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1、中职 办公软件Excel 2003 第3章电子课件 中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（高教版）第3章 计算电子表格数据任务任务1 使用公式计算使用公式计算任务描述任务描述 表格数据计算是电子表格管理中经常性的工作，高效、准确完成表格计算任务也因此成为表格用户必须掌握的基本技能。作为书店会计的小李，每天都要上报当天书店图书的销售量、销售额、利润等情况。手工计算非常烦琐，小王试着将书店营销的一些数据输入Excel表格，然后利用Excel的公式计算功能统计销售情况。小王制作的图书销售报表如样例所示。小王制作的图书销售报表如样例:任务分析任务分析 使用公式进行表格数据计算，涉及公
2、式输入、单元格引用等内容，针对不同对象、不同环境，有选择应用相应技术，才能有效解决计算中可能遇到的各种问题。因此，使用公式计算表格数据的任务可以被分解成以下过程：直接输入公式计算表格数据；思考使用公式计算表格数据的缺陷。任务操作任务操作1.直接输入公式计算表格数据直接输入公式计算表格数据（1）启动Excel 2003，建立一个新的工作簿。（2）在工作表中输入基本数据，并按样例格式排版，基本数据表格如图所示。（3）单击H3单元格，在单元格内输入公式“=F3-G3”，如图所示。按回车键，结果显示在H3单元格中。（4）拖动H3单元格的填充柄至H7单元格释放，其他书种的结余数量会显示在相应的单元格中，
3、计算结果如图所示。（5）参照第（3）、（4）步的方法，分别在I3单元格中输入公式“=G3*E3”，在J3单元格中输入公式“=I3*$K$3”，在I8单元格中输入公式“=I3+I4+I5+I6+I7”，在J8单元格中输入公式“=J3+J4+J5+J6+J7”，运算结果会显示在相应的单元格中，结果如图所示。2.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）为什么使用公式计算表格数据能够提高计算效率？（2）拖动输入公式的单元格填充柄进行填充运算的操作实质是什么？（3）使用公式计算可能会遇到什么问题？使用公式计算不能解决哪些问题？任务小结任务小结 利用公式计算表格数据既简单又方便，用户只需在运算结果单元格
4、内输入运算公式，即可得到运算结果。使用公式计算表格数据的好处，不仅在于能够快速得到相同计算的结果，也会在参与运算的数值改变后自动更新运算结果。任务中的计算公式即“结余数量库存量销售数量”，没有使用常量相减，而是采用单元格地址相减，其主要目的就是为了借助单元格引用功能快速完成同类运算。因此，完成任务运算包含了两个过程，其一是在单元格中进行公式运算，其二是将公式复制到其他单元格中进行公式运算。任务任务2 使用函数计算使用函数计算任务描述任务描述 在表格数据计算中，经常会遇到求和、求平均值、数值分类等一系列问题，利用公式可以完成相应的计算任务，但是操作过程繁琐且易出错。若需要对表格数据进行判断，然后
5、进行计算，单靠公式就很难胜任。Excel 2003提供的函数功能，能够帮助用户解决这些难题。小李老师在进行学生成绩统计汇总时，就充分利用了Excel函数的计算功能轻松完成了成绩统计工作。任务分析任务分析 小李老师进行学生成绩统计汇总，会遇到求单个学生总成绩、各科平均成绩、单科最高分、优秀率等问题。若充分利用Excel内置函数，他可以方便、快速地完成计算任务。根据函数的计算功能，可以将小李老师统计学生成绩的任务分解成以下过程：计算个人总分；计算单科最高、最低和平均分；计算学生成绩优秀率。任务操作任务操作1.计算个人总分计算个人总分（1）制作如图所示的“学生成绩登记表”。（2）单击F3单元格。（3
6、）单击常用工具栏中的自动求和按钮的下拉箭头，打开下拉列表，选择“求和”命令，如图所示。（4）在C3:E3单元格区域四周出现虚线框，表示需要求和的单元格区域，如图所示。（5）按回车键，完成求和运算，F3单元格显示求和结果。（6）单击F3单元格，鼠标指针指向单元格右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F12单元格，释放鼠标，求出其他同学的总成绩，如图所示。（7）单击常用工具栏中的“保存”按钮，保存“学生成绩登记表”。2.计算各科的最高、最低和平均分计算各科的最高、最低和平均分（1）打开“学生成绩登记表”。（2）选择“平均分”所在行，单击鼠标右键，选择“插入”命令，新插入两行，在B13和B14
7、单元格内分别输入文本“最高分”和“最低分”。（3）选中C13单元格，单击“插入”“函数”命令，打开“插入函数”对话框，同时编辑栏自动添加“=”，“插入函数”对话框如图所示。（4）在“选择函数”列表框中选择“MAX”函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图所示。（5）选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，计算结果显示在C13单元格中。（6）单击C13单元格，鼠标指针指向右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F13单元格，释放鼠标，求出其他单科成绩和总分的最高分，结果如图所示。（7）选中C14单元格，单击“插入”“函数”命令，打开“插入函数”对话框，同时编辑栏自动添加“=
8、”。（8）在“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表中选择“全部”，在“选择函数”列表框中选择“MIN”函数，如图所示。（9）单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，在C14单元格显示最低分结果。（10）使用拖动填充的方法计算其他项的最低分。m（11）选中C15:F15单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”选项中选择“数值”选项，在“小数位数”文本框中输入数值“2”，单击“确定”按钮，如图所示。（12）参照第3步至第6步的操作，选择AVERAGE（）函数，求出各科及总分的平均值
9、，结果如图所示。（13）以“学生成绩登记表1”为文件名保存文件。3.计算学生成绩优秀率计算学生成绩优秀率（1）打开“学生成绩登记表1”。（2）在G2单元格中输入文本“成绩等级”，进行格式排版。（3）在G3单元格中输入公式“=IF（F3=260，优秀，IF（F3=240，良好，IF（F3=180，中等，IF（F3180，尚需努力）”，按回车键，成绩等级结果显示在G3单元格中。（4）选中G3单元格，使用填充拖动的方法计算其他人员的成绩等级，结果如图所示。（5）在B16、B17单元格中分别输入文本“优秀人数”、“优秀率”。（6）在C16单元格中输入“=COUNTIF（G3:G12，优秀）”，按回车键
10、，优秀人数的结果显示在C16单元格中。（7）选中C17单元格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”选项中选择“百分比”选项，在“小数位数”文本框中输入数值“1”，单击“确定”按钮。设置操作如图所示。（8）在C17单元格中输入“=C16/COUNT（F3:F12）”，按回车键，学生成绩的优秀率结果显示在C17单元格中，如图所示。（9）以“学生成绩登记表2”为文件名保存文件。任务小结任务小结 函数是为了方便用户计算特定内容预先内置的公式，函数计算的本质与公式计算并无差异，公式中也可以包含函数，以构成更复杂的计算公式。在Excel中有几百个内
11、部函数，为了方便使用，系统内进行了分类。常用函数类集中了使用频率较高的函数，如SUM（）等。财务函数是用来进行一般性财务报表计算的函数，如确定贷款的支付额、投资的未来值、债券或股票的价值等。日期和时间函数可以分析、处理日期和时间值，或用来查找和返回一个日期或时间值。数学与三角函数可以处理简单和复杂的数学计算，是数学公式中经常用到的函数。统计函数用于数据的统计分析，如VAR（）、RSQ（）等。查找和引用函数能够使用户在数据清单或表格中查找特定地址，如ADDRESS（）函数能以文字形式显示某个单元格的引用情况。数据库函数是分析数据清单数值的专门函数，如DAVERAGE（）等。文本函数用于处理公式中
12、的字符串，逻辑函数可以进行逻辑判断，信息函数可以确定单元格中的数据类型。任务拓展任务拓展 进行公式审核进行公式审核任务描述任务描述 小李虽然利用公式快速完成了图书销售报表的计算工作，然而，对计算中有没有公式引用错误？若真是计算中出现错误，显示计算结果为#VALUE，该如何查找错误？并不十分清楚。这些问题看似简单，但是，面对庞大计算量的表格，掌握快速查找、消除错误的方法，是正确、高效完成表格计算的基础，也是小李必须了解的内容。任务分析任务分析 Excel的公式审核功能提供有追踪引用单元格、追踪错误等多种操作，追踪单元格可以发现计算引用的单元格是否正确，追踪错误可以发现造成错误的原因，快速修正错误
13、，因此，进行公式审核的任务可以被分解成以下过程：追踪引用单元格；追踪错误；添加监视内容。任务操作任务操作1.追踪引用单元格追踪引用单元格（1）选中需要审核的单元格。（2）单击“工具”“公式审核”“追踪引用单元格”命令后，工作表中引用单元格以蓝色箭头的形式指向选中单元格，如图所示。（3）单元格引用审核完毕，单击“工具”“公式审核”“取消所有追踪箭头”命令，取消单元格引用指示。2.追踪错误追踪错误（1）选中需要追踪错误的单元格J3。（2）单击“工具”“公式审核”“追踪错误”命令，在工作表中的I3和K3为引用单元格，它们以蓝色箭头的形式指向出现错误的单元格，如图所示。（3）很显然，I3单元格中的公式
14、存在错误，修正引用单元格的错误。取消引用指示。3.添加监视添加监视（1）单击“工具”“公式审核”“显示监视窗口”命令，打开监视窗口，如图所示。（2）单击“添加监视”按钮，打开“添加监视点”对话框，如图所示。（3）选择需要监视的单元格，单击“添加”按钮，监视内容被添加到监视窗口，如图所示。在监视窗口可以查看单元格的内容、公式等项。（4）单击“工具”“公式审核”“隐藏监视窗口”命令，可关闭监视窗口。任务小结任务小结 公式审核是方便用户审查公式正确性的重要工具，有效使用能够保证公式计算的准确性，也能快速查找、修正错误。追踪引用单元格主要用于特定单元格公式审核，追踪错误主要用于出错单元格的错误查找，若要检查工作表中的所有公式，可以选择公式审核模式，使工作表的单元格显示计算公式，以方便用户对单元格公式逐一审核。本章小结本章小结 在Excel中，所有的计算公式都要以“=”开始，之后才是运算符连接的运算对象。公式可以在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入，输完后按回车键或单击编辑栏左侧的“”按钮，可以执行公式，运算结果显示在单元格中。单击含有公式的单元格，在编辑栏中显示公式，双击含有公式的单元格，公式也会直接显示在单元格中。单元格有3种引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用。函数是一些已经定义好的公式，使用函数可以完成复杂运算、提高数据的计算效率。