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1、*工程公司 文书档案管理办法 编号：JZ-08批准： 制订部门： 技术质量部 批准年月： 年4月 1 总 则 1.1 为加强公司本部(以下简称：公司)文书档案的科学管理工作，有效地保护和利用档案，使之更好地服务于公司的各项生产经营活动及管理工作，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、归档文件整理规则、企业档案管理规定以及中国机械工业集团公司档案管理办法等法律法规，结合公司实际，特制订本办法。 1.2 本办法所称的文书档案是指公司在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理及公务交流等各项工作活动中形成的具有保存价值的、并向档案室移交归档的各类文件材料。 2 机构职责 2.1
2、技术质量部下属的档案室是公司文书档案集中统一管理的归口部门，负责对所接收的文件进行整理、保管、鉴定、销毁、利用和统计等工作。并对各部门档案工作进行指导、督促、检查和验收。 2.2 档案室根据需要编制文件目录,并配合有关部门做好全宗介绍、组织沿革、大事记等编制工作，不断开发档案信息资源，主动作好提供利用工作。 2.3 综合管理部负责公司本部所有收、发文件的归档工作。 2.4 其他职能部门负责本部门形成的文件（未经综合管理部收、发文登记）的归档工作。 2.5 各职能部门均有履行档案法，做好公司本部归档工作的责任和义务。应确定一名兼职档案员负责本部门具体的日常文件材料的形成、积累和收集归档工作，并将
3、归档工作纳入部门工作职责范围。 3 档案管理 3.1 文件材料的收集 3.1.1 凡公司在公务活动和经营管理活动中产生的、具有保存和查考价值的文件材料，都必须整理归档。 3. 1.2归档文件既要保证收集齐全完整，又要防止过滥过杂“有文必档”的现象。 3.1.3 处理完毕的文件应对照文件材料的归档范围和保管期限表（见附录A1-A4）进行甄别 、确定归档价值后再进行归档。 3.2 文件材料的归档 3.2.1 归档要求 1） 综合管理部传阅到各个部门的文件，传阅完毕后如有处理结果的，须把处理结果随原文一起返回综合管理部，由综合管理部统一归档。 2） 为了确保归档文件的完整，各职能部门在文件传阅过程中
4、，不要随意抽取传阅件附件；确因工作需要可用复印件替代。 3） 凡应归档的文件都必须收集齐全、完整；载体材料质地优良，书写材料耐久，手稿字迹工整，格式规范；杜绝用圆珠笔、铅笔和红色钢笔书写。 3.2.2归档时间：当年度形成的文件，在次年六月底前向档案室移交归档。 3.2.3归档份数：一般归档一份，利用频繁的文件可适当增加份数。 3. 2.4归档手续：归档时填写公司OA流程“FL1540-档案归档移交清单”并附待归档移交文件详细清单（格式见附录B），经部门或项目负责人审定签字后，移交档案室归档；如若检查不合格，则应退回重新修改。 3.3 文件材料的整理 3.3.1 整理原则 1） 文件整理应遵循文
5、件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于文件的保管和利用的原则。 2） 以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，逐件整理归档。 3） 文件的正文与附件为一件；印件与底稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；文件传阅单与相关文件为一件。 4） 同一年度形成的请示与批复、来文与复文为一件；跨年度形成的请示与批复、来文与复文可视情况为一件或各为一件。 5） 有领导重要批示的文件与原文为一件；处理结果文件与原文为一件。 6） 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录、房屋所有权证、土地使用证等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。 7） 一次会议、
6、一个项目的文件为一件。 8） 合同和补充合同（协议）为一件。 9）不同年度的文件一般应分开整理归档。但对跨年度的请示与批复，可放批复年整理归档；跨年度的长远规划可放在制定规划的年度整理；跨年度的总结放在总结年整理；跨年度的会议文件放在会议开幕年整理；监察、审计等文件放在结案年整理归档。 3.3.2 整理要求 1） 去掉文件上的金属物，在文件左上角使用档案包角或斜角踏线。 2） 文件尺寸按A4纸规格大小，大于A4规格要进行折叠、裁剪，小于A4规格或破损的要托裱。 3.3.3 整理方法 1）分类方法 年度-保管期限 如： 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 2004年：永久
7、、长期、短期 2）排列 a）一个文件内（同一文件）的排列：正文在前，附件在后；印件在前，底稿在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；传阅单在前，传阅文件在后；批复在前，请示在后；复文在前，来文在后；处理结果在前，原文在后；不同文字的文本，原文在前，译文在后。 b) 文件与文件之间（不同文件）的排列，按不同保管期限分别排列；保管期限内的文件，可按大类结合事由、时间、重要程度等集中排列；同一次活动、同一项工作、同一个会议等成套性文件尽可能排列在一起。 3) 编号 a) 盖归档章 在文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写相关内容。 全 宗 号 年 度 室编件号 机构问题 保管期限 馆编
8、件号 公司本部归档章根据实际设置为全宗号、年度、室编件号和保管期限等四个项目填写。 b) 编制档号 文件目录号（保管期限）文件顺序号件内（其它）文件顺序号 XXXX XXX 件内（其它）文件顺序号 文件顺序号 保管期限号(用P、L、S表示) 文件目录号(用年代表示) 注1：P、L、S分别表示永久、长期、短期。 注2：一个文件内需特别标注的其他文件顺序号：如附件、请示、被转发文、补充协议等。 4) 编目 a) 编制归档文件目录 归档文件应按分类方案和文件排列顺序号编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注，按要求一一填写。 l 件号：填室编件号。 l 责任者：制
9、发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 l 文号：文件的发文字号，应照实抄录。 l 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，并加 号。 l 日期：文件的成文日期，以阿拉伯数字加横线标注，如“2002-9-9”。文件的成文日期不足月或日时，以“1”补齐。如：原文件成文日期为“2002年9月”，归档文件目录中应写明“2002-9-1”。几份文件作为一件时，应以装订时的首份文件日期为准。 l 页数：文件以件为单位编制总页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上无页码时，需要编页号。一般用阿拉伯数字，每件从1开始流水编制，正页编在文件的右上角，反页编在文件的左上角；当文件上有页码
10、时，无需重编。（文件签发单放在每份文件的首页，不编页码，但填写文件总页数时加上签发单这一页）。 l 备注：注释文件需说明的情况（文件的移出、修改、密级等）。 b)归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。 c) 编制归档文件目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5) 装 盒 将归档文件根据室编件号顺序和文件的多少选择不同厚度的档案盒装入盒内，不同年度和不同保管期限的文件不应装入同一盒内。 a) 案盒封面的填写：应标明全宗名称。 b) 案盒盒脊的填写：盒脊上设置有全宗号、年度、保
11、管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等六项。根据需要选择填写，其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接。 c) 备考表的填写：备考表包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。在文件整理和管理过程中，如有需要说明的情况，需填写备考表，置于盒内文件之后；如果没有需说明和解释的情况，盒内可不放备考表。 l 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 l 整理人：对盒内文件情况作出说明、整理的人员姓名。 l 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 l 日期：对盒内文件情况作出说明、整理的日期。 l 档案盒规格：档案盒外型尺寸为 310mm22
12、0mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 3.4 档案保管 3.4.1 档案人员必须熟悉档案业务，认真负责，严格遵守保密制度。 3.4.2 档案人员要定期检查档案保管状况，不断改进档案的保管方法，对破损或变质的档案要及时采取措施，进行修补或复制，做到防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光。控制库房的温度在1420摄氏度，相对湿度50-65%。 3.4.3 库房、办公室、阅览室三分开。库房内定期打扫清洁卫生，保持良好的环境，柜与柜之间的排列要科学，通道要保持一定的距离。 3.4.4 不同全宗应分别存放；对重要档案用专柜单独保管；档案柜上编有号码，并
13、备有详细索引。 3.4.5 定期对库藏档案进行清理核对，做到账、物相符。 3.4.6 下班前关好门窗，关闭电源。 3.4.7 建立档案保管登记制度、库存档案统计制度，档案用后及时归放原处。 3.4.8 建立全宗卷，积累和保存分类方法、交接凭证、销毁清册、鉴定报告 3.5 档案利用和保密 3.5.1 文书档案原则上不出借，只限在档案室内查阅。特殊情况必须借出的，需有借阅方部门领导签字方能借出。用后须及时归还，最长不得超过半个月。过期不还者由档案室催还。 3. 5.2借阅文书档案时须先填写流程 “FL1543-档案借阅单”，并经部门主管领导批准后方可借阅。借阅重要或涉密的档案时，还须经技术质量部、
14、公司主管领导批准。 3.5.3 借阅档案的人员要保护好档案，不得随意涂改、涂色、勾划、剪裁、拆散或转借档案，丢失或损毁档案者依法处理。 3.6 档案统计 定期对文书档案进行统计，编制文书档案统计表。 3.7 档案鉴定和销毁 3. 7.1档案室应定期组织对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定结束后提出意见，对确无保存价值的档案登记造册，报公司有关领导批准后进行销毁。 3.7.2 销毁档案时，应由二人负责监销，并在档案销毁清册(见附录C)上签名，注明年、月、日。销毁清册立卷归档，作为全宗卷保存。 3.8 档案的检查与考核 各部门要把文件整理归档工作列入有关人员的职责范围和规章制度中，并和考核奖励挂钩
15、。 4 附 则 4.1 本办法由技术质量部编制并负责解释，经董事长批准后自印发之日起执行。 附录A1：公司文件材料归档范围和保管期限表（党群工作类）附录A2：公司文件材料归档范围和保管期限表（行政管理类）附录A3：公司文件材料归档范围和保管期限表（经营管理类） 附录A4：公司文件材料归档范围和保管期限表（生产技术管理类）附录B：文书档案移交清单附录C：档案销毁清册附录D：文书档案借阅单附录 A1： 公司文件材料归档范围和保管期限表 (党 群 工 作 类 ) 序号 归 档 范 围 保管期限 一 党务工作 1 上级党组织有关党的工作的决定、批复、规定、办法、通知等 (1) 属于公司主管业务并要执行
16、的 30 年 (2) 普法性的文件，但需要贯彻执行的 10 年 2 党委工作计划、总结、目标管理材料 永 久 3 党委会、党委扩大会会议记录 永 久 4 民主生活会、政工会会议记录 30 年 5 党务工作规章制度 永 久 6 党员代表大会形成的文件材料 永 久 7 印章的启用、止用中形成的文件材料 永 久 8 党的工作中获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 9 二 组织工作 1 上级有关组织工作的规定、通知等 (1) 属于公司主管业务并要执行的 30 年 (2) 普法性的文件，但需要贯彻执行的 10 年 2 党组织改选、补选，组织机构的设置和调整工作中形成的文件材料 永 久 序 号 归
17、档 范 围 保管期限 3 党员名册、党组织及干部年报表 永 久 4 党员民主评议、整党工作中形成的文件材料 30 年 5 表彰先进、党纪处理工作中形成的文件材料 永 久 6 组织发展工作形成的文件材料 永 久 7 党务干部的考察任免、调配和考核和奖惩等文件材料 永 久 8 行政后备干部的选拔考察、推荐工作中形成的文件材料 永 久 9 组织工作获得市、局级以上的证书、奖状等 永 久 10 政工职称的评聘、晋级工作中形成的文件材料 永 久 11 党员教育活动中形成的文件材料 10 年 12 其它文件材料 三 宣传、统战工作 1 上级有关宣传、统战工作中的方针、政策、决定、通知等 10 年 2 宣传
18、、政治工作、理论教育等文件材料 10 年 3 30 年 4 本单位编辑出版的宣传工作的刊物、报纸等 永 久 5 统战工作年报表 永 久 6 民主党派 、港澳台、华侨、民族事务和宗教事务工作中形成的文件材料 10 年 7 宣传、统战工作中获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 8 其它文件材料 序 号 归 档 范 围 保管期限 四 纪检监察工作 1 上级有关党纪检查、信访、行政监察等方面的决定、规定、通知等 30 年 2 纪检监察工作年度工作计划、总结 30 年 3 立案及有结论的信访、举报材料等 30 年 4 党员、干部违纪案件的审理和奖惩材料 永 久 5 纪委会会议记录 永 久 6 纪检
19、、信访、监察工作年报表 永 久 7 党纪、党风教育，廉政建设工作中形成的重要文件材料 30 年 8 纪检、信访、监察工作中获得市、局级以上的证书、奖状等 永 久 9 其它文件材料 五 工会工作 1 上级有关工会工作的决定、批复、规定、通知等 (1) 重要的 30 年 10 年 2 工会工作计划、总结等 永 久 3 工会委员会会议记录 永 久 4 职工代表大会形成的文件材料 永 久 5 6 工会组织改选、补选、设置、调整，工会干部任免的文件材料 永 久 工会会员名册、工会工作年报表 永 久 序 号 归 档 范 围 保管期限 7 职工劳动竞赛、文化艺术、体育活动及职工之家活动中形成的文件材料 30
20、 年 8 评选、表彰工会先进的文件材料 永 久 9 选举区人民代表工作中形成的文件材料 30 年 10 职工民主管理、女工工作、劳保福利等方面形成的重要文件材料 10 年 11 工会工作中获得市、局级以上先进的证书及奖状等 永 久 12 其它文件材料 六 共青团工作 1 上级有关共青团工作的决定、批复、通知等 30 年 2 团委工作计划、总结 永 久 3 团委会记录 永 久 4 团员名册、团组织及团员年报表 永 久 5 团代会、团员大会文件材料 永 久 6 团组织的改选、补选、设置、调整及团干部任免的文件 永 久 7 永 久 8 青年工作中形成的重要文件 30 年 9 团委编辑出版的刊物等 1
21、0 年 10 其它文件材料 附录 A2： 公司文件材料归档范围和保管期限表 （行 政 管 理 类） 序 号 归 档 范 围 保管期限 一 行政事务 1 上级有关综合性行政管理方面的条例、规定、通知、批复等 （1） 重要的 30 年 （2） 一般的 10 年 2 行政工作长远发展规划、公司年度工作计划和总结 永 久 3 总经理述职报告、任期目标、目标管理材料等 永 久 4 总经理办公会、院务会会议记录 永 久 5 综合办汇编和修改的行政系统规章制度 永 久 6 技术经济承包责任书 永 久 7 上级领导来公司视察访问形成的重要文件材料 永 久 8 公司考核奖励等材料 永 久 9 公司重大的专题性会
22、议、庆祝活动等形成的文件材料 永 久 10 印章的启用、止用中形成的文件材料 永 久 11 总经理嘉奖名单及事例 永 久 12 公司获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 13 公司年度评优获奖名单（综合行政类） 永 久 二 人事教育 1 上级有关人事教育工作的文件 （1） 属于公司主管业务并要执行的 （2） 普法性的文件，但需要贯彻执行的 永 久 10 年 序号 归 档 范 围 2 各类工资的调整、调资名册及享受政府特殊津贴材料 永 久 3 职工编制人数、名册、工资情况等 永 久 4 组织机构设置调整的文件材料 永 久 5 有关工资改革计划、总结、方案、工资管理办法、规定、实施细则等 3
23、0 年 6 干部的考察、任免、招聘、调配、考核、奖惩等文件材料 永 久 7 职工的招聘录用、调离、 退职、停薪留职、除名、处分、劳务输出、延长退（离）休年龄和死亡抚恤等文件材料 永 久 8 各类专业技术职称、政工职称的评聘、晋级中形成的文件材料 永 久 9 职工离退休审批表 永 久 10 人才需求计划和培养计划 30 年 11 职工在职培训中形成的文件材料 10 年 12 关于职工伤亡事故的调查、处理和善后工作中形成的文件材料 永 久 13 干部情况统计表 永 久 14 出国考察文件材料 永 久 15 有处理结果的重要的群众来信来访材料 30 年 16 30 年 17 人事教育工作中获得市、局
24、级以上先进的证书、奖状等 永 久 18 三 其它文件材料 保卫工作 1 上级有关社会冶安、保卫、消防工作的重要文件材料 10 年 序号 归 档 范 围 保管期限 2 公司在重大火灾、盗窃、灾害、交通事故中形成的文件材料 永 久 3 治安、保卫、消防等工作获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 4 各类统计年报表 永 久 5 其它文件材料 四 后勤管理 1 上级部门颁发的有关后勤工作的法规性、政策性文件 10 年 2 后勤管理工作中重要的报告、请示及批复 长 期 3 与外单位签定的合同、协议书及处理合同纠纷的文件材料 10 年 4 院房改、房产管理的政策、制度、实施细则等 30 年 5 职工
25、住房分配方案、合同、申请表、房产证、土地契约等文件材料 永 久 6 固定资产清册 30 年 7 职工体检情况综合报告、计划生育年度工作报告和总结、计划生育年报表 10 年 8 后勤管理工作中获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 9 其它文件材料 五 1 上级部门颁发的有关外事工作方面的重要文件 10 年 2 与国外签定的协议、合同、会谈纪要等及经济纠纷产生的文件材料 永 久 3 4 六 外事工作中形成的重要文件材料 其它文件材料 审计工作 30 年 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级有关审计方面的决定、规定、通知等 30 年 2 审计工作年度工作计划、总结 30 年 3 审计工作年
26、报表 永 久 4 审计工作中获市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 5 上级机关对审计立项的指示、批示和下达的审计项目任务文件 30 年 6 审计通知书 30 年 7 审计报告、审计机关审定审计报告的会议纪要 永 久 8 审计报告所列问题的证明材料 永 久 9 被审计部门对审计报告的书面意见 永 久 10 有关审计处理的请示、审计事项的报告及上级机关的批示 永 久 11 审计结论和决定或审计意见通知书 永 久 12 被审计部门关于执行审计结论和决定情况的报告及罚款、没收款、扣缴款回执 30 年 13 被审计部门或个人对审计结论和决定的复审申请、申诉材料 永 久 14 目问题处理的政策界限 依
27、法作出审计结论和决定的法规目录或摘要、上级有关本项30 年 15 有关本审计项目的情况报告、通报 30 年 16 群众来信或来访记录 30 年 17 项目审计计划或审计方案、有关项目计划安排方面的意见、请示、报告、批复 30 年 18 与项目有关的其它文件材料 30 年 附录 A3： 公司文件材料归档范围和保管期限表 （经 营 管 理 类） 序号 归 档 范 围 保管期限 一 计划、统计、经营 1 上级部门下达的与本单位有关的计划等 30 年 2 生产计划及统计年报表 永 久 3 公司经营执照的申报、登记、批复等文件材料 永 久 4 合同协议书、补充协议 30 年 5 经营执照、证书等（复印件
28、或照片） 永 久 6 重大经营活动中形成的文件材料 10 年 7 经营工作中重要的专题性会议记录、纪要等 30 年 8 生产简报 10 年 9 其它文件材料 二 1 上级部门印发的有关财务工作规定的文件等 （1） 重要的 30 年 （2） 一般的 10 年 2 财务大检查、会计工作达标升级形成的文件材料 30 年 3 固定资产清理文件材料 永 久 4 财务工作获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 序 号 归 档 范 围 保管期限 5 其它文件材料 三 承包监理 1 承包监理合同、协议书 30 年 2 其它文件材料 30 年 附录 A4： 公司文件材料归档范围和保管期限表 （生 产 技 术
29、 管 理 类 ） 序 号 归 档 范 围 保管期限 一 质量、环境、安全管理 1 工作计划、总结、长远发展规划 30 年 2 信息反馈材料、质量回访和剖析材料 10 年 3 达标、贯标认证中形成的文件材料 30 年 4 评优、创优工作计划、小结 30 年 5 综合性的申报、评优、获奖材料 永 久 6 质量简讯 10 年 7 质量、环境、安全管理工作中获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 8 其它文件材料 二 科技管理 1 上级公司下达的有关科技管理方面的规定、通知等 10 年 2 30 年 3 基本建设计划、统计报表 永 久 4 科技工作及基本建设发展规划 30 年 5 科研、业务建设及
30、基本建设管理工作中形成的文件材料 30 年 6 技术工作会议记录、纪要 30 年 7 8 科技管理活动中获得市、局级以上先进的证书、奖状等 其它文件材料 永 久 序 号 归 档 范 围 保管期限 三 环保、消防 1 上级有关环保、消防管理的规定、办法、通知等 10 年 2 环保、消防管理工作中形成的文件材料 30 年 四 档案、信息管理 1 上级部门颁发的档案、信息管理工作的规定、办法、通知等 （1）重要的 30 年 （2）一般的 10 年 2 档案工作统计年报表 永 久 3 档案工作定级、升级、检查、验收中形成的文件材料 30 年 4 档案鉴定、销毁原始记录、请示、批复材料 永 久 5 档案、情报、图书信息开发、收集、利用材料 10 年 6 档案工作中获得市、局级以上先进的证书、奖状等 永 久 7 其它文件材料 五 协会工作（含学会工作） 1 协会、学会章程 30 年 2 协会、学会活动中形成的重要文件材料 10 年