XX公司文件控制程序.docx

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1、XXXX公司版 本AISMS密 级秘密*3年XX文件控制程序文件编号ISMSP-24-A1目的为对XXXX公司信息安全管理体系所要求的文件、资料进行有效控制，确保 各相关场所使用现行有效版本的文件，保证其信息安全的保密性、完整性、可用 性，特制定本程序。本程序适用于信息安全管理体系中与信息系统有关的文件与资料，包括：信 息安全管理体系文件（含记录）、相关技术文件和资料，以及相关外来文件（各 类标准、软件、产品样本等）。3职责1）总经理负责信息安全适用性声明、信息安全管理手册的批准颁布。2）管理者代表负责信息安全程序文件的批准颁布。3）各部门负责人负责本部门作业文件或指导书（规定、规范）的批准颁

2、布、 制（修）订和管理控制，并执行相关的保密规定。4）总经办负责外来文件的收录、批转和发放及组织对信息安全管理手册、 程序文件的制（修）订和管理控制。4定义文件/记录借阅登记表编号:序号文件/记录 名称编号份数借阅人借阅日期归还日期备注填表人：填表日期:文件和记录修订状态一览表见附录。5工作程序5.1文件和资料的分类1）按来源分：内部文件、外来文件；2）按类别分：信息安全管理手册、程序文件、作业文件（包括操作规程、 实施细则等）、相关方提出要求的文件、法律、法规性文件，其他的管理制度、 通知、计划等；3）按受控状态分：受控文件、非受控文件；4）按信息敏感性分：机密、秘密、敏感信息；5）按呈现媒

3、体形式分：书面、电子媒体。5.2内部文件5.2.1 文件的编写5.2.1.1 信息安全适用性声明、信息安全管理手册由总经办编写。521.2信息安全程序文件由管理者代表组织各部门编写。技术规范文件、管理规定等文件由各相关部门收集或组织编写。522文件的编号信息安全管理手册编号ISMSM T T 版本号手册信息安全管理手册5.222信息安全程序文件编号ISMSP- 一口T版本号 程序文件顺序号信息安全管理体系程序文件代号522.3对于（作业指导书）技术规范文件、管理规定文件等的编号，各部门可参 考以下形式进行编号：ISMSI T2版本号作业文件顺序号 部门拼音代码（如总经办：ZJ） 信息安全管理体

4、系作业文件代号5.2.3 文件的批准5.2.3.1 信息安全适用性声明、信息安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准; 信息安全程序文件由总经办组织审核后，呈管理者代表批准。5.2.3.2 作业文件由各部门负责人批准。5.2.3.3 各文件管理部门应保存本部门所负责组织编写的文件中编写人、审核人、 批准人签字的原始记录。5.2.4 文件的发放和回收5.2.4.1 信息安全管理手册和程序文件由总经办统一编号发放，总经办根据信息安 全管理体系确认体系覆盖的部门和人员，确定管理手册和程序文件的发放范围， 文件领用人应在文件发放/回收登记表上签名记录。524.2 作业文件由各文件编写部门统一编号发放，

5、发至使用场所，凡对信息安全 管理体系有影响的关键岗位都应得到有关文件现行有效版本，发放时文件领用人 应在文件发放/回收登记表上签名记录。524.3 当使用的文件破损严重，影响使用时一,文件领用人应到文件管理部门办理 更换手续，文件管理部门收回破损文件，换发新文件，同时文件领用人应在文 件发放/回收登记表上签名记录。524.4 .4当文件领用人将文件丢失后，应填写文件/记录更改、领用、作废申请 单申请补发文件，并在申请中做出说明，经文件管理部门负责人批准后补发。524.5 .5文件管理部门将破损文件收回后及时销毁，对电子版本文件则应及时删 除，并填写文件/记录销毁记录表。文件的修改5.2.5.1

6、 文件内容需修改时，应由文件修改提出人或文件管理部门的工作人员填写 文件/记录更改、领用、作废申请单，申请修改文件，标明本次变更后文件的 版本（如原文件版本为A,变更后版本为A/1）、提出更改意见并说明原因，在 文件原审批人同意后，由文件管理部门工作人员负责修改。525.2文件修改后，文件修改人按原批准手续由原审批人重新进行审批。电子版本文件的修改，需履行以上书面修改审批手续，由文件管理权限部 门对其文件进行修改更新。5.254无论书面文件还是电子版本文件，经修改后，文件修改提出人或文件管理 部门的工作人员要填写文件和记录修订状态一览表，并将原有文件收回/删除, 发放审批后的最新版本的文件（书

7、面文件改动较小则在原文件中进行修改，填写 该文件相应变更履历），文件领用人在文件发放/回收登记表上签名记录，确 保文件的有效性、唯一性。5.2.6 文件的换版与作废5.2.6.1 文件经过多次修改需换版时，由文件管理部门工作人员填写文件/记录 更改、领用、作废申请单申请作废该文件，审批通过后原版文件作废，更换为 新版文件的同时履行原批准手续并更新文件和记录修订状态一览表。5.2.6.2 作废文件由文件管理人员收回后统一销毁，并填写文件/记录销毁记录 表。5.2.6.3 电子版本文件的换版，由文件管理权限部门在履行原批准书面手续后，对 其进行换版，并将原文件删除。5.2.7 文件的归档和借阅5.

8、2.7.1 信息安全管理手册和程序文件经审核、批准后，由总经办统一编号、登记, 总经办应填写文件和记录修订状态一览表。1.1.1.1 门的作业文件经本部门负责人批准后，可参照C5.2.2.3）的要求编号、 登记；对各部门存档的文件资料，各部门应填写本部门文件和记录修订状态一 览表。5.2.7.3 因工作需要临时借阅文件资料的人员，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅人员应填写文件/记录借阅登记表，并按规定日期归还文件。5.2.7.4 电子版本文件由文件管理部门通知或通过电子邮件发给有权限的部门查 阅，并尽可能在电子文档中利用加密技术处理。5.3 外来文件对外来的文件由总经办负责收录、转发到

9、相应的使用部门；需经公司最高管 理层批阅的，由总经办统一办理后转发到相应的部门使用和管理，文件领用人在 文件发放/回收登记表上签名记录。5.4 文件的受控管理5.4.1 凡与信息安全管理体系运行紧密相关的文件应受控，各部门所使用的受控 文件，应在其封面或首页加盖“受控”印章，并注明编号和分发号；非受控文件 则加盖“非受控”印章，因相关法律要求或知识保护目的而要保存的文件资料要 加盖“长期保存”印章。542受控文件不得随意自行复印，如需要时，使用人可填写文件/记录更改、 领用、作废申请单向文件管理部门申请领用。5.4.3 对受控的电子版本文件，文件管理部门工作人员应在其封面或首页中做“受 控”标

10、识，任何人不得随意自行复制受控的电子版本文件。5.5 文件的保密管理5.5.1 信息安全管理体系文件均为保密的文件，应在文件相应位置作相应标识， 具体标识措施参照XX商业秘密控制程序中相关要求执行。5.5.2 各部门存放电子媒体中需要保密的文件资料，应给文档加上6位数字以上 的密码，根据本部门的需要可在安全的异地存有备份，具体备份措施按照XX 重要信息备份管理程序中相关要求执行。553信息安全管理体系文件未经信息安全管理者代表授权，任何人不得以任何 形式将体系文件转给其他组织或人员使用，一经发现应按XX人力资源安全管 理程序相关规定予以惩戒。561总经办在每年年底管理评审会议前组织体系内各部门

11、对信息安全适用性声 明、信息安全管理手册和程序文件进行一次评审。5.6.2 当公司的组织机构发生重大的变化时，由总经办及时组织体系各部门对信 息安全管理手册和程序文件进行评审。5.6.3 其他各部门的文件由各部门根据工作需要自行组织对文件进行评审。6相关文件XX商业秘密控制程序XX重要信息备份管理程序XX人力资源安全管理程序7记录记录名称保存期限文件和记录修订状态一览表长期保存文件发放/回收登记表5年文件/记录更改、领用、作废申请单5年文件/记录借阅登记表5年文件/记录销毁记录表长期保存8变更履历序号条款号更改内容更改通知单号更改人/日期批准人/日期日期: 日期: 日期:文件发放/回收登记表附加说明：本程序文件编制人: 本程序文件审核人: 本程序文件批准人:9附件编号:序 号文件名称编号发放记录回收记录备注部门签收数量日期部 门回收人数量日 期编号:文件/记录编号口更改口补发口销毁口作废口领用文件/记录名称有效版本号申请理由：部门：申请人：年 月 日文件管理部门文件管理人员领用/补发份数销毁/作废份数审核意见：审核人：年 月曰审批意见：审批人：年 月曰备注：编号:文件/记 录名称编号文件类型文件名称发放 日期批准人批准 日期销毁 日期备注