通职业技术学院合同管理制度.docx

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1、通职业技术学院合同管理制度第一章总则第一条为进一步规范学院合同管理，根据中华人民共和国合 同法、行政事业单位内部控制规范（试行）（财会（2012） 21号）、 XX省财政厅关于印发行政事业单位内部控制基本操作指弓|的通 知（xx财会2016） 12号）等相关法律法规规定，结合学院实际与 合同业务管控要求，特制定本制度。第二条本制度所称合同指学院与平等民事主体的法人、其他经 济组织、个体之间为实现一定目的、含有经济事项、进行资金收付而 订立的明确相互权利义务的合同。签订合同必须采取书面形式。为规 范格式，原则上应采用国家或行业标准的合同文本。第三条 学院签订的合同涉及以下三大类别：1 .校企合作

2、类；2 .经济类：收入类合同、支出类合同；（1）收入类合同。事业收入类合同；经营收入类合同；其他收 入类合同。（2）支出类合同。货物采购类合同；服务采购类合同；其他支 出类合同。3 .其他类。第四条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则，遵守国家有关的法律、规定，以维护学院合法权益和提高经 济效益为宗旨。面协议；如双方不能达成一致意见的，可依法律规定或合同约定选 择诉讼或仲裁方式解决纠纷。对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷，承办部门应向主管 副院长汇报，经主管副院长同意后，召集院办公室、归口部门、院 财务处、院审计部门、承办部门以及法律顾问，研究确定该合同纠 纷解决的具体

3、方案，及时向院长办公会报告，并参与该纠纷的协 商、调解、仲裁或者诉讼活动。合同纠纷处理完毕将有关材料归档 备查。第十五条 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的事件，承 办部门应及时收集相关资料，并报院办，由院办组织院合同办相关部 门研究应对方案，经部门主管副院长审核、报院长或院长办公会审批 后实施。第十六条 承办部门要定期对合同履行情况及效果进行了解和 跟踪、分析，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现 的问题进行研究，在以后签订合同中加以改进。第十七条 合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应在法定 或约定期限内，签订变更或解除合同文本。变更或解除合同，必须采 用书面形式并说明变

4、更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履 行期限、与原合同的关系等，并填写合同变更或解除审批表（附 件2）,按规定的合同审查权限和程序再报批。第十八条 建立合同电子台账，将相关合同签订、履行情况录入 合同管理系统。第五章合同归档第十九条 合同签订后15个工作日内，承办部门应及时将合同原件和XX交通职业技术学院合同审批表、立项依据等移交院办公 室归档，合同履行完毕或合同权利义务终止时，承办部门应及时将履 行、变更、解除合同的有关资料送院办公室存档。合同档案应包括但不限于：合同相对方资信资料（法定代表人 身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从 业资格要求的相关证书）、合同文本以及

5、初审稿、合同订立至合同履 行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料（包括合同有关的合同 审批表、补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文 书、电话记录、传真、合同履行记录及索赔报告、财务结算凭证、起 诉状、答辩状等），以及各类合同中相关的文件、资料等。归档的合同要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书 写、绘制。第二十条院办公室应依据档案管理的相关规定对合同档案进 行分类、编号整理并立卷归档。涉及保密的合同应按保密规定进行管 理。第二十一条 合同档案的查阅。为方便合同档案的查阅，院办公 室应建立归档合同电子目录。第二十二条 合同档案的借阅。借阅合同必须按规定填写借阅 登记，作

6、为借还合同的交接凭证，并要求及时归还。第二十三条 合同档案的查/借阅或复制。如其他部门或单位需 要查/借阅或复制，需填写合同档案查/借阅申请单（附件3）,经 院领导批准，并办理相关的登记手续。查阅或复制合同的人员，严禁在合同上涂画、拆封和抽换。第二十四条对于超过保管期限的合同档案必须进行鉴定，对已失去保存价值的合同资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。第六章监督检查第二十五条院合同办每学期期末对合同执行及有关情况进行 监督和检查，并将相关情况及时上报院领导。合同监督检查的主要内 容有：（一）合同管理制度的落实情况；（二）合同资料保管和合同管理全过程台账建立情况；（三）合同形式、内容的合

7、法性与适宜性；（四）合同的签订和履行情况；（五）合同纠纷的处理情况；（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；（七）对于在签订、履行和管理合同等全过程中，是否存在违反 国家法律法规、纪律规定或单位合同管理制度，造成重大经济损失的 人员的责任追究情况；（A）与合同事务相关的其他情况。第二十六条 在合同监督检查过程中，被检查部门（单位）应当 如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问 题做出解释和说明。第二十七条 院合同办根据检查情况，15日内向被检查部门送 达检查意见书。检查意见书中包括监督检查成员姓名和职务，被检查部门（单位） 合同管理情况，存在的问题及对加强合同管理的意见等。

8、第二十八条 被检查部门应当自收到检查意见书之日起30日内,将落实整改情况书面报告纪检监察部门。第二十九条 各部门在对外签订合同中，应当遵守本制度，认真履行职责，维护单位的利益。因渎职、失职给学院造成损失的，单位 将依照有关规定追究责任。第三十条 有下列行为之一的，学院将视其情节轻重，依法追究 当事人责任，未给学院带来损失的，对直接责任者或负有领导责任的 负责人进行批评教育；给学院造成经济损失或不良影响的，由当事人 承担相应的赔偿责任，并视情节轻重依法追究其责任，构成犯罪的, 移交司法机关处理：（一）违反国家法律、法规、规章签订合同的；（二）应当签订书面合同而没有签订的；（三）超越代理权限或滥用

9、代理权的签订合同的；（四）将合同印章提供给其他单位或个人使用的；（五）未按本制度规定履行合同审批、登记或备案手续的；（六）在合同签订和履行中未尽义务，或者未按照本办法规定处 理，致使单位或单位下属各单位利益受到损害的；（七）因在签订合同时，未对对方提供的相关证照、资质、履约 能力和委托代理权限进行核实，造成损失的；（八）未妥善保管合同，导致合同内容泄露或丢失后造成损失的;（九）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；（十）擅自销毁或涂改合同的。第三十一条未经学院法定代表人书面授权，擅自以学院或部 门名义签订合同的单位或者个人，应对该合同承担全部责任。同时, 学院将依照有关规定追究责任单位及责任人

10、员的相关责任；触犯刑律 的，移送司法机关追究其责任。第三十二条 凡在合同的签订、履行、管理中违反本制度规定, 对主要负责人视情节轻重分别给予批评教育、警告、记过、记大过、 责令赔偿、撤职、降级、解除聘用合同、开除的处罚。第三十三条 对在合同的签订、履行和管理工作中，尽职尽则, 工作成绩显著，为避免、挽回经济损失或获得经济利益的，给予表扬、 发给奖金、晋级等奖励。第七章附则第三十四条 学院对外签订的战略合作协议、涉外合同、涉密合 同，可从其特别规定。第三十五条 本制度由院办公室负责解释。第三十六条 本制度自学院XX年5月1日起执行。附件1：XX交通职业技术学院合同审批表附件2：合同变更或解除审批

11、表附件3：合同档案查/借阅申请单附件4：授权委托书附件5：合同履行情况登记表附件1:XX交通职业技术学院合同审批表（校企合作类）申请日期： 年 月 日合同名称合同编号承办部门承办人联系方式是否有归口统筹部门口是口否合同相对方名称合同签订时间合同有效期承办部门（单位）审核意见：负责人:年 月 日业务归口部门审核意见：【如涉及经费收支情况，请注明要财务处、审计部门签署审核意 见】签字：年 月 日财务处审核意见：攻字.年 月 日审计部门审核意见：签字：年 月 日法律顾问审核意见：签字：年 月 日院办公室审核意见：签字：年 月 日分管院领导审核意见：分字. ALL年 月 日院长意见：签字：年 月 日书

12、记意见：签字：年 月 日盖章经办人签字：年 月 日注：业务归口部门注明是否需要财务处、审计部门审核；本审批表存院办公室。XX交通职业技术学院合同审批表（经济类）申请日期：年 月 日合同名称合同编号承办部门承办人联系方式是否有归口统筹部门口是否合同相对方名称合同金额大写：佰 拾 万 仟 佰 拾 元合同签订时间合同有效期附合同项目立项依据：承办部门（单位）审核意见：签字：年 月 日业务归口部门审核意见：% 字.年 月 日财务处审核意见：% 字. ILLTJ -年 月 日审计部门审核意见：签字：年 月 日法律顾问审核意见：签字：年 月 日院办公室审核意见：签字：年 月 日分管部门院领导审核意见：签字

13、：年 月 日分管财务院领导审核审批意见：签字：年 月 日院长办公会（院长）意见（10万元及以上）：签字：年 月 日党委会（书记）意见（30万元及以上）：签字：年 月 日盖章经办人签字：年 月 日注：合同项目立项依据是指该建设项目是否经过上级部门的批复同意，或者党委会、院长办公会、院领 导的同意，该栏内应写明上级机关批复文件或者学院印发的正式文件（会议纪要）文号、名称，无正式文 件的，应写明经院领导签字同意的请示或报告名称；合同项目立项依据、合同审批表、正式签字合同文 本三者齐全后，院办公室方能加盖管局印章。审批签字到有审批权限的岗位为止，审批前的岗位为审核 岗位；本审批表存院办公室。XX交通职

14、业技术学院合同审批表（采购类）合同编号：申请日期：年 月 日合同类别货物类（）服务类（）工程类（）其它（） 委托代理机构招标（）院内集中采购（）院内自行采购（）采购万式公开招标 0邀请招标 0竞争性谈判 （）询价 0其他方式（）合同名称资金来源承办部门是否有归口统筹部门是否预算金额合同金额合同相对方名称联系人联系方式合同签订时间合同有效期承办部门（单位）审核意见：签 字：年 月 日归口管理部门审核意见：签字：年 月 日后勤处审核意见：签字：年 月 日财务处审核意见：签字：年 月 日审计部门审核意见：签字：年 月 日法律顾问审核意见：签字：年 月 日分管部门院领导审核意见：攻字.年 月 日分管采

15、购院领导审核意见：签字：年 月 日院长意见：签字：年 月 日党委书记意见（30万元及以上项目）：签字:盖章经办人签字:XX交通职业技术学院合同审批表（其他类）申请日期：年 月 日合同名称合同编号承办部门承办人联系方式合同相对方名称合同签订时间合同有效期承办部门（单位）审核意见：负责人：年 月 日业务归口部门审核意见：【如涉及经费收支情况，请注明要财务处、审计部门签署审核意 见】签字：年 月 日财务处审核意见：签字：年 月 日审计部门审核意见：签字：年 月 日法律顾问审核意见：签字：年 月 日院办公室审核意见：签字：年 月 日分管院领导审核意见：签字：年 月 日院长意见：签字：年 月 日盖章经办

16、人签字：年 月 日注：本审批表存院办公室。第二章管理机构及其职责第五条 学院成立合同管理办公室（以下简称院合同办），设在 院办公室，院合同办由院办公室、院审计部门、院财务处、业务归口 部门、合同承办部门组成，负责学院合同管理。（一）院办公室牵头负责学院合同管理工作，主要包括合同签订、 执行、监督、存档全过程管理。主要职责：1 .组织制定、完善学院合同管理制度和实施办法；2 .负责协调法律顾问参与学院重大经济合同的谈判、起草、签订、 纠纷的处理；3 .负责协调院内各相关部门参与解决合同纠纷、调解、仲裁、诉 讼等活动；4 .负责编制合同序号，每一份合同都必须有一个编号，所有合同 须连续编号，管理合

17、同专用章；负责合同履行过程中的进度跟踪、履 约情况分析及问题处理等风险管理工作。5 .建立合同台帐，详细登记合同的订立、履行和变更情况，对合 同进行登记、统计、分类；6 .负责合同档案的管理。具体负责对合同档案汇总，进行统一的 分类、编号、保管及合同的目录设立、查阅、管理等工作；7 .组织业务归口部门、承办部门、院财务处、院审计部门对合同 履行过程中的情况作出最终评价，评价对方的履约能力、产品与服务、 履行进度、技术水平、售后服务、环境与职业健康安全、合作诚信等 情况。评价较高的相对方作为今后学院同类项目招标的优先选择单位。（二）学院各业务归口部门根据其职责范围，归口管理相关合同 的审核和管理

18、工作。各归口部门主要负责人为合同审核管理的责任人。 主要职责：合同变更或解除审批表申请日期： 年 月 日合同名称合同编号承办部门承办人联系方式合同相对方名称合同金额大写：佰 拾 万 仟 佰 拾 元合同签订时间合同有效期处理方式口变更口解除变更内容或解除原因（内容过多可附表）：承办部门（单位）审核意见：负责人：年月日业务归口部门审核意见：【如涉及经费4攵支情况， 见】请注明要财务处、审计部门签署审核意负责人：年 月 日财务处审核意见：负责人：年月日审计部门审核意见：签字：年月日法律顾问审核意见：负责人:年月日分管院领导审核意见：签字：年月日院长意见：签字：年月日盖章经办人签字:合同档案查/借阅申

19、请单查/借阅部门（单 位）查/借阅人电话编号标题密级承办部门审核院办公室审核【如涉及密级较高的合同档案查/借阅，请注明要分管院领导签署审核意见】分管院领导审核附查/借阅人部门（单位）介绍信：授权委托书兹委托（部门、职 务、姓名、身份证号）代表 学院与（对方单位名称）签订（合同书或协议书名称），合同编号 为：-其权限如下： （授权事项范围： 具体说明代理的事项和内容，包括签订合同权、代为承认或者放弃 一定权利权等）。委托时限为 O（是/否）有权转委托，特此委托。由此在法律上所产 生的权利和义务，均由委托人全部享受和承担。委托人（法定代表人）：（签名或盖章）年月日授权委托书兹委托（部门、职务、姓名

20、、身份证号）为 学院对外签订（合同类型）的代理人。其权限如下： （授权事项范围：具体 说明代理的事项和内容，包括签订合同权、代为承认或者放弃一定 权利权等）。委托时限为 0（是/否）有权转委托，特此委托。由此在法律上所产 生的权利和义务，均由委托人全部享受和承担。委托人（法定代表人）：（签名或盖章）年月日合同履行情况登记表合同编号合同名称合同承办部门合同承办人合同相对方合同签订时间合同履行期限合同金额合同内容及标的合同履行情况风险分析备注日期:部门负责人签章:注：1 .合同履行情况应填写：（1）合同履行完毕无异议；（2）合同履行完毕有异议；（3）合 同正在履行无异议；（4）合同正在履行有异议（

21、其中“正在履行”的合同需要详细填写合同 履行进度）；2 .风险分析：指合同履行过程中存在的风险，合同承办部门需要对存在风险作出详细的 分析并提出解决建议；3 .该表按季度定期报院办公室。1 .对合同项目进行可行性论证，涉及金额10万元以上的技术服 务、技术开发项目须进行风险评估，重大项目或涉及较高专业技术合 同条款要聘请有关专家、财务管理人员、法律顾问、纪检监察部门、 院审计部门参加论证或评估；2 .审核合同相对方主体资格及信用状况；3 .审核合同基本条款的完备情况；4 .审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致，是否符合 学院规定；5 .对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等

22、负有 审核责任；6 .协调处理合同纠纷。（三）合同承办部门主要职责：1 .负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的 收集、初审工作，并对初始资料的真实性、完整性负责；2 .负责合同文本的草拟及具体签订工作；3 .负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与 应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责，定期向 院办公室报告合同的签订、履行情况；4 .负责合同纠纷处理工作；5 .协助业务归口部门完善并签署合同；6 .合同签订完毕后，应立即将合同文本、xx交通职业技术学院 合同审批表以及与合同相关的重要资料上交归档，并及时报备合同 的签订、履行情况；7 .每季度向院

23、办报告合同的执行情况。（四）院财务处主要职责：1 .负责合同预算资金支付审核等相关的财务风险管理工作，避免经济业务与预算管理、资金管理及会计核算脱节，实现合同管理与预 算管理、收支管理相结合；2 .负责审查合同中有关财务的条款内容是否符合财税法律、法规、 准则规定以及学院有关财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源 保障，资金结算及付款方式是否合理、合规等，并提出意见，必要时 参与有关合同的谈判、签约、履行等工作；3 .负责按合同办理财务结算手续。审核报销内容、付款方式、支 付金额与合同相关条款是否一致，审批流程是否合乎规定，办理结算 所附资料是否完整，收入类合同，按规定报送执行情况。（五）院

24、审计部门主要职责：1 .主要审查合同的必要条款是否完备；2 .考核合同的履行；合同到期后，按规定对合同履行情况进行专 项审计；3 .对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度， 对学院造成经济损失或不良影响的人员根据相关规定移交纪检监察 部门或司法部门。（六）法律顾问主要职责：1 .审查合同条款的合法和合规、合同文本及格式的规范，并提出 是否进行修改的书面意见；2 .提供与合同有关的法律咨询，参与重大经济合同的谈判、起草、 签订。并对合同的重大问题进行分析，提出法律意见；3 .协助承办部门进行谈判；4 .协助承办部门处理合同纠纷。第三章合同签订第六条合同相对方资质审查。合同签订前，承

25、办部门应对合同 相对方的主体资格、资信情况和履行能力进行了解和审查。要求首次 合作的合同相对方提供相关资质文件，并作为合同附件。重大合同重 点调查包括：（一）审查合同对方的身份证件、法人登记证书、资质证明、授 权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和 合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和 非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风 险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化。（三）对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估和分析其 合同履约能力。（四）与合同对方的开户银行、

26、主管税务机关和工商管理部门等 沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。第七条 合同谈判。业务部门组织合同谈判小组，根据实际情 况及合同规模选择恰当的洽谈方式，与招投标、政府采购、竞争性谈 判、定点采购、询价等方式确定的合同单位进行合同谈判，确定实质 性条款、内容。这一环节的管控措施主要包括：（一）组建素质结构合理的谈判小组，谈判小组中除了有经验丰 富的业务人员外,还应当有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。（二）收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品 或服务价格等与谈判内容相关的信息。（三）关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、 质量或技术标准，合同价格的确定

27、方式与价款支付方式，履约期限和 方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。（四）对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同 还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专 业资质、胜任能力、职业道德情况。（五）谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当 予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度。（六）在谈判过程中加强保密工作。第八条 合同拟定。在合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟 订合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。其管控措 施主要包括：（一）学院对外发生经济行为，除政府采购要求以外的，单项支 付金额达到5000元，均需签订合同。严

28、禁口头协议，杜绝合同履行 在先，合同签订在后的情况。对于单价小数量不多、可及时结清采购 和服务，应当完成必要的协商、支付、审验程序。（二）合同文本一般由合同承办部门起草，由院办公室组织审核; 重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律顾问、审计、财务等部门 参与起草；各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及 权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修 改。（四）学院有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本 的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有 标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式

29、、包装物和结算方式 明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责 任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。（五）由合同相对方起草的合同，学院应当认真审查，确保合同 内容准确反映学院诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定 事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处 空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。（六）学院合同文本须报经国家有关主管部门或同级财政部门审 查或备案的，应当履行相应程序。第九条合同审批。（一）承办部门应填写XX交通职业技术学院合同审批表（附 件1）,将合同草案送业务归口部门初审，院财务处、法律顾问、院审 计部门根据职能职责审核并提出书

30、面审查意见。（二）审核时，承办部门应同时提交该合同的立项依据或相关资 料。包括:上级机关的立项决定或批复文件，或者学院决定实施该工 程项目、购买服务或产品的会议纪要、财务预算，或者经院领导签字 同意的相关请示、报告等。无立项依据的合同审核不予通过。（三）对具有立项依据的合同，审核部门根据相关法律法规以及 单位有关管理规定，对合同的有关条款是否公平合理、是否符合单位 实际情况进行审查，并在XX交通职业技术学院合同审批表上出具 审核意见并签字。（四）按规定完成审核后，由承办部门按合同标的金额和性质报 请院领导审批，并在XX交通职业技术学院合同审批表上批示意见。根据合同的标的额度和性质，合同审批的权

31、限如下：1 .校企合作类合同：经分管院领导审核后报院长、书记审批；2 .经济类合同：合同的标的金额在10万元以下，由分管院领导 审批即可；标的金额在10万元及以上30万元以下的合同，经分管院 领导审核、院长审批即可；标的金额在30万元及以上的合同，经分 管院领导审核后，需院长和党委书记共同审批。3 .其他类合同：经分管院领导审核后报院长审批。（五）合同涉及到承办部门之外其他部门的，需经其他部门会签。第十条合同的签署（一）合同的签订应由院长签署。合同金额在10万元以下的， 由主管副院长作为院长授权代表，在正式合同文本上签字；合同金额 在10万元（含）以上的，由院长本人签署合同。院长无法亲自签署

32、合同时，可授权委托代理人签署。委托代理人须是持有院长签发的“授 权委托书”或属于学院行政发文授权的并在权限范围内的代理人。授权委托书（附件4）应当写明委托代理人的基本情况，对方单 位名称，授权事项范围，有效期限，以及是否有权转委托等，并经院 办公室审查登记后加盖法人公章。1 .院办公室应将授权委托书进行编号、留底、登记。2 .授权委托书一般就某一合同进行委托，必要时可就某一类合同 或某一项目进行委托。（二）按上述程序办理审批手续并经相关被委托人或院长签字后, 承办部门应将合同、立项依据、xx交通职业技术学院合同审批表 同时送交院办公室审核无误后，编写合同序号，办理合同登记，并加 盖“xx交通职

33、业技术学院合同专用章”。无立项依据或XX交通职业 技术学院合同审批表的，不予办理盖章手续。合同付款时，财务人 员未见合同公章和合同编号不予付款。（三）合同签订时，原则上应由合同相对方签字盖章。如确需学 院先签字盖章的，承办部门应督促合同相对方尽快完成签字盖章，并 及时登记归档。（四）合同书面文本原则上不少于一式四份，学院至少执三份,院办公室存档一份，承办部门追踪履行一份，办理财务手续一份。第四章合同履行与变更或解除第十一条 合同的签约承办部门与合同的执行部门为不同部门 的，签约承办部门应当在合同执行部门确定后10日内向合同执行部 门进行合同交底，重大合同应形成书面合同交底纪要。合同履行期间，

34、合同执行部门应及时掌握合同相对方合同履行情况，建立合同登记簿, 作好相应的履行记录，并每季度定期向院办公室报备合同履行情况填 写合同履行情况登记表（附件5）。达到合同款支付条件，应及 时准备相关资料，按照规定流程审批，提请院财务处付款；院财务处 根据经院合同办审核通过的合同履行情况办理价款结算，并进行账务 处理。第十二条如果发现合同相对方未按合同约定履行合同的情况， 承办部门应及时以书面函件形式通知对方及时履约，并保存通知证据, 必要时听取学院法律顾问的意见或建议，同时应及时将出现的问题、 拟采取的措施向归口部门和主管副院长汇报，积极采取措施以防止损 失扩大。如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为，承办部门应 立即向主管副院长汇报，同时通知院财务处中止付款。第十三条遇有不可抗力等客观因素影响合同履行、不能完全履 行合同的情况时，承办部门应当立即采取补救措施，与对方协商，减 少损失。第十四条如在履行中出现合同纠纷，承办部门和归口部门应 及时向学院书面报告，采取必要措施处理，将可能产生的损失降到 最低。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书