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1、档案治理方法第一章 总则第一条 为了加强对档案的治理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为维护国家和企业的利益效劳。依据国家的有关规定，制定本方法。其次条 本方法所称档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，包括工程监理、经营治理、劳开工资、科研询问等方面的档案资料。公司建档范围确立为:1、公司设立、变更的申请,审批，登记以及终止，解散后清算等方面的文件材料；2、公司股东会，董事会形成的文件材料；3、财务、会计及其治理方面的文件材料；4、劳开工资、人事、法律事务治理方面的文件材料；5、经营治理方面的文件材料；6、生产技术治理方面的文件材料；7、仪器、设备方面的文件材料；8、根本建设、工
2、程设计、施工、竣工、修理方面的文件材料；9、科研开发、技术引进、转让方面的材料；10、教育培训方面的文件材料；11、党群(工、青、妇)组织方面的文件材料；12、其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、打算、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作打算、工作规划和工作总结。公司档案还包括声像资料:1、照片档案：闻、科技、工程照片。由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；2、影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；3、录音档案：录音带；4、录像档案。第三条 档案工作是企业治理工作的重要组成局部，是维护企业合法权益，反映历史真实面貌，为企业积存历史史料的一项重要工作。公司各
3、部门、各级领导都要重视档案工作， 把档案工作摆上重要位置，列入本单位议事日程，列入相关部门和人员的职责范围和考核内 容。第四条 公司档案按国家规定实行集中统一治理。第五条 公司建立档案室隶属于综合办公室。公司综合办公室作为统管档案工作的职能部门和档案资料信息中心受公司负责人领导。会计档案托付公司财务部负责收集、保管。第六条 档案室的主要职责：1、认真宣传贯彻档案法和国家关于档案工作的方针、政策、法规，建立健全各项规章制度，行使档案治理职能；2、检查、指导、催促各部门做好各类档案资料包括文字、图表、声像等不同形式的历史记录的收集、整理和归档工作；3、收集、整理、保管公司的各类档案资料；4、编制必
4、要的检索工具和参考资料，乐观开展档案的开发利用工作；5、负责档案的鉴定、销毁工作；第七条 公司在各项公务活动中形成的文件、图纸、资料、照片、录音带、胶片及其他载体的资料和有保存价值的实物资料都应由各部门负责人指定档案专兼职人员负责收集、整理和立卷归档。其次章 文书档案第八条 档案治理工作必需贯彻执行档案法、保密法等有关法律、法规，严格治理制度，维护档案的完整与安全，杜绝丧失、泄密等事故的发生。第九条 公司机关各职能部门在工作活动中所形成的全部文书材料包括音像及图片资料，以及上级各有关主管部门制定并下达的有关文件材料，均应作为档案材料，由公司档案室统一集中治理。第十条 文书档案的收集整理1、公司
5、各部门当年的收发公文、资料包括音像、图片资料，必需于次年六月底全部上交公司档案室，不得私自存留或自行销毁；2、凡上级业务部门或外单位发到相关业务部门的文件，本单位应有登记、移交手续， 按规定时限向档案室移交；3、档案室对各部门移交的文书材料，应按国家档案标准进展整理立卷，依据年月、机构、问题确定保管期限，分别按永久、长期和短期的不同期限进展保管。第十一条 文书的归档要求1、归档文件及形成文件的有关原始材料应合一立卷，不得分开，按批复在前、请示在 后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后的挨次进展排列，便于检索和查阅。印件、原稿均应加盖公章，以示文件生效日期；2、归档文件要编制“案卷名目”、
6、“卷内文件名目”，挨次排列完整、明白。卷内文件要编挨次页号。卷内文件存在不齐全、不完整等需要说明的状况，必需在备考表中加以说明；3、每个案卷的封面均应用毛笔或钢笔工整填写，不得省略或滥用简称，案卷标题必需简明，精准地提醒卷内文件内容并填写文件起止日期及文件页数；第十二条 文书档案治理1、建立和健全文书档案治理制度，将文书档案治理纳入企业的全面质量治理体系。2、文书档案按年度、机构、问题进展分类，编归档号。3、对档案的收进、移出、整理、鉴定，保管档案的数量；档案构成，要准确，准时地进展登记。4、对档案材料必需疼惜，不得在文卷内圈划、涂改、拆抽；抄文须校对，并用特地摘抄文或保密手册。对借出的重要案
7、卷须注明份数、页数，交还时如觉察问题应准时追查。第三章 科技档案第十三条 科技档案是反映公司在工程询问和科研工作活动中，具有保存价值，并按肯定的归档制度作出真实的历史记录集中保管起来的科技文件材料，如图纸、图表、文字材料 及照片等。第十四条 科技档案是公司工程技术人员、职工群众才智的结晶，是科学技术资料储藏的一种形式，是公司的贵重财宝，必需实行集中、统一治理，防止分散和遗失。第十五条 科研工程档案工作，实行两纳入的运作机制：1纳入科研工程档案治理，与打算、课题、成果治理严密结合；2纳入科技人员的岗位职责。科技文件材料的整理、归档，是科研工程工程课题完毕或阶段性完成，以及科技人员的工作业绩，得以
8、实际认可的最终一项定性指标。第十六条 科研工程工作与建档工作实行四同步：下达打算任务与提出科技文件材料归档同步；检查打算进度与检查档案材料的积存状况同步；验收、鉴定科研成果及工程工程与 鉴定、验收、科技档案同步；科技人员晋职升级、成果上报，与档案部门出具科技文件材料的归档证明同步。第十七条 科技档案依据集中统一治理的原则，应依据科研工程性质，从打算申报、调查争论、工程招标、立题论证、争论开展、成果验收、嘉奖申报、推广应用等全过程进展收集、整理、立卷、归档。科技档案的收集工作应完整、准确、系统、标准。第十八条 凡由我公司主持并有兄弟单位协作攻关争论工程，由我公司档案部门保管整套档案。外协单位所形
9、成的科技文件材料，由我公司工程负责人收集、整理、归档。第十九条 归档范围及内容。科研工程的归档材料和重要归档材料均应包括文本文档和电子文档两局部。各类文档均应严格依据规定格式编制，其中争论报告应按科研工程争论 报告写作标准编制。1、科研工程归档材料的文本文档应包括以下内容：（1） 科研预备阶段 科研打算工程申报表及批复； 科研工程可行性方案、专家评审意见、论证报告； 科研工程打算任务书工程建议书及批复； 招投标文件、科研合同协议书。（2） 争论阶段 原始记录，试验报告，调查原始记录及汇总材料； 阶段小结，阶段争论报告； 工程进展表，工程变更单及批复； 设计文件、底图、明细表、配方、标本等； 专
10、利申请的有关材料申请书、说明书、证书等； 软件类科研成果的测试大纲、测试报告等。（3） 总结验收阶段 论文、专著和学术沟通材料； 验收用全套技术材料工作、争论、设计、使用报告等； 验收申请表、验收证书、专家评审意见等； 科研成果查证明、应用证明等； 科研经费结算表、物资设备使用表等； 科研成果登记表。（4） 成果申报嘉奖阶段 科技嘉奖推举材料； 获奖证书。（5） 推广应用阶段 用户报告，推广应用报告； 成果转让合同； 成果推广评价意见； 生产定型后的评议材料。2、科研工程重要归档材料的文本文档应包括以下内容：（1） 科研工程打算任务书工程建议书及批复；（2） 招投标文件；（3） 科研合同协议书
11、；（4） 争论报告；（5） 验收申请表、验收证书；（6） 科研成果登记表。3、科研工程归档材料和重要归档材料的电子文档应包括以下内容：（1） 科研工程打算任务书工程建议书；（2） 科研合同协议书；（3） 争论报告；（4） 工程汇报的多媒体演示文稿；（5） 验收申请表、验收证书；（6） 科技成果登记表。其次十条 归档要求1、档案部门有责任催促科技人员做好科技文件材料的形成、积存、整理和归档工作。做到每项技术活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。2、技术文件材料，都应做到格式统一，字迹工整，图像清楚，有利于永久保存。3、所归图纸含底图的规格，一律按国家统一标准图幅执行。图纸各框内，要逐项
12、签名、并注明时间，图纸必需填写名目、图号并注明张数。4、当一个工程课题完毕后，工程课题负责人按其内部的有关联系和自然规律， 完整、准确、系统地进展组卷、归档，填写“科技档案说明书”和备考表，备考表要说明档 案的完整、准确状况以及取得的结果，因故中断的应注明缘由。然后交档案室领导审查签字， 重要的须送公司科研负责人审查、验收后，方可正式归档。5、归档的科技档案编写移交名目一式二份，向档案室移交，档案人员依据名目查点清楚后，在移交名目上签字，交接双方各保存一份。其次十一条 归档时间。一般状况下，一个工程课题完毕后即整理归档，最迟不得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整理、归档。其次十
13、二条 档案借阅。1、本公司科技人员，因工作需要可到档案室借阅档案、资料。借阅机密档案须经室领 导批准，借阅绝密档案经公司主管领导批准，并填写档案借阅登记表见附表 1。但不外借，一律在档案室查阅。借阅份数，一次最多三份，累计不超过五份，借期不超过一个月。2、科技档案的底稿与底图不外借，可在档案室查阅。因工作需要复制时，须经室和业务主管领导批准。3、所借档案资料，不得转借他人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丧失、泄密。4、外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围。在档案室查阅，不外借，如有特别状况须外借，经业务主管部门领导批准。外协单位，因工作需要查阅与协作工程相关的档案时，手续与本公司人
14、员一样。5、档案、资料的借出和归还，均要当面点清和办理好借、还手续。6、本公司职工调离、出国、离退休前，须将所借的档案、资料如数归还，并经档案室经办人员签字后，方可办理离公司手续。第四章 声像档案其次十三条 声像档案是指公司或个人在社会实践活动中形成的对公司有保存价值的录像、录音、照片等辅以文字说明的历史记录。声像档案是本单位档案全宗的组成局部，由公 司档案室实行集中统一保管。其次十四条 声像档案的收集一、收集范围1、在高速大路建设监理中拍摄的施工现场实况，施工质量实况，构造物实况，施工场面、竣工后大路、桥梁等的照片、影片、录像等；2、国内外专家、学者来公司考察，进展技术指导等学术沟通活动的照
15、片、录像带；出国考察带回的有保存价值的照片；3、各种业务培训学习有长期保存价值的录音带、录像带，开学、毕业结业典礼的照片；4、各种重要的会议照片及录音带、录像带；5、反映本单位开展各项政治、经济、生产技术活动状况的照片、录像带；6、各种重大事故、案件调查中现场拍摄的照片；7、其他有保存价值的声像材料及实物档案，如奖杯，奖状，奖章、锦旗等。二、收集方法1、声像档案资料应在形成后随其他档案同时归档；2、各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料；3、过去历年来散存在各部门或个人手中的有保存价值的声像材料都要进展清理，附注简要文字说明和形成日期，并移交档案室。三、收集要求1、录音带、录像带、影片、
16、照片含底片和文字说明要收集齐全，按时归档，并建立归档掌握措施，以防散失；2、档案室应接收原版、原件、声像资料，特别状况下可承受复制件；3、声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符； 其次十五条 声像档案的保管1、声像档案入库前要进展检查，对已被污损的，要进展必要的技术处理；2、底片册、录音、录音带应立放，磁带必需避开30 奥斯特以上的磁场，磁带盒之间的间距不小于 3mm；3、对库存的照片档案，要两年检查一次；对库存不常用的录音带、录像带包括影片胶带等至少半年重绕一次；对已污损的，要准时修补、复制；4、档案室保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必需
17、经过鉴定，征得归案单位同意，报经主管领导审批、登记造册；第五章 档案的鉴定和销毁其次十六条 应定期做好档案保管价值的鉴定工作。鉴定工作在总工程师工程师或主管负责人的组织领导下，由有关专业人员和档案人员共同进展。其次十七条 鉴定工作关系到档案存毁的命运，要格外慎重。对应鉴定的档案必需直接对卷内的文件的科学价值，历史价值和现实价值做出鉴定。从而确定或调整保管期限，对失 去保存价值要销毁的档案，应造出销毁清册，书面报告公司领导批准后予以销毁，并备案。其次十八条 经批准销毁的档案，由档案室负责实施。本方法未尽之处由综合办公室负责修订和解释。序号名称编 号借阅人审批人借阅时间附表 1档案资料借阅登记表版本: B10