物业档案管理制度物业档案管理制度及职责(十六篇).docx

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1、 物业档案管理制度物业档案管理制度及职责(十六篇)物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇一 为了标准人事档案治理过程，实现人事档案治理统一标准、统一模式，从而提高档案治理质量，为人事运用供应有效参考，特制定本制度。 佳兆业物业治理公司本部及各下属分公司。 统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性； 4.1本部人力资源职能部门 4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源治理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。 4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。 4.1.3监视各下属分公司的人事档案治

2、理工作。 4.2各下属分公司人力资源职能部门 4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/效劳中心a系列员工的人事档案。 4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。 4.2.3监视各物业效劳中心的人事档案治理工作。 4.3各物业效劳中心 4.3.1收集、整理、立卷、保管各效劳中心b系列员工的人事档案。 4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。 5.1人事档案治理流程 5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。 5.3档案编

3、码 5.3.1档案编码按效劳中心、部门、员工工号进展编码。 5.3.2 ehr系统中的员工工号为档案编码号，假设水岸新都一秩序维护员员工工号为a。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序a00012”。 5.4档案查阅权限 5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅全部员工的档案。 5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅分公司全部员工的档案。 5.4.3各效劳中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案。 5.4.4其余员工或治理人员不得查阅员工人事档案。 5.5人事档案借阅手续 由借阅人填写档案借阅申请单，报人力资源职

4、能部门/分公司（效劳中心）负责人核准并备案。 5.6档案调动 跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写档案移交清单一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。 5.7离职员工档案 5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开治理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。 5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案治理员呈报档案销毁审批表，报人力资源职能部门负责人人力资源职能部门分管高管总经理审批后，进展粉

5、碎处理。 5.8严格人事档案的收集、治理及保存，保持机密，档案应由人事治理员/主管保管。如消失档案信息外泄，将追究人事档案治理员及人事负责人、分管高管的责任。 5.9各分公司人事档案治理员收到其他公司/效劳中心移交的档案后，必需检查封条是否完好，按档案移交清单进展清点再存档。 5.10人事档案的保管应严格根据统一的归档标准分类，按效劳中心、部门、工号分类存档，名目清晰、编列有序、装订标准。 6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部全部，自公布之日起执行。 6.2附件 人事档案资料封面 人事档案存档名目人事档案借阅申请表 人事档案移交清单人事档案销毁审批表（b

6、系列员工） 佳兆业物业治理公司本部行政及人力资源部二九年八月四日 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇二 为了标准人事档案治理过程，实现人事档案治理统一标准、统一模式，从而提高档案治理质量，为人事运用供应有效参考，特制定本制度。 佳兆业物业治理公司本部及各下属分公司。 统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性； 4.1本部人力资源职能部门 4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源治理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。 4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。 4.1.3监视各下属分

7、公司的人事档案治理工作。 4.2各下属分公司人力资源职能部门 4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/效劳中心a系列员工的人事档案。 4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。 4.2.3监视各物业效劳中心的人事档案治理工作。 4.3各物业效劳中心 4.3.1收集、整理、立卷、保管各效劳中心b系列员工的人事档案。 4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。 5.1人事档案治理流程 5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件

8、。 5.3档案编码 5.3.1档案编码按效劳中心、部门、员工工号进展编码。 5.3.2 ehr系统中的员工工号为档案编码号，假设水岸新都一秩序维护员员工工号为a。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序a00012”。 5.4档案查阅权限 5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅全部员工的档案。 5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅分公司全部员工的档案。 5.4.3各效劳中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案。 5.4.4其余员工或治理人员不得查阅员工人事档案。 5.5人事档案借阅手续 由借阅人填写档案借阅申请

9、单，报人力资源职能部门/分公司（效劳中心）负责人核准并备案。 5.6档案调动 跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写档案移交清单一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。 5.7离职员工档案 5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开治理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。 5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案治理员呈报档案销毁审批表，报人力资源职能部门负责人人力资源职能部门分管高管总经

10、理审批后，进展粉碎处理。 5.8严格人事档案的收集、治理及保存，保持机密，档案应由人事治理员/主管保管。如消失档案信息外泄，将追究人事档案治理员及人事负责人、分管高管的责任。 5.9各分公司人事档案治理员收到其他公司/效劳中心移交的档案后，必需检查封条是否完好，按档案移交清单进展清点再存档。 5.10人事档案的保管应严格根据统一的归档标准分类，按效劳中心、部门、工号分类存档，名目清晰、编列有序、装订标准。 6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部全部，自公布之日起执行。 6.2附件 人事档案资料封面 人事档案存档名目人事档案借阅申请表 人事档案移交清单人事档

11、案销毁审批表（b系列员工） 佳兆业物业治理公司本部行政及人力资源部二九年八月四日 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇三 档案治理规定 1、档案资料由经理负责监视保管,内务治理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、治理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。 3、物业档案资料必需做到图有袋、文有夹,报告类文件编名目索引,档案类文件有存档清单和编号名目。 4、公司档案名目及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可

12、前方可离开。 6、物业档案日常需常常使用局部应复印备份,原件存放在档案中不得随便使用。 7、因工作需要借阅、复印专管局部档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实状况,对不符合要求的保管人将作适当处分。 9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区治理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保存追究其法律责任的权利。 小区治理保密规定 1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部状况、业主/住户个人状况等均属保密范围。 2、业主/住

13、户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务治理员专人治理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务治理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必需隐藏放置,不得张贴于惹眼处,不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。 6、公司公布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。 7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守隐秘,对任何人的不正值打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。 8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重

14、惩罚,并由当事人个人担当导致的全部法律责任。 小区档案资料 1、小区验收档案: 1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。 2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。 3)小区机电设备保养合约。 4)小区公共区域设施设备验收记录。 5)小区公共区域设施设备移交记录。 6)单元验收及移交记录。 2、小区二次装修档案: 1)住户二次装修图纸及审批手续。 2)二次装修期间治理处监视检查资料。 3、住户资料: 1)小区住户入伙资料。 2)小区住户状况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。 4、小区治理文本汇编: 1)治理合同、业主公约、用户手册。 2)小区

15、各类治理规章制度及装修治理规定。 3)小区各项治理分包合约。 5、小区设备修理保养资料: 1)各类设施设备特地的修理保养制度和应急措施。 2)各类设施设备独立的修理档案及日常巡检修理记录。 3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡察记录和人员进出记录。 4)住户修理报修单及修理后的回访记录。 6、小区设施设备检测: 1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。 2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。 3)小区避雷系统有定期检测报告。 4)小区其他设施设备检测记录资料。 7、日常文档: 1)日常通知、文件的存档。 2)小区治理费收缴状况。 3)公司治理费财务报告。 4)会议记录

16、。 5)值班记录。 6)安保值班记录。 7)其他治理记录。 档案资料的治理要求 1、采纳多种形式的.文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采纳适当的保管、储存方法。 2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。 3、电脑文件必需由专人根据规定设置子名目进展分类治理,并定期去除过期无效文件。 4、原始文件根据文件的使用性质及重要性进展分类,并编制相应的文件名目,文件状况有所变动时,应准时调整名目的有关数据,以保证查阅者准时找到有效的文件。 5、档案的鉴定必需由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出打算,其他未经授权

17、者无权打算。 6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑名目,最好按不同业务局部分柜保存。 7、档案保管有专人负责,以到达文件治理要求,必需做到档案标识清楚、分类明确,易查找;档案必需由具备资格人员经过登记前方可借出,文件借阅者需妥当保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必需经过检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻须追究借阅人员的责任。档案治理人员需按时检查档案借阅状况,以便准时收回在外文件,防止因治理疏忽所导致的文件流失和泄密。 8、档案保管环境要求到达防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案治理人员需准时进展

18、检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件治理的要求。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇四 1、目的 使公司的档案治理标准化、程序化以便利工作中的查找、使用及保密。 2、适用范围 公司全部档案的治理。 3、公司资料室文档资料治理 3.1公司资料室文档资料治理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、大事记录；物业治理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。 3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放名目索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、

19、归档，并编制存放名目索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放名目索引。 3.2物业治理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。 3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。 3.4公司本部重要文件，主要包括： 3.4.1内部治理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。 3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。 3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。 3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的”通知、通告。 3.4.5公司会议纪要：总

20、经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。 3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 3.4.7各部门呈报的工作规划、申请报告及治理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。 3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。 3.5文档资料查阅或复印：物业治理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。 4、各部门文档资料治理 4.1各部门文件分类及编制要求： 4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进展，

21、统一使用打印稿，行文应标准，不得有错别字。 4.1.2通常状况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。 4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别： （1）人事类：包括人事治理制度、职务任免打算、职责、治理架构、人事通报、通知等。 （2）行政类：包括行政后勤治理规定、制度、行政通报、通知、活动规划。 （3）通知类：内部各类通知。 （4）培训类：培训通知、规划或方案、考核及效果评估等。 （5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。 （6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。 （7）对外文件类： 对政府部

22、门、上级单位、外企业、机构发文等； 对客户发文等： 其它类：如电话表、名单、启发等。 4.2质量治理部应保管的资料： 4.2.1进展商供应的资料： （1）产权资料； （2）技术资料（含图纸）； （3）交接手续及清单等。 4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放名目索引，存放应有明确标识，并妥当保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。 4.3各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如需更改，必需由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明”以此文件为准”。 4.4各类文件发放要求： 4.4.1文件的发放应注明

23、发放级别，通常应包括以下几类： （1）部门负责人以上人员阅； （2）主管级以上人员阅； （3）内部传阅； （4）张帖。 4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。 4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必需加封后传递。 4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部治理文件须加强保密工作，制止外来人员拍摄或抄录。 4.5电脑文档治理： 4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及治理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及治理工作。 4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子名目，分类保存各类文件，重要文

24、件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，治理状况须在部门经理处备案。 4.5.3电脑文档须妥当保存，如需删除，须报部门经理批准。 4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必需存档签名文件。 4.6资料治理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发觉特别或被盗、丧失等状况，准时向领导反映，妥当处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇五 1.1档案的建立按以下流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确

25、建档内容，实行系统收集、集中治理。 1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等; 1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等; 1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的“业主概况表“、“业主公约“、“入住契约“、“前期效劳协议“、“接房登记表“等。 1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进展治理的各项规章制度等; 1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工

26、作变动记录、奖惩记录等; 1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金使用的预算、规划、业委会批准使用的文件等。 1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。 2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进展严密治理，并保存复印件。 2.2档案治理要求： 2.2.1进展标准化的档案治理。 2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的.安全、不丧失、不泄密。 2.2.4实行档案治理手段的现代化，运用计算机检

27、索手段，开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑名目，按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案治理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积存、整理、归类要进展一次全面的检查。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇六 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式 公司文件档案包括以下各类别的”书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

28、 3.公司治理制度:公司运营、行政、财务、业务治理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事构造、录用考核文件、薪资构造、薪资表、奖金规划及安排记录、奖惩记录、保险规划及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施规划等 7.公司客户名册:客户名册、效劳合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外效劳的内部治理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户效劳文件:效劳过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调

29、查底稿、客户供应之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户效劳资料及公司各种效劳文本、方案、筹划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、参谋效劳理论、方法、同业效劳成果、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购置的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购置、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇七 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式 公司文件

30、档案包括以下各类别的”书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司治理制度:公司运营、行政、财务、业务治理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事构造、录用考核文件、薪资构造、薪资表、奖金规划及安排记录、奖惩记录、保险规划及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施规划等 7.公司客户名册:客户名册、效

31、劳合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外效劳的内部治理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户效劳文件:效劳过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户效劳资料及公司各种效劳文本、方案、筹划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、参谋效劳理论、方法、同业效劳成果、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购置的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购置、订购的各种图书、杂志 1

32、3.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇八 档案治理作为物业治理的重要组成局部，应严格重视。切勿丧失、泄密，以确保工作的.有序正常进展。 1.全部文档实行统一治理，并指派专人负责; 2.全部收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应准时归档，其他人员不得擅自处理; 3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找; 4.对于客人档案应建立具体档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人; 5.全部文件作到不泄密、不失密，定期检查全部文件; 6.对欲

33、销毁文件必需经过部门经理批准后进展销毁工作，严禁向废品回收站出售。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇九 (1)修理档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一治理。 (2)设备修理档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。 (3)用户单元修理档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的”档案盒上贴上标签。 (4)文员依据返回工程部的修理单每天填写修理档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“修理治理”工程。 (5)文员每天核对发出和返回的修理单，将有关内容照实录入修理档案记录表，如发觉不符立刻追查缘由。 (6)文员每月对修理档案记录、修理单等进展整理，并分类归档

34、。 (7)修理档案为评估大厦设备运行状况和用户室内设备状况的依据，应妥当保存。保存期限一般为一年，重大修理工程保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇十 1、技术档案治理各类技术资料必需分类装订成册,编制名目,专人治理及制订借用制度。 技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料; 设备的标准、标准、各项制度及技术标准; 设备新技术信息及资料; 职工技术考核标准及资料。 1.1全部工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程修理保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。 1.2文件、

35、资料是大厦的重要财宝,人人都要疼惜。 1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。 1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。 1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。 除图书外,档案资料严禁带出大厦。 重要资料只限在资料室内阅读。 1.6借阅图书每次限借一本,特别状况需得到总工程师批准。 借期为一个月,到期应办理续借手续。 图书不得在个人手中长期持有。 1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。 2、设备登记卡设备登记卡是设备治理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。 为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。 现代化设备治理的一

36、条重要阅历,就是重视对设备状况及修理保养工作状况的调查和统计,系统地、有规划地积存分析原始记录,在调查分析中讨论设备修理保养工作的规律,使设备能够到达最高的综合效率。 设备登记卡应包括设备检查、修理保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备规划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。 设备一般每年按设备登记卡进展一次全面的清点核对,应当做到帐物相符。 3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户效劳的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。 这有利于把握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。 4质量记录设备档案卡ed-tb-030

37、9-113设备编号法则 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇十一 为了系统完整地保存分公司在经营治理效劳活动中形成的各种资料档案的治理,特制定本制度。 1.归档范围 a.分公司在物业治理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。 b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。 c.各部门在特地业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。 d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。 e.财务档案按财务治理规定的范围归档,由行政部负责。 2.归档要求 a.归

38、档的书面文件材料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家要求,制止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。 b.归档的文件材料要完整齐全。 c.归档的.书面文件必需是原件,电子文件为最终使用件。 d.案卷题名应准确反映卷内文件内容。 3.归档时间 a.文书档案在其次年上半年内归档。 b.员工档案准时归档。 c.财务档案按季度归档。 4.归档份数 a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。 b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 5.

39、不归档文件材料的范围 a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 c.未经会议争论和领导批阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外)。 d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 e.参与非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。 f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 g.下级单位送来参阅的简报、状况反映和不应抄报不必备案的文件材料。 6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积存、整理和归档工作进

40、展指导、监视和检查。 1.分公司档案资料由行政部统一治理,其他各部门档案资料均由各部门自行治理。 2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应根据类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于治理和查找。 存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,根据类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清楚地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必需贴有标签,以便利查询。 3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要仔细检查其修改、补充状况。底图存放以平放为宜。 4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号挨次排

41、列在胶片柜或防火柜内。必要时实行复制、拷贝。 5.每半年定期进展库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要准时进展修补和复制,文书档案发霉或虫害要准时消杀;对于消失损坏的电子档案也要准时拷贝、另存。 6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。 1.分公司全部工作人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。 3.在借阅档案时应做到以下几点: a.办理登记手续,定期归还。 b.要爱惜档案,不得丧失。 c.所借档案不得随便折叠和拆散,不得对档案随便更改、涂写。

42、 4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清晰。 5.档案如有丧失、损坏或泄密,要马上追究当事者责任。 6.借阅者在归还档案时必需填写档案利用效果记录。 7.调离分公司的工作人员,必需清理移交档案文件前方可办理调离手续。 1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进展;日常档案的鉴定工作由行政部负责。 2.鉴定的主要工程有: a.档案保管期限表。 b.对到期档案提出存、毁意见。 3.确定保管期限原则: a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 b.但凡在肯定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。 4.鉴定工作应当定期进展。 5.档案通过鉴定,要求到达划定保管期限精确,保管质量到达标准规定。鉴定中发觉档案不精确、不完整,部门主任应准时责成有关人员负责修改、补充。 6.销毁档案的程序: a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必需经分公司经理批准。 b.档案销毁时,由部门派二人以上进展监销并在销毁清单上签名。