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1、第4章 Excel 2000的使用4.1 Excel 2000的基本操作4.2 工作表的建立和编辑4.3 格式化表格4.4 公式与函数4.5 数据管理4.6 关联表格的使用4.7 电子表格的图表显示4.8 显示与打印工作表返回目录页4.1 Excel 2000的基本操作4.1.1 Excel的启动和退出4.1.2 Excel的基本概念4.1.3 Excel的基本操作4.1.1 Excel的启动和退出 启动Excel的常用方法为：单击“开始”按钮，指向“程序”，在子菜单中单击“Microsoft Excel”选项，即可启动Excel。退出Excel的常用方法是单击“文件”菜单中的“退出”命令。4
2、.1.2 Excel的基本概念 1.工作簿、工作表、单元格 一个Excel文件是一个工作簿。工作簿名就是保存在磁盘上的文件名，其扩展名隐含为.xls；一个工作簿由若干工作表组成，每个工作表又由若干单元格构成。2.Excel的窗口组成 启动Excel时屏幕被刷新，与此同时打开Excel窗口并自动建立一个名为“Book 1”的空工作簿，光标自动定位在第一张工作表Sheet 1的第一个单元格位置，等待用户输入数据。Excel窗口中的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏与Word相似。图4.1 Excel 2000窗口 工作簿名 菜单栏 工具栏 编辑栏 列标 活动单元格 全选按钮活动工作表标签 状态栏 水平
3、滚动条 垂直滚动条 行标 光标 4.1.3 Excel的基本操作 Excel的基本操作包括：光标的定位、单元格内容的输入、选择操作对象等。1.光标的定位 (1)单元格的光标定位 使用鼠标：使用键盘：(2)单元格内容的光标定位 2.单元格内容的输入 在单元格内定位光标，出现光标“|”后，即可输入数据。输入的内容可以是汉字、字符，也可以是数字。当输入的内容是数字时，应注意以下几点：负数的输入可以用“-”开始，也可以用()的形式，例如-58也可以表示为(58)。日期的输入可以用“/”分隔，例如5月20日可以表示为5/20。分数的输入为了与日期的输入加以区别，应先输入“0”和空格，如输入0 5/20可
4、得到5/20。如果要输入公式，键入“=”，或单击编辑栏左侧的编辑公式钮。数字、日期输入后为右对齐状态，字符输入后为左对齐状态，如图4.2所示。图4.2 单元格数据中数字、字符的对齐状态 如果要取消输入，可按Esc键，或单击编辑栏左侧的取消按钮“”，如图4.3所示；如果要把光标定位在下一列，可按Tab键；如果要把光标定位在下一行，可按Enter键；如果要把光标仍定位在原来的单元格，单击编辑栏左侧的输入按钮“”，如图4.3所示。图4.3 取消单元格中输入的数据 3.选择操作对象(1)单元格内容的选择(2)单元格的选择 对于行、列的选择，只需单击行标头或列标头，如图4.4所示。图4.4 单击行标选择
5、整行 全选按钮 列标头 行标头 选择连续单元格：将光标定位在所选连续单元格的左上角，然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角，或者在按住Shift键的同时，单击所选单元格的右下角。图4.5 连续单元格的选择 选择不连续单元格：在按住Ctrl键的同时，单击所选的单元格，就可以选择不连续的单元格区域。图4.6 不连续单元格的选择 (3)工作表的选择 单个工作表的选择，激活工作表就是选择单个工作表，此时所选的工作表标签为白色。对于连续工作表的选择，只需按住Shift键，单击所要连续选择的最后一个工作表标签，此时被选择的工作表标签呈白色状态。图4.7 多个连续工作表的选择 4.2 工作表的建立和编辑4
6、.2.1 工作表的建立4.2.2 工作表的编辑4.2.1 工作表的建立 几种快速输入数据的方法：1.连续区域内数据的输入 选中所要输入数据的区域，在所选中的区域内，如果要沿着行的方向输入数据，则在每个单元格输入完后按Tab键；如果要沿着列的方向输入数据，则在每个单元格输入完后按Enter键。2.输入相同单元格内容 按住Ctrl键不放，选择要输入相同内容的所有单元格。松开Ctrl键，输入数据。按下Ctrl+Enter键，则刚才所选的单元格内都将填充同样的数据。如果选定的单元格中已经有数据，将被覆盖。3.预置小数位数输入数字 如果输入的数字都具有相同的小数位数，或者都具有相同个数的尾数0时，则可以
7、选择“工具”菜单中的“选项”命令，在出现的“选项”对话框中，选择“编辑”选项卡 图4.8 用预置小数位数（或尾0）法输入数字 4.用填充柄自动填写数据 在输入一个工作表时，经常会遇到有规律的数据这时我们可以使用Excel的自动填充功能。图4.9 用填充柄自动填写数据 填充柄 5.自定义序列 在实际应用中，有时会发现Excel提供的序列不能完全满足需要。这时可以利用Excel提供的自定义序列功能来建立自己需要的序列。图4.10 自定义序列的操作方法 4.2.2 工作表的编辑 1.单元格部分内容的移动、复制、删除 选定要编辑单元格中的部分内容。图4.11 单元格部分内容的选定 如果要移动，单击工具
8、栏中的“剪切”按钮；如果要复制，单击“复制”按钮。双击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位置，单击工具栏中的“粘贴”按钮，图4.12 单元格部分内容的复制 2.单元格内容的移动、复制 当单元格内容移动或复制到新的位置时，将覆盖新位置上的原有内容。用鼠标拖动的方法：用剪贴板的方法：3.特殊的移动和复制 通过“选择性粘贴”命令可以 实现某些特殊的移动和复制操作。将光标移动到目的单元格处，选 择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，如图4.13所示。4.13 “选择性粘贴”对话框 4.单元格内容的删除 选择要删除内容的单元格，选择“编辑”菜单中的“清除”命令，或在子菜单中选
9、择“全部”、“内容”、“格式”或“批注”项。按Del键相当于仅删除内容。5.单元格的删除、插入 删除单元格后，Excel会将其右侧或下方单元格的内容自动左移或上移。插入单元格后，Excel将把当前单元格的内容自动右移或下移。图4.14 单元格的删除 图4.15 单元格的插入 6.行、列的删除、插入 单击所要删除的行或列的标头，选定该行或列。选择“编辑”菜单中的“删除”，即可完成行、列的删除操作。单击所要插入行、列所在的任一单元格，选择“插入”菜单中的“行”或“列”，当前行、列的内容会自动下移或右移。7.工作表的移动、复制、删除和插入 (1)工作表的移动 用鼠标拖动的方法移动、复制工作表：图4.
10、16 用鼠标拖动的方法移动、复制工作表 用菜单的方法移动、复制工作表：图4.17 “移动或复制工作表”对话框 (2)工作表的删除 选择所要删除的工作表标签，右键单击所选标签，在出现的快捷菜单中选择“删除”项；或选择“编辑”菜单中的“删除工作表”；在出现的确定删除的对话框中，确定删除操作，如图4.18所示。图4.18 删除工作表 (3)工作表的插入 图4.19 插入工作表 4.3 格式化表格4.3.1 行高、列宽的调整4.3.2 数字的格式化4.3.3 对齐方式的设置4.3.4 边框和底纹的设置4.3.5 设置条件格式4.3.6 样式的使用4.3.7 自动套用格式4.3.1 行高、列宽的调整 1
11、.鼠标拖动调整行高、列宽 把鼠标移动到横（纵）坐标轴格线上，当鼠标变成双箭头时，按下鼠标左键，拖动行（列）标题的下（右）边界来设置所需的行高（列宽），这时将自动显示高度（宽度）值。调整到合适的高度（宽度）后放开鼠标左键。2.用菜单精确设置行高、列宽 图4.20 “行高”对话框 4.3.2 数字的格式化 1.用工具栏按钮格式化数字 图4.21 用工具栏按钮对数字进行格式化 2.用菜单格式化数字 图4.22 用菜单的方法对数字进行格式化 4.3.3 对齐方式的设置 1.用工具栏按钮改变对齐方式 图4.23 用工具栏按钮改变对齐方式 2.用菜单改变对齐方式 图4.24 用菜单改变对齐方式 4.3.4
12、 边框和底纹的设置 1.用工具栏按钮设置边框与底纹 图4.25 格式工具栏中的边框与填充色按钮 2.用菜单设置边框与底纹 图4.26 设置边框 在“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，可以设置单元格的底纹与颜色，如图4.27所示。图4.27 设置底纹与颜色对话框 图4.28为外边框采用双实线，内部采用细实线，设置边框线后的工作表。图4.28 设置好边框的工作表 4.3.5 设置条件格式 选择要设置格式的单元格或单元格区域，单击“格式”菜单中的“条件格式”，打开“条件格式”对话框，如图4.29所示。图4.29 设置条件格式 例如，选定“加粗倾斜”后，则表中所有大于或等于20的数字都将以加粗的
13、斜体字形式突出显示出来，如图4.30所示。图4.30 设置条件格式示例 4.3.6 样式的使用 1.使用样式 图4.31 样式对话框 2.从一个工作簿中复制样式 图4.32 从一个工作簿中复制样式 4.3.7 自动套用格式图4.33 “自动套用格式”对话框 4.4 公式与函数4.4.1 公式4.4.2 函数4.4.3 单元格的引用4.4.1 公式 1.运算符 (1)算术运算符：用来完成基本的数学运算，算术运算符有+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、（乘方），其运算结果为数值型。(2)文本运算符：文本运算符“&”用来将一个或多个文本连接成为一个组合文本。例如Exc&el的结果为
14、Excel。(3)比较运算符：用来对两个数值进行比较，产生的结果为逻辑值True（真）或False（假）。比较运算符有=（等于）、（大于）、=（大于等于）、=（小于等于）、（不等于）等。(4)引用运算符：用以对单元格区域进行合并运算。引用运算符包括区域、联合和交叉。区域（冒号）：表示对两个引用之间（包括两个引用在内）的所有单元格进行引用，例如SUM(A1:F4)。联 合（逗 号）：表 示 将 多 个 引 用 合 并 为 一 个 引 用，例 如SUM(B5,B15,D5,D15)。交叉（空格）：表示产生同时隶属于两个引用的单元格区域的引用。2.输入公式 图4.34 公式的输入 3.自动求和 图4
15、.35 自动求和操作 4.公式的自动填充 在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算（如数据行合计），可以利用公式的自动填充功能选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角黑方块处，即“填充柄”。当鼠标变成小黑十字时，按住鼠标左键，拖动“填充柄”经过目标区域。当到达目标区域后，放开鼠标左键，公式自动填充完毕。4.4.2 函数 函数是一个预先定义好的内置公式。函数由函数名以及用括号括起来的参数组成。选取要插入函数的单元格，把光标移到要插入函数的位置，然后选择“插入”菜单中的“函数”命令，或单击常用工具栏上的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，如图4.36所示。图4.
16、36 “粘贴函数”对话框 在“函数分类”列表框中选择合适的函数类型，再在“函数名”列表框中选择所需的函数名。单击“确定”按钮，将弹出所选函数的公式选项板对话框，如图4.37所示，它显示了该函数的函数名，函数的每个参数，以及参数的描述和函数的功能。图4.37 SUM函数公式选项板 函数的输入还可以在编辑区内输入“=”或者单击编辑公式按钮，这时屏幕名称框内就会出现函数列表，如图4.38所示，用户可以从中选出相应的函数。图4.38 名称框中的函数列表 4.4.3 单元格的引用 1.相对引用 Excel默认的单元格引用为相对引用。相对引用指某一单元格的地址是相对于当前单元格的相对位置。2.绝对引用 绝
17、对引用是指某一单元格的地址是其在工作表中的绝对位置。绝对引用要在行号和列标前加一个$符号 3.混合引用 混合引用是相对地址与绝对地址的混合使用，例如E$4表示E是相对引用，$4是绝对引用。4.5 数据管理4.5.1 建立数据库4.5.2 使用数据清单4.5.3 数据筛选4.5.1 建立数据库 在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，一列单元格就是一个字段，每行中的字段输入项就是一条记录。图4.39 在工作表中建立数据库 4.5.2 使用数据清单 1.数据清单的使用 使用数据清单的方法为：将光标放在数据库所在工作表中任一单元格内，选择“数据”菜单中的“记录单”，打开数据清单对话框。数
18、据清单首先显示的是数据库中的第一条记录的基本内容（未格式化的），带有公式的字段内容是不可编辑的。图4.40 使用数据清单 2.增加、删除记录 图4.41 用数据清单删除记录 3.记录排序 (1)单列内容的排序 图4.42 用“升序”按钮对“总分”进行升序排序 (2)多列内容的组合排序 图4.43 “排序”对话框 图4.44 “排序选项”对话框 4.5.3 数据筛选 1.利用数据清单 选择“数据”菜单中的“记录单”，打开“数据清单”对话框，单击“条件”按钮，出现空白清单等待输入条件，并且“条件”按钮变为“记录单”按钮。在每个字段中输入条件，例如要筛选出总分在250分以上的学生记录，只要在“总分”
19、对话框中输入“250”，如图4.45所示。图4.45 利用数据清单筛选记录 2.利用自动筛选器 图4.46 自动筛选器的使用 如果选择了“自定义”，则打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图4.47所示。在其中输入条件，这时就可以使用“与”、“或”操作了。图4.47 “自定义自动筛选方式”对话框 4.6 关联表格的使用4.6.1 分类汇总4.6.2 数据透视表4.6.1 分类汇总 对分类字段进行排序，例如需要根据“性别”进行分类汇总，首先要对“性别”进行排序，如图4.48所示。图4.48 数据库原始数据 将光标放在工作表的任一单元格，选择“数据”菜单中的“分类汇总”，打开“分类汇总”对话框，如图
20、4.49所示。图4.49 “分类汇总”对话框 在打开的“分类汇总”对话框中：在“分类字段”下拉列表中，选择分类排序字段，如选择“性别”。在“汇总方式”下拉列表中，选择汇总计算方式，如选择“求和”。在“选定汇总项”中，选择汇总项，如选择“高等数学”、“英语”、“计算机”、“总分”。单击“确定”按钮，完成操作，其效果如图4.50所示。图4.50 按性别进行分类汇总的结果 在分类汇总结果工作表中，单击屏幕左边的“-”按钮，可以仅显示小计、总计数而隐藏原始数据库的数据，这时屏幕左边变为“+”按钮，如图4.51所示；如果再次单击“+”按钮，将恢复显示隐藏的原始数据。图4.51 在分类汇总中隐藏原始数据后
21、的效果 4.6.2 数据透视表图4.52 数据透视表和数据透视图向导3步骤之1 选择数据的来源。对于图4.48的数据库数据，选择第一项“Microsoft Excel数据清单或数据库”，然后按“下一步”按钮，打开“3步骤之2”对话框，如图4.53所示。图4.53 数据透视表和数据透视图向导3步骤之2 在步骤2中选择区域，可以输入数据区域名，或单击右侧选择按钮后在工作表中选择数据区域，按“关闭”按钮返回，单击“下一步”，打开“3步骤之3”对话框，如图4.54所示。图4.54 数据透视表和数据透视图向导3步骤之3 单击“完成”按钮，屏幕如图4.55所示。图4.55 空数据透视报表 拖动右侧“数据透
22、视表”对话框中的按钮到“页”字段区上侧、“行”字段区上侧、“列”字段区左侧以及数据区上侧。如图4.56所示，将“系别”拖动到“页”字段区，将“姓名”拖动到“行”字段区，将“性别”拖动到“列”字段区，将“总分”拖动到“数据”区，这时，将按要求显示报表。图4.56 数据透视表向导的操作示例 双击每一字段名按钮，打开“数据透视表字段”对话框，如图4.57所示，选择数据分类汇总的计算方式和隐藏内容。图4.57 “数据透视表字段”对话框 在图4.56的数据透视报告中：选择列字段名列表，可以得到不同性别的各个报表，如图4.58所示。图4.58 在数据透视表报告中选择列字段名 4.7 电子表格的图表显示4.
23、7.1 建立图表4.7.2 编辑图表4.7.1 建立图表 Excel提供的“图表向导”工具可以帮助我们顺利完成建立图表的工作。单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，或者，选择“插入”菜单中的“图表”命令，将出现“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，如图4.59所示。图4.59 “图表向导4步骤之1图表类型”对话框 在该对话框中，根据需要选择指定图表的类型，单击“下一步”按钮，出现“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，如图4.60所示。图4.60 “图表向导4步骤之2图表源数据”对话框 在“数据区域”选项卡中给出了图表的样本，可以改变图表的数据来源和系列数据产生在行或列。单击“系列”选项卡，可以
24、对系列进行定义，如图4.61所示。图4.61 “图表向导4步骤之2图表源数据”对话框中的“系列”选项卡 单击“下一步”按钮，出现“图表向导4步骤之3图表选项”对话框，如图4.62所示。在此对话框中单击需要的选项卡，为选定的图表类型设置或关闭某些标准项。图4.62 “图表向导4步骤之3图表选项”对话框 单击“下一步”按钮后，出现“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，如图4.63所示。在此对话框中，确定图表的存放位置，可以将图表嵌入到工作表中，还可以将图表放置在新工作表成为一张独立的图表。我们选择将图表嵌入到工作表上。图4.63 “图表向导4步骤之4图表位置”对话框 4.7.2 编辑图表 利用快捷
25、菜单：单击需修改的图表对象，则选中图表对象的边框出现控制块。将鼠标定位在控制块上，拖动鼠标能够改变对象的大小。选中某一对象后，单击鼠标右键，会出现相应的快捷菜单。在打开的菜单中，选择所需的修改项，来完成修改。利用图表工具栏：选取图表后，选择“视图”菜单中的“工具栏”项，再选择其中的“图表”项。在此工具栏，有9个工具按钮。这9个工具按钮依次为：图表对象、图表对象格式、图表类型、图例、数据表、按行、按列、向下斜排文字、向上斜排文字。利用这些按钮，可以方便地对图表的各部分进行修饰。4.8 显示与打印工作表4.8.1 隐藏操作4.8.2 打印设置 4.8.1 隐藏操作 1.行、列的隐藏 选择所要隐藏的
26、行或列，选择“格式”菜单中的“行”或“列”，在子菜单中选择“隐藏”命令。如果要取消隐藏行、列，则可以选择跨越隐藏行、列的单元格，再选择“格式”菜单中的“行”或“列”，在子菜单中选择“取消隐藏”命令。2.工作表的隐藏 选择所要隐藏的工作表，选择“格式”菜单中的“工作表”，在子菜单中选择“隐藏”命令。如果要取消隐藏，选择“格式”菜单中的“工作表”，在子菜单中选择“取消隐藏”命令。这时打开“取消隐藏”对话框，选择所要取消隐藏的工作表名，单击“确定”按钮。4.8.2 打印设置 1.页面设置 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图4.64所示。图4.64 “页面设置”对话框
27、设置页面：选择“页面”选项卡，设置打印方向、打印比例、纸张大小、起始页码等。设置页边距：单击“页边距”选项卡，如图4.65所示的对话框。从中输入数据到页边的距离及对齐方式等。图4.65 设置页边距 添加页眉与页脚：单击“页眉/页脚”选项卡，如图4.66所示。在此对话框中，为页面添加页眉和页脚。图4.66 添加页眉与页脚 设置工作表：单击“工作表”选项卡，如图4.67所示。在此对话框中可选择打印区域，以及是否打印网格线等。图4.67 设置工作表 2.打印预览 打印预览的方法有：在“文件”菜单中选择“打印预览”命令；单击常用工具栏的“打印预览”按钮；在“页面设置”对话框中，单击“预览”按钮；在“打印”对话框中，单击“预览”按钮。3.打印 打印文件的方法有多种，直接单击常用工具栏中的“打印”按钮，这种方法快捷，但缺乏控制。另外，单击“文件”菜单中的“打印”命令，在“页面设置”对话框中单击“打印”按钮，或在打印预览窗口中单击“打印”按钮，也可以实现工作表的打印。本章结束返回本章首页