集中采购流程实用文档.doc

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1、集中采购流程实用文档(实用文档，可以直接使用，可编辑 优秀版资料，欢迎下载）分公司集采审批流程说明：主材指:钢材、木枋、模板、临建电线电缆和配电箱，水泥、商品砼、活动板房及安装的电线电缆、配电箱、母线、桥架。其它材料指:型材、砌体、砂石、架扣、设备租赁、脚手架板、安全防护用品等及安装主材以外的材料。1、供方初评流程分公司采购员 挂电子版考察表物资部经理法律事务部副部长（*）法律事务部部长（*）2、采购任务流程分公司采购员主材 其它材料 分公司采购员物资部经理物资部经理分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（*）法律事务部部长（*）总经济师（*）局合约法务采购管理（

2、*）局合约法务部经理（*）3、资格预审流程分公司采购员主材 其它材料 分公司采购员物资部经理物资部经理分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（*）法律事务部部长（*）总经济师（*）局合约法务采购管理（*）局合约法务部经理（*）4、招标文件评审流程分公司采购员 主材 其它材料分公司采购员物资部经理商务部经理技术部经理物资部经理商务部经理分公司生产副总分公司总经济师分公司生产副总分公司总经济师分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（*）法律事务部部长（*）商务合约部部长（*）公司总经济师（*）局合约法务采购管理（*）局合约法务部经理（*）5、定标评审流程 主材 其它

3、材料分公司采购员分公司采购员物资部经理物资部经理分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（*）法律事务部副部长（*）法律事务部部长（*）法律事务部部长（*）公司总经济师（*）公司总经济师（*）局合约法务采购管理（*） (设备和机电材料在分公司和公 司部门节点增加部门负责人分公司副总节点增加生产或机局合约法务部经理（*）电副总.）6、合同评审流程分公司采购员分公司采购员 主材 其它材料物资部经理 商务部经理财务部经理 物资部经理 商务部经理财务部经理 分公司总会计师分公司总经济师分公司生产副总分公司总会计师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（*）法

4、律事务部副部长（*） 法律事务部部长（*） 商务合约部部长（*） 法律事务部部长（*） 商务合约部部长（*）公司总经济师（*）公司总经济师（*）局合约法务采购管理（*）局合约法务部经理（*）分公司采购员 设备 机电材料分公司采购员物资部经理 商务部经理财务部经理 机电部经理物资部经理 商务部经理财务部经理工程部经理 分公司总会计师分公司总经济师分公司机电副总分公司总会计师分公司总经济师分公司生产副总分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（*）法律事务部副部长（*） 法律事务部部长（*） 商务合约部部长（*） 生管理部部长 （*） 法律事务部部长（*） 商务合约部部长（*） 机电部部长 （*）

5、公司总经济师（*）公司总经济师（*）义乌集中采购中心设立方案根据 关于进一步丰富 11111 易捷便利店、积分兑换商品品类，拓宽商品采购渠道和降低采购成本的经营思路，结合义乌国际商贸城、部分大型企业义乌集中采购中心调研情况,拟于义乌设立 11111 集中采购中心（下称“义乌集采中心”)。现将有关设立方案呈报如下：一、设立义乌集采中心的目的与意义1.有利于降低采购成本集中采购适用于大宗批量物品，通过集中采购，可将分散在各分公司的商品采购资源加以整合，有效汇聚采购规模,以吸引更多的供应商、以更低廉的价格加入我司供货队伍。从其他企业实施情况来看，采购成本降低幅度达到30%以上。2.有利于提高商品品质

6、集中采购可以吸引更多产品、服务品质高的供应商供我们选择，进而有效提高我司便利店、积分兑换商品品质。与此同时，可通过不断提高采购商品质量、形象标准，促进产品质量持续改善、实现 11111 产品形象统一。3.有利于提高采购效率通过集中采购,可将原来分散的采购询价、谈判、合同签订进行整合，在降低采购成本的同时提高采购的科学性。此外,基于供应链管理的集中采购，可更好地发挥物流、信息等资源的作用，降低了流通成本、实现了资源优化配置。4。有利于推进廉政建设集中采购从制度上解决了计划权、采购权、使用权的三权分离问题,为企业经营提供了良好的监管平台，提高了采购过程的规范性和透明度，可以有效降低腐败现象的发生。

7、二、义乌集采中心的定位义乌集采中心是隶属于的全资子公司(或办事处）,是立足中国义乌小商品城、服务 各省市销售公司的集中采购平台.集采中心的设立将发挥义乌“产品丰富、价格低廉、物流发达”的优势、有效降低企业采购成本,在推进企业采购集中化管理水平的同时，可增强易捷品牌的渠道竞争力。集采中心成立后，将为 业务合作搭建平台，需实现供应商招标、谈判、引进功能、商品信息发布整理功能、物流运输功能、信息系统集成功能、外部供应商结算和内部省分公司结算等功能。义乌集采中心的设立主要为零售及团购商品、油非互动活动商品及积分兑换商品提供采购支持,未来还可为部分内部办公耗材的采购提供支持，远期可承接系统外单位采购业务

8、.三、义乌集采中心的初步方案(一）全资子公司模式1。名称设置义乌分公司2.组织架构采用专业线分级管理模式，按不同业务线条分设主管，并单独设置信息维护岗。主要负责人应由 领导人员兼任;各业务主管人员在浙江分公司现有人员编制中选聘；一般人员可通过市场化手段从社会引进.全资子公司模式组织架构图3.岗位及人员配备根据上述组织架构,义乌集采中心岗位及人员配备情况如下表所示：全资子公司模式岗位及人员配备表业务组岗位编制职责经理1负责总体管理工作客户部主管1负责与其他省分公司的总体联系工作订单对接员2负责与其他省分公司的订单对接、跟踪及售后工作采购部主管1负责寻源、招标、供应商引进等总体协调工作供应商开发员

9、1负责寻源工作采购员2负责供应商谈判、询比价、供应商管理等工作财务部主管1负责财务总体工作应付岗1负责供应商进货核对、付款及凭证录入工作应收岗1负责与各省公司的往来核对、资金收取及清帐工作出纳岗1负责现金和银行存款的收支管理工作报表岗1负责报表编制及纳税申报工作仓库主管1负责仓库管理工作收发员2负责商品收发、验货等工作单证员1负责仓库商品系统录入工作分捡员2负责仓库商品整理与保管工作信息维护员1负责系统开发与维护等技术工作合计20/在具体实施过程中,建议根据业务发展情况,分阶段实施人员配备.在业务发展初期,可实行一人多岗，但不相容岗位必须进行权利牵制；在业务发展平稳期,建议人员足额配备，以满足

10、日常业务发展需求；在业务外拓期，可适时考虑设置5-6人的团销部，主要负责系统外单位采购业务的拓展与承接。4.业务流程全资子公司模式业务流程图由各省公司需求单位向所在单位采购部门提出采购需求，经采购部门确认后形成采购意向；省公司采购部门通过义乌集采中心（ ）寻找货源，集采中心对备选货源进行评审，并将采购决策反馈给各省公司；各省公司与集采中心签订采购合同，委托集采中心实施采购;采购完成后，集采中心通过物流系统将货物发至各省配送中心，再由各省自行拆分后配送至各门店或单位。5.财务核算全资子公司模式财务核算流程图 义乌分公司为 11111 全资子公司，财务上进行独立核算，在义乌当地申报纳税；每月义乌分

11、公司出具单体报表，并与 11111 合并报表。由 义乌分公司财务部负责义乌分公司的资金往来、财务核算及纳税申报等工作.供应商、物流公司结算发票直接开给义乌分公司，由义乌分公司与各家供应商、物流商进行款项结算，同时向要货的全国各省市公司开具平价（另收代理服务费)或加成销售发票进行结算.(二）办事处模式1。名称设置驻义乌集中采购办2。组织架构基本组织架构与全资子公司模式相同，由于财务结算方式不同,财务核算组织架构较全资子公司模式略有缩减.办事处模式组织架构图3.岗位及人员配备办事处模式较分公司模式缩减财务有关岗位及人员2名，有关人员配备推进情况可参照分公司模式实施。办事处模式岗位及人员配备表业务组

12、岗位编制职责经理1负责总体管理工作客户组主管1负责与其他省分公司的总体联系工作订单对接员2负责与其他省分公司的订单对接、跟踪及售后工作采购组主管1负责寻源、招标、供应商引进等总体协调工作供应商开发员1负责寻源工作采购员2负责供应商谈判、询比价、供应商管理等工作核算组主管1负责核算组的总体工作核对员1负责供应商进货核对、发票整理上寄工作出纳员1负责备用金管理、日常报销及费用凭证录入工作仓库主管1负责仓库管理工作收发员2负责商品收发、验货等工作单证员1负责仓库商品系统录入工作分捡员2负责仓库商品整理与保管工作信息维护员1负责系统开发与维护等技术工作合计18/4.业务流程办事处模式业务流程图在业务流

13、程方面，办事处模式与分公司模式的区别在于：一是采购实施主体为 驻义乌集中采购办；二是采购合同由各省公司与 公司签订，义乌集中采购办根据 公司指示实施采购。5。财务核算办事处模式财务核算流程图驻义乌集中采购办不进行独立核算，不需在义乌当地进行申报纳税；采集商品的销售收入、成本和集采中心的日常费用都由 统一进行核算，由 11111 申报纳税。 11111 驻义乌集中采购办设立的核算组负责与供应商、物流商进行结算核对，收集供应商、物流商结算发票后上寄给 11111 。由 11111 与各家供应商、物流商进行款项结算，同时向要货的全省各省市公司开具平价（另收代理服务费）或加成销售发票进行结算.义乌采集

14、中心的日常费用开支由 11111 驻义乌集中采购办向 11111 申请一定金额的备用金，经ERP系统申报审批后报销，费用凭证由核算点人员录入ERP 11111 账套。四、义乌集采中心的配套工作1.物流与信息系统集采中心需要建立与之规模相匹配的物流、信息系统。物流方面，物流仓库定位为“通过式仓库，但须具备适当货物储存功能；物流配送采用供应商直配与第三方物流配送相结合的方法.信息系统方面，集采中心信息系统要能够与各省市现有运行系统实现对接，具备商品发布、分公司下单、供应商拆分以及供应商要货等功能。经调研了解，目前义乌现有企业集采中心均已建立了配套的物流、信息系统。市场也有众多物流、信息服务商有能力

15、支持我司集采中心的服务需求,技术及支持已较为成熟.2.可预见投入根据目前调研结果测算,该项目可预见投入总额约为181。5万元（分公司模式）/169.5万元（办事处模式）,具体项目及金额如下：（1)场地租金：1000元/*年415=41.5万元（2)办公室装修及办公设备：50万元（3)外聘人员工资成本：6万元/人15人=90万元(分公司模式）6万元/人13人=78万元（办事处模式）五、设立义乌集采中心当前主要工作1。成立 11111 集中采购中心筹备工作组；2.采购中心的选址、装修以及仓库的选址、建设工作；3.采购中心岗位设置、人员配备及招聘工作;4.采购中心集采软件平台的开发；5。供应商的招标

16、、谈判和引入工作;6.物流合作谈判；7。集采中心管理制度制定以及相关业务流程制定工作；8。与各省分公司内部结算价格及结算方式的确定. 研发部样品采购流程制订审核核准修订履历版次修改日期修改内容制定核准1 目的： 为规范研发工程部采购申请流程，特制订本文件.2 适用范围： 研发工程部所有人员的物品采购申请3 相关权责： 各相关部门根据本文件要求,遵循并执行。如申购流程未按照此规范执行采购部门将不予以受理，因此造 成的项目延误以及公司损失由申购人及研发负责人承担其责任。4 项目立项： 4.1研发部门在进行样品采购申请前，需先进行项目立项,研发部门需提供完整的研发项目计划,研发项目总目标及分阶段目标

17、，并建立相应的项目排程及物料清单。 4.2 项目计划书需由总经理审核并同意执行。 4.3采购部门将根据研发部门所定制的项目计划书，进行所需材料之采购准备。如研发部不能提供项目计划书, 原则上采购部门将不提供任何采购支持，特殊情况需总经理批示。 5 研发材料与采购周期确认： 5。1项目立项后,研发部门与采购部门需要对采购物料的品名，规格，型号，参数，数量，采购周期等产品因 素进行专项沟通。 5。2研发部所提出的所有相关采购申请须与采购先行确认材料交期后，根据材料交期来填写采购申请单中的需 求时间.如研发部所提需求时间无法满足采购周期,采购部需与研发部重新确认交期，特殊交期要求需由 采购主管批准方可进行。6 采购申请单开立: 6。1 研发部门填写请购单，采购申请单中所申请的物品，必须先建立物料代码并录入公司软件系统（四维企业资源管理）,否则采购部门无法进行采购操作. 6.2 采购申请单需由研发部负责人签字确认,经总经理核准后方可生效。 6。3请购单由所有相关负责人签字后，交PMC系统下单，采购部门按请购单进行采购。7 物料采购：（参照采购内部流程）8 质检及入库:(仓库入库流程）9 材料领用： 9。1 研发部门根据项目需求，打印其它领用单由研发部负责人签字以及PMC负责人、仓库负责人签字后，即可 领取使用.10 研发部采购流程图11相关文件 11。1 请购单 11。2 其它领料单