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1、*物业管理咨询咨询顾问书（十四）信息管理册工作重点等内容，供内部沟通及领导批阅；8、依照管理处职能和业务管理要求，在管理处内部进行反馈和发布的方案、总 结、纪要等各类信息；9、管理处网站电子公告：在管理处内、外部网上进行反馈和发布各类信息。五、媒体接待沟通程序1 .目的避开各种媒体报道给管理处带来负面影响，并对媒体加以引导，以维护并拓 展管理处形象。2 .适用范围适用*管理处各部门3 .职责3 . 1综合管理部为管理处与媒体接触的对口部门，相关事务由综合管理部负责。3.2管理处媒体发言人负责与媒体接触时的各种发言。4 .方法与过程监控4.1 管理处与媒体沟通程序4.1.1 管理处设媒体发言人一
2、人，负责与媒体接触时的各种发言；管理处形象宣 扬、重要新闻发布由管理处经理或指派授权人发言。4.1. 2媒体发言人由综合管理部主管担任。发言时应支配相关人员进行记录，相关纪要应存档。4.1. 4综合管理部须对与媒体的接触、沟通状况进行记录。媒体播发关于新闻时, 如为电视或电台，应支配专人进行录像或录音进行存档；如为报纸、杂志等，应 进行剪辑后存档。4.1. 5如播发的属重大新闻，综合管理部应组织全体职工或职工或员工或相关人 员观看。4.1. 6各部门若有相关媒体欲对关于状况进行报道，须征得综合管理部同意并在 指派委托范围和内容与媒体进行接触。4. 1.7若关于状况有可能给管理处带来负面影响，由
3、综合管理部直接与媒体接 触。六、公共预警信息发布程序1 .目的为加大对自然灾难、流行性疾病等公共预警信息的监控力度，提高防范及应 付紧急事件的能力，避开因预警信息的疏漏，造成客户和管理处财产及人身的损 害。2 .适用范围管理处各部门3 .职责3. 1经理负责现场指挥抗灾救援工作；3. 2监控中心工作人员负责收集并及时向各部门发布相关已公布的预警信息， 客户服务部负责对客户信息的发布；3. 3综合管理部负责监控预警信息传播状况，沟通沟通协调监督各部门应急措 施的实施状况，关心救援工作。4.方法及过程监控4. 1监控中心工作人员每天7:00收听新闻广播和天气预报。当媒体报道将有暴 风雨及寒流等天气
4、以及河汛时，中心工作人员应马上向气象台等部门进行电话咨 询，并将气象台等部门发布的预警信号向各部门通报，并每隔2小时通报一次最 新状况,直至预警信号解除。40 2管理处每位职工或职工或员工从公共传媒取得自然灾难、流行性疾病等预 警信息后，须及时通知监控中心值班人员，中心值班人员经核实后，方可通报。4. 3监控中心值班人员将收到的公共预警信息在值班记录本上进行登记后 即刻向各部门通报一次，并要求在10分钟内通报完毕。通报过程中须记录各部 门接受信息人的姓名、接受时间。4. 4部门的信息受理人应在值班记录本上登记信息来源、时间和内容，并 将接收到的预警信号在5分钟内通知本部门主管，各部门主管应及时
5、将信息传递 给本部门所有人员。4. 5客户服务部接到预警信号后，经客服主管同意并指派专人将信息以最合适 的形式向业主、用户传播，对传播的信息必需进行登记，并通过出入口岗加快传 递信息的速度和广度。4. 6居住在低凹地区的职工或职工或员工要随时做好防暴风雨的自救筹备，预 备好沙袋防洪。雷雨天气时计算机终端要关闭。4. 7险情有可能发生前，经理亲临现场组织关心抢险工作，综合管理部负责巡 视各部门应急措施落实状况，各部门主管指挥所属人员落实应急措施。4. 7. 1组织抢险队伍、筹备抢险物资、支配相关专业技术人员检查给排水、供 配电等机电设备，切断霓虹灯及有危急的室外电源，停止室外工程作业，加固户 外
6、设备或拆除临时设备。4. 7. 2同时支配人员检查小区内房屋的门、窗、阳台、天台，对家里无人而门 窗未关好的房间，应用电话联系该住户。4. 7. 3沟、井、渠、管道、地漏由清洁主管支配人员检查疏通，并做好防护措 施。4. 8对于流行性疾病，综合管理部应指派人员联系防疫部门，取得防疫方法， 并以通知的形式向顾客和职工或职工或员工传达，落实防疫措施。附工作记录表格：1、周信息报2、月度工作方案支配表3、专项工作日报表4、值班记录表 5、小区通告参考样纸附1:*物业管理处秣* （部门）周信息报200* 0* *起止日期： 200*.* . *200*. * . *本周工 作精要内部管 理工作项目负责
7、人重要程度时间进度需要关怀履行 时间备注周 日周周周周 四周 五周*人员变 更状况下周工 作精要工作项目负 责 人重要程度时间进度需要关怀履行 时间备注周 日周周周周 四周 五周*要进难 期跟疑题 前情及问*客户投 诉突发事 件及处 理培训方 案培训内 容培训对 象师资培训方式课时培训目标备注编制审核审批签名：日期：签名：日期：签名：日期：部门时间序号项目负责人划间 计时时间节点完成 时间备注本月重点工作本月其他工作编制审核审批签名：日期：签名：日期：签名：日期：备注附2：*物业管理处 月度工作方案支配表*物业管理处 专项工作日报表专项 工作名称日期报告人日作息 本工信本日 工作 难点本日 工
8、作 联系需关 拟求怀编制审核审批签名签名签名日期：日期：日期：*物业管理处值班记录表序号:年月日星期 天气 最高气温 最低气温公共信息预警记录： 记录人：处理结果： 监督人：当班人签 名到达时 间离去时 间本日工作内容完成情况注：本记录不作为考勤依据。主要电话记录：序时事情描述处理结果经办人号间处理事项记录:序号本 日 发生事项及处理经过记录经手人领导巡查留言:签名： 时间:可按发文内容多少使用A4或A3纸，正文格式按管理处资料文件资料资料文件 管理规定。张贴日期:年 月日至 年 月日（二）文书档案管理文书档案（简称“文档”）作为物业管理处重要的信息资源，它具有记录信 息真实性、来源广泛性、内
9、容丰富性等特点，形式包括工作记录、文书、音像、 图片等，是管理处信息管理的基础和重要对象。在计算机技术广泛应用于信息管理前，传统意义上的信息管理工作主要内容 还是企业对在所有活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利 用，此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档 管理工作内容主要包括如下：1、制定和完善管理处文档工作规范和标准；2、制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度，确定文料归档范围、时间 和保存期限；3、收集、整理、保管、统计管理处文档，鉴定和销毁已过期的文档；4、组织进行管理处档案的开发和利用；5、制定管理处各类文档的保密级、保密期限及平安爱护措
10、施；6、指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。 沟通沟通协调和支持各部门文档管理工作。一、文档库建立和名目物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容，文档库是管理处各类 档案的重要储备地,服务于物业管理处每一部门。对于物业管理处文档库的建立, 可依据管理处职能和业务管理的实际状况，编制文档分类名目，保证文档资料文 件资料资料文件资料文件资料完整并易于检索，作为物业管理处进行各类文档管 理的规范基础。1、文档分类编号规则：1）编号原则上应依据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类，依照文档 一、二、三级名目进行编号。如：一级名目“物业规划档案”下的第一条“用 地
11、批准资料文件资料资料文件”，则其编号为“1T”，如该二名目对应下文 档有多卷以上，则每卷的编号挨次为“卜1-1、1-1-22）现场管理的日常工作文档也须按序号进行号码，以防止在工作现场的遗失,目 录一. 绪言 3二. 信息传递、利用与反馈41、信息管理概念42、信息传递管理规定43、资料文件资料资料文件报批和信息传递程序管理规定64、信息发布与反馈85、媒体接待沟通程序86、公共预警信息发布程序9三. 文书档案管理191、文档库建立和名目192、工作记录监控程序213、工作记录一览表23四. 计算机、网络应用291、办公电脑软硬件环境292、网络应用303、物业信息管理软件314、电脑及网络管
12、理规定32下 期 咨 询 咨 询 顾 问 书 预36在工作文档履行后，由责任人及时定时交资料文件资料资料文件资料文件资 料室编号、存档。3）在资料文件资料资料文件夹（盒/袋）封面或侧面应有标识，上面注明名目 号、文档标题等。资料文件资料资料文件夹（盒/袋）应有卷内名目，具体 列明卷内的资料文件资料资料文件资料文件资料资料文件资料文件资料。4）文档管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料文件资料资料文件资 料文件资料交接工作，完善交接手续，如文档资料文件资料资料文件资料文 件资料有遗失，追究当事人责任。2、文档名目分类序号一级名目二级名目1物业规划档案用地批准资料文件资料资料文件项目批准资料
13、文件资料资料文件2物业接管验收资料文件资 料资料文件资料文件资料移交证明资料文件资料资料文件资料文 件资料验收证明资料文件资料资料文件资料文 件资料3工程档案竣工资料文件资料资料文件资料文件资 料技术资料文件资料资料文件资料文件资 料4所有权资料文件资料资料 文件资料文件资料5物业委托管理协议6房屋使用及公众制度房屋使用资料文件资料资料文件资料文 件资料7管理处证照管理处专业化管理资料文件资料资料文 件资料文件资料8架构及职责9行政管理档案10后勤管理档案采购资料文件资料资料文件资料文件资 料资料文件资料文件资料资产、仓库管理记录内务管理记录钥匙管理记录11协议管理档案12人事管理档案人事资料
14、文件资料资料文件资料文件资 料职工或职工或员工培训记录职工或职工或员工考核记录岗位资格/资质/资质证书13财务管理档案14修理修缮基金管理15房屋管理档案房屋本体修理修缮资料文件资料资料文 件资料文件资料房屋管理资料文件资料资料文件资料文 件资料16公用设备设备管理档案共用设备设备管理资料文件资料资料文件资料文件资 料共用设备设备运行维护记录17给排水系统 管理档案给排水系统维护保养18供配电系统管理档案19消防设备设备管理档案消防系统运行维护记录20平安管理档案平安管理资料文件资料资料文件资料文 件资料平安防范措施平安工作记录21消防管理档案消防管理资料文件资料资料文件资料文 件资料消防应急
15、方案消防工作记录22车辆管理档案停车场管理资料文件资料资料文件资料 文件资料停车场管理记录非机动车辆管理档案23清洁管理档案清洁管理资料文件资料资料文件资料文 件资料清洁工作记录24消杀服务档案25绿化管理档案绿化管理资料文件资料资料文件资料文 件资料绿化工作记录26业主档案27租户档案28社区文化活动档案社区文化活动资料文件资料资料文件资 料文件资料29经营管理档案有偿服务档案商户管理档案30客户服务档案客房服务工作记录31业主委员会档案二、工作记录监控程序为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、 处理、检查等工作的管理，保证管理处工作记录资料文件资料资料文件资料文
16、件 资料的完整性、有效性。1 .工作记录的定义1.1 各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶 片等。1. 2各部门工作记录包括所有与服务质量关于的记录，如人员资格/资质/资质证 书和培训记录、分承包方的关于协议、协议书和资格/资质/资质证明、各类 现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。2 .管理职责2. 1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录监控状况。3. 2各部门资料文件资料资料文件主管指派专人负责本部门工作记录的管理。4. 现场工作记录的管理4.1 现场的工作记录应装在资料文件资料资料文件夹中，并在资料文件资料资料 文件夹上标明该记录名称。3 . 2现
17、场工作记录应字迹清晰，无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场 的工作记录进行检查，并于每月初将上月的工作记录收集整理后，送至综合 管理部资料文件资料资料文件管理员处存档。4 .已收集的工作记录的管理4.1 资料文件资料资料文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作 记录收集齐全。4. 2资料文件资料资料文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效 性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。4. 3对已收集的工作记录，资料文件资料资料文件管理员应依照不同岗位、专业 的类别进行排序，确保序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的工作 记录，进行合理地编目、标识，以
18、便于工作记录的查找和检索。4. 4结合管理处的实际状况，对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年 度定时将工作记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或连续性不强的 工作记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或连续性不强 的工作记录，每月或每季归档一次，于每月或每季15日前进行。4 . 5如工作记录是传真号码号码件，应复印后保存复印件。如工作记录破损，应 即时修补。5 .已归档工作记录的管理综合管理部应支配适当的地点对已归档的工作记录进行存放，并标识工作记 录的名称、造成或造成或产生的时间段、保存期限和存档人。并在工作记录存 储清单上进行登记。工作记录存储清单须定时校正，一般
19、每月进行一次， 以确保准确性。工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。6 .工作记录的借阅工作记录的借阅由资料文件资料资料文件管理员负责。借阅工作记录须在 借阅登记表上登记。如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门主管批 准后方可借出。借出的工作记录由资料文件资料资料文件管理员负责跟进，并及 时收回归档。7 .工作记录的报废资料文件资料资料文件管理员应参照制定的工作记录一览表确定工作 记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写工作记录报废申请表并经 综合管理部主管批准后作报废处理。闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。8 .工作记录的检查综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一
20、次抽查，每季度至少一次对 工作记录进行一次全面检查。并将检查状况记录在工作记录检查记录表上。三、工作记录一览表序号资料文件资料资料文件名称保存时间1协议登记表协议失效后1年2借阅登记表至少2年3资料文件资料资料文件资料文件资料 资料文件资料文件资料存储清单至少2年4资料文件资料资料文件处理表同该资料文件 资料资料文件 保存期5公章证照登记表永久6公章证照使用申请表至少1年7物资申请报告至少3年8物资申请单至少1年9CI制作申请表至少1年10消杀工作记录表至少3年11洗手间定时清洁记录表至少1年12泳池、泳乐设备运行记录表表至少1年13平安管理员交接班记录表至少1年14平安管理员巡查记录表至少1
21、年15平安管理员巡逻签到表至少1年16装修现场监控记录表至少1年17出入卡不存18来访人员登记表至少1年19物资搬运放行条至少3年20管理处进出人员登记表至少1年21装修申请表永久保存22装修管理责任书永久保存23装修施工人员登记表永久保存24装修许可证永久保存25装修违章通知书至少1年26停车场车位租用协议书失效后保存1年27停车场管理协议书失效后保存1年28停车场车辆状况登记表至少2年29驶出车辆异常状况记录表至少3年30停车卡不存31车辆进出凭证至少XX月32未收费车辆登记表至少1年33拾遗物品登记表处理后保存1年34监控中心交接班记录表至少1年35值班记录表至少5年36消防演习状况记录
22、表至少2年37消防设备清单永久保存38公用设备保养修理修缮记录表至少3年39停水/电/气/试消防设备通知至少1年40分承包方设备保养修理修缮记录表失效后保存1年41设备（工具）汇总表失效后保存1年42设备（设备）检查记录表至少5年43机电设备年度检修方案至少5年44设备抢修（大修）记录表永久保存45分承包方保养效果评估表至少3年46电力运行记录表至少3年47智能门禁系统检查表至少1年48电缆绝缘测试记录表永久保存49闭路监控系统维护保养记录表至少1年50业主（住户）资料文件资料资料文件资 料文件资料卡永久保存51委托银行代收款协议书永久保存52_房屋交付验收表永久保存53物品领用登记表永久保存
23、54租户管理协议书永久保存55工程遗留问题处理记录表至少5年56求职表职工或职工或 员工离职后1年57转正审批表职工或职工或 员工离职后1年58面谈表职工或职工或 员工离职后1年59家庭服务状况记录表至少5年60代客购物登记表至少5年61邮件签收登记表至少1年62家庭服务协议书至少5年63客户服务状况统计分析报告至少5年64家庭服务回访记录表至少5年65前期介入状况周记录表N01N09至少2年66入住须知永久保存67夜间查岗方案支配表至少2年68夜间查岗状况登记表至少2年69钥匙配制申请表至少3年70钥匙使用登记表至少3年71钥匙清单至少3年72商户管理协议书至少5年73商铺消防管理责任书至少
24、5年74商铺从业人员状况登记表至少5年75商铺设备检查记录表至少5年76职工或职工或员工申诉表至少1年77调动通知书职工或职工或 员工离耿后1年78人员编制申请表至少2年79交接清单至少2年80房屋移交验收状况通报表至少5年81房屋验收记录表永久保存82职员（工）即时奖惩通知书至少2年83普通职工或职工或员工考核评分汇总 表（月）至少2年84年一季度职员（工）考核评分表职工或职工或 员工离职后1年85内务管理状况检查记录表至少1年86技术修理修缮类人员等级考核个人申 报表职工或职工或 员工离职后1年87技术修理修缮人员部门考核评分表职工或职工或 员工离职后1年88职工或职工或员工过失通知书职工
25、或职工或 员工离职后1年89职工或职工或员工警告通知书职工或职工或 员工离职后1年90职工或职工或员工奖励通知书职工或职工或 员工离职后1年91解除劳动协议审批表职工或职工或 员工离职后1年92解除劳动协议通知书职工或职工或 员工离职后1年93离职人员完善手续表职工或职工或 员工离职后1年94业务管理部绿化（地）养护巡查周记表至少2年95清洁工作检查记录表至少1年96紧急集合状况记录表至少2年97顾客投诉（建议）记录表永久保存98紧急事件登记表永久保存99紧急事件处理表永久保存100物资领（借）用单至少2年101仓库物资盘点表至少2年102工作记录存储清单至少2年103工作记录检查状况记录表至
26、少2年104工作记录报废申请表至少2年105新职工或职工或员工试用状况反馈表职工或职工或 员工离开后1年106培训1（会议）记录表至少1年107岗位证书登记表失效后1年108培训方案至少2年109社区文化活动记录表至少2年110管理报告至少5年附工作记录表格:1、工作记录存储清单2、工作记录检查记录表3、工作记录报废申请表附1:*物业管理处工作记录存储清单部门：序号:工作记录类别序号编号名称生成 时间归档人保存 期限可报废 日期备注附2：*物业管理处工作记录检查状况记录表序号:部门检查时间检查人序号工作记录名称问题描述纠正措施复查人复查时间复查结果信息管理是企业管理中的一项重要职能，它能使企业
27、更清晰地辨明目标，关 怀企业更好地履行实现目标过程中的每项活动。管理好信息能使企业“做准确的 事”，同时“把准确的事做好”。近十多年来，计算机、通讯技术飞速进展，不仅加快了社会和经济进展的速 度，也增强了外部环境对企业的影响，使企业必需及时地了解社会经济信息，使 自身经营活动迅速适应环境的变化，及时对信息进行分析处理，准确作出科学的 决策，提高信息管理利用水平，达到最优经营管理效果。现代企业的经济循环和连续进展从一定意义上说是企业对人、财、物、技术 及信息资源的开发和利用，企业经营管理者们应深刻熟悉到信息对企业生存与进 展的重要作用，信息成为企业的第五大重要资源，信息管理成为企业经营管理工 作
28、的非常重要组建部分。本册信息管理册咨询咨询顾问书主要是针对物业管理的行业特点，对物 业管理企业在信息资源管理工作中的基本知识及操作方法介绍。针对行业特性，熟练把握物管企业信息管理在信息搜集、传递和文档管理 等工作上的基本流程和操作，是物业管理处进行信息管理起步工作的入手 占八、9a 现代物管企业广泛应用计算机、网络技术。在物业管理处计算机、网络等 硬件配置条件成熟的状况下，利用网络、通信技术和资源逐步搭建物业管 理处信息平台（网站），同时依据管理处自身条件，自行开发或购买成熟 的物业管理信息软件，提高信息管理和应用水平；a信息管理是一项系统工作，内容涉及管理处经营管理的多个方面，在其他 册咨询
29、咨询顾问书已作说明介绍的如资料文件资料资料文件管理等个别内 容，为便于对信息管理工作内容的综合了解，本册仅作名目，具体内容可 参见其他册咨询咨询顾问书相关章节；本册咨询咨询顾问书依据管理处具体状况，编制了相关工作的制度流程及附3：*物业管理处工作记录报废申请表部门：序号:序号工作记录编号工作记录名称工作记录生成时间备注01020304050607080910申请报废原因：申请人签名：年 月 日部门主管建议或建议或意见:签名:（三）计算机、网络应用现代物业管理进展的一个显著特征是计算机、网络等高新技术在物业管理企 业的广泛应用。一方面是辅助管理处管理决策职能，降低经营管理成本，促进信 息沟通和利
30、用，提高管理处经营水平；另一方面用于物业管理的业务管理服务， 提高管理服务方式和品质。计算机应用于物业管理主要有以下方面：1 .办公自动化，编辑、处理、打印各类办公文档和表格；2 .进行物业管理服务信息的搜集和发布；3 .存储各类文档、图片音像等资料文件资料资料文件资料文件资料及各类事 务和处理结果；4 .实现财务电算化，准确进行所有费用的核算和管理；5 .分析汇总所有数据，为管理服务规划、决策提供依据。6 .建立管理处网络系统，实现数据和信息的交换、处理和共享。一、办公电脑软硬件环境依据物业管理处具体状况，办公电脑的配置应选用目前已较成熟，使用稳定 的硬软件产品。同时今后在专业管理处关心下，
31、依据管理处进展需要对软硬件进 行增加和更新。1、主要硬件配置1）电脑基本配置（pentiumlllcpu 128M内存40GB硬盘52X光驱 软驱1. 44MB 15”显示器）;2） 56k以上调制解调器或其他网络连接设备；3）喷墨激光打印机（办公用）；4）针式打印机（票据打印用）；5）扫描仪2、办公常用软件1）操作系统类：中文windowsxx；2）办公软件类:Microsoft Officexx；3）网络类:IE6. 0、Msn5. 0；4）财务软件类：用友财务软件；5）多媒体类：Realone player、Windows media player；6）病毒平安类：Norton Anti
32、Virus、金山毒霸；7）图形类：AutoCAD R14、coreldraw9；8）物业管理信息软件；9）其他应用软件：Winzip,金山词霸。二、网络应用计算机、网络技术应用于物管企业，不仅是企业经营管理的需要，也是物管 企业服务效率、手段和方式的提高。网络化管理方式是物业管理企业走上社会化、 专业化和市场化，连续长远进展的必定要求。物业管理处网络xx可依据具体状况，结合物业管理的行业特点，在专业计 算机网络管理处的关心下逐步XX管理处网络系统，建立管理处网站，实现网络 化管理。物管企业网络一般由广域网、管理处内部网及社区网三个子网组建：1、广域网。指企业接入的国际互联网络（Internet
33、）。其作用主要有：1）物业管理处外部形象、品牌宣扬。如管理处资质、文字或形象标志、经 营业绩、社会评价、企业文化、管理处公告等；2）管理服务信息的介绍。如业务拓展，管理物业、服务项目、质量规范、 服务标准等；3）物业管理网上营销推广推广。发布和接受业务信息，寻求物业管理市场 机会，开拓物业管理处经营活动；4）客户沟通沟通。接受投诉、建议，加强与业主的沟通沟通，了解客户需 求；5）行业环境的观看与燎望，行业信息沟通，网络教育培训。6）其他企业管理功能。如网上人才聘请等。2、管理处内部网（Intranet）。是物业管理处及子管理处、各部门的内部工 作网。其作用主要有：1）对分散的各分管理处、部门统
34、一高效率率的管理，经营管理活动的指挥、 组织和沟通沟通协调；2)对各分管理处或部门的管理监控；3)管理处内部电子公告栏，各类信息、通知发布；4)提高工作效率和服务水准，削减中间管理层，简化资料文件资料资料文 件传递等中间环节，实现管理扁平化、无纸化，大大降低管理成本；5)管理处及各部门数据存储、传递及信息沟通，实现内部资源共享；6)网络会议、教学培训、工作沟通。3、社区网(Homenet)o是物业管理处所管理物业区域的社区服务局域网。 其作用主要有：1) 社区电子公告栏，进行如小区规章、服务项目、重要活动、社区文化 等小区管理服务信息的发布；2) 交互式物业管理与服务：自助查询水电气、管理费、
35、社区内消费等费 用；网上预约社区消费、家政、修理修缮等服务；3) 网上投诉、建议或建议或意见及建议受理服务；4) 社区电子商务，如费用结算、网上市场等；5) 网上社区生活：网上沟通、信息、休闲、教育、消费等；6) 接入互联网或其他局域网，实现远程访问，信息传递。三、物业信息管理软件物业信息管理软件是物业管理处对经营管理服务中涉及的信息资料文件资 料资料文件资料文件资料进行收集、传递、加工、存储、计算等工作的处理系统, 辅助物业管理的所有业务运行，提高物业管理处对信息的处理和应用水平，提高 管理服务效率和品质。目前国内较多物业管理企业依据自身实际状况，自行组织 开发或直接购买成熟的物业管理软件系
36、统应用于管理服务工作。物业信息管理软件功能主要包括如下：1、房产资源管理管理区域内物业楼栋、楼层、房间及配套硬件设备的物业基本信息管理，相 关工程及配套资料文件资料资料文件资料文件资料信息的管理；2 .住户管理对业主购房、入伙入住、出租、退房相关信息的管理，可随时查询人员居住 状况，加强对小区房屋及住户沟通和管理；3、收费管理可按各区域计算、统计所有项费用，自动检查费用核算记录的完整性和准确 性，并记录费用收缴等费用管理信息，可实现银行托收、预交款、分次付款、自 动催缴提示等。4、设备及修理修缮管理建立设备台帐，对设备修理修缮从申请，到派工、修理修缮、验收等实现过 程化管理，自动提示到期需保养
37、的设备，监控外包方保养质量，统计设备修理修 缮合格率、及时率；5、平安、消防管理外来人员车辆、邮件收发、物资出入、平安巡查、突发事件、车行管理、消 防检查等平安消防信息的记录和统计；6、绿化清洁管理绿化植物名称、品种、数量及工程施工、改造记录；清洁工作标准及检查记 录等信息；7、客户服务开展社区文化活动记录；处理业主建议、投诉和回访信息，统计有效投诉率 及满意率；8.仓库管理物资从申购，到入库、领用、盘点等过程化管理，实时更新物料库存数量， 查询领用、采购物料的具体记录，提示平安库存；9、行政管理管理处架构、职责、资料文件资料资料文件、会议、工作方案、总结等管理 职能信息记录；10、人事管理人
38、员资料文件资料资料文件资料文件资料、聘请、考核、培训、薪资福利、职工或职工或员工关系等信息管理。四、电脑及网络管理规定1 .目的规范电脑及网络的使用，确保网络运行平安、稳定、高效率率，信息畅通。2 .范围管理处各部门3 .职责3.1 各部门主管对本部门人员使用电脑及网络进行管理。3. 2设备责任人对其所有的电脑设备使用、管理负责。4. 3综合管理部负责监督、实施。4.方法与过程监控4. 1电脑设备管理：4. 1.1电脑设备包括：笔记本电脑、台式电脑主机、显示器、键盘、鼠标、UPS、 打印机、扫描仪、光盘刻录机、M0存储设备、调制解调器及其他外设和网络设 备。4. 1.2各部门指派电脑设备责任人
39、，未经设备责任人及部门主管同意，任何人不 得使用电脑设备。4.1. 3所有电脑设备的日常清洁保养工作均由该设备责任人负责。4. 1.4未经管理处综合管理部许可，使用部门或个人不得擅自修理修缮电脑设备, 不得格式化电脑硬盘，所有电脑设备的修理修缮均由综合管理部负责。4. 1.5电脑内的所有资料文件资料资料文件、数据、资料文件资料资料文件资料 文件资料均属本管理处所有，不得外传；对于打印出来的材料，应及时处理（存 档或销毁），不得乱扔乱放，以免造成数据泄露，如有需要对数据进行光盘刻录 需经本部门主管同意，并对刻录好的光盘进行妥善保存。4. 1.6非本机责任人，经同意使用该电脑后，要注意清理使用后留
40、下的文档记录, 若修改了设置的要恢复,不得用电脑干私活，不得拷贝本机中资料文件资料资料 文件资料文件资料。4.1. 7各部门电脑须设置开隐秘码及屏幕爱护密码，报部门主管及综合管理部备 案。4. 2办公电脑软件管理规定：4. 2. 1管理处统一安装的软件包括：Windows Office. WINZIP等。4. 2. 2各部门或个人依据不同需要可安装：Foxpro财务软件、Photo shop、 Coreldraw、中英文电子辞典等，经本部门主管审核后，综合管理部主管批准后, 由综合管理部支配相关专业人员负责安装，未经批准各部门不得在管理处电脑设 备上安装使用任何软件。4. 2. 3未经综合管理
41、部同意、授权，任何人员未能任凭运用Foxpro、或其它工具 直接打开数据库进行修改。4. 3网络设备及平安管理：4. 3.1服务器、HUB、交换机、网线、网卡、调制调解器为网络运行的重要设备, 任何人不得擅自对上述设备进行修改，如遇到问题时，须与综合管理部联系。4. 3. 2服务器数据由综合管理部代为备份，管理处内各部门数据实行个人用户同 步备份和定时（每二月一次）光盘刻录备份相结合。对于客户端，将邮件设置成 传递到个人资料文件资料资料文件夹，以防邮件丢失。4. 3. 3对于WEB系统，每周备份主名目；各部门负责备份部门子网站；4. 3. 4对于用户密码，每三月更换一次，若有人事变更状况，则在变更后立刻更 换用户及密码；5. 3. 5选择性能价格比较高的品牌网络设备,为网络稳定提供硬件保障；5.4. 内部网络信息及权限管理：5.5. 1内部信息网采纳平安性爱护：拒绝匿名访问并设置平安权限予爱护，拥有 相应权