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1、 2023年X有限公司档案管理办法 pmargin-top:0pt;margin-bottom:1pt;span.X1font-family:“宋体“;font-size:12.0pt;p.X3text-align:center;span.X3font-family:“Calibri“;font-size:22.0pt;font-weight:bold;p.X2margin-top:13.0pt;margin-bottom:13.0pt;span.X2font-family:“Calibri Light“;font-size:16.0pt;font-weight:bold;p.X4text-i
2、ndent:21.0pt;p.X5margin-left:21.0pt;margin-bottom:6.0pt;span.X5font-family:“Times New Roman“;span.X6font-size:9.0pt;p.X7text-align:justified;span.X7font-size:9.0pt;p.X8margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt;span.X11font-weight:bold;span.X12font-style:italic;span.X13color:#0000ff;text-decoration:underl
3、ine;span.X14font-family:“Calibri Light“;font-size:16.0pt;font-weight:bold; 第一条 为加强企业档案工作，促进档案工作为公司各项工作效劳，依据中华人民共和国档案法、XXXX省企业档案标准和有关法律、法规，制定本方法。 其次条 公司设立档案室，由综合办公室专职档案治理人员治理。档案室职责： （一)统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 （二)负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作。 （三)指导公司内部各部门、工程及专项工作文件的形成、积存、整理及归档
4、工作。 （四)监视、指导、检查所属部门的档案工作。 （五)依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 第三条 各部门职责 公司各部门配备兼职员，各部门负责人应对本部门或归档文件的完整和系统负责。公司各部门及文件经办者应负责积存文件，并对归档文件的齐全、精确和形成质量负责。兼职档案治理人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量及完整性负责，并按时移交综合办公室。 第四条 档案治理人员要求 (一）档案治理人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业学问。 (二）档案治理部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 (三）档案治理人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。专职综合档案
5、治理员要具备档案治理初级(含)以上职称。 (四）档案治理人员应定期承受档案业务培训。 第五条 文件归档范围：公司在筹备、建立、生产、经营、治理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围(公司制定文件材料归档范围与保管期限表）。归档文件的主要来源有： 本公司形成的文件； 本公司引进工程、外购设备等接收的文件； 本公司及参股企业应向本公司提交的文件； 本公司参加的合作工程，合作单位按要求应向本公司提交的文件； 本公司执行、办理的外来文件。 第六条 文件归档时间： （一）经营治理工作、生产技术治理工作、行政治理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后移交综合办公
6、室归档。 （二）工程建立文件应在其工程鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档； 产品生产及效劳业务应定期或按阶段归档。 （三）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、学问产权等文件应随时归档； 外购设备仪器或引进工程的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 （四）会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，财务资产部自行保管。 （五）电子文件规律归档定时进展，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间全都。 （六）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作完毕后准时归档或与相应内容的纸质载体归档时间全都。 （七）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、
7、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。 第七条 文件归档要求 （一)公司实行部门、工程及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门工程及专项工作专兼职档案治理人员应根据规定将文件整理后归档。 （二)归档的文件应完整、精确、系统，其制成材料应有利于长期保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。 （三)归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 （四)非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和名目后归档。 （五）归档的文件一般
8、一式一份。重要的、利用频繁的和有特地需要的可适当增加份数。 （六)两个以上单位合作完成的工程，应以合同、协议等形式商定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所担当任务相关的正本文件。 （七)文件交回部门应就归档文件填写档案交接登记表。 第八条 文件归档的交接 档案部门接收时应仔细核对，并检查档案质量。双方在档案交接登记表签字后各保存一份。 第九条 档案统计工作 档案部门应准时、精确地建立档案工作统计台账； 档案借用状况；档案专兼职人员状况；档案设施、设备状况；档案销毁状况等。 第十条 加强档案信息化建立，企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案治理XXXX化水平为总目
9、标。坚持技术与治理并重、与企业信息化协调和同步的原则。各信息系统的开发与实施应充分考虑档案治理的要求。 第十一条 电子文件的归档 （一)电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。公司各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应依据相关规定和需要确定。 （二)各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。 （三）文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、牢靠性、完整性和可用性。 第十二条 文件材料归档方法。公司文件材料归档工作应纳入公司各项工
10、作规划，纳入公司领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。公司各部门专(兼)职档案治理人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向综合办公室归档。 第十三条 归档范围：公司在筹备、成立、经营、治理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见附表文件材料归档范围与保管期限表)。 第十四条 归档文件材料的来源： (一)本公司内部形成的文件材料； (二)本公司所属部门应报本部门的文件材料； (三)本公司引进工程、外购设备等带来的文件材料； (四)本公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料； (五)本公司参加的合作工程，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料； (六)本
11、公司执行、办理的外来文件材料。 第十五条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实 物等各种载体形式。 第十六条 归档时间 （一）治理性文件材料一般应在办理完毕后归档。 （二）科研课题、基建工程文件材料在其工程鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 （三）外购设备仪器或引进工程的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 （四）公司职工外出参与公务活动形成的文件材料应在活动完毕后准时归档。 （五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，财务资产部自行保管。 （六）电子文件规律归档实时进展，物理归档应与纸质文件归档时间全都。 （七
12、）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作完毕后准时归档。 第十七条 归档要求 （一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、标准要求。 （二）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 （三）文件材料归档后不得更改。 （四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 （五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必需形成一份纸质文件归档。 （六）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有特地需要的可适当增加份数。 （七）反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其全都性。 （八）两个以上单位合作完成的工程，主办单位保存全套文件材料
13、，协办单位保存与担当任务相关的正本文件。 第十八条 各部门的专（兼）职档案治理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与精确状况，整理完毕并编制移交清册，由部门或负责人签字核准后向综合办公室移交。重要工程的文件材料移交时应编写归档说明。 第十九条 交接双方应仔细核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。 其次十条 本方法自公布之日起执行。 XXXXX有限公司 文件材料归档范围与保管期限表 序号 根本范围 保管 期限 1 党委办公室 1.1 党员代表大会 1.1.1 请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、换届选举结果、会议记录、争论通过的文件、决议、纪要、公告等文件
14、材料 永久 1.1.2 大会发言、沟通、会议简报 30年 1.1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举工作中形成的文件材料，小组会议记录、会务工作安排、总结等文件材料 30年 1.1.4 争论未通过的文件材料 10年 1.2 企业党委会、党委部门办公会会议文件材料 1.2.1 通知、请示、批复、报告、决议、打算、公报声明、记录、总结、纪要等文件材料 永久 1.2.2 争论未通过的文件材料 10年 1.3 党务综合性工作 1.3.1 上级部门下发的需要执行的重要文件 30年 1.3.2 上级机关关于党务工作的普发性文件材料 10年 1.3.3 本公司党委重要条例、规章制度、方法，工作规划、总结，
15、重要专项活开工作通知、报告，重要调研文件材料、专题总结报告、党务工作大事记、批复等 永久 1.3.4 党委（支部)评先创优文件材料 30年 1.3.5 党委（支部）重要的文件材料 30年 1.3.6 党委（支部）一般的文件材料 10年 1.3.7 本公司状况反映、工作简报及一般文件材料 10年 1.3.8 司属部门上报材料 10年 1.4 精神文明建立工作 1.4.1 上级机关针对本公司重大问题的指示、批示文件 永久 1.4.2 针对本公司一般性、普发性的文件 10年 1.4.3 司属部门上报材料 30年 1.4.4 精神文明建立中的其他资料 10年 1.5 统战工作 1.5.1 民主党派和无
16、党派人士名单登记、活动记录 永久 1.5.2 反邪教组织工作材料 永久 1.5.3 其他港澳台或者民族事务、宗教事务等活动记录 永久 1.6 信访工作 1.6.1 上级部门批示处理的来信来访的文件材料 永久 1.6.2 本单位来信来访的文件材料 30年 1.6.3 来信来访登记、原始材料等文件 永久 1.6.4 信访案件处理结果 永久 1.6.5 司属部门报送的信访材料 30年 1.7 综合治理工作 1.7.1 上级机关关于综合治理工作的文件材料 30年 1.7.1.1 针对本公司重大问题的指示、批示文件 永久 1.7.1.2 针对本公司一般性、普发性的文件 30年 1.7.2 本公司关于综合
17、治理工作的文件材料 30年 1.7.3 综合治理工作的制度与文件 永久 1.7.4 综合治理工作活动资料 10年 1.8 共青团工作 1.8.1 本公司共青团工作的安排、通知等材料 30年 1.8.2 对下属单位关于共青团工作请示的批复 30年 1.8.3 本公司共青团工作规划、总结 永久 1.8.4 本公司共青团组织状况方面的统计报表 永久 1.8.5 本公司团代会、团委（扩大）会会议文件材料 30年 1.8.6 通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 1.8.7 专项活动与会议组织等相关材料 30年 1.8.8 本公司团员及团组织治理方面的打算、通知、批复与团组织关系介绍信及存
18、根 永久 1.8.9 本公司团费收据 30年 1.9 保密工作 1.9.1 保密工作制度、规定、方法、总结等文件材料 永久 1.9.2 保密资格认证方案、申请、审查、批准文件材料 30年 1.9.3 保密工作检查方案、通知、结论、通报等文件材料 30年 1.10 困难党员帮扶工作 1.10.1 工作方案、规划、文件等 永久 1.10.2 对司属部门的通知文件 永久 1.10.3 帮扶活动中形成的专项材料 永久 1.11 部门工作中产生的工作规划、总结、制度等 20年 1.12 声像、电子、荣誉实物等特别载体文件材料 20年 1.13 实物 1.13.1 公司部门、系统获得的国家、省等各个级别的
19、荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等 永久 1.13.2 获得省级以下级别各单位的荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯等 30年 1.13.3 兄弟单位、社会各界馈赠的牌匾等 30年 1.13.4 上级领导人的题词等 30年 2 党委办公室 2.1 党员干部治理 2.1.1 对党员、党务干部与后备干部的考察、考核、教育、培育、任免、政审决议、调整打算等 永久 2.1.2 对司属部门党务干部的选拔、考察、考核、任免、教育等 永久 2.1.3 党员人党、转正、延期、退党、转入、转出、取消预备期资格的决议、打算及党员名册、党组织关系介绍信及存根 永久 2.1.4 本公司党委组织机构设置、调整、人员编制、启用印章
20、等方面决议、打算及通知 永久 2.1.5 党费收支文件材料 30年 2.1.6 本公司党员学习教育、整党工作和民主生活会形成的文件材料 30年 2.2 党组织建立 2.2.1 本公司组织工作的规章制度、通知等文件材料 永久 2.2.2 党组织状况方面的统计报表、规划总结、组织进展规划 永久 2.2.3 对司属部门关于组织工作请示的批复 30年 2.2.4 本公司党委、支部组织工作的规章制度 30年 2.2.5 组织工作专项工作材料 30年 2.3 人才工作 2.3.1 人才进展战略与规划 永久 2.3.2 对公司人才工作监视治理材料 30年 2.4 老干部工作 2.4.1 本公司老干部工作中形
21、成的专题文件材料 30年 2.4.2 司属部门有关老干部工作的上报材料 30年 2.4.3 离退休人员治理材料 30年 2.5 部门工作中产生的工作规划、总结、制度等 10年 2.6 部门工作中形成的声像、电子、荣誉实物等特别载体文件材料 10年 3 党委宣传部 3.1 宣传活动 3.1.1 本公司宣传工作规划、总结文件材料 30年 3.1.2 本公司宣传工作报告、会议纪要、调研方面文件材料 永久 3.1.3 宣传工作各项制度、方案 永久 3.1.4 司属部门关于宣传工作请示的批复 30年 3.1.5 宣传工作专项资料 永久 3.1.6 本公司编辑的出版物样本与定稿 永久 3.1.7 本公司编
22、辑的简报 30年 3.1.8 新闻媒体、网络对企业重要活动、重大大事、典型人物的宣传报道 永久 3.1.9 本公司标识、商标标识方面的材料 永久 3.1.10 公司宣传工作规划、方案 永久 3.1.11 公司信息公开材料 永久 3.2 庆典活动 3.2.1 活动方案； 工作规划 30年 3.2.2 领导讲话 30年 3.2.3 活动录音、录像、光盘 30年 3.2.4 重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等 30年 3.2.5 新闻媒体的宣传报道 30年 3.3 思想政治工作 3.3.1 领导班子中心组学习材料 永久 3.3.2 党员干部政治理论学习材料 30年 3.3.3 理论课
23、题讨论材料 10年 3.3.4 先进阅历推广材料 10年 3.4 公司文化建立 3.4.1 公司文化建立方案、意见、打算、考核 永久 3.4.2 公司形象宣传系统材料 永久 3.4.3 公司文化手册 永久 3.4.4 公司员工行为标准手册 永久 3.4.5 公司文化建立宣传材料 永久 3.4.6 公司报刊、网络稿 永久 3.4.7 公司文化建立专项活动与会议材料 30年 3.4.8 典型先进宣传资料、阅历沟通材料 30年 3.4.9 媒体宣传报道、录音录像 永久 3.4.10 会议上级领导讲话材料 30年 3.5 重大活动 30年 3.5.1 省、市以上领导来集团公司视察的照片 永久 3.5.
24、2 公司领导主持召开重要会议形成的照片 永久 3.5.3 公司内部重大大事活动或事故，省市劳动榜样、知名人士的照片 永久 3.5.4 一般会议活动形成的照片 30年 3.5.5 省、市以上领导来集团公司视察的录音 永久 3.5.6 公司领导主持召开重要会议形成的录音 永久 3.5.7 公司内部重大活动形成的材料 永久 3.5.8 一般会议活动形成的材料 30年 3.5.9 省、市以上领导来集团公司视察的录像、光盘 永久 3.5.10 公司领导主持召开重要会议形成的录像、光盘 永久 3.5.11 公司内部重大大事活动或事故，省市劳动榜样、知名人士的录像、光盘 永久 3.5.12 一般会议活动形成
25、的录像带、光盘 30年 3.5.13 本公司文体活动、纪念活动形成的录像、光盘 永久 3.5.14 职工文化活动、团委工作形成的录像、光盘 30年 3.5.15 新闻媒体报道本公司的录像、光盘 永久 3.5.16 本公司宣传、广告形成的录像、光盘 30年 3.5.17 本公司宣传部门、媒体部门形成的录像、光盘 30年 3.6 部门工作中产生的工作规划、总结、制度等 10年 3.7 本公司荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等 4 纪检监察 4.1 综合性工作 4.1.1 上级机关针对本公司重大问题的指示、批示文件 永久 4.1.2 上级机关针对本公司一般性、普发性的文件 10年 4.1.3 对司属
26、部门工作指导材料 30年 4.1.4 本公司纪检与监察工作的规定、打算、通报、通知、会议记录、纪要、统计报表、规划、总结、请示报告及上级批复 永久 4.2 党风廉政、反腐工作 4.2.1 违纪案件调查处理 30年 4.2.2 重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料 永久 4.2.3 一般案件的调查处理材料 30年 4.3 信访工作 4.3.1 上级部门下发的文件、批转的文件 30年 4.3.2 来信来访登记、上访记录等原始材料 永久 4.3.3 信访案件处理结果 永久 4.3.4 公司下发的各类文件 永久 4.3.5 其他来信来访的材料 30年 4.4 部门工作中产生的工作规划
27、、总结、制度等 10年 4.5 部门工作中形成的声像、电子、荣誉实物等特别载体文件材料 10年 5 工会 5.1 综合性工作 5.1.1 上级机关针对本公司重大问题的指示、批示文件 永久 5.1.2 上级机关针对本公司一般性、普发性的文件 10年 5.1.3 本公司工会工作规划、年度规划、总结、会议记录、统计年报表 永久 5.1.4 制发的规章制度、打算、通知 永久 5.2 职工代表大会 5.2.1 通知，报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 5.2.2 发言、简报、小组会议记录等 10年 5.2.3 基层工会建立与换届选举等资料 30年 5.3 职工治理 5.3.1 本公司职工民主治
28、理、表彰先进、劳保福利、规划生育、职工维权、工会会费与材务治理文件材料，工会统计年报、工会会员名册方面的文件材料 永久 5.3.2 困难职工档案和动态治理机制，送暖和工程资料 30年 5.3.3 职工多与民主治理、民主决策、民主选举、民主监视资料 永久 5.3.4 公平协商、集体合同资料 永久 5.3.5 工会干部与积极分子培训资料 30年 5.3.6 本公司女工工作、劳动竞赛、文体活动等方面的文件材料 30年 5.3.7 本公司厂务公开材料 30年 5.4 协会与民间团体工作 5.4.1 本公司专业协会、学会成立文件、工作方案、工作机构等 永久 5.4.2 本公司专业协会、学会工作资料 永久
29、 5.4.3 本公司参加协会、学会文件资料 30年 5.4.4 一般性工作资料 10年 5.4.5 重要活动的文件材料 30年 5.4.6 一般活动的文件材料 10年 5.4.7 民间团体设立、变更、撤销等的请示、批复、章程等文件材料 永久 5.4.8 民间团体活动过程形成的重要文件材料 30年 5.4.9 民间团体活动过程形成的一般文件材料 10年 5.5 社会责任 5.5.1 参加和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料 永久 5.5.2 赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料 永久 5.6 其它活动 5.6.1 本公司及省部级(含）以上表彰、嘉奖的 永久 5.6.2 公司先进单位、劳动榜样、先进工的文件材料 30年 5.6.3 上级领导人的题词等 30年 5.6.4 本公司、系统获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等 永久 5.6.5 获得省级以下级别各单位的荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯等 30年 5.6.6 兄弟单位、社会各界馈赠的牌匾等 30年 5.7 声像、电子、荣誉实物等特别载体文件材料 5.8 部门工作中产生的工作规划、总结、制度等 10年 6 综合办公室 6.1 行政公文治理 6.1.1 有关机关、上级主管单位等相关机构制发的涉及本公司行政事务重