《中职 办公软件Excel 2003 第2章电子课件中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（电子教案）.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《中职 办公软件Excel 2003 第2章电子课件中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（电子教案）.ppt（55页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、中职 办公软件Excel 2003 第2章电子课件 中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（高教版）第2章 制作常用的电子表格任务任务1 导入外部数据导入外部数据 任务描述任务描述 每个单位都有人事基本信息，这些信息是工资管理、档案管理的基本资料，如何充分利用这些数据为后续管理工作服务，是表格用户普遍关心的问题，解决这一问题也是提高制作电子表格工作效率的基础。因此，将尽可能多的现有数据导入Excel表格，是电子表格应用者必须学习的基本技能。任务分析任务分析 在Excel中共享文本文件、Access中的数据，需要进入Excel操作环境，并使用专门命令导入数据，导入不同的数据文件有
2、不同的操作方法和过程，因此，任务操作可以分解成以下过程：导入文本文件中的数据；导入Access数据库中的数据表；导入XML文件。任务操作任务操作1.导入文本文件中的数据导入文本文件中的数据（1）启动Excel，打开空白工作簿。（2）单击“数据”“导入外部数据”“导入数据”，打开“选取数据源”对话框，如图所示。（3）查找并选中保存基本数据的文本文件后，单击“打开”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图所示。（4）在“原始数据类型”选项中，选择合适的文件类型。在“导入起始行”数值输入选择框中，输入导入数据的起始行。单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图所示。（
3、5）在“分隔符号”选项中，选择适合数据来源的分栏符建立分栏。单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之3”对话框，如图所示。（6）在“列数据格式”选项中，指定各列数据的格式。单击“完成”按钮，打开“导入数据”对话框，如图所示。（7）选中“现有工作表”单选钮，将导入的数据存放在打开的空白工作簿中，单击“确定”按钮，数据导入Excel表格，结果如图所示。2.导入导入Access数据数据库中的数据表库中的数据表（1）启动Excel，打开空白工作簿。（2）单击“数据”“导入外部数据”“导入数据”，打开“选取数据源”对话框，如图所示。（3）选中保存导入数据的Access数据库文件，单击“打开”按钮
4、，打开“导入数据”对话框。（4）选择导入数据的保存位置，单击“确定”按钮，数据库文件中的数据导入Excel表格，如图所示。3.导入导入XML文件文件（1）启动Excel，打开空白工作簿。（2）单击“数据”“XML”“XML源”，打开“XML源”任务窗格，如图所示。（3）在“XML源”任务窗格中，单击“XML映射”按钮，打开“XML映射”对话框，如图所示。（4）单击“添加”按钮，打开“选择XML源”对话框，如图所示。（5）选中保存导入数据的XML文件，单击“打开”按钮，返回“XML映射”对话框，其中显示添加的文件，如图所示。（6）单击“确定”按钮，关闭“XML映射”对话框，此时“XML源”任务窗
5、格中显示映射元素，如图所示。（7）将需要的表头元素拖拽到电子表格的表头位置，形成电子表格的表头，如图所示。（8）单击表头中的任一单元格。（9）单击“数据”“XML”“导入”，打开“导入XML”对话框，如图所示。（10）选中导入数据的XML文件，单击“导入”按钮，相关数据导入电子表格，结果如图所示。4.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）导入外部数据时注意哪些问题，才能提高导入数据的利用率？（2）三种操作都允许导入部分数据吗？如何操作才能达到这一目的？任务小结任务小结 Excel 2003允许导入文本文件、Access文件、XML文件中的数据。导入文本文件中的数据，可以利用“文本导入向导”
6、。在Excel操作窗口执行“数据”“导入外部数据”“导入数据”命令，打开“选取数据源”对话框，选择“文件类型”为Access数据库的文件，即可将Access数据库文件中的数据导入Excel表格。导入XML文件数据，必须将相应的XML文件映射到工作表中，再拖拽建立Excel表头，然后执行导入XML数据命令。导出Excel数据的方法各异，Excel表格可以利用“另存为”命令转换为文本文件，在Access操作环境执行“导入”命令，可以将Excel文件转换成数据库文件。若将Excel处理完的XML数据导出，则要执行“数据”“XML”“导出”命令，在Excel中能够导出的文件是当前工作表中包含映射的XM
7、L文件。任务任务2 编辑文字格式编辑文字格式任务描述任务描述小张制作的材料清单电子表格能够满足正常的物品管理需要，但是字符样式单一、格式呆板、表现力差，不能被其他同事接受。针对别人提出的诸如表格标题不居中、标题字符不突出、表头不居中等等问题，小张对材料清单表格进行修改，形成了如样例所示的表格。样例2-1：任务分析任务分析 完成样例表格涉及单元格合并、字符格式设置等在原有表格内容上的操作，也需要添加批注对特定内容进行说明，因此操作对象和方法有差异。作为完整的学习单元，本学习任务可以考虑分解成以下过程：制作样例表格；分析操作中可能出现的问题。任务操作任务操作1.制作样例表格制作样例表格（1）启动E
8、xcel，打开“库存材料明细表.xls”。（2）选中A1:F1单元格区域，单击常用工具栏中的“合并并居中”按钮，A1F1单元格合并为一个单元格，表格标题“库存材料”居中显示。（3）选中文本“库存材料”，单击“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，如图所示。（4）在“字体”列表框中选择“楷体”；在“字形”列表框中选择“加粗”；在“字号”列表框中选择“18”；在“颜色”列表框中选择“红色”，单击“确定”按钮。（5）选中A2:F2单元格区域，在常用工具栏中设置“字体”为“宋体”，“字号”为“12”，“颜色”为“蓝色”，“加粗”显示。（6）选中A列单元格，在“单元格格式”对话框“数字”选项卡
9、的“分类”选项中，选择“文本”，单击“确定”按钮，操作如图所示。（7）选中C3单元格，单击“插入”“批注”命令。在单元格的右上角出现红色小三角符号，打开“批注”文本框，在文本框中输入文本“适用类型：台式机；接口类型：Socket 478，核心类型：Northwood，”，如图所示。（8）选中A2:F9单元格区域，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本对齐方式”选项的“水平对齐”下拉列表中选择“居中”，使单元格区域内的所有数据居中显示，操作如图所示。（11）以“库存材料明细表1.xls”为文件名保存文件。2.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）将单元格中的数字转换成文本，与
10、直接在单元格中输入数字字符串有什么区别？（2）在表格中插入的批注内容保存在什么位置？如何控制批注内容的显示方式？任务小结任务小结 编辑表格文字格式主要是为了改变文字显示效果，形成文字大小有序的版面。利用格式工具栏中的工具按钮可以改变字形、字号，利用“单元格格式”对话框的“字体”选项卡，还可以给特定内容添加下划线、颜色和特殊效果。批注是对特定单元格插入的扩展内容，利用“插入”菜单项中的“批注”命令，可以打开“批注”文本框输入批注内容。在表格中插入批注后，批注文本框将遮盖部分表格内容影响表格正常操作，单击“视图”菜单项中的“批注”命令，可隐藏批注文本框。隐藏后的批注文本框可以在鼠标指针指向单元格时
11、显示，也可以单击“视图”菜单项中的“批注”命令取消隐藏。任务任务3 编辑表格格式编辑表格格式任务描述任务描述 小张修改完成了库存材料明细表后，发现自己制作的表格外观仍然不是很美，于是决定对表格进行进一步的修饰，使表格的主体更加鲜明，内容更加突出，最终他完成了如样例所示的表格。任务分析任务分析 设置表格的边框和底纹，可以利用“单元格”命令，也可以利用常用工具栏中的工具按钮，根据任务操作的需要，本任务可以被分解成以下过程：设置单元格边框；设置单元格底纹。任务操作任务操作1.设置单元格边框设置单元格边框（1）打开“库存材料明细表1.xls”。（2）选中A2:F9单元格区域，打开“单元格格式”对话框，
12、选择“边框”选项卡，如图所示。（3）在“线条”选项的“样式”中，选择“细线条”，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，在“预置”选项中单击“外边框”。（4）在“线条”选项的“样式”中，选择“虚线条”，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，在“预置”选项中单击“内部”，单击“确定”按钮。添加内外边框的表格如图所示。2.设置单元格底纹设置单元格底纹（1）选中A1:F1单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，如图所示。（2）在“颜色”选项中，选择“黄色”，单击“确定”按钮。（3）选择A2:F2单元格区域，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中，单
13、击“图案”下拉按钮，选择“12.5%灰色”，单击“确定”按钮，给选择的区域进行图案填充，如图所示。（8）以“库存材料明细表2.xls”为文件名保存文件。3.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）设置表格框线的主要目的有哪些？列举各种表格框线的用法。（2）在单元格中添加底纹可以解决制表中的哪些问题？任务小结任务小结 因为电子表格的基本组成单元是单元格，所以，从严格意义上讲，“单元格格式”对话框所涉及的内容都是表格格式内容。本任务所说的编辑表格格式可以对照纸质表格理解，即形成独立的表格空间，或认为是更接近传统表格的电子表格。给电子表格添加边框线，可以使表格结构更清晰，使电子表格传统化。给部分表
14、格添加颜色或图案，可以重点突出，使电子表格的优势最大化。利用“单元格格式”对话框的“边框”选项卡，可以给电子表格设置有颜色、线条样式的内外边框线。利用“单元格格式”对话框的“图案”选项卡，可以给部分表格添加底纹。任务任务4 设置条件格式设置条件格式任务描述任务描述 小张为了能够清晰了解某种材料的库存量是否低于临界值，并尽快通知采购人员进货，他在库存材料明细表中增加了出库数量项目，每天根据材料出库数量计算库存量。为了一目了然发现库存量低于临界值的材料，他设置了条件格式，将满足库存量低于50的记录以红色字体、浅青绿色底纹显示，使仓库管理人员很容易在大量记录中发现要查找的对象。任务分析任务分析 设置
15、条件格式的关键是条件选择和满足条件时的显示设置，条件设置可以利用“格式”菜单项中的“条件格式”命令完成，显示设置可以在“单元格格式”对话框中完成，因此任务操作被分解成以下过程：设置条件和满足条件的显示格式；了解条件格式的使用范围和操作限制。任务操作任务操作1.设置条件和满足条件的显示格式设置条件和满足条件的显示格式（1）打开“库存材料明细表2”，添加“出库数量”项目，修改后的表格如图所示。（2）选中F3:F9单元格区域。（3）单击“格式”“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，在“条件格式”对话框中，选择条件为“单元格数值”小于50，如图所示。（4）单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框
16、，在“字体”选项卡中，设置字体为“红色”，在“图案”选项卡中，设置图案填充色为“浅青绿”色，单击“确定”按钮，如图所示。（5）在“条件设置”对话框中，单击“确定”按钮，完成“条件格式”设置，效果如图2-28所示。（6）以“库存材料明细表3.xls”为文件名保存文件。2.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）选择多个条件时，彼此应保持何种关联关系？（2）条件格式主要适用于哪些表格环境？设置条件格式能达到什么目的？任务小结任务小结 在表格中设置条件，使满足条件的内容醒目显示，是电子表格所独具的特点。设置条件格式的目的是区分特殊内容、方便用户查找，因此，需要明确条件和满足条件的显示方式。条件格式
17、针对单元格，所以满足条件的显示格式需要在“单元格格式”对话框中设置。在“条件格式”对话框中，最多可以设置3个条件，条件的选取项有单元格数值和公式，只有在单元格数值或公式传回TRUE值时，才会套用选取的字形、色彩、下划线、底纹或图案格式。若设定多个条件，且多于一个以上的条件为真，则只套用第一个符合的条件格式。如先设定计算机考试成绩大于80者用红字黄底显示，第二个条件又设定计算机考试成绩大于90者用蓝字黄底显示，则Excel只套用第一个符合的条件格式，即90分以上者也用红字黄底显示。任务拓展任务拓展 使用模板生成表格使用模板生成表格任务描述任务描述 由于存储学生基本数据的电子表格会在后续管理中经常
18、使用，所以需要将电子表格制成模板，在以后制作近似表格时可利用模板快速生成实用的电子表格。任务分析任务分析 制作模板是为了快速生成电子表格，使用模板制作电子表格必须先生成模板，因此，任务操作可以分解成以下过程：建立模板；使用模板。任务操作任务操作1.建立模板建立模板（1）打开“基础数据”工作簿。（2）单击“文件”“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”，Excel自动选择保存位置为“Templates”，如图所示。（3）单击“保存”按钮，工作簿以模板形式保存。2.使用模板使用模板（1）打开“新建工作簿”任务窗格，单击“本机上的模板”，如图所示。（2）在“模板”
19、对话框的“常用”选项卡中，选择新建的“基础数据”模板，如图所示。（3）单击“确定”，可打开模板，此时用户可以修改表格数据并生成新的表格。任务小结任务小结 模板是文档的基本框架和套用的样板，模板提供构造文档所需要的基本工具和类型。任何Microsoft Excel文档都是以模板为基础，模板决定文档的基本结构。使用模板可以快速生成文档的大致框架，从而节省大量的操作时间。文档模板以文件的形式存储，保存在Templates文件夹中的模板文件，能显示在“模板”对话框的“常用”选项卡中，保存在Templates 文件夹下的任何以.xlt为后缀名的Excel文件都可以起到模板的作用。建立模板是基础，应用模板
20、是目的，将常用的电子表格保存成模板文件，创建类似表格时就可以应用模板快速生成表格。本章小结本章小结 本章主要讲解制作常用表格涉及的数据导入、字符格式设置、表格格式设置和条件格式显示设置等内容。利用“数据”菜单项中的“导入数据”功能，可以导入文本文件和Access数据库文件。利用“单元格格式”对话框，可以设置单元格中的字符格式、对齐方式，也可以设置单元格的边框、底纹。熟练掌握以上操作，基本可以满足制作常用表格的需要。条件格式显示设置是表格应用的延伸，恰当应用条件格式可以提高特殊内容的查找效率。利用模板制作常用表格是提高制表效率的最佳选择，因此，办公环境中常用的电子表格可以考虑保存成模板，以备制作类似表格时使用。