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1、文件及记录控制程序 1、目的 对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。 2、范围 适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。 3、定义 3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。 3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。 3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。 3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法
2、规，顾客提供的标准等文件。 3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知” 3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件； 4、职责 4.1集团总经理：负责质量手册的批准。 4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。 4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。 4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。 4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。 4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、
3、更新、作废、处置的监督管理。 4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。 4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。 4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。 5、文件控制流程图 6 过程要点描述 7、记录管理流程图 9附加说明 文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则 9.1.1质量体系文件编号规则为： 发行日期：2022年7月1 日版本：G0 HT YZ QX XXXX XXX 作业文件序列号：001-999 程序文件号（上层文件号） 质量体系
4、文件类别号：手册：M；程序：P；记录： R； 子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海） 公司代号(海通） 9.1.2程序文件编码规则为： HT / QP 0803 海通程序文件号(0803为变更管理程序) 9.1.3三层次文件编码规则为： HTXX / QP XXXX XXX 海通各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号 9.1.4 记录表单文件编码规则： HTXX / QPR XXXX XXX 海通各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号 9.1.5质量手册文件号为“HTQM” 9.1.6 程序文件页面设置格式 8.1.6.1程序文件表头 XXXX有限公司 （
5、宋体小二加粗居中） 文件及记录控制程序(四号加粗居中)文件编号：HTQP0701 （宋体5号） 页数：5/7 （宋体5号）发行日期：2022年7月1 日 （宋体5号） 版本：G0 （宋体5号） 9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗； 9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进） 9.1.6.4程序文件提纲目录： 1.目的； 2.范围； 3.定义； 4.职责； 5.流程图； 6.要点描述（表格形式）； 7.附加说明； 8.支持文件； 9.记录明细表（表格形式）；10.文件变更记录（表格形式）。 (如有特殊情况需要增加提纲，目录顺序可以插入、延续或
6、增加)。 9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达（如本程序） 9.1.7 三层次文件页面格式 未注明文字均为五号宋体 9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗；无特殊格式（不缩进） 9.1.7.3 三层次文件正文宋体五号；行距最小值20磅；特殊格式“首行缩进2字符”； 9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。 9.1.8 记录表单无固定格式，根据各个公司记录形式的继承性进行编制； 9.1.8.1记录表单必须包括以下内容和要素：子公司名称；记录表单名称、文件编号、记录编号、记录时间、记录人员 10、支持性文件 10.1管理评审程序 10.2内部体系审核管理程序 10.3持续改进管理制度 11、记录 附表一：文件编制、审核、批准矩阵表 附表二：记录清单