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1、公司文件控制程序（十三）公司文件控制程序(十三)1.目的：对文件展开掌控，保证文件的采用场所采用有效率文件，并及时从所有派发或采用场所撤出失灵或补发的文件，避免补发文件被错用、误解，从而确保管理体系的有效率运转。2.范围：本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。3.职责：3.1总裁负责管理管理文件的核准。3.2管理者代表负责管理管理文件的审查。3.3办公室负责管理文件的管理和掌控，包含外来文件的管理和掌控。3.4各部门负责管理本部门所有采用文件的管理和掌控。4.程序：4.1
2、文件的撰写、审核。4.1.1公司文件根据文件的性质存有有关部门草拟。a) 管理体系文件由总裁核准。b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。4.2文件的编号所有文件都理应唯一的编号，以便区别、档案、留存。具体内容编号方法：a)管理手册的编号方法SY MM *年代号管理手册代号(MMManagement Manual：管理手册)公司代号()b)程序文件的编号方法SY PF *顺序号程序文件代号(PFProcedure F
3、ile：程序文件)公司代号()c)作业文件的编号方法SY OF *顺序号作业文件代号(OFOperantion File)公司代号()d)记录文件的编号方法RF * *顺序号程序文件顺序号记录代号(RFRecord File：记录文件)e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。4.3文件的公布4.3.1文件派发前要规定文件的派发范围，经管理者代表审核，并核对不好文件派发范围收件人表中(QR0501)4.3.2经审核后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室派发。收件人可于收件人单上收件人。4.3.3各部门内部文件由部门负责人派发。收件人可于收件人单上收件人。4.4文件的标识4.4
4、.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室可于文件的封面的中间标明THF1状态、递送号、持有者。4.4.2非THF1文件由办公室在文件封面贴上非THF1字样。4.4.3补发文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角盖章补发章。4.4.4对须要留存的补发文件由办公室在文件的封面或第一页右上角盖章的留存章。4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(THF1、非THF1、补发、补发留存)。并必须展开必要的书面记录。4.5文件的采用的实行4.5.1办公室基本建设不好公司文件掌控目录(QR0
5、502)掌控文件采用情况。4.5.2THF1文件不容转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审核方可影印。作业文件及外来文件由办公室审核方可影印。4.5.3工作场所例如辨认出过期或补发文件，揽办公室处置，过期作废文件以及补发留存文件严禁在工作场所采用。4.5.4文件必须较完整留存，例如损毁或缺页应当及时向办公室提出申请更改。文件卷面必须维持干净，不容乱涂乱画。4.5.6各部门应当基本建设本部门所采用的THF1文件目录，掌控本部门文件采用情况。4.5.7办公室每季度至少一次对文件展开检查，以监督文件的较完整留存及贯彻实施，并搞好文件检查记录表(QR0503)4.5.8文件在采用过程中辨认出存有
6、错误或操作性不弱，可以提出申请修改，修改程序按本程序4.6条继续执行。4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不许擅自拷贝和泄漏，并得当看管。4.6文件的修改4.6.1文件修改程序4.6.1.1修改提出申请由文件修改人核对文件修改申请单(QR0504)，经审核后交原派发部门继续执行修改。4.6.1.2修改审核由原文件的审核部门展开，若选定其他部门审核时，该部门应当赢得审核所须要依据的有关背景资料(委托、许可、或其他)。4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写文件更改申请单(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。4.6.2文件修改方式4.
7、6.2.1笔误需用划改。4.6.2.2文件只改动某页内容时，需用换页方式。4.6.2.3文件内容多处或多次改动，需用更新方式。4.6.3办公室基本建设不好文件修正状态掌控目录(QR0509)并留存，以掌控文件修正状态。4.6.4文件修改申请单(QR0504)应当登记注册修改性质：笔误、修改、删掉、追加。4.7补发文件处理4.7.1修改后的文件派发由原派发部门按原文件派发范围/收件人表中范围派发， 并从原采用场所归还失灵文件。4.7.2归还的补发文件以及过期文件由办公室核对文件封存(留存)掌控目录(QR0505)，经管理者代表审核后封存。4.7.3因须要留存补发文件，由办公室确认并核对不好文件封
8、存(留存)掌控目录(QR0505)经管理者代表审核，办公室按4.4.4标识后方可以稳步留存补发文件。4.7.4电子媒体文件补发处理程序4.7.4.1由申请人核对文件封存(留存)掌控目录。4.7.4.2经管理者代表审查，总裁核准。4.7.4.3由电脑操作员展开去除。4.7.5其它媒体文件(基准照片、底片)由该文件的管理部门核对文件封存(留存)掌控目录，经总裁批准后自行封存。4.8文件的档案4.8.1文件经核准公布后，经核准人签订的原件及列印件，由办公室档案并备案。4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性展开检查，再备案档案。须要贯彻执行的外来文件，经审核后(审核相关手续按4.3)将复印件留言
9、至有关部门贯彻执行。4.9文件和资料的借书4.9.1部门经理及以下人员借书文件，应当核对文件和资料借书登记卡(QR0507)，在公司内借阅由管理者代表审核，借给公司外由总裁审核，并备案。4.9.2副总裁以上人员可以轻易向资料室借书，并做好备案。4.9.3公司以外人员借书资料由总裁审核，并做好备案。4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。5.有关文件：SYPF02 记录控制程序6.记录：QR0501文件派发范围/收件人表中QR0502文件目录QR0503文件检查记录表QR0504文件修改申请单QR0505文件和资料封存(留存)掌控目录QR0506文件和资料档案登记卡QR0507文件和资料借书登记卡QR0508文件和资料编号登记卡QR0509文件和资料修正状态掌控目录