办公自动化最全教程13.pptx

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1、办公自动化最全教程办公自动化最全教程13培训专用第四章 办公自动化 文字处理基础培训专用4.1 办公自动化软件概述办公自动化软件概述一、概述nOffice是Microsoft公司开发的一套现代办公套装软件，随着社会的需要技术也不断改进，现在出现了0ffice xp。但并不是每个人都需要使用套件中的所有应用程序，因此Microsoft公司将该套件设计了5个版本(标准版、商业版、专业版专业版、Premiere、开发版)，每个版本里主要包括6个应用软件和2组工具集的若干组合。培训专用二、定义二、定义所谓办公自动化：所谓办公自动化：是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并

2、由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。（办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。）我们办公自动化主要学习我们办公自动化主要学习Office 2003版本版本主要包括主要包括3大项：大项：n文字处理软件文字处理软件Word n电子表格软件电子表格软件Excel n幻灯片制作软件幻灯片制作软件PowerPoint 培训专用Word2003基本操作文档的基本编辑方法文档的排版表格的制作图文混排页面排版与打印文档4.2 文字处理基础文字处理基础培训专用4.2.1Word 2003

3、4.2.1Word 2003 基本操作基本操作 Word 2003有哪些基本操作呢？Word 2003启动 Word 2003退出 Word 2003窗口基本组成培训专用1.Word 2003的启动的启动常规启动 单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word 2003培训专用2.Word 2003的退出 单击标题栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单中的“退出”命令。按组合键Alt+F4。培训专用Word 2003 Word 2

4、003 基本操作基本操作3.Word 2003窗口的组成标题栏标题栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏标尺标尺状态栏状态栏文档窗口（文本区）文档窗口（文本区）培训专用培训专用Word 2003 Word 2003 基本操作基本操作 Word 2003窗口上的工具栏能不能隐藏呢？或者启动Word 2003后，没有需要的工具栏，那么如何显示呢？除了工具栏可以隐藏显示外，菜单栏、状态栏等能不能隐藏显示呢？培训专用4.2.24.2.2文档的基本编辑方法文档的基本编辑方法 n每次启动Word 2003都会建立一个新文档，并命名为“文档1”。n单击“文件”菜单的“新建”命令。n单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。在

5、对文档进行编辑之前，需新建文档。培训专用文档的基本编辑方法文档的基本编辑方法 文档输入文档输入 选定文本内容选定文本内容 编辑文档编辑文档培训专用文档输入文档输入一、光标定位一、光标定位什么是光标？为什么要光标定位呢？光标表示录入文本时的插入位置光标表示录入文本时的插入位置。键盘定位键盘定位 在欲插入文本处单击鼠标左键。鼠标定位鼠标定位 在当前文本范围以外的区域双击鼠标左键。培训专用4.3.1 文档输入文档输入二、选择输入法二、选择输入法使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文英文和各种中文输入法之间进行切换。使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输入法菜单中选择所需输入法。用Ct

6、rl+空格键在英文和系统首选中文输英文和系统首选中文输入法入法之间进行切换。培训专用英文/中文输入方式半角/全角状态中文输入法名称中/英文标点“输入法”状态栏 3.3.1 文档输入文档输入培训专用全半角有什么不同呢？软键盘有什么作用呢？除了软件盘可输入特殊符号外，还有什么方法呢？4.3.1 文档输入文档输入培训专用4.3.1 文档输入文档输入三、输入特殊符号三、输入特殊符号 单击“插入”菜单中的“符号”项，出现下图对话框，选择“符号”选项卡，单击“插入”，或者直接双击要插入的符号即可。培训专用4.3.1 文档输入文档输入 在输入一行容纳不下的较长的文本时，Word 2003会在行末自动完成换行

7、；只有在开始一个新的自然段时才需要按回车键。按回车键标志着一个段落的结束段落的结束。当无须换段落，但是想新起一行时，可人工换行（Shift+Enter）。培训专用4.3.1 文档输入文档输入我们经常看到一些非打印字符，例如空格等，那如何知道到底有多少个空格呢？培训专用4.3.1 文档输入文档输入四、非打印字符的显示四、非打印字符的显示 “常用工具栏”的右侧“显示/隐藏”按钮是用于控制非打印字符是否可以显示在屏幕上。培训专用我们编辑完文档后，必须保存。否则文档将清空。那么如何保存文档呢？保存之后可不可以修改名字或保存在其它地方呢？4.3.1 文档输入文档输入培训专用4.3.1文档输入文档输入五、

8、保存文档五、保存文档 单击“文件”菜单中的“保存保存”项，或单击“常用工具栏”中形如软盘的图标。单击“文件”/“另存为另存为”项，出现“另存为”对话框。当对新文档实行第一次保存操作时，也将会打开“另存为”对话框。培训专用我们保存过文档之后，需要打开文档进行查看或者修改。那么如何打开文档呢？4.3.1文档输入文档输入培训专用文档输入文档输入六、打开文档六、打开文档常用的两种方式：n单击“常用工具栏”中左边第二个按钮，图标为一本打开的书。n单击“文件”菜单中的“打开”选项。培训专用选定文本内容选定文本内容为什么要选定文本呢？如何选定文本呢？为什么要选定文本呢？如何选定文本呢？选定部分文本内容的效选

9、定部分文本内容的效果果 培训专用1.1.基本的基本的选定选定方法方法鼠标移到欲选取文本的开头，然后拖曳经过要选择的内容，松开鼠标按钮。光标移到欲选取文本的开头，然后同时按住Shift键和光标来选择内容。若要取消选定，在文本窗口的任意处单击鼠标或光标移动键。选定文本内容选定文本内容培训专用选定文本内容选定文本内容2.利用选定区利用选定区在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的空白区域，称为选选定区定区。选定区选定区培训专用选定文本的常用技巧选定文本的常用技巧选定文本内容选定文本内容培训专用编辑文档编辑文档 插入插入 删除删除 移动移动 复制复制 撤销与重复撤销与重复 查找与替换查找与替换培训专用1.

10、插入 只要将光标移动到想要插入字符的位置，然后输入字符即可。编辑文档编辑文档插入和改写的不同。插入和改写的不同。培训专用2.删除用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符。但如果要删除大量的文字，首先选定要删除的内容，然后可以选择下述3种删除方法之一：(1)按BackSpace键或Delete键。(2)单击“常用工具栏”上的“剪切”按钮。(3)单击“编辑”菜单中的“剪切”命令。编辑文档编辑文档培训专用编辑文档编辑文档我们对文档进行修改时，经常要移动部分文字，甚至对部分相同文字进行复制。那么如何移动和复制文字呢？培训专用3.移动直接移动 编辑文档编辑文档选定后，鼠标变成左上箭头左上箭头

11、才能移动。利用剪贴板进行移动操作 选择“剪切”按钮或命令，后“粘贴”。培训专用4.复制直接复制在移动文本的同时按住Ctrl键即可。可利用剪贴板来复制选择“复制”按钮或命令，后“粘贴”。编辑文档编辑文档培训专用编辑文档编辑文档我们编辑文档时，可能会出现误操作，那么能不能返回到前面的状态呢？培训专用5.撤销与重复单击“撤销”按钮（命令），使文本恢复原来的状态。单击“编辑”菜单中的“重复”项来恢复刚执行的“撤销”操作。“常用工具栏”上有一个“恢复”按钮，其功能与“撤销”按钮正好相反，它可以恢复被撤销的一步或任意步的操作。编辑文档编辑文档培训专用编辑文档编辑文档我们编辑文档时，想在一篇长文档中查找某段

12、文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，怎么办呢？培训专用6.查找与替换 在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，可以使用“查找与替换查找与替换”功能。编辑文档编辑文档培训专用4.2.3 4.2.3 文档的排版文档的排版 字符的格式化字符的格式化 段落排版段落排版 项目符号和编号项目符号和编号 分栏分栏 样式样式 使用模板使用模板培训专用上标上标着重号着重号斜体斜体下划线下划线字符格式化是什么呢？字符格式化是什么呢？培训专用字符的格式：字符的格式：指字符的字体、大小、粗细和各种表现形式。字符的格式化可通过下列方式

13、：工具栏按钮 字体、字号、字型“字体”对话框（如下页所示）培训专用段落排版段落排版首行缩进首行缩进悬挂缩进悬挂缩进左缩进左缩进段落排版是做什么的？段落排版是做什么的？培训专用段落对齐方式段落对齐方式 “格式工具栏”上有四个段落对齐按钮，从左到右依次为“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、“分散对齐”。培训专用段落缩进、首行缩进、悬挂缩进 首行缩进：第一行缩进。段落缩进：整个段落都缩进。悬挂缩进：除首行外，其余各行缩进。缩进设置：拖动水平标尺缩进设置：拖动水平标尺 用用“段落段落”对话框（见下页）对话框（见下页）培训专用培训专用项目符号和编号项目符号和编号项目符号项目符号编号编号什么是项目符号

14、？什么是编号？什么是项目符号？什么是编号？培训专用自动编号自动编号单击“格式工具栏”中的“编号”按钮，这时光标处出现“1.”数字编号，回车换行时，会自动出现“2.”数字编号如果想删除某一条内容，编号会自动重新排列培训专用改变编号顺序改变编号顺序选择需要编辑的文字内容，在“格式”菜单中，选择“项目符号和编号”，选择标签“编号”的对话框：选择“重新开始编号”，可重新开始编号；选择“继续前一列表”，可继续前一列表的编号改数字编号为项目编号（见下页）改数字编号为项目编号（见下页）培训专用培训专用分栏分栏分栏需设置分几栏（栏数）、每栏的宽度分栏需设置分几栏（栏数）、每栏的宽度（栏宽）等信息。那么如何设置

15、呢？（栏宽）等信息。那么如何设置呢？培训专用 在“格式”菜单中选择“分栏”，打开“分栏”对话框。培训专用如何建立特殊的分栏效果？如何建立特殊的分栏效果？例如：单栏与多栏混排例如：单栏与多栏混排 建立等长栏建立等长栏培训专用 思考：思考：我们常看到报刊、杂志上的长文档，其文档格式是一致的。但是，现在对于相同格式的文字文字和段落段落，我们仍然采用逐一设置的方法，太繁琐。有没有可以复制格式或者其他使文档格式有没有可以复制格式或者其他使文档格式保持一致的方法呢？保持一致的方法呢？样式培训专用样式样式样式：样式：是系统或用户并保存的一系列排版格式。分类：分类：从应用范围应用范围来说：段落样式和字符样式从

16、定义形式定义形式来说：自定义样式和预定义样式培训专用查看和显示样式查看和显示样式包括字符格式包括字符格式和段落格式和段落格式培训专用思考：思考：有一些特殊的文档，例如：邀请函、课程表等，它们内容的主体都是类似的。我们有没有简单的方法，只需输入不同内容，不用反复输入文字和编排格式呢？模板培训专用使用模板使用模板模板：模板：是一种特殊文档，它具有预先设置好的、最终文档的外观框架。它可以包含：同一类型文档中相同的文本和图形。培训专用使用模板使用模板使用模板创建新文件使用模板创建新文件创建模板创建模板保存模板保存模板培训专用使用模板创建新文件使用模板创建新文件使用模板使用模板培训专用 创建模板 使用模

17、板使用模板培训专用本节小结1.本节着重讲述了文档的排版方法，包括字符的格式化、段落排版、项目符号和编号、分栏、样式、模板等。2.文档中除了文本之外，还有什么特殊的格式呢？表格表格培训专用4.2.4 4.2.4 表格制作表格制作 表格的建立表格的建立 表格的编辑表格的编辑 表格的格式化表格的格式化 排序和数字计算排序和数字计算 表格的排版和转换表格的排版和转换培训专用表格的建立表格的建立创建表格创建表格1.工具栏按钮的方法-直接插入表格单击“常用工具栏”的“插入表格”按钮按住鼠标左键并拖动到所需表格的行列格数松开左键，这时窗口中会出现带虚线框的表格2.菜单的方法-按行列定制表格单击“表格”/“插

18、入表格”项选择所需的行列数，单击“确定”培训专用补充表格线：补充表格线：上述方法可创建了规则表格，若需增添或删除表格线以满足不同的表格形状，可打开“表格和边框”工具栏。培训专用表格的编辑表格的编辑表格中的光标定位表格中的光标定位在表格中输入文本在表格中输入文本在表格中选择文本在表格中选择文本增加表格的行、列增加表格的行、列删除表格中的单元格、行、列删除表格中的单元格、行、列表格行高、列宽的调整表格行高、列宽的调整表格中文字的编辑表格中文字的编辑拆分表格拆分表格拆分及合并单元格拆分及合并单元格培训专用格式化表格格式化表格1.1.边框与底纹边框与底纹 边框设置（菜单方法、工具栏按钮方法）注：注：更

19、改线型时，操作顺序。培训专用2.2.居中居中表格居中表格中文字水平水平居中表格中文字垂直垂直居中培训专用排序和数字计算排序和数字计算1.1.表格的排序表格的排序单击“表格和边框”/”降序”按钮 或者“升序”按钮将光标定在表格中，点击菜单表格的“排序”，弹出“排序”对话框培训专用2.2.表格的求和表格的求和列的求和：列的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮行的求和：行的求和：先把光标定位到需要求和的“行”的右边单元格中，单击“自动求和”按钮 培训专用3.3.表格的计算表格的计算 光标定位到显示答案的单元格表格”菜单中的“公式”对话框 输入

20、计算范围 答案放哪呢？什么操作？+-*/哪些数进行计算呢？培训专用3.5.4 排序和数字计算排序和数字计算注注Sum(b2:c2)Sum(b2:c2)是指什么？是指什么？培训专用LEFT ABOVE单元格单元格:单元格单元格单元格单元格,单元格单元格标点必须是英文半角。标点必须是英文半角。培训专用表格的排版和转换表格的排版和转换 标题行重复标题行重复 表格和文字的转换表格和文字的转换 调整表格的大小调整表格的大小 表格的复制和删除表格的复制和删除 自动套用表格格式自动套用表格格式 在表格之间加入间隙在表格之间加入间隙培训专用调整表格的大小调整表格的大小（1）手动调整（2）自动调整培训专用4.2

21、.5 4.2.5 图文混排图文混排 插入对象插入对象 选中对象选中对象 移动和缩放移动和缩放 设置对象格式设置对象格式培训专用插入对象插入对象文档中插入的有哪些常用对象呢？图片图片简单图形简单图形自选图形自选图形艺术字体艺术字体文本框文本框公式公式培训专用艺术字艺术字剪贴画剪贴画简单图形简单图形自选图形自选图形公式公式文本框文本框培训专用1.图片图片样例样例3.6.1 3.6.1 插入剪贴画插入剪贴画培训专用操作步骤：操作步骤：将光标置于要插入的地方单击“插入”菜单中的“图片”，则在该项菜单的右边出现一个级联式子菜单，选择其中的“剪贴画”菜单项，将打开“Microsoft剪贴库”对话框。在列表

22、框中选择剪贴画，单击“插入”按钮。培训专用2.简单图形和自选图形样例样例3.6.2 3.6.2 插入简单图形和自选图形插入简单图形和自选图形简单图形简单图形自选图形自选图形培训专用1 1）简单图形简单图形2 2）自选图形自选图形培训专用3.艺术字体样例样例3.6.3 3.6.3 插入艺术字体插入艺术字体培训专用操作步骤培训专用4.文本框样例样例3.6.4 3.6.4 插入文本框插入文本框培训专用操作步骤操作步骤单击如上图所示按钮，鼠标变成十字型；将十字型光标移到文档中要插入文本框的左上角，按住鼠标拖动完成插入操作在文本框中输入文字。培训专用5.插入公式样例样例3.6.5 3.6.5 插入公式插

23、入公式培训专用操作步骤操作步骤 单击单击“插入插入”菜单中的菜单中的“对象对象”命令命令培训专用选中对象选中对象将鼠标在对象上移动，当鼠标的形状变为十字箭头时，单击鼠标左键，此时在对象周围会有8个夹点出现，表示该对象被选中。如果要取消选中状态，只需将鼠标移动到该对象之外，单击即可培训专用移动和缩放移动和缩放将鼠标指针移动到被选中对象上，鼠标指针变为十字箭头形状时，按住鼠标左键拖动对象至合适的位置放开即可完成移动对移动对象象的操作将鼠标指针移动到被选中对象的某个夹点上，光标形状变为双箭头时，按住鼠标左键拖动后放开，可调整对象的大小调整对象的大小培训专用设置对象的格式设置对象的格式将鼠标指针移动到

24、被选中对象上，鼠标指针变为十字箭头形状时，单击鼠标右键打开快捷菜单培训专用1.版式选项卡样例样例3.6.6 3.6.6 不同版式效果不同版式效果设置对象的格式设置对象的格式培训专用“版式”选项卡：设置对象的格式设置对象的格式培训专用2.“图片”选项卡样例样例3.6.7 3.6.7 水印效果水印效果培训专用操作：选择“图片”选项卡该图片的叠放次序必须为“衬于文字下方”培训专用 设置完文档格式之后，我们可设置完文档格式之后，我们可以着手打印文档。以着手打印文档。此时，还可以对文档进行哪些此时，还可以对文档进行哪些设置呢？设置呢？培训专用4.2.64.2.6页面排版与打印文档页面排版与打印文档 普通

25、视图与页面视图普通视图与页面视图 页面设置页面设置 页眉和页脚页眉和页脚 打印预览与打印打印预览与打印培训专用普通视图与页面视图普通视图与页面视图普通视图普通视图首次启动Word 2003 时的编辑窗口，就是普通视图单击“视图”菜单中的“普通”菜单项在屏幕底部水平滚动条左边有四个视图按钮，单击左边第一个（为普通视图）按钮页面视图页面视图单击“视图”菜单下的“页面”项单击屏幕底部水平滚动条左边第三个按钮（页面视图）培训专用页面设置页面设置 页面设置：页面设置：包括文档的编排方式以及纸张大小等。单击“文件”/“页面设置”菜单项，可打开“页面设置”对话框。“页边距页边距”选项卡选项卡“纸型纸型”选项

26、卡选项卡培训专用 许多文档的顶端或底端有日期或公司徽标等文字或图形，那么如何设置呢？培训专用页眉和页脚页眉和页脚页眉或页脚：页眉或页脚：是页码、日期或公司徽标等文字或图形，常打印在文档的每页的顶部或底部。n创建与编辑页眉和页脚（如下图）n设置不同的页眉和页脚培训专用 打印之前，我们可以看到打印的实际效果吗？培训专用打印预览与打印打印预览与打印1.1.打印预览打印预览 打开打印预览窗口 打印预览窗口的操作2.2.打印打印 打印文档的方法 “打印”对话框的基本操作培训专用本章小结n本章主要介绍了Word 2003的文档编辑方法，主要致力于各种文档的建立、编辑、排版。培训专用演讲完毕，谢谢观看！培训

27、专用内容总结办公自动化最全教程13。）我们办公自动化主要学习Office 2003版本主要包括3大项：。除了工具栏可以隐藏显示外，菜单栏、状态栏等能不能隐藏显示呢。每次启动Word 2003都会建立一个新文档，并命名为“文档1”。在对文档进行编辑之前，需新建文档。使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输入法菜单中选择所需输入法。我们经常看到一些非打印字符，例如空格等，那如何知道到底有多少个空格呢。保存之后可不可以修改名字或保存在其它地方呢。光标移到欲选取文本的开头，然后同时按住Shift键和光标来选择内容。只要将光标移动到想要插入字符的位置，然后输入字符即可。用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符。(1)按BackSpace键或Delete键。首行缩进：第一行缩进。悬挂缩进：除首行外，其余各行缩进。选择“重新开始编号”，可重新开始编号。选择“继续前一列表”，可继续前一列表的编号。分栏需设置分几栏（栏数）、每栏的宽度（栏宽）等信息。有没有可以复制格式或者其他使文档格式保持一致的方法呢。包括字符格式和段落格式。删除表格中的单元格、行、列。边框设置（菜单方法、工具栏按钮方法）。单元格:单元格。单元格,单元格培训专用