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1、2023年分公司费用管理制度(2篇) 书目 第1篇分公司费用报销付款申请借支管理 第2篇某分公司费用报销管理制度 分公司费用报销付款申请借支管理 分公司费用报销、付款申请及借支管理 为了规范公司的费用报销、付款和借款管理,公司执行先申请、再执行、后报销或请款的管理模式及公司各项费用额度限制和例外支出申请审批制度。 一、费用管理原则 1.费用报销必需严格根据财务制度办理,任何人报销费用必需手续齐全,符合程序; 2.报销费用的票据必需有经办人签字,注明时间和用途,并附有原始单据、入出库等相关单据; 3、不得报销与工作无干脆关系的个人用品及工作无干脆关系的费用支出,如特别缘由购买的办公用品,个人离职
2、时应收回,无法收回的应按新旧程度按购买价折价扣回; 4、当期费用须当期报销; 5.费用在肯定的合理额度范围内限制运用,额度的依据是工作量、销售额、工作职务、员工人数等。 二、费用报销、资金支付审批权限 1、公司的支出审批依据适当授权、分级分项限制的原则进行管理; 2、公司的费用报销、借款、工资发放、付款等支出由被总公司授权人在授权范围内进行审批,超过授权范围的,由被总公司授权人审核后,报送总公司审批; 3、 各部门所发生的费用等各项支出必需由部门主管进行审核后,送到财务部审核后,方可送到被授权人及总公司进行逐级审批; 4、公司被授权人的借款、报销、请款的审批人为上一级有审批权限的主管或总公司总
3、裁; 5、有审核、审批权限的被授权人、应在财务部门签留字样备案。 三、费用报销、请款、借款流程 (一)费用报销流程及规定 1、公司员工因公借款或报销,经办人统一填制、整理好借款单、费用报销单、车票、选购申请单、验收单、发票等单据(要求单据根据类别刚好间依次整理分类),并在全部原始凭证后签名,先由各部门主管签署审核看法后送到公司财务部审核,然后送往被授权人、总公司审批后,出纳方可赐予办理借款或报销; 2、员工出差应填写 出差申请单,并按规定程序报批后,可据此办理借款申请及办理机票、客房等事项预订工作,借款申请经审批后,方可到财务部门预借差旅费; 3、员工出差返回、选购、款待完毕后,须刚好整理好有
4、关费用单据,填写费用报销单,并附上相关单据,并于出差返回或事务办理完毕后3日内将报销单据交部门主管审核,再送财务部,延期递交的,财务有权拒绝受理,一切费用由经办人自行担当。 (二)员工差旅费报销标准 1、本地差旅 (1)报销市内交通车(船)费时,应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起迄点及费用; (2)严格限制市内的的士费报销。市内办事搭乘的士,应说明事由并事先取得分公司负责人的批准,方予报销。如没有分公司负责人的批准,凡搭乘的士的费用一律不予报销。对弄虚作假者,一经查出,将从严处理; (3)本地出差员工派用公司车辆的,不再报销相关的交通费; (4)现金报销实行周报制度,即上周发生的各项现金
5、报销费用,应刚好整理并于本周星期三前办理报销手续。一般不允许跨月报销; (5) 本地出差,无法在用餐时间(参照公司的作息时辰表)前赶回的,每人每餐补助10元,不再报销其他餐费。如无经审批的出差申请单,不发补助,也不报销相关费用。 2. 外地差旅 (1)出差审批 全部须要到外地出差的员工,必需填写出差申请单经部门主管审核后,由分公司经理批准,方可出差; 出差申请单:在出差前必需把手续完备的申请表存根联交给考勤部门考勤,而保留财务联直到报销为止; (2)出差交通费报销标准 分公司要求各出差员工尽可能选择最经济的交通工具,限制员工随意乘坐飞机、火车软卧。分公司负责人以下的出差员工须要乘坐飞机、火车软
6、卧,应事先经总公司总裁的批准。 a. 机场至市区来回应乘坐大巴,并依据发票报销; b. 公司到外地及返回,应乘坐大巴或火车,如须要乘坐飞机,应在出差申请单上注明从哪里到哪里须要乘坐飞机,报送总公司总裁审批; c. 外地出差的市内交通费报销额度: 各出差人员,应供应外地出差的市内交通车票,车票总额在每日市内交通限额与实际在外出差天数的乘积范围之内,据实报销,超过部分由个人担当。 两人或两人以上一同出行的,乘坐公交车的,交通费可以按同行人数计算;同坐出租车的,只能根据较高级别的一人额度计算,超过部分,由同行人员共同分担;同行人,分开乘坐的,根据各自的额度报销。 d. 外地出差人员住宿费用报销额度:
7、 一般员工住宿条件为公寓、款待所、一般饭店、宾馆,部门主管级别住宿条件不超过三星级酒店,分公司负责人可以据实选择。假如开会须要,由会议主办方统一支配住宿,造成超出标准的,须说明缘由,经分公司负责人审批后方可报销。 假如是两人或两人以上人员出差同一地区,应尽量支配至少两人住同一房间。不同级别的员工合住房间,适用其中较高级别员工的住宿标准。不论是否合住房间,尽可能按人分别付款,分别开具住宿发票,以便精确核算部门费用。 公司将外地出差区域划分以下三类地区: 一类地区:包括北京、上海、广州、深圳、天津、重庆等。 二类地区:上述一类地区之外的省会城市和经济发达地区城市(包括国家规定的十四个经济开放城市)
8、。 三类地区:其他地区。 各地区,各级别员工的住宿费报销限额如下: 出差员工尽可能入住公司指定的代理订房或与公司有实惠协议的酒店,住宿费在限额内据实报销,到外地参与会议、培训等活动,统一支配住宿的,住宿费可以据实报销。 3.出差人员伙食补贴标准 补贴天数的计算方法:动身当天,以机票/车票时间为准,在12点前动身的算1天,12点半后动身的算半天,返程到达当天不计算补贴天数,即算头不算尾。 出差人员趁出差之便,经上级主管批准并通知考勤部门就近回家探亲、办事,其间的交通费自理,并且该期间视同请假,不享受出差补贴。 除以上规定外,出差人员不享受任何其他出差补贴。 4.出差分公司所在地区以外的员工移动话
9、费,享有话费报销额度的 ,根据额度范围内报销,并供应正式发票,不享有话费报销额度的,按每人每天10元进行补贴; 5.特别状况 若有特别状况而不能根据公司差旅报销管理规定或者公司差旅报销管理规定没有涉及的事项进行的费用报销的情形,应以合理为原则,事先取得分公司负责人的批准,方可办理相关报销手续。 (三)员工差旅费报销详细规定: 1. 住宿费及交通费按规定标准执行,超标自付(如有特别状况需总裁批准方可报销); 2. 伙食补贴按规定标准和出行时间计算领取,不得报销与此相关的费用。假如出差参会,由会议主办方统一支配膳食并已包含在会务费中报支的,不得享受伙食补贴; 3. 差旅期间发生的日常交际应酬费用须
10、事先告知分公司负责人,事后报销交际应酬费用时,须注明应酬缘由与事由等相关内容,并单独填写费用报销单,经总经理批准方可报销。应酬发生在用餐时间,也不得享受伙食补贴; 4.本地出差不享受住宿补助; 5.员工出差返回后应于7个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中干脆扣回该员工预借的差旅费;逾期报销的(在1个月内),须书面注明缘由,经分公司负责人批准后,方可报销; 6. 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据,财务部门不予报销。有关人员偏离正常出差行驶路途或擅自变更出差申请单上批准的方式与路途造成的费用,一律由本人自行担当; 7. 财务部有权对有疑问的出差费用报销单据向
11、员工出差居住地酒店干脆核实,如有虚假行为,公司将按情节轻重及公司规定对当事人进行惩罚; 8. 报销外地差旅费者,必需在费用报销单附上相应的出差申请表财务联、出差工作总结、考勤部门出具的出勤状况表及根据时间依次分门别类整理好的相关原始单证,并用附表详列每天行程及出差期间工作内容,送部门主管审核后,转送财务部审核,最终由财务统一呈报给分公司负责人审批。 (四)员工借款管理规定 公司员工因工作、生活缘由须要借款,履行以下规定: 1. 员工生活费借款 员工因家庭、生活缘由须要借款的,应填写借款单,报部门主管审核后,送工资核算员审核后送被分公司负责人审批,出纳方可办理借款手续。出纳将在借款当月或次月发放
12、该员工的工资时扣回。借款原则不超过未发工资60%,特别缘由借款数额超过员工未发放工资时,借款人应找担保人,并要求担保人在借款单上签字确认。 2. 员工差旅借款 (1)员工差旅借款执行前款不清,后款不借的原则; (2)员工因公出差须要借款时,必需依据审批后的出差申请单,填写借款单,报部门主管审核后送分公司负责人审批,财务方可赐予办理借款手续; (3)员工出差返回公司后,应在7天内依据公司费用报销管理规定刚好办理报销手续,冲销差旅费借款,否则,财务部门将先行从出行员工的工资中扣除借款。 3.其他事项借款 (1)允许分公司各专职司机借用备用金1000元,原则上要求各司机每周汇总报销一次,若常常跑长途
13、,发生费用超过备用金额,也可在累计发生费用超过备用金时,刚好办理费用报销手续,并年底或离职前结清备用金借款。若车辆须要进行较全面的保养、维护所需金额超过备用金时,单独办理借款手续,执行专款专用原则,若车辆在属于公司定点维护,按月结算的修理单位维护,不得另行办理借款手续; (2)因工伤须要,由行政部门负责办理借款及报销结算手续; (3)因应酬须要,依据审批后的费用申请办理借款手续; (4)各营业终端须要交纳的各种税费,由经办人员依据有关的合同协议的规定事先办理借款,接着办理各营业终端的支付事宜,然后按费用报销流程办理报销手续; (5)各营业终端,由各收银员借款人民币500元,作为各营业终端流通备
14、用金; (6)因其他事项须要借款的,以有审批权限公司领导的审批手续办理借款事宜; (7)、各项借款和备用金在春节放假前全部结清,未结清者不予发放工资,合理的备用金春节完上班后再办理备用金借款手续予与付款; (六)领用公司物资,各部门应先向公司物资保管部门查询相关办公用品库存状况,若有库存,各部门须要填写领料申请单,报部门主管审批后到物资保管部门领用。物资保管应依据领料申请单或生产指令单,填写领料单(存根联、仓库联、财务联),并要求领料人签字后发料;若无库存,应填写物资选购申请表,送公司领导审批,转交给选购部进行选购。选购部参照公司选购管理规定执行; (七)关于通讯,分公司将依据各部门各人员岗位
15、特点给每个员工制定通讯费报销额度。员工申请话费报销,应填写费用报销单,并附上话费发票,送部门主管和财务审核后送公司领导审批,在额度范围内,分公司据实赐予报销;超出额度的,分公司原则上不赐予报销,状况特别须要报销的,员工还应填写费用支出申请表,送给公司领导审批,审批后,分公司方可据实赐予报销,否则分公司将按额度赐予报销; (八)关于公司车辆运用,对于日常的油费、过路费、停车费、洗车费等费用,要求公司司机一周填写一次费用报销单,并附上派车单、发票等相关单据,送分公司负责人审批,后赐予报销;对于须要支付车辆保险费、养路费、修理费,公司司机应事先填写费用支出申请单,送分公司负责人审批后办理借款手续,出
16、纳方可付款。借款之日起一周内,经办人员应填写费用报销单,并附上发票等相关单据,送分公司负责人审批,出纳方可赐予报销; (九) 关于邮寄费,分公司原则上长期与一家快递公司合作,按月结算,各部门收到上述快递公司送来或要求快递分公司送出的邮件时应刚好填写邮件接收发送单,月末汇总后三日内将汇总表、邮件接收发送单送到公司财务部,由财务部与快递公司进行结算;对于其他零星的邮寄,经办人员应在邮寄后三天内,填写费用报销单,并附上发票等相关单据,送分公司负责人审批,后赐予报销。 (十)工资结算 1、对于新聘请人员,人事部门,应将该员工的待遇状况,刚好书面通知工资结算人员; 2、提成人员工资,各营业终端主管应刚好
17、上报各员工的提成计算表上报给公司工资结算人员; 3、考勤部门和各营业终端主管应刚好将各员工的出勤状况刚好报送给工资结算员; 4、依据公司规定对于员工进行的奖惩,由各部门主管上报给行政主管审批后进行公告,并报送给工资结算员; 5、工资结算员,应根据规定的期限上报工资汇总表及明细表,并附上新增人员待遇通知书、奖惩单据,交给财务审核,再上报给分公司负责人审批。出纳再依据审批后的工资表,按规定时间发放工资。各部门要主动协作工资结算人员工作,刚好做好各自的资料报送工 作,不要随意找借口搪塞,影响公司员工工资的按时发放; 6、对于开除的员工,由行政部门支配相关部门刚好办理好该人员的离厂手续,并通知工资结算
18、人员结算该人员工资,并交给出纳签字,并注明该员工的借款状况,并交给分公司负责人审批,出纳再赐予结算工资; 7、对于擅自离职的员工,相关部门应刚好向行政管理部门进行汇报。行政部门应进行查证,属实的,应刚好支配相关部门办理该人员的离厂手续,并通知工资结算员,结该员工未结算工资,后转交财务进行账务处理; 8、员工因合同到期或者辞职获批准后,办理了辞职和离厂手续。行政部门,应通知工资结算人员结算该人员工资,并交给出纳签字,并注明该员工的借款状况,并交给财务审核和分公司负责人审批,出纳再赐予结算工资; 9、分公司核算员计算工资后,报给财务审核,然后报送分公司负责人审批; 10、公司部门主管及以上级别人员
19、的待遇,应上报总公司人力中心审核,并报总公司财务中心备案; 11、其他合同和公司制度未规定的员工过节费、各种补贴、津贴、奖金等福利待遇,由分公司拟定申请,并上报总公司总裁审批后实施。 (十一)其他报销事项 分公司临时发生的须要支付的无法预料的财务制度没有规定的其他事务,公司要求各部门执行先申请,后执行的审批制度,由经办人员事先填写费用申请单,报送分公司负责人审批后执行。执行之后,在财务规定的报销时间内,经办人员应填写费用报销单、附上发票、送货单、验收单、收款收据、审批后的费用申请单等有关单据,报部门主管和财务审核后,送公司领导审批,出纳方可赐予办理报销手续。若经办人须要借款,根据财务规定借款流
20、程实施。 四、付款申请 (一)现金选购 选购员依据审批后的选购申请单以选购备用金或借款进行选购后,交给公司指定人员进行验收,填写费用报销单,附上选购申请单、供应商送货单、发票、验收单等,在选购完成后一周内送部门主管和财务审核及公司领导审批。 (二)预付及月结选购 1、须要预付的选购,选购员依据审批后的选购申请和选购合同、协议等条款填写付款申请单,并附上审批后的合同、协议、选购申请单复印件、收款账户、付款托付书(收款单位与合同签署单位不一样时供应),送部门主管和财务审核后,送审批权限的分公司负责人审批后,转给出纳付款。选购物资验收合格后,选购员依据合同协议的要求及与供应商的对账单,填写付款申请单
21、,参照预付款办理流程执行,并负责催讨税务发票; 2、月结或先发货后付款的选购,选购员依据合同、协议的要求及与供应商对账状况,填写付款申请单,参照预付款流程办理付款手续,并负责催讨税务发票。 五、报销手续及要求 1、各分公司经营发生的各项对外资金支付,包括原材料、存货选购,支付的货款及运杂费,按合同规定支付的预付货款款等支出,由资金运用部门提出申请并经部门主管签字后,送财务部门审核用款的,属正常用款的由主办会计签字后,报分公司负责人审批运用。对有问题的开支,财务部门有权拒绝支付; 特殊提示:不能用收到的销售款(包括承兑汇票等)干脆支付费用。收到的货款应先交存入货款户,支付的费用款等按规定办理。否
22、则按违规处理! 2、一般财务事项报销,要有经手人(申请人)、部门主管签字;选购物品,除经手人(申请人)、部门主管签字外,还要有验收人或证明人签字;日常办公物品、低值易耗品、各类业务推广、业务宣扬、企业宣扬项目等的选购或者修理申请固定资产的物品,金额较大的(超过2000元或it电子设备超过1000元),必需附上经总公司董事长或总裁审批的请购单或经批准的报价单、合同(批准文件必需作为报销附件,为必要条件),办理完入库手续后有经手人(申请人)、验收人、部门主管及分公司领导签字,方可报销; 3、 分公司总经理、副总经理和部门主管的签字批准权限,依据公司统一的授权政策执行; 4、新开店必需严格按先申请后
23、开支原则。装修、房租、购买固定资产必需事先申请,经总公司董事长或总裁书面批准的装修预算、合同、固定资产购买预算作为支出申请必备附件,特别状况电话等口头申请的,应刚好补办书面手续,没有书面批准文件的不得开支,已开支的责任人负相应经济责任; 5、分公司单次费用超过2000元的应事先申请,经总公司董事长或总裁书面批准后方可列支,批准文件作为开支必备附件之一; 6、报销购物发票,假如未能在发票上列明物品明细,则无论金额大小,都要有购物清单。如对方单位的确不能供应清单的,需由经手人(申请人)依据购物单价、购物数量等补列购物清单,阅历收人、部门主管核对无误并签字后凭正式发票、送货单和自制购物清单报销; 7
24、、各部门报销款待餐费,须列明用餐的人员、时间和事由,严格执行先申请后款待的流程,报销单据应为正式发票并附具体菜单; 8 、因公出差的,必需附上经总经理批准的出差申请单,本地出差,由部门主管批准,严格执行先申请后出差的流程。交通费用凭乘车人、部门主管签字报销,每次报销的车票要求在背后写清晰起止地点和时间,经手人(申请人)须将车票按金额整理、粘贴汇总,填写总金额。报销住宿费用,应供应正式的酒店住宿发票和清单。市内交通费不得超过报销限额。未经批准变更行程产生的费用不予报销。差旅费报支应严格按公司标准列支; 9、严禁报支非公务活动产生的费用,分公司为个人充值的电话费、交通卡等限公务活动中运用,发觉非公
25、务活动中运用的,一律按违规金额5倍扣回; 10、公务活动中个人违法、违章、违规等罚款不得报销; 11、合理的费用支出应取得对方的手续完整(包括对方公章、经办人、收款人、收款人联系方式、联系电话等)正式发票,不得用自己填写的收据或白条代替,特别缘由不能取得票据的仅限于低于100元并写明缘由, 分公司负责人审批后报销;高于100元的未取得对方的手续完整的发票无论何种缘由都不能报销列支; 12、分公司对外签订的合同、协议等经济活动文书应全部报一份分公司主办会计,作为费用支出审核依据,未将手续完备的合同、协议未报主办会计备案的主办会计有权拒绝退回处理;分公司主办会计应妥当保管相关文书,定期交总公司财务
26、留档,作为总公司审计公公司费用合理性的依据,不得擅自丢弃、销毁等; 13、分公司财务负责人应仔细审核财务开支的必要性、真实性、合理性、合法性; 14、分公司财务负责人应仔细审核支出手续的完整性(包括支出凭证、经批准的预算、申请单、合同、协议书面依据等); 19、状况特别须要特殊处理的费用报销单或付款申请,必需常常董事长或总裁书面签字认可。任何口头通知都不得作为财务部执行的依据。 六、费用报销单填列规 范。 1、费用报销单必需用蓝、黑水笔或蓝、黑书钢笔书写,不得运用圆珠笔等,用胶水粘贴附件,不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的,财务部门作退回处理; 2、报销的原始发票原则要求是正规发票
27、,除定额票据外,其余票据都必需是经复写纸一次性套写清晰的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;特别缘由无法取得,需写明缘由,领导审批;发票级次:增值税发票-一般发票-正式收据; 特殊提示:能索取正式发票(增值税发票、一般正式发票)不索取用小票、收据等不规范发票报销的,财务部门有权退回; 3、原始单据不得涂改,挖补。发觉原始单据有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章; 4、票据背后写明经办事由、经手人、证明人、经办日期; 5、费用报销申请单只能用公司统一印制的规范的单据填写,不得用复印件填写; 6、借款原则:前款不清,后款不借; 7、报销单据运用说明 单据名称 运
28、用说明 出差申请单 外地出差申请 差旅费报销单 差旅费报销(车、船、飞机票、住宿费等)。 费用报销单 非差旅费的日常费用的报销。 原始凭证粘贴单 对小票较多,按类别分层次粘贴。 付款申请单 原辅材料付款申请;外协加工付款申请;服装、配件加工付款申请等; 借款单 某分公司费用报销管理制度 分公司费用报销管理制度 其次条 为规范公司费用报销行为,精确核算公司当期费用发生额,对费用报销时间、审批权限作明确规定。 第三条 费用报销的有效时间 当月发生的费用在次月10日前报销完毕。超过一个月以内者,书面说明事由,一事一报一批。超过一个月以上者,视为本人自愿放弃报销。 第四条 费用报销审批程序 (一)公司
29、总部:经办人部门负责人分管领导财务资金部负责人总会计师总经理 (二)二级机构负责人/项目经理:经办人财务负责人二级机构书记/项目书记公司总会计师公司总经理 (三)二级机构/项目部:经办人部门负责人财务负责人分管领导二级机构负责人/项目经理 第五条 费用报销原则 谁经办、谁报销,严禁以他人名义或代替他人报销。 第六条 审批有效时间 (一)公司总经理调离工作岗位自公布之时,审批权力即行终止,三天内完成工作交接。对本单位已发生尚未报销的费用,三天内当事人按程序提交报销凭据,原总经理鉴证,由新任总经理审批后方能报销入账。逾期不报者,视为本人自愿放弃报销,各单位不得延期报销入账。 (二)各二级机构负责人
30、/项目经理调离工作岗位自公布之时,审批权力即行终止,两天内完成工作交接。对本单位已发生尚未报销的费用,两天内当事人按程序提交报销凭据,原二级机构负责人/项目经理鉴证,由新任二级机构负责人/项目经理审批后方能报销入账。逾期不报者,视为本人自愿放弃报销,各单位不得延期报销入账。 (三)各二级机构负责人/项目经理本人的费用,离职两天之内整理完毕,按费用报销审批程序办理。逾期不报者,视为本人自愿放弃报销,各单位不得延期报销入账。 第七条 业务款待费报销要求 在消费地开票时必需注明日期、自行添加日期无效;无票费用必需在当月内报销完毕;发票必需有证明人签字确认。 第八条 费用核算 (一)按会计制度和公司全面预算管理方法的要求精确将费用归集到各部门及个人。对费用归集必需正确把握,对于文件中没有明确归集方向的费用必需以书面文件报公司财务资金部。 (二)对因当期资金缘由不能刚好支付者,先履行报销手续,必需将费用挂账,待资金到位后刚好支付。 (三)各单位财务负责人必需按会计制度和公司有关费用开支的规定,从严审核原始单据的合法性,对超标费用开支拒绝执行,但必需马上向各单位负责人汇报。 第九条 违规责任 违反以上规定报销者,对违规报销且自违规事实被发觉之日起10天内无法追回的金额,相应单位行政一把手赔偿60%,财务负责人赔偿40%。