策的打算阶段做好调查探讨工作，整理相关信息和资料，为领导决策供应科学牢靠的依据;其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以依据所驾驭的信息和资料进行分析探讨，并凭借自己的阅历，为领导者供应有参考价值的材料、建议或方案;最终，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新状况、新问题应如何处理，秘书人员也可供应参考看法或反馈信息
23、。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、供应办事和办会预案、供应办事的建议、综合处理信息等工作中，也须要充分运用自己的聪慧才智，努力发挥为领导者供应建议和参谋的作用。 (二)事务助手作用 秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员协助领导做好决策工作以外的详细事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动支配工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外
24、，秘书人员还应当充分发挥主动性，主动做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。 (三)中心枢纽作用 每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不行替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，干脆关系到机关工作能否正常运转。因此，必需充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到上情下达，下情上达。 (四)统筹协调作用 统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调
25、作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的详细落实状况，保持工作运行的畅通。其次，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力气，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现冲突，一般均须要秘书人员根据领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。 (五)形象窗口作用 在日常工作和各种交往中，秘书人员须要常常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均须要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、支配领导人的
26、公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着特别亲密的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制门难进、脸难看、话难听、事难办的官僚主义作风和习气。 秘书工作的性质和地位确定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为便利领导工作和机关工作的信息库和资料库，随时向领导者供应信息询问和服务。因此，秘书人员经常须要主动进行调查探讨工作，刚好地采集和收录各种有用信息，向领导供应须要了解和驾驭的各种动态信息，做好领导的各项协助和服务工作。 三、秘书工作的性质 秘书工作是因领导工作的须要而存在的，
27、属于机关工作的一部分。要想精确理解秘书工作的性质，须要将其放在领导工作和机关工作的领域来视察和相识。 (一)秘书工作的协助性 秘书工作的协助性是指秘书工作在领导工作中所具有的协助性。秘书工作的产生具有必定性，它是由于统治阶级和领导群体为了满意其自身工作运转需求而产生的。这就确定了秘书人员在处理解决任何问题的时候，都须要依据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出确定。即使秘书人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也须要经过领导机关权衡确定后才能执行。秘书工作机构或秘书人员只能站在协助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。秘书工作人员须要对自身进行精确定位，努力发挥好秘书工作
28、在领导工作中的参谋协助作用。 (二)秘书工作的枢纽性 秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书工作井然有序，高质量、高效率地运转，才能够实现整个机关工作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一，并带动职能部门同步运转。这种枢纽与核心地位确定了秘书工作的重要性。 (三)秘书工作的机要性 秘书工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对秘书工作的详细内容而言的。汉语中秘书一词，包含有隐私的意思，而英语中的secretary(秘书)一词中的词干secret，意思也是隐私。因此，单从秘书一词的字面意思就
29、可以反映出秘书工作的机要性。由于秘书工作是协助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必定要接触到各种机密。特殊是重要部门领导人的秘书，由于驾驭更多的重要状况，其机要性更强。 (四)秘书工作的政治性 秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而特别强调的。这是因为秘书部门处于核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会许多。这就须要在对秘书工作人员的选拔和任用上要特别慎重，要求其能够做到政治上肯定忠实牢靠，有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对秘书人员的选用条件还特地制定颁发了机要
30、秘书工作的规定，其中，任用前要进行政治审查，任用后要常常进行保密教化，都是出于秘书工作的客观现实须要。 四、秘书工作的职能 (一)事务性助手职能帮助领导处理各种事务 秘书部门的一个重要职责就是帮助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上运用的大量文稿须要有人撰写和处理;工作中的很多问题须要通过采集信息和调查探讨才能解决;推动工作的过程中有很多环节出现冲突，须要有人进行协调处理;还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均须要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的基础性工作，也是秘书部门最常见的工作内容，
31、因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者探讨解决重大政策性问题。 (二)智能性参谋职能帮助领导制定正确决策 在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化供应有效的服务。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查探讨、信息处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员须要依据了解和驾驭的有关状况，刚好向领导提出工作建议，供应决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动供应信息服务。
32、 秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事这三办的大量详细事务性的工作过程中。脱离详细的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为空中楼阁。因此，秘书工作须要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。 五、秘书工作的特征 (一)秘书工作的本质特征 秘书工作与其他工作的本质区分在于秘书工作从属于肯定的领导机关或领导者，并为领导工作供应综合协助性服务。因此，综合协助性服务是秘书工作的本质属性。其详细体现为： (1)全部秘书工作都要围绕领导工作绽开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延长到哪里。 (2)能够参与领导班子的各种会议并共
33、同探讨问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无确定权。 (3)秘书人员在处理任何问题时，一般只能依据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主见。 (二)秘书工作的一般特征 秘书工作除了具有综合协助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、敏捷性的特点，这些特征是由其本质特征所确定的、为各类秘书工作所共有的特征，详细体现为： (1)政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益亲密相关，因此，秘书工作具有剧烈的政治色调。 (2)被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作依据领导的须要来支配;二是凡是无法分解到详细部门的工作
34、都由秘书工作来担当。 (3)综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所确定的。 (4)事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来确定的。 (5)敏捷性。这是因为秘书工作常常会遇到突发状况，要求秘书能够具备很强的变通实力，从而敏捷处理问题。 六、秘书工作的规律 (一)秘书工作的基本规律 1.领导工作对综合协助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础 秘书人员供应的综合协助性服务与领导者对综合协助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的需求居于支配和主导地位，而秘书人员的供应则处于听从和次要地位。因此，领导工作的需求是秘书人员的供应，即秘书工作赖以存在的客观基础。 2.秘书工作高
35、质量的综合协助性服务是领导工作正常开展的必要条件 由于领导工作对综合协助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，须要秘书人员协助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的冲突和问题渐趋困难化，因此，秘书人员高质量的综合协助性服务是领导工作正常开展的必要条件。 3.不断满意领导工作对综合协助性服务的需求是推动秘书工作的根本动力 设立秘书部门是领导工作对综合协助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必定推动秘书工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满意领导工作的需求是推动秘书工作的根本动力。
36、 4.领导者对综合协助性服务的满足程度是检验秘书工作水平的主要标记 领导者对于综合协助性服务的期望是没有最好，只有更好。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员供应服务的满足程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合协助性服务的满足程度是检验秘书工作水平的主要标记。 秘书人员要深刻相识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的冲突，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合协助性服务。 (二)秘书工作的详细规律 秘书工作详细规律实质上是秘书工作基本规律的详细表现，其主要体现为下述三点： 1.秘书参谋
37、活动的规律 所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以协助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当留意以下规律性相识： (1)将秘书参谋职能寓于详细工作中。 (2)秘书参谋方向必需与领导决策目标保持同一性。 (3)秘书参谋内容必需与领导决策需求相一样。 (4)秘书参谋方法必需与领导决策特征相适应。 2.办公室日常运转的规律 办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、敏捷性的一面。在日常运转工作中，应留意以下规律： (1)区分办公室工作的轻重缓急。 (2)增加办公室工作的质量和效率意识。 (3)优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增加
38、办公室工作人员的凝合力和向心力。 3.秘书写作活动的规律 写作作为秘书人员的一项常常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们渐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的相识： (1)秘书人员的学问、实力、素养水平，要与以文辅政的职能相适应。 (2)秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。 (3)秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。 (4)秘书起草文稿的风格，要与领导者风格、特性相协调。 (5)秘书起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。 秘书的写作行为和文稿质量，必需以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对于推动领导工作，实现领导职能起着举足轻重
39、的作用。 此外，在秘书调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等秘书专项活动中，均包含着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁困难的工作内容，不断摸索和驾驭秘书工作的内在规律，并自觉用于指导实践活动。 文秘基础学问和技能(三) 文秘基础：常用规范性公文 1、请示：假如某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，须要上级帮助解决，就得写成请示，写请示要留意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，须要某个政策性确定的，就写成单一的请示。二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。三是一般不越级请示，但特别状况除外(
40、如经费请示)，在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。四是要简短精炼，简洁明白地讲明缘由、困难，对恳求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。 2、报告：报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映状况、提出看法和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署看法，也可以不签署看法或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只须要上级知道的工作或事务，或者向就某项工作提看法建议，但不肯定须要批复，a分类：一是工作报告，是根据上级机关要求做作的报告，如政府工作报告;二是状况报告，即在工作中遇到了问题，
41、或觉得应当让上级知道某个重要事项的当前状况(实行会议精神的报告);三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作(关于审计看法整改状况的报告);四是备案报告(规范性文件备案)。 b写法：一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告(依据什么机关的什么通知精神，或者依据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的)。二是总体结构一般是：第一，基本状况;其次，主要做法;第三，收到的效果;第四，存在的问题;第五，今后工作的建议。这是常规格式，详细中有改变。如人大视察*法的实施状况，就可以先写成效(可以一并写做法)，再写问题，最终写建议，三个部分完成。我们要向市政府报一个土地运
42、用及管理工作方面的状况报告，就要有基本状况(建设用地、开发区用地)、问题、措施。回复报告的写法比较干脆，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答(如审计看法整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项建设资金我们是怎么整改的)。三是结尾。回复报告写专此报告，请阅;工作报告写以上报告当否，请阅示;备案报告写请予审查。切忌报告中夹带请示事项。 第25页 共25页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页第 25 页 共 25 页