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1、修订记录修订日期订内容页次版本2018-3-1升级换版C/02021-5-1升级换版C/ 1核准审核制定文件发行章文件及记录控制程序缩进设置:级别项目序号制表位位置缩进位置11.00字符左0字符，右0字符21. 10. 5字符左0.5字符，右。字符31. 1. 11字符左1字符，右0字符4a)或 1)1.5字符左L5字符，右0字符在设定a）、b）、c）等序号时，默认制表位位置设定为：1字符f.段落特殊缩进格式带项目序号的文字选择悬挂缩进格式，缩进量1.5字符；不带项目编号的文字选择首行缩进格式，缩进量2字符。4）其它未明确事项，请参考所给出的标准格式模版，在编写文件时，可直接套用该格式模版即可
2、。对公司现有的各类管理体系的文件及记录进行控制，以保证各文件使用场所的文件为最 新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理 体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。2.0适用范围适用于99XXXXXXX有限公司各物业服务中心、各异地分公司所有的管理体系有关的 文件和记录的控制管理。3.0职责3.1 文控（包括体系文控、文控员）公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件 目录，并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。3.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保
3、所使用的 文件为最新有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。3.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员管理手册体系推行小组管理者代表总经理程序文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/部门负责人4.1 定义4.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括质量环境安全管理手册、程序文件、工作规范、规章制度、检验标准、 工作记录等。b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。c.外来技术文件：包括客户技术文件、图纸等各类资料。4.2
4、受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色 “受控文件”印章。4.3 非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或、 文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章。4.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名文件。5.1 文件管理流程流程流程说明责任人记录/文件文件木各式确5.1.1 制订文件（各类文件）格式要求。5.1.2 确认文件规定格式，并最终定稿。5.1.3 将定稿文件的格式存放于电脑服务器中共享或邮件给各 单位。管理者 代表 文控各类文件 格式样本1文件E勺编制521根据标准及公司的具体实际情况而编写相应的
5、文件，编 写的文件应满足符合性、可操作性、协调一致性。体系推行 小组/5.3.1 按照4.3要求将文件审批后，由各部门进行会签，保证文 件完整性。5.3.2 各部门会签后文件由文控进行格式确认，确认内容不少于 如下项目：A.文件的格式B.文件的标题C.修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项）D.文件编写批准及会签者签字。E.生效日期（如无生效日期，以最后批准日为生效日期）。5.3.3 文控格式确认无误后，对文件进行编号，编号规则按附 件执行。文控/文件批准评审1F5.4.1 文控在相应的管制文件清单上进行受控登记，更新相应 的网络信息，确保文件在网络上为最新版本。5.4.2 受控文件原稿保
6、存在文控处，作业指导书文控只保留电 子档。5.4.3 确定分发范围，并复印编号分发，盖红色“受控文件” 印章，要求领用人员签收。其中不需发放到工程现场的 体系文件如手册、程序文件、职责、部分工作文件等可 进行电子档发放。5.4.4 公司内不得使用盖“受控文件”印章的复印件，一经发 现，文控人员有权收回销毁。5.4.5 仅作参考等目的需求的，可申请分发非受控文件使用。 文控加盖红色“参考文件”印章后分发。义控文件分发 回收记录文件受控登记 及分发文件白勺回收5.5.1 旧版文件或被取消文件由文控负责回收，在受控印章附 近加盖红色“作废文件”印章进行作废。在旧版受控文 件原稿首页加盖红色“保留资料
7、”印章存档（保留时间 由文件编制部门确定，一般不少于3个月，也可根据需 要随时作废保留资料，技术文件不得低于档案保管时 间）。5.5.2 由于其他原因文件要作废时，编制部门提出申请，填写 文件修改、新增、作废申请表，原审批人审批后， 文控进行作废并维护相应记录。文控文件修 改、新增、 作废申请 表管制文件 清单V文件归档561保存在公司服务器内的体系文件，仅文控有权进行操作， 并每季度对其进行备份。技术文件按项目编号进行归 档。保留文件用专门文件柜存档。562借阅文件需填写借阅登记表。义控借阅登记 表1T571文件遗失或破损，如需补发，由申请人填写文件修改、 新增、作废申请表，注明补发，交部门
8、负责人审核， 文控按要求执行。破损文件交由文控回收作废，并补发。 若遗失的文件寻回，应及时交还给文控中心销毁处理。572新版文件发放时，发现旧版遗失，无需补发，但需由原 收文单位在文件签收记录上注明遗失情况并签字。申请人 管理者 代表义控文件发放 回收记录 表文件补发1f5.8.1 体系文件及工作文件更改文件更改申请人填写文件修改、新增、作废申请表注明 更改并说明原因，经批准后可更改，也可与相关部门进行沟 通协调后直接进行更改。当文件中某一页或几页需要修改时，注明修改内容，更新版 本后分发。文件修订达9次或超1/3版面内容时，应将原文件回收，换 发新版本。相应更改管制文件清单中的信息。5.8.
9、2 技术文件的更改更改由申请人视实际情况填写文件修改、新增、作废申请 表，注明更改原因及内容，也可与相关人员直接进行沟通， 经工程部评审认可后可更改。更改须经过4.3中文件审批后由文控员下发。更改后的技术文件以文件发放回收记录表发放，涉及到 的相关文件都须进行更改并发放。文控在管制文件清单中更新相关信息。申请人文控员文件修 改、新增、 作废申请 表管制文件 清单文件的更改5.9.1 不定期组织相关单位进行文件评审。5.9.2 原拟制单位将评审不够完善文件重新修订。管理者 代表无文件适用评审5.10.1 各部门收集/识别的外来文件、外来技术文件、行业标准， 注明转发范围、登记于外来文件一览表交文
10、控进行 编号、存档、由文控在上面盖上红色“受控文件”的印 章，进行受控发行；5.10.2 电子文件的控制：所有受控文件都需将最新版本电子文 档保存在服务器中相应途径，文控需及时将电脑中的电 子文档更新，服务器应定期杀毒以防止文件被破坏，同 时，每月用光盘或体系负责人电脑备份体系文件。体系文控外来文件 一览表外来文件控制，5.11.1 各部门负责人（或授权人）不定期检查各部门文件的执行 状况。5.11.2 内部审核时全面检查文件的使用，执行情况。各部门负 责人 审核员纠正措施 预防措施 报告文件使用状 况检查6.0记录管理流程流程流程说明责任人记录/ 文件6.1.1 各部门根据文件确定表单名称。
11、6.1.2 表格的美观（表单抬头、LOGO、字体大小、表格板式等）6.1.3 明确表格的用途（主要考虑其适用性）各部门负 责人表格 样本表单设计V表格的编号需按照统一的编号要求进行编号，具体参照文 件编号及版本规定要求编号。文控文件 编号表单编号无编号的表单不能在现场使用。规定表单审批6.3.1 各部门负责人对表单内容的适用性进行评审。6.3.2 文控对表单是否按规定格式要求进行确认。6.3.3 审批合格的表单体系文控保存一份电子档各部门负 责人 文控记录 一览 表表单F填写不得用铅笔填写，可采用钢笔或碳水笔填写，字体要正确、 清楚，不得遗漏，应能准确识别并有签字笔签章。642记录填写要完整、
12、详细、如不须填写项目，可以在栏内以 表示。各种记录填写的内容需更改时，可以在错误处画应当 由更改者在更改处签字签章。各表单记 录填写人/表单记录收集各部门依据本部门的记录一览表进行收集。652每月底对各项记录进行编目、保管。各部文员/记录保,S7防护6.6 .1各部门按记录保存期限要求进行记录的保管。662记录的防护须注意避免返潮、损坏、防水防火、遗失等， 对于电子文件的记录表应作好备份,定期对电脑进行杀毒。记录保管 人/记录查1阅/检索6.7.1 当客户/供应商/第三方认证机构需查阅目录时，由相关部门 人员陪同，记录负责人应能迅速提供相关记录。6.7.2 当公司内部查阅和追溯相关记录时，各部
13、门记录负责人应 能找出所要查阅和追溯的记录，公司对各部门记录的检索 方法统一以目录和其相关对应的编号，阿拉伯数字流水号 进行。记录负责 人/记录保F存时间6.8.1 记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，6.8.2 记录一览表明确各类记录的保存时间。6.8.3 记录保存时间应满足法规或顾客有特殊要求，与产品的生 命周期相适应:工程件批准文件，工装设备记录，采购单和 修订单的保存期限为产品在现行工程和服务中规定的有限 期再加一个日历年。质量运行状态记录（控制图、检验和试 验结果）保存期限为三年。内部审核和管理评审记录保存期 限为三年。记录保管 人记录 一览 表记录销没处理V各部门文件记
14、录负责人按规定的保管期限进行保存，对于 已过保存期限且无继续保存价值的文件记录，经部门记录 负责人确认后，呈报部门负责人批准，给予处理，对于仍 需保存的记录，按记录保管/防护要求执行。692处理包括：碎纸机碎纸、烧毁、卖废纸等方式，处理工作 必须由2人以上进行。记录保管 人过期 文件 处理 登记 表表单的更改6.10.1 表格的修改一般为各部门的表格使用人，由各部门主管审 核并交文控归档（电子档存档）。6.10.2 新版表格正式使用时，各部门应把旧版表格作废。各部门负 责人无7.0相关记录7. 1文件清单7.2 文件修改、新增、作废申请表7.3 文件分发/回收记录附件一文件编码规则 A. XX
15、XXXXX有限公司”用代码“SZCD”表示。 B.文件和资料名称代码: 管理手册一 一QM 记录R 外来文件ED C.公司单位代码 公司一一GS 财务管理部一一CW 客户助理部一一AQ 和平广场一一 HPGC 世纪豪庭一一S川T 兴华大厦一一XHDS 中兆花园一一ZZHY程序文件P行政文件ADM作业规程（工作手册）协议AGR服务中心FWZX品质运营部一一PZ 人力资源部一一HR 港岛中心一一GDZX 香蜜湖豪庭一 一XMHH 都市花园一一DSHY 茂业城MYC-W部门一一BM工程管理部一一GC 世界金融中心一一SJZX 时代广场SDGC 东方时代一一 DFSD 雍翠华府一一YCHF 东门一一D
16、M D.物业服务中心部门代码 客服管家部一一KF工程维修部一一GC客户助理部一一AQ 注：名称连用可以自运形成，如东门客户助理部可以表示为：DMBAE.所有受控文件必须加盖“受控文件”，作废文件必须加盖“作废文件”。文件使用人员能够 使用加盖有“受控文件”章的文件或品质运营部通过公司0A系统发布的文件。F.版号/版次的注明：为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修 改状态号等来控制最新版本。版本号用A、B、C表示第一、第二、第三版；用0、1、 2表示修改状态，即第一次、第二次修改。当文件内容有三分之二以上的章节发生修 改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B
17、版升C版等依次执行。 G.文件编号办法文件崇德物业公司 代码文件类别部门序号表达意义一级文件SZCDQES001管理手册001二级文件SZCDP001程序文件001三级文件WKF001客户服务手册001WAQ001安全管理手册001WGC001工程管理手册001WHJ一001环境管理手册001ADMCW001财务管理手册001ADMHR001人力资源手册001ADMXZ一001行政管理手册001AGRKF001客户服务制度文件001四级表格RKF001客户服务记录表格001RAQ001安全管理记录表格001RGC001工程管理记录表格001RHJ一001环境管理记录表格001备注：举例以数字说
18、明，其余数字序号类推附件二文件规则 A.文件顺序号- XXX每一类型中的文件顺序号按发文顺序以流水号的形式编排，每一类型中的起始文件号码为OOE B.文件规范编制要求1）程序文件编制格式要求按以下排列顺序编制：a）目的b）适用范围c）职责d）定义e）流程f）支持性文件g）相关记录h）附件2）手册文件编制格式要求按以下排列顺序编制：a）目的b）适用范围c）职责d）内容e）支持性文件f）相关表格 C.质量&环境&职业健康安全管理体系文件修改及作废时编号的处理1） QES文件内容修改时，只更改文件版号，文件编号不变；2）体系文件废止后，原文件编号继续保留，不得用于新增加文件的编号；3）新增加的文件编
19、号，依序在现有最后一个文件编号基础上增加数字，不得采用原有废止文件编 号；4）各单位（部门）文件管理人员必须确保当内部文件发生更改时，及时更新文件相应内容；5）因公司组织机构调整发生单位（部门）或单位（部门）合并、分离时，原单位（部门）文件废 止，由新单位（部门）重新组织编制单位（部门）文件。6）因单位（部门）岗位发生调整或改变时，岗位职务说明书废止，文件编号随岗位职务说明书一 同废止。D. QES体系文件页面设置1）字符数/行数一一使用默认字符数页边距上 2. 0厘米下 2. 0厘米左2厘米右2厘米装订订线0. 5厘米页眉 -2. 0厘米页脚 -1.0厘米2）纸张大小A4版面顶端对齐3）字体a.页眉页脚页眉：主标题（4号）；中文字体一宋体英文字体 - Times New Roman中间字形一常规其它：宋体（小5号）页脚：宋体（小5号）b.文件内容中文字体一宋体英文字体 一 Times New Roman字形一常规（大标题/小标题：加粗）字号：大标题（4号）、小标题（小4号加粗）、正文（小4号）字符间距-一缩放100%;间距:标准；位置:标准c.管理手册封页：大标题（隶书初号加粗）页脚（隶书小5号）其它（3号加粗）d.段落行距：固定值21磅，段前段后0行，e.标题序号标题项目序号按L0; LI;a）或1）分级；按照以下规定进行设置对齐方式：左对齐大纲级别：正文文本