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1、2023年物业档案管理制度篇 书目 物业项目档案管理制度 物业项目档案管理制度 (三)档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。 切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。 1.全部文档实行统一管理,并指派专人负责;2.全部收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应刚好归档,其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;4.对于客人档案应建立具体档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人; 5.全部文件作到不泄密、不失密,定期检查全部文件;6.对欲销毁文件必需经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。 商业大厦物业管理制度档案建设 商业大厦物
2、业管理制度与档案建设 1 完备的管理工具 管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材,而是*在*开展物业管理服务工作所需的依据-各类支持性文件。 *物业管理支持性文件由业主公约、物业管理托付合同、用户手册和各类管理规章制度构成。 1.1 业主公约是一份全部业主均需签署的有法律依据的文件,订明全部业主所应负的责任及所享有的权利,并制定了各业主应相互遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的状况(如逾期不缴纳管理费及违章变更物业用途等违反管理条例的事项),业主公约亦给予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。 1.2 物业管理托付合同是一份由管理托付方和受托付方(物业管理公司)签署的具有法律效力的文件
3、,订明签约各方所应尽义务及享有的权利,签约各方均需遵从,违者将担当相应的法律责任。 1.3 用户手册是依据*实际状况编制的用户指引性文件,主要具有说明书性质。 1.4*的管理规章制度。 1.5*积累多年物业管理工作的丰富阅历,建立有一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依。1996年,*引入iso9000质量体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用。 1.6*项目属于现代化高档物业,要求具有完善可行的规章制度系统,满意其各项运用要求。*以完善的规章制度和iso9000体系为基础,结合全国城市物业管理条例和全国城市物业管理示
4、范大厦考评标准的总体要求,提炼、形成*物业管理规章制度体系:(见下页图) 图1 管理规章制度结构图 *管理规章制度书目表1 序号制度类型制度书目 1公众制度精神文明公约 治安管理规定 电梯管理规定 消防管理规定 清洁卫生公约 绿化管理规定 装修管理规定 入伙管理制度 物业接管验收管理制度 公用设施维护管理制度 临明用电、用水管理规定 垃圾收集与处理管理制度 卫生消杀管理制度 2岗位职责 主任岗位职责 副主任岗位职责 客户服务中心职责 序号制度类型制度书目 部长岗位职责 部长助理岗位职责 综合部职责 部长岗位职责 人力资源主管岗位职责 后勤选购岗位职责 档案文员岗位职责 会计岗位职责 出纳岗位职
5、责 仓管岗位职责 工程部职责 部长岗位职责 电气工程师岗位职责 通迅工程师岗位职责 结构工程师岗位职责 维护班岗位职责 修理工岗位职责 运行班岗位职责 管理部职责 部长岗位职责 物业助理岗位职责 安管班长岗位职责 大厦接待岗位职责 安管员岗们职责 消防监控员岗位职责 巡逻岗岗位职责 门岗岗位职责 义务消防员岗位职责 停车场道口岗岗位职责 停车场收费员岗位职责 3员工考核员工量化考核方法 员工量化考核标准 奖惩条例 序号制度类型制度书目 员工守则 4行政管理员工行为规范 员工聘请及辞退(离职)规定 员工培训制度 员工劳动管理规定 员工食堂管理规定 员工宿舍管理规定 员工服装管理规定 办公物品管理
6、规定 公文处理方法 档案管理、保密、借阅制度 物资选购管理规定 仓储管理规定 合同签订管理规定 5财务管理财务管理制度 财务公开监管制度 工资管理制度 收费管理方法 有偿服务收费制度 6客户服务客户服务中心工作流程 投诉处理和分析工作流程 看法调查和回访工作流程 日检工作流程 周检工作流程 有偿服务工作流程 业主请修工作流程 7工程管理机电设备管理工作制度 供电管理制度 配电房管理规定 供配电设备设施运行管理规程 供配电设备设施修理保养规程 给排水管理制度 给排水设备设施运行管理规程 2 档案资料的建立与管理 物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业
7、的物业管理供应有力的支持。针对*实际状况,我们拟实行系统化、电脑化的管理手段,对*物业档案进行全面的收集和管理。 2.1 档案资料的建立及分类 2.1.1 档案资料的建立 a. 实行系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。 b. 将收集的资料进行细分,分类标准严格根据建设部关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知发布后的新标准执行,做到条理清楚,分类合理,便于查阅。 c. 根据资料载体的类型采纳恰当平安保存方式。 d. 全部资料档案实行双档(电脑档案、文本档案)管理。 2.1.2 档案资料的分类 档案资料分类表 表2 类别 资料内容 基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、
8、项目批文、用地批文 b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证 c:拆迁安置资料、丈量报告 工程技术资料a:红线图、总平面图 b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 c:工程合同、工程预决算 d:工程设计变更通知及技术核算单 e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图 f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书 g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书 h:新材料、构配件的鉴定合格证书 i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备技术资料 j:砂浆、混凝土块试压报告 k:绿
9、化工程竣工图 l:其它技术资料 接管验收资料a:接管验收手续 b:接管验收备确认凭证 c:接管验收物业本体确认凭证 管理合同资料a:前期物业管理服务协议 b:物业管理托付合同 物业管理委员会资料a:筹备成立文件 b:成立后运行文件 基金资料修理基金的建立、管理、运用、续筹的规定 管理目标及方案a:争创物业管理示范小区规划 b:物业管理实施方案 类别资料内容 公众制度资料a:业主手册 b:装饰装修管理规定 c:*业主公约 d:公众制度 基础管理 员工管理资料a:员工个人资料、聘用表 b:员工业绩考核及奖罚记录 c:员工培训安排和培训考核记录 d:员工劳动合同 e:员工外出考评及参与演练记录 f:
10、员工住房及内务管理记录 计算机管理资料a:计算机管理软件及运用说明 b:计算机网络管理及记录 行政文件资料a:管理处值班及督察记录 b:政府部门及主管领导部门文件 c:*及业主单位相关文件 d:规章制度、通知、通报等文件 e:接待来访参观记录表 业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议 b:业主、客户档案 c:业主、客户修理档案 客户反馈资料a:服务质量回访记录表 b:客户看法调查、统计记录 c:客户投诉及回访处理记录 修理资料a:修理申报表 b:修理服务派工单 c:修理回访记录表 房屋管理及修理养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图 b:引路方向平面
11、图 类别资料内容 大厦房屋平安管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录 b:装修验收记录 c:房屋平安检查记录 共用设备管理综合类a:设备平安运行规程 b:各设备运行岗位责任制度 c:定期巡回检查记录 d:维护保养记录 e:运行记录 f:设备修理档案 g:设备机房管理规定 h:相关岗位技术人员资质证书 供电系统a:送电、停电通知及记录 b:临时用电管理措施 c:停电应急处理措施 d:运行月报表 弱电系统a:智能化设施运行记录 b:智能化设施定期保养记录 消防系统a:消防24小时值班记录 b:消防设施设备清单 c:消防设施设备运用方法 d:消防应急方案、消防疏散示意图 e:相关消防宣扬资料及
12、法规 f:火灾隐患检查记录 电梯系统a:电梯准用证 b:年检合格证 c:电梯操作及保养人员资质证书 d:电梯应急处理措施及记录 类别资料内容 给排水系统a:大厦用水、供水管理制度 b:业主用水、节水安排 c:给排水设施平安检查记录 d:水池清理记录 e:二次供水卫生许可证 f:水质化验单 g:操作人员卫生健康许可证 h:限水、停水通知及相关记录 i:供水设备四周环境检查记录 j:应急处理方案及相关记录 k:运行月报表 空调采暖系统a:中心空调运行记录 b:中心空调故障处理方案及记录 c:中心空调保养记录 d:采暖设备保养记录 e:运行月报表 共用配套设施资料a:共用配套设施统计表 b:共用配套
13、设施修理养护安排及记录 共用管线资料a:地下管网图 b:违章架空管线处理记录 照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表 b:安管人员训练安排和考核记录 安管及车辆管理 安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录 b:安管人员训练安排和考核记录 c:社区平安防范措施 d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带 e:物资搬运放行记录、紧急事务处理记录 车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录 b:交通疏导图 c:停车场平安防范措施及设施记录 d:车辆管理记录、车辆具体资料 类别资料内容 车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录 b:交通疏导图 c:停车场平安防范措施及设施记录 d:车辆管理记录
14、、车辆具体资料 环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表 b:环卫设备、工具更换记录 清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录 b:国家环保标准:排烟、排污、噪音 c:处理污染事务记录 d:消杀垃圾清运记录 e:水池清洗记录 f:外墙清洗记录 绿化资料a:绿化规划图纸 b:绿化设施统计表 c:绿化保养安排及记录 d:绿化检查标准及记录 社区文化资料a:活动安排实施方案、总结记录 b:社区文化活动图片及录像记录 c:传媒报导 d:文化活动场所等设施运用状况 经济效益a:物业管理费用收缴统计表 b:有偿经营服务统计表 c:物业管理整体项目经营统计表 社会效益a:本物业管理项目所获得荣誉称号 b:舆论
15、相关报导 3 物业档案资料的管理 3.1 档案资料管理运作流程 重要资料接收必需指定负责人验收,完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)根据*制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。 图2 档案资料建立及管理运作流程示意图 3.2 档案资料管理要求 a. 综合部设档案管理员。 b. 档案资料由综合部统一管理。 c. 明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。 d. 采纳多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等),并实行相应的储存、保管方法。 e. 对原始文件、合同等重要资料必需严格管理,借阅、复印等必需
16、经审批方可。 f. 综合部主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。 g. 注意档案管理信息开发,依据工作须要和档案库存状况编制各种专题资料。 h. 综合部每季度对档案资料管理状况进行检查。 物业辖区设施设备档案管理制度 物业辖区设施设备档案管理制度1目的对设施设备技术资料进行限制,确保设施设备的可追溯性。 2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和限制。 3职责3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和限制。 3.2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、运用、分发、借用、作废等详细工作。 3.3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
17、4操作步骤 4.1技术资料的收集 4.1.1新购设备技术资料的收集4. 1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。 4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。 如运用部门须要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件供应给运用部门。 4.1.1.3复印份数及分发状况必需照实记录。 4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。 接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。 小区可保留备份件或复印件。 4.1.3其他技术资料的收集4. 1
18、.3.1工程技术部文员平常应留意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。 4.1.3.2工程技术部文员平常应留意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。 4.2技术资料的存档 4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。 4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。 4.2.3工程技术部文员应建立技术资料登记表,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。 4.3技术资料的运用 4.3.1技术资料如有分发须要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。 由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制技术资料发放表。
19、4.3.2公司员工须要查阅相关的设备技术资料,必需出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。 4.4技术资料的作废 4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理以下状况技术资料要进行作废处理:a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严峻抵触,或被其明令禁止; b)已被淘汰的设备的技术资料; c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。 4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。 4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按技术资料发放表限期三日收回。 4.4.4全部作废的技术资料必需加盖作废章,同时填写作废技术资料处理
20、记录表,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。 4.4.5因任何目的须要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖保留章后方可保留。 5记录技术资料发放表技术资料登记表 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范 某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理 提要: 档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。 以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。 档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。 完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件
21、;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展供应强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是供应专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的运用、修理以及各项物业管理服务工作供应引导和服务。 本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依旧根据iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路途。常言道:没有规则,不成方圆,必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必需
22、从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。 概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点供应优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是特地针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为
23、该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素养、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完备的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。 一、规章制度的建立与管理 1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,全部管理制度的建立,均以法律法规及物业管理托付合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特殊对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证照实履行物业管理托付合同规定的义务。 2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的详细特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18
24、000职业平安健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。 3、规章制度注意服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所担当的管理、服务各项责任明确详细并相互关联。 4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热忱。 5、注意物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一样。 6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。 (规章制度的内容见物业管理服务方案附件管理制度汇编)。 二、档案的建立与管理 规章制度的执行,须要通
25、过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有安排、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对全部档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进供应牢靠的依据和信息支撑。 三、物业管理档案的分类 1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录限制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。 2、物业管理档案按三个层面进行分类管理: (1)第一层面:以建设部颁发的全国物业管理示范大厦标准建立管理档
26、案框架,对档案资料采纳统一格式。 (2)其次层面:融合了行政中心的实际状况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。 (3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。 3、*区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采纳定期归档、密级保管等的方式严格进行。 项目物业公司档案管理制度怎么写 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原
27、则: 一、为保证档案的完整、规范,依据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际状况,制订本管理制度,各岗位员工必需严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。 其次条 归集整理: 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及 是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订
28、为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其 均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第三条 分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程修理保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大选购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、探讨通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作安排、总结。 (3)公司部门
29、主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理确定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、确定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。 (2)员工培训安排、培训实施方案、考核规定。 (3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、安排。 (4)员工工资管理方法、方案、规定和实施细则。 (5)员工的嘉奖、处分的确定和通报。 (6)职工调资、转正、定级、考核等文件。 (7)员工花名册。 (
30、8)选购合同。 3、安护部 (1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。 (2)小区重大消防、治安报告及相关文件。 4、财务部 (1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、方法、通知。 (2)小区管理费调整的请示、通知。 (3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。 5、工程部 (1)工程修理保养承包合同及外派工程合同。 (2)工程重大技改项目、图纸。 (3)工程重大事故报告。 (4)工程重大投诉诉处理资料。 (5)重大意外造成的小区局部损失状况报告。 (6)小区修理资料。 6、客户服务 (1)合同(防蚁、绿化、清洁)。 (2)写字楼、商场等管理规定。 (3)重大投诉、重大事故处
31、理看法。 (4)用户资料。 (5)装修指南。 (6)用户手册。 二、档案编号: (一)根据分类大小级别按次序编号。 (二)根据年度时间按依次编号。 (三)根据采纳首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。 第四条 立卷书目 一、立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。 档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。 (一)依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标准贴纸。 (二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。 (三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; (
32、四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹内)。 二、编制书目: (一)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; (二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。 第五条 档案保管: 一、保管期限 (一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (二)各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注 (三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则; 4.董事会及股东会纪录; 5.财务
33、报表;6.政府机关核准文件;7.不动产全部权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。 (四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业安排资料; 4.其他经核定须保存10年的文书。 (五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。 (六)1年保存:结案后无长期保存必要者。 (七)规章由规章管理部门永久保存,运用部门视其有效期间予以保存。 二、保管要求 (一)便于查阅。 (二)保证档案的平安。 (三)防止档案的损坏。 (四)实行修复技术,延长档案寿命。 三、保管职责: (一)财务部保管财务档案。 (二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合
34、同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料; iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案; 分供方评审、物业 和多种经营资料。 (三)工程修理部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及品质保障部各职能部门须要保管的其他档案。 (四)各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 (五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。 (六)档案管理员将该管理资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号。 (七)档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询。 ( 八、)
35、档案原则上保管原件。 第六条 档案保密: 一、档案密级分为三级:绝密、机密、一般; (一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案; (二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; (三)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。 二、档案查阅 (一)查阅权限 1、总经理可查阅公司全部档案。 2、总经理助理可查阅分管工作的档案。 3、部门负责人可查阅该部门全部档案。 4、其他人员依据审批查阅有关档案。 (二)档案的查阅
36、/借阅/复制 1、查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 2、档案管理员审核其查(借)阅资格:3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理; 4、权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续: 5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批; 属服务中心的档案,由服务中心总经理审批; 属公司的档案,由总经理审批; 财务类的档案也应由总经理审批。 6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批; 机密档案由人事部负责人审批; 一般档案由部门负责人审批。 三、档案的销毁 (一)超过保管期限
37、的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁安排及清单位,报综合管理部主管审核。 (二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。 (三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。 (四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择平安地点销毁档案。 第七条 库房管理: 一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。 二、要爱惜档案,在整理、搬移、上架和供应利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整齐,发觉破损时,要即使修补。 三、要仔细落实防火、防盗、防尘、防
38、潮、防强光、防虫、防鼠等七防措施,严格限制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。 四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。 五、库房工作人员要熟识与档案库有关的供水、供电、供热系统状况,并常常检查是否完好,离开库房时要留意 落锁, 电源。 六、仔细办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要刚好放回原处,每两年全面检查馆藏档案状况,档案管理人员调动时,必需办理档案交接手续。 七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。 八、利用档案资料要留意保守机密,不得传播档案内容; 要保证案卷的完整与平安,严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改; 要保证
39、案卷清洁,不得弄脏,划道。 突发公共卫生事务应急预案 物业管理公司人事档案管理制度 物业管理公司人事档案管理制度 1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。 2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。 3.人事档案要有保管书目,编号立档。档案、内部资料要有资料登记书目。档案内容必需齐全、完善。 4.借阅人事档案,必需经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。 5.人事档案内装材料禁止单页借出。 物业住宅小区档案管理制度(2) 其次节房屋管理与修理养护 1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标记明显。 2.无违反规划乱搭乱建,无擅自变更房屋用途现象。 3.房屋外观完好、整齐,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。 4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整齐、统一、美观,无平安隐患或破损。 5.封闭阳台统一有序,色调一样,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装 户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。 6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。 7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构平安及拆改管线和损害他人利益的现象。 1)住户装修申请表、装修责任书(见