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1、 公司文件控制程序（十三）_物业经理人 公司文件掌握程序(十三) 1.目的： 对文件进展掌握，确保文件的使用场所使用有效文件，并准时从全部发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证治理体系的有效运行。 2.范围： 本程序适用于治理体系有效运行的全部部门或个人的全部文件和资料(包括外来文件)的掌握，规定了文件的编写、审批、公布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。 3.职责： 3.1总裁负责治理文件的批准。 3.2治理者代表负责治理文件的审核。 3.3办公室负责文件的治理和掌握，包括外来文件的治理和掌握。 3.4各部门负责本部门全部使用文件的治理和掌握。
2、4.程序： 4.1文件的编写、审批。 4.1.1公司文件依据文件的性质有相关部门起草。 a) 治理体系文件由总裁批准。 b) 行政文件由办公室起草或托付有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。 c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。 4.2文件的编号 全部文件都应有唯一的编号，以便区分、归档、保存。详细编号方法： a)治理手册的编号方法 SY MM * 年 治理手册(MMManagement Manual：治理手册) 公司() b)程序文件的编号方法 SY PF * 挨次号 程序文件(
3、PFProcedure File：程序文件) 公司() c)作业文件的编号方法 SY OF * 挨次号 作业文件(OFOperantion File) 公司() d)记录文件的编号方法 RF * * 挨次号 程序文件挨次号 记录(RFRecord File：记录文件) e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。 4.3文件的公布 4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经治理者代表审批，并填写好文件发放范围签收表(QR0501) 4.3.2经审批后的治理手册、程序文件、作业性文件(治理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。 4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上
4、签收。 4.4文件的标识 4.4.1治理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。 4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。 4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。 4.4.4对需要保存的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保存章。 4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的治理部门用标签标识。 4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的反面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保存)。并要进展必要的书面记录。 4.5文件的使用的实施 4.5.1办公室编制好公司文
5、件掌握清单(QR0502)掌握文件使用状况。 4.5.2受控文件不行转抄、外传，治理手册、程序文件经治理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。 4.5.3工作场所如发觉过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保存文件不得在工作场所使用。 4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应准时向办公室申请更换。文件卷面要保持干净，不行乱涂乱画。 4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，掌握本部门文件使用状况。 4.5.7办公室每季度至少一次对文件进展检查，以监视文件的完好保存及贯彻实施，并做好文件检查记录表(QR0503) 4.5.8文件在使用过程中发觉有错误或
6、操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。 4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥当保管。 4.6文件的更改 4.6.1文件更改程序 4.6.1.1更改申请由文件更改人填写文件更改申请单(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。 4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进展，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(托付、授权、或其他)。 4.6.1.3订正和预防措施、治理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写文件更改申请单(QR0504)，经治理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。 4.6.2文件更改方式 4.6.2.1笔
7、误可用划改。 4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。 4.6.2.3文件内容多处或屡次改动，可用改版方式。 4.6.3办公室编制好文件修改状态掌握清单(QR0509)并保存，以掌握文件修改状态。 4.6.4文件更改申请单(QR050 4)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增。 4.7作废文件处置 4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原文件发放范围/签收表范围发放， 并从原使用场所收回失效文件。 4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写文件销毁(保存)掌握清单(QR0505)，经治理者代表审批后销毁。 4.7.3因需要保存作废文件，由办公室确定并填写好文件销毁(保存)掌
8、握清单(QR0505)经治理者代表审批，办公室按4.4.4标识前方可连续保存作废文件。 4.7.4电子媒体文件作废处置程序 4.7.4.1由申请人填写文件销毁(保存)掌握清单。 4.7.4.2经治理者代表审核，总裁批准。 4.7.4.3由电脑操作员进展去除。 4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的治理部门填写文件销毁(保存)掌握清单，经总裁批准后自行销毁。 4.8文件的归档 4.8.1文件经批准公布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。 4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进展检查，再登记归档。需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关
9、部门贯彻执行。 4.9文件和资料的借阅 4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写文件和资料借阅登记卡(QR0507)，在公司内阅览由治理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。 4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。 4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。 4.9.4外来文件的治理掌握：标准和法规、分承包方供应的图片和资料、顾客供应的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其托付人按本程序进展治理掌握，并作好登记。 4.10行政文件由办公室，治理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序掌握。 5.相关文件： SYPF02 记录掌握程序 6.记录： QR0501文件发放范围/签收表 QR0502文件清单 QR0503文件检查记录表 QR0504文件更改申请单 QR0505文件和资料销毁(保存)掌握清单 QR0506文件和资料归档登记卡 QR0507文件和资料借阅登记卡 QR0508文件和资料编号登记卡 QR0509文件和资料修改状态掌握清单