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1、2023年物业公司档案管理制度篇 书目 中海物业公司档案管理制度格式怎样的 h物业公司档案管理制度为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。 一、档案资料的归档管理1.归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。 b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。 c.各部门在特地业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。 d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成果、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。 e.财务档案按财务管理规定的
2、范围归档,由行政部负责。 2.归档要求a.归档的书面文件材料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止运用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。 归档的电子文件需排版整齐; 字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字; 语言通顺,文字输入正确无误。 b.归档的文件材料要完整齐全。 c.归档的书面文件必需是原件,电子文件为最终运用件。 d.案卷题名应准确反映卷内文件内容。 3.归档时间a.文书档案在其次年上半年内归档。 b.员工档案刚好归档。 c.财务档案按季度归档。 4.归档份数a.各类书面文件材料一般归档一式一份; 电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。 b.重要的和利用常见的文件
3、材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 5.不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 b.上级单位发来供参考的抄件和征求看法未定稿的文件。 c.未经会议探讨和领导批阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外)。 d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 e.参与非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。 f.非隶属单位抄送的不须要办理的文件材料。 g.下级单位送来参阅的简报、状况反映和不应抄报不必备案的文件材料。 6.各部门主任要对
4、本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 二、档案资料的保管1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。 2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应根据类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹; 在保存电子文件时,根据类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。 文件夹名称应能简洁、清楚地反映所存文件的类别或所属部门。 存放文件的软盘或光盘上必需贴有标签,以便利查询。 3.底图除修改、送晒外,不得外借。 修改后的底图入库,要仔细检查其修改、补充状况。 底图存放以平放为宜。 4
5、.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号依次排列在胶片柜或防火柜内。 必要时实行复制、拷贝。 5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要刚好进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要刚好消杀; 对于出现损坏的电子档案也要刚好拷贝、另存。 6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等平安设施。 三、档案资料借阅管理1.分公司全部工作人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。 查阅分公司档案须报行政部主任批准。 3.在借阅档案时应做到以下几点:a.办理登记手续,定
6、期归还。 b.要爱惜档案,不得丢失。 c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。 4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清晰。 5.档案如有丢失、损坏或泄密,要马上追究当事者责任。 6.借阅者在归还档案时必需填写档案利用效果记录。 7.调离分公司的工作人员,必需清理移交档案文件后方可办理调离手续。 四、档案鉴定和销毁1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行; 日常档案的鉴定工作由行政部负责。 2.鉴定的主要项目有:a.档案保管期限表。 b.对到期档案提出存、毁看法。 3.确定保管期限原则:a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永
7、久保存。 b.凡是在肯定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。 4.鉴定工作应当定期进行。 5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限精确,保管质量达到标准规定。 鉴定中发觉档案不精确、不完整,部门主任应刚好责成有关人员负责修改、补充。 6.销毁档案的程序:a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。 销毁清单及报告应归档。 分公司的档案销毁必需经分公司经理批准。 b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。 c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将依据国家有关规定进行处理。 项目物业公司档案管理制度 物
8、业项目公司档案管理制度 第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范,依据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际状况,制订本管理制度,各岗位员工必需严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。 其次条 归集整理: 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回
9、经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第三条 分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程修理保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大选购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、探讨通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季
10、度、月份工作安排、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理确定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、确定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。 (2)员工培训安排、培训实施方案、考核规定。 (3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、安排。 (4)员工工资管理方法、方案、规定和实施细则。 (5)员工的嘉奖、处分的确定和通报。 (6)职工调资、转正、定
11、级、考核等文件。 (7)员工花名册。 (8)选购合同。 3、安护部 (1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。 (2)小区重大消防、治安报告及相关文件。 4、财务部 (1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、方法、通知。 (2)小区管理费调整的请示、通知。 (3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。 5、工程部 (1)工程修理保养承包合同及外派工程合同。 (2)工程重大技改项目、图纸。 (3)工程重大事故报告。 (4)工程重大投诉诉处理资料。 (5)重大意外造成的小区局部损失状况报告。 (6)小区修理资料。 6、客户服务 (1)合同(防蚁、绿化、清洁)。 (2)写字楼、商场
12、等管理规定。 (3)重大投诉、重大事故处理看法。 (4)用户资料。 (5)装修指南。 (6)用户手册。 二、档案编号: (一)根据分类大小级别按次序编号。 (二)根据年度时间按依次编号。 (三)根据采纳首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。 第四条 立卷书目 一、立卷: 就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。 (一)依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标准贴纸。 (二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。 (三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距
13、顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; (四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹内)。 二、编制书目: (一)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; (二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。 第五条 档案保管: 一、保管期限 (一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (二)各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注 (三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细
14、则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产全部权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。 (四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业安排资料;4.其他经核定须保存10年的文书。 (五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。 (六)1年保存:结案后无长期保存必要者。 (七)规章由规章管理部门永久保存,运用部门视其有效期间予以保存。 二、保管要求 (一)便于查阅。 (二)保证档案的平安。 (三)防止档案的损坏。 (四)实行修复技术,延长档案寿命。 三、保管职责: (一)财务部保管财务档案。 (二)综
15、合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。 (三)工程修理部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及品质保障部各职能部门须要保管的其他档案。 (四)各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 (五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。 (六)档案管理员将该管理资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号。 (七)档案管理员定期将档案书目
16、输入电脑,以便查询。 (八、)档案原则上保管原件。 第六条 档案保密: 一、档案密级 分为三级:绝密、机密、一般; (一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案; (二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; (三)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。 二、档案查阅 (一)查阅权限 1、总经理可查阅公司全部档案。 2、总经理助理可查阅分管工作的档案。 3、部门负责人可查阅该部门全部档案。 4、其他人员依据审批
17、查阅有关档案。 (二)档案的查阅/借阅/复制 1、查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 2、档案管理员审核其查(借)阅资格: 3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理; 4、权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续: 5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。 6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;一般档案由部门负责人审批。 三、档案的
18、销毁 (一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁安排及清单位,报综合管理部主管审核。 (二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。 (三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。 (四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择平安地点销毁档案。 第七条 库房管理: 一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。 二、要爱惜档案,在整理、搬移、上架和供应利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整齐,发觉破损时,要即使修补。 三、要仔细
19、落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等七防措施,严格限制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。 四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。 五、库房工作人员要熟识与档案库有关的供水、供电、供热系统状况,并常常检查是否完好,离开库房时要留意关闭落锁,关闭电源。 六、仔细办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要刚好放回原处,每两年全面检查馆藏档案状况,档案管理人员调动时,必需办理档案交接手续。 七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。 某物业公司文件档案管理制度 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类
20、别与形式 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、奖惩记录、保险安排及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等 7.公司客户名
21、册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各
22、种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料:公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 某物业公司文件档案管理制度怎么写 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据
23、、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、奖惩记录、保险安排及记录劳动合同等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成
24、果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料:公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 某物业公司文件档案管理制度格式怎样的 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、
25、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、奖惩记录、保险安排及记录劳动合同等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有
26、关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料:公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联
27、网主页介绍等。 物业公司项目档案管理制度格式怎样的 物业公司项目档案管理制度 一、档案的建立。 1.1档案的建立按下列流程建立:收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。 1.2.1房屋档案:包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等; 1.2.2设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、运用说明书、购入运用时间、运用许可证、年检合格证、 修理保养合同及修理保养记录等; 1.2.3业主档案:包括业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。 1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、
28、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等; 1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等; 1.2.6财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金运用的预算、安排、业委会批准运用的文件等。 1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。 二、档案管理2.1为避开档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又便利常常运用,对运用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。 2.2档案管理要求: 2.2.1进行标准化的档案管理。 2.2.2采纳多种形式的
29、信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采纳适当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培育,确保档案在运用过程中的平安、不丢失、不泄密。 2.2.4实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。 档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑书目,按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案管理工作检查常常化。 每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。 物业公司档案管理制度怎么写 一、公司档案由出纳统一管理,各部门须要的档案可申请复印件。 二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料
30、、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。 三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) () -企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。 b.一般文件:除a级外的文件均属b级。 四、原则上全部资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的缘由。 五、归档资料必需精确做好文件索引。 建档立卷按永久、
31、长期、短期分别组卷; 卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。 六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边; 纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以分辨的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、准确; 用钢笔书写,字迹端正。 七、案卷按机构、年头排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上依次号及注明存放案卷年号与卷号。 八、留意做好保密工作,存放档案的门窗要坚实,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。 九、
32、每年定期对档案材料的数量、保管等状况进行一次检查,发觉问题应刚好实行补救措施,确保档案的平安。 十、借阅文件档案(包括资料),必需由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅; b级档案由副总经理批准借阅。 十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。 十二、查阅档案的人员必需爱惜文件档案,不得随意携带或转借他人阅读。 做好档案的平安和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。 否则,将追究当事人责任; 如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。 十三、查阅的文件档案
33、交还时,必需当面点交清晰,如发觉遗失或损坏,应马上报告领导处理。 十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。 对摘抄的材料应进行审查、签章。 物业公司档案管理制度格式怎样的 物业公司档案管理制度 一、公司档案由出纳统一管理,各部门须要的档案可申请复印件。 二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。 三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) () -企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要
34、函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。 b.一般文件:除a级外的文件均属b级。 四、原则上全部资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的缘由。 五、归档资料必需精确做好文件索引。 建档立卷按永久、长期、短期分别组卷; 卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。 六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边; 纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以分辨的材料,应附上抄
35、件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、准确; 用钢笔书写,字迹端正。 七、案卷按机构、年头排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上依次号及注明存放案卷年号与卷号。 八、留意做好保密工作,存放档案的门窗要坚实,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。 九、每年定期对档案材料的数量、保管等状况进行一次检查,发觉问题应刚好实行补救措施,确保档案的平安。 十、借阅文件档案(包括资料),必需由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅; b级档案由副总经理批准借阅。 十一、装订成册的档案不出借,
36、只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。 十二、查阅档案的人员必需爱惜文件档案,不得随意携带或转借他人阅读。 做好档案的平安和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。 否则,将追究当事人责任; 如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。 十三、查阅的文件档案交还时,必需当面点交清晰,如发觉遗失或损坏,应马上报告领导处理。 十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。 对摘抄的材料应进行审查、签章。 中海物业公司档案管理制度怎么写 h物业公司档案管理制度为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。 一、档案资料的归档管理1.
37、归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。 b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。 c.各部门在特地业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。 d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成果、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。 e.财务档案按财务管理规定的范围归档,由行政部负责。 2.归档要求a.归档的书面文件材料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止运用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。 归档的电子文件需排版整齐; 字体一般是宋体,标题三号字,正文
38、四号字; 语言通顺,文字输入正确无误。 b.归档的文件材料要完整齐全。 c.归档的书面文件必需是原件,电子文件为最终运用件。 d.案卷题名应准确反映卷内文件内容。 3.归档时间a.文书档案在其次年上半年内归档。 b.员工档案刚好归档。 c.财务档案按季度归档。 4.归档份数a.各类书面文件材料一般归档一式一份; 电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。 b.重要的和利用常见的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 5.不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 b.上级单位发来供参考的抄件和征求看法未定稿的文件。 c.未经会议探讨和领导批阅、签发的未生效文
39、件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外)。 d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 e.参与非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。 f.非隶属单位抄送的不须要办理的文件材料。 g.下级单位送来参阅的简报、状况反映和不应抄报不必备案的文件材料。 6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 二、档案资料的保管1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。 2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应根据类别和
40、时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹; 在保存电子文件时,根据类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。 文件夹名称应能简洁、清楚地反映所存文件的类别或所属部门。 存放文件的软盘或光盘上必需贴有标签,以便利查询。 3.底图除修改、送晒外,不得外借。 修改后的底图入库,要仔细检查其修改、补充状况。 底图存放以平放为宜。 4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号依次排列在胶片柜或防火柜内。 必要时实行复制、拷贝。 5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文
41、书档案,要刚好进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要刚好消杀; 对于出现损坏的电子档案也要刚好拷贝、另存。 6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等平安设施。 三、档案资料借阅管理1.分公司全部工作人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。 查阅分公司档案须报行政部主任批准。 3.在借阅档案时应做到以下几点:a.办理登记手续,定期归还。 b.要爱惜档案,不得丢失。 c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。 4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清晰。 5.档案如有丢失、损坏或泄密,要马上追究当
42、事者责任。 6.借阅者在归还档案时必需填写档案利用效果记录。 7.调离分公司的工作人员,必需清理移交档案文件后方可办理调离手续。 四、档案鉴定和销毁1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行; 日常档案的鉴定工作由行政部负责。 2.鉴定的主要项目有:a.档案保管期限表。 b.对到期档案提出存、毁看法。 3.确定保管期限原则:a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 b.凡是在肯定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。 4.鉴定工作应当定期进行。 5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限精确,保管质量达到标准规定。 鉴定中发觉档案不精确、不完整,部门主任应刚好责成有关人员负责修改、补充。 6.销毁档案的程序:a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领