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1、中职 办公软件Excel 2003 第7章电子课件 中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（高教版）第7章 提高表格应用效率 在使用Excel 2003帮助工作的过程中，若能借助一些特别的方法和技巧，可以达到快速处理电子表格数据的目的，进而大大提高表格的应用效率。任务任务1 共享工作簿共享工作簿n任务描述任务描述 小张制作了一个学生学籍资料信息表，由于信息量大，他想以多个同学分工合作的方式，共同把今年的学生基本情况录入到计算机中。“学生学籍资料信息表2010.xls”存放在小张的计算机中。任务分析任务分析 小张对预定工作任务进行了认真分析，发现要达到预期目标，需要完成共享工作簿
2、设置、共享文件夹设置等一系列操作，因此，任务操作可以考虑分解成以下过程：设置共享工作簿；设置共享文件夹；断开用户与共享工作簿的连接；停止工作簿的共享状态。任务操作任务操作1.设置共享工作簿设置共享工作簿（1）打开“学生学籍资料信息表2010”工作薄。（2）单击“工具”“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框，选择“编辑”选项卡，如图所示（3）选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。（4）选择“高级”选项卡，在“更新”选项中，选中“保存文件时”单选钮，使保存工作簿时更新其他用户对此工作簿的编辑内容。（5）单击“确定”按钮，显示提示信息，提示用户是否保存此操作。n2.设置共享文件
3、夹设置共享文件夹（1）找到保存工作簿的文件夹，鼠标指向文件夹，单击鼠标右键，打开快捷菜单，选择“共享和安全”命令，打开“共享文件夹属性”对话框，如图所示。（2）在“共享”选项卡的“网络共享和安全”选项中，选中“在网络上共享这个文件夹”和“允许网络用户更改我的文件”复选框，在“共享名”文本框中设置文件夹的共享名称。（3）单击“确定”按钮，此时，选中的文件夹已被共享。当其他用户登录设置了共享文件夹的计算机，找到保存工作簿的共享文件夹后，就可以打开共享工作簿。3.保护共享工作薄保护共享工作薄 设置工作簿共享后，允许网络上的多位用户同时访问和修改其中内容，为避免随意修改设置，可以为工作簿指定一个保护密
4、码。具体操作如下：（1）单击“工具”“保护”“保护共享工作簿”命令，打开“保护共享工作簿”对话框，如图所示（2）选中“以追踪修订方式共享”复选框，在“密码”文本框中输入密码，然后在出现的提示框中再次输入确认密码。4.突出显示修订突出显示修订 若想知道其他用户对工作簿数据的修改内容，可以利用“突出显示修订”功能显示被修改的内容。具体操作如下：（1）选择“工具”“修订”“突出显示修订”命令，打开“突出显示修订”对话框,所图所示。（2）在“时间”下拉列表框中，选择“起自日期”；选中“修订人”复选框，在“修订人”下拉列表框中选择“每个人”。（3）单击“确定”按钮，系统会自动查找修改的内容，并在被修改的
5、单元格左上角显示一个蓝色的三角形。鼠标指针指向有蓝色三角形的单元格，会显示提示信息。（4）单击“工具”“修改”“接受或拒绝修订”命令，打开“接受或拒绝修订”对话框。（5）单击“时间”下拉列表按钮，选择“起自日期”；选中“修订人”复选框，在“修订人”下拉框中选择“每个人”。（6）单击“确定”按钮，显示提示信息，提示用户是否接受修订内容。5.断开用户与共享工作簿的连接断开用户与共享工作簿的连接（1）单击“工具”“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框。（2）选中要断开的用户，单击“删除”按钮，即可断开用户与共享工作簿的连接。6.停止工作簿的共享状态停止工作簿的共享状态（1）单击“工具”“共享工
6、作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框。（2）取消“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。（3）单击“确定”按钮，显示提示信息。2.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）断开用户与共享工作簿的连接与停止工作簿的共享有什么区别？（2）在Excel 2003中如何设置“自动更新间隔”的时间？任务小结任务小结 利用“工具”“共享工作簿”命令，可以设置工作簿共享，使多人能够同时编辑一个工作簿，这一举措能够大大提高表格编辑效率，但同时存在安全风险问题，应用者应予以足够的重视。本任务仅讲解了如何设置共享工作簿、如何设置共享文件夹、如何断开用户与共享工作簿的连接及如何停止工作簿的共享状态等内容，
7、没有涉及共享表格的编辑操作。在网络中打开共享工作簿后的编辑操作，与在本机操作并无差别。任务任务2 了解了解Excel 2003操作界面操作界面任务描述任务描述 小张每季度都要做一张公司各部门办公材料消耗表，几年过去了，他想统计近两年来公司各部门办公材料消耗总和以及各部门的平均消耗量。任务分析任务分析 小张查看了近几年的记录表格，发现一年的材料消耗表存放在一个工作簿中，要对近两年的数据进行统计，必须跨工作簿计算。他决定利用合并计算功能，完成计算任务。因此，他把计算任务分解成以下过程：合并计算求和；合并计算求平均值。任务操作任务操作1.合并计算求和合并计算求和（1）打开“2009年办公消耗”、“2
8、010年办公消耗”和“2009、2010年合计表”工作簿。（2）单击“数据”“合并计算”命令，打开“合并计算”对话框，如图所示。（3）在“函数”下拉列表框中，选择“求和”函数，单击“引用位置”文本框后的“折叠对话框”按钮，选择“2009年办公消耗”工作簿“一季度”工作表中的B3:E8单元格区域。（4）在“合并计算”对话框中，单击“添加”按钮，此时选择的单元格区域被添加到“所有引用位置”列表框中。（5）用同样的方法分别将“2009年办公消耗”工作簿中的“二季度”工作表、“三季度”和“四季度”工作表的B3:E8单元格区域添加到“所有引用位置”列表框中。（6）选择“2010年办公消耗”工作簿，用同样
9、的方法将该工作簿的4个工作表中的B3:E8单元格区域添加到“所有引用位置”列表框中，同时选中“首行”和“最左列”复选框。（7）选择“2009、2010年合计表”工作簿中的“sheet1”工作表，选中B3单元格后，单击“合并计算”对话框中的“确定”按钮，工作表中显示合并计算后的结果。2合并计算求平均值合并计算求平均值（1）打开“合并计算”对话框，在“函数”下拉列表框中选择“平均值”函数，如图所示。（2）进行与求和类似的操作，并将计算结果存放在“sheet2”工作表中 2.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）如果要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格中，该如何合并计算？（2）当源数据改
10、变时，Excel该如何自动更新合并计算表？任务小结任务小结 利用“数据”“合并计算”命令，可以汇总一个或多个工作簿中的数据。本任务仅讲解了合并计算求和、合并计算求平均值等具体操作。在“合并计算”对话框中有多个函数，用户可以利用这些函数实现不同内容的跨工作簿的数据计算。任务任务3 规划求解规划求解任务描述任务描述 小张在安排生产时遇到了这样一个问题：玩具厂生产电动小汽车的利润为200元，随着产量的提高，每多生产100台，单台利润增加2元，生产电动机器人的利润为190元，每多生产100台，单台利润增加3元。受原材料和人员、机器设备的限制，A、B两种产品的产量均不能超过4000台，且两种产品的产量之
11、和不能超过7000台，如何安排生产才能得到最大利润？任务分析任务分析 小张面对的是一个数学计算问题，即计算产生最大利润时，A和B的数量。Excel 2003提供的“规划求解”功能是计算极值的有用工具，掌握它的使用方法可以方便解决类似问题。为了全面了解规划求解功能，他决定把任务分解成以下过程：加载规划求解；应用规划求解；修改项目的约束条件；建立分析报告。任务操作任务操作1.加载规划求解加载规划求解（1）单击“工具”“加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，如图所示。（2）选中“规划求解”复选框，单击“确定”按钮，此时在“工具”菜单项中将显示“规划求解”命令。2.应用规划求解应用规划求解（1）分析约束
12、条件 根据玩具厂的实际情况，对前提条件进行整理，可以得到如下几个约束条件。电动小汽车的产量=4000台 电动机器人的产量=4000台 电动小汽车的产量电动机器人的产量=7000台（2）建立工作表 根据任务描述，建立如图所示的工作表。（3）输入公式 在单元格B6中设置“总产量”公式，总产量等于电动小汽车的产量和电动机器人的产量之和，输入公式“=B4+B5”后按回车键。在单元格B8中设置“总利润”公式，总利润等于电动小汽车的利润和电动机器人的利润之和，输入公式“=（200+B4/100*2）*B4+（190+B5/100*3）*B5”后按回车键。3.进行规划求解进行规划求解（1）单击“工具”“规划
13、求解”命令，打开“规划求解参数”对话框，如图所示。（2）在“设置目标单元格”文本框中，输入“$B$8”，表明总利润为规划求解的目标值。选中“最大值”单选钮；在“可变单元格”文本框中，输入“$B$4:$B$5”，表明这两款玩具的产量是规划求解所要求取的变量值。（3）单击“约束”选项中的“添加”按钮，打开“添加约束”对话框。在“单元格引用位置”文本框中，输入“$B$4”，在右侧的符号下拉列表中选择“=”选项，在“约束值”文本框中输入“4000”。（4）单击“添加”按钮，在“添加约束”对话框的“单元格引用位置”文本框中，输入“$B$5”，在右侧的符号下拉列表中选择“=”选项，在“约束值”文本框中输入
14、“4000”。（5）单击“添加”按钮，在“添加约束”对话框的“单元格引用位置”文本框中，输入“$B$6”，在右侧的符号下拉列表中选择“=”选项，在“约束值”文本框中输入“7000”。（6）单击“确定”按钮，返回“规划求解参数”对话框，此时，在“约束”列表框中列出了所有的约束条件。（7）单击“求解”按钮，打开“规划求解结果”对话框，如图所示。（8）选中“保存规划求解结果”单选钮，单击“确定”按钮，工作表显示计算结果。5.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）如何设置规划求解结果的精度？（2）选择“规划求解结果”对话框“报告”列表框中的“极限结果选项”，运算结果如何？任务小结任务小结 利用“工
15、具”“加载宏”命令，可以加载Excel 2003没有安装的一些功能，“规划求解”通常就需要用户自己添加。借助规划求解所提供的相关功能，可以方便解决实际生活中的一些计算问题。本任务仅通过“玩具厂生产规划”任务，讲解了规划求解的应用过程，其目的是帮助用户认识规划求解的作用和操作，为以后解决自己可能遇到的极值计算问题奠定基础。任务任务4 使用宏使用宏任务描述任务描述 领导要求小张制作多张车辆使用情况表，该表能够在车辆管理者输入基本信息后，自动计算出驾驶员的补贴费用、使用者是否需要支付车辆的消耗费等等。任务分析任务分析 小张需要制作的多张表格是一张表格的副本，利用宏可以一劳永逸的解决问题。完成此项任务
16、需要进行两个工作，即录制宏和使用宏。录制宏是集成操作的过程，使用宏是生成结果的过程。因此，任务操作被分解成以下过程：录制宏；使用宏；修改宏。任务操作任务操作1.录制宏录制宏（1）单击“工具”“宏”“录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，如图所示。（2）在“宏名”文本框中输入“车辆管理表”，将“快捷键”设置为Ctrl+a。（3）单击“确定”按钮，显示“停止录制”工具栏。（4）在工作表中输入文本内容。（5）合并单元格A1:D1、A2:D2和A7:D7，在A1:D1单元格区域中居中显示文本，设置字体为“黑体”，字号为“26”，颜色为“深青”。选择A2:D8单元格区域，设置字体为“楷体”，字号为“1
17、8”。（6）选择D6、B8和D8这3个单元格，在“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，选中“分类”列表框中的“货币”选项，并设置“小数位数”为“0”、“货币符号”为“￥”。（7）选择B5单元格，将该单元格设置为“日期”格式，“类型”为“*2001-3-14”。选中D5和B6单元格，设置为“时间”格式，“类型”设置为“13：30”。选择B3、D3和B4单元格，设置为“文本”格式。（8）选中A1:D8单元格区域，在“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中设置单元格的边框。（9）选中B8单元格，输入公式“=IF（D4=”公事“,D6,0）”，计算车辆的报销费。（10）单击“停止录制”工具栏上的
18、“停止录制”按钮，即可停止宏录制。2.使用宏使用宏 单击“工具”“宏”“宏”命令，打开“宏”对话框。在“宏名”文本框中输入或选择需要执行的宏，此例为“车辆管理表”，如图所示。单击“执行”按钮，即可执行选择的宏 3.修改宏修改宏（1）单击“工具”“宏”“宏”命令，打开“宏”对话框，选择“宏名”为“车辆管理表”。（2）单击“编辑”按钮，打开“Microsoft Visual Basic-车辆使用管理表.xls-模块1（代码）”窗口，在代码窗口中可以看到用户已设置的各种信息的代码。（3）将标题文字的字体改为“楷体”。（4）单击工具栏上的“运行子过程/用户窗体”按钮，执行修改后的代码。（5）单击“文件
19、”“关闭并返回到Microsoft Excel”命令，返回工作表视图，此时可以看到修改宏代码后的效果。4.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）在Excel 2003中如何设置宏的安全性？使用宏可能带来什么安全问题？（2）修改宏需要提前做好哪些基础准备？任务小结任务小结 宏是解决重复操作导致工作效率低下的有用工具。利用“工具”“宏”命令，可以将Excel中重复操作的某项任务录制下来，并命名存储，在需要执行该项任务时可以随时运行宏完成该任务。录制宏是使用宏的前提，使用宏是最终目的。录制宏需要启动录制功能，然后逐步进行编辑操作，结束操作后停止录制。执行宏后，计算机自动完成宏记录的操作过程，得到
20、最终结果。宏可以修改的属性给应用带来了巨大的便利，因为，录制好的宏若有某些瑕疵，只需部分修改而不需要重新录制。任务拓展任务拓展 模拟运算表模拟运算表任务描述任务描述 小张想从银行贷款90万买房，商贷和公积金贷款哪种更适合，是他需要解决的问题。要弄清这个问题，需要了解贷款利率和还款年限，然后计算还款额度。即假设商贷年利率为3.85%，还款期限15年，采取每月等额还款的方式，他每月需要还多少元？总利息是多少？如果住房公积金贷款利率为3.06%，每月还款额又是多少？任务分析任务分析 小张遇到的问题可以利用Excel 2003的模拟运算表来解决，为了达到预期目的，他决定把任务操作分解成以下过程：计算还
21、款数据；使用模拟运算表；将模拟运算表的结果保存为常量。任务操作任务操作1.计算还款数据计算还款数据（1）建立一个新工作簿，并选择一张工作表，将住房贷款有关的基本数据输入该工作表，样式如图所示。（2）在单元格B5中输入公式“=PMT（B3/12，B4*12，-B2，0，0）”，利用财务函数PMT计算每月还款额。（3）在单元格B6中输入总还款额的计算公式“=B5*B4*12”。（4）在单元格B7中输入总利息的计算公式“=B6-B2”。2.使用模拟运算表使用模拟运算表（1）在单元格A10中输入公式“=PMT（B3/12，B4*12，-B2，0，0）”，输入完毕后按回车键，在单元格A10中显示出计算结
22、果。（2）选中单元格区域A10:C31，单击“数据”“模拟运算表”命令，打开“模拟运算表”对话框，在“输入引用行的单元格”文本框中输入“$B$3”，在“输入引用列的单元格”文本框中输入“$B$4”，单击“确定”按钮，即可得到在不同年限和不同利率下的月偿还额。3.将模拟运算的结果保存为常量将模拟运算的结果保存为常量（1）选中单元格区域B11:C31，单击工具栏上的“复制”按钮。（2）单击“编辑”“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中“数值”单选钮。（3）单击“确定”按钮，返回工作表，此时用户可对工作表中的数据随意地进行操作。4.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）在前面的任务中
23、，每月还款额和几个因素有关？如何用一个数学表达式表述？（2）在前面的任务中，为什么要在“模拟运算表”对话框的“输入引用行的单元格”文本框中输入“$B$3”？任务小结任务小结 利用“数据”“模拟运算表”命令，可以同进度求解一个运算过程中所有可能的变化值，并将不同的计算结果显示在相应的单元格中。本任务通过“住房贷款的还款分析”表，详细地讲解了如何计算还款数据、如何使用模拟运算表、如何将模拟运算表的结果保存为常量等内容。模拟运算表有两种不同的类型：单输入模拟运算表和双输入模拟运算表。在单输入模拟运算表中，用户可以对一个变量键入不同的值从而查看它对一个或多个公式的影响。在双输入模拟运算表中，用户可以对两个变量输入不同值，查看两个变量对一个公式的影响。本任务运用的是双输入模拟运算表。本章小结本章小结 掌握本章的学习内容，需要完成4个任务：共享工作簿、跨工作簿计算、规划求解和使用宏。共享工作簿可以使多个用户同时在单个工作簿上进行工作，跨工作簿计算则可以对多个工作簿中的数据进行处理，进而提高工作效率。规划求解则用来解决复杂的方程求值等问题，使用宏则可以简化用户的重复性工作。