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1、文件管理第九章：质量管理目录 文件的定义 文件管理目的 文件管理要求 文件要素 检查官检查什么 文件类型 程序文件的编制 记录文件文件GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。文件是.文件是一个产品 每天的一部分“If it is not documented,it is not done!”是法规的要求，是安全措施WHOGMP关于文件良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分，应涉及GMP的各个方面，其目的是确定所有物料的规格标准、生产及检验方法；保证所有从事生产人员知道应该做什么、什么时候去做，确保具备药品释放所必须的全部材料；提供审查
2、线索，以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查。EUGMP关于文件可靠的文件是质量保证体系必不可少的基本部分。书面的文件可以防止口头交流产生的错误，并能追溯批产品的历史。应有书面的准确的规格标准、生产处方、指令、规程和记录。最重要的-文件的清楚表达。4.1.确定产品、物料标准，这是对质量的基本评价 制备处方,工艺过程及包装规程-描述所有起始物料及工艺及包装操作 程序-指导进行某个操作，如 清洁，更衣，环境控制，取样，检验，设备操作 记录-提供每批产品的历史记录，包括发放，最终产品质量相关信息。4.2.文件应精心设计，准备，评价和发放，并符合生产和市场相关规定4.3.文件应得到授权人的批准，并签名和
3、日期EUGMP关于文件-Chapter44.4.文件内容明确：题目、种类及目的描述清楚，按顺序排列，检查起来容易，复制 的文件应清晰、易读4.5.文件应定期复审，保持最新版本。文件一旦修改，系统应能防止新版文件未被使用的情况4.6.文件不能是手写的。填写数据或记录信息应清晰，易读，不易除掉。应有足够的空间。EUGMP关于文件-Chapter44.7.填写内容的任何更改都应签名和日期，并可以读出原来的信息，如空间允许，可以注明更改原因。4.8.每次操作时，及时记录，便于对生产相关的重要操作追踪，至少在有效期后一年。4.9.数据可以用电子记录系统，照相或其他可靠的方法，但应有与系统相关的详细程序，
4、应检查记录的准确性。用电子数据处理的文件只能由授权人输入数据或更改，计算机应能记录这些操作都应，应严格使用 passwords 或其他方法登录，重要数据的输入应能被独立的检查。批记录的电子储存应备份。EUGMP关于文件-Chapter4质量标准4.10 原料、包材、成品的质量标准应予批准并有日期;若可能，应制定中间体或半成品的质量标准。原辅料，包装材料的质量标准4.11.原辅料、内包材、印字包材的质量标准应包括：a)材料描述，包括:指定的名称、内部编码；依据,药典专论；批准的供应商,若有可能,材料原厂家；印字包材的样张;b)取样及检验描述，或参考的程序;c)按可接受限度要求定性定量;d)贮存条
5、件与注意事项;e)最大贮存期限，复检EUGMP关于文件-Chapter4FDA关于文件 每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的文件的程序。这些程序应提供以下内容：(a)文件批准、发放(b)文件变更SDAGMP关于文件 药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤消、印制及保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的先行文本。已撤消和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。制定生产管理文件和质量管理文件的要求：文件的标题应能清楚地说明文件的性质各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期文件使用的语言应确切、易动懂填写数据时应有足够的空格文件制定、审查和批准的责任应明确，并
6、有责任人签名文件管理的目的 文件管理的目的是界定管理系统、减少语言传递可能发生的错误、保证所有执行人员均能获得有关活动的详细指令并遵照执行、而且能够对有缺陷或疑由缺陷产品的历史进行追踪。文件管理的目的有章可循照章办事有案可查利于追踪文件管理要求 应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷、发放、复制及保管制度 文件受控发放，确保使用的文件为批准的现行版本 使用者能够及时获得相关文件 未经授权任何人不得修改文件 文件的制定、审核和批准责任应明确 各类文件应有便于识别文本、类别的系统编码和日期 文件使用的语言应确切、易懂 文件的标题应能清楚地说明文件的性质 文件应定期审查修订文件管理要求 留有
7、填写数据的足够空间 记录应客观、真实、清晰、易保存 记录修改后应能看清原来的记录，并签名 不使用的栏目应“/”除 有秩序存放，便于查找 妥善保管，在有效期内不得丢失或受损文件的要素?准确可信完全文件的要素-准确如：将A先过筛，再将B加入到A中，在100rpm速度下搅拌，混合至均匀。筛目、编号 加入方式文件的要素-准确Whatiserrorfreeor99.%没有差错或99.%意味着什么？每月有一个小时喝的是不干净的水每天在OHare Airport有两次不安全的着陆每小时有16,000 个邮件丢失每年有20,000 个错误的药品处方每周有500 例错误的外科手术每天医生要接生50 新生命每小时有22,000 张支票错误地从帐单中扣除每周有10分钟电话或电视服务中断每年你的心脏有32,000 次停止跳动文件的要素-可信进行观察的人必须是填写原始数据的人修改之处划一条线，签名及日期，划线之处能够辨认文字Do not destroy the original document！不要撕毁任何原始记录！文件的要素-完全签一个文件意味着工作已经完成不能用“同上”不能用“”完全：阐述、信息、数据