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1、 2023年小企业档案管理制度小公司档案管理制度(十三篇)2023年小企业档案治理制度 小公司档案治理制度篇一 第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推动机关档案科学、标准治理，丰富国家档案资源，为各项工作供应有效效劳，依据中华人民共和国档案法机关档案工作条例等法律法规，制定本规定。 其次条 本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。 第三条 机关档案工作是档案工作开展的根底，是国家档案事业的重要组成局部。机关档案工作是机关不行缺少的根底性工作，是推动依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必
2、要条件，是爱护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 第四条 机关档案工作实行统一领导、分级治理。国家档案行政治理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中心和国家机关档案工作的监视、指导和检查。地方档案行政治理部门在上级档案行政治理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建立，负责本行政区域内机关档案工作的监视、指导和检查。档案行政治理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中心、地方专业主管机关应当依据本专业的治理体制，在档案行政治理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进展监视、指导。中
3、心、地方专业主管机关进展监视、指导时，应当遵循统一领导、分级治理原则。 第五条 机关的全部档案应当集中、统一治理。机关档案治理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。 第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作规划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步进展。档案工作所需的根底设施配备和维护经费，档案日常治理工作经费，档案信息化建立经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。 其次章 机构和人员 第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或担当该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作
4、协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。 第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政治理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进展集中治理。 第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，详细担当机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，担当相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相
5、关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等状况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。 第十条 机关档案工作的根本任务是： (一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将标准本单位、本系统档案治理的根本制度报档案行政治理部门备案; (二)制定并组织实施档案工作进展规划或规划; (三)对机关各种文件材料的形成、积存和归档工作进展监视和指导，对所属机构的档案工作进展监视和指导; (四)负责治理机关的全部档案并供应利用，帮助做好机关政府信息公开工作; (五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数
6、字化和电子文件、电子档案标准治理; (六)承受档案行政治理部门监视、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案; (七)负责组织档案业务沟通和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动; (八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰嘉奖建议;对违反档案治理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。 第十一条 机关通过政府购置效劳方式帮助实现档案工作根本任务的，应当严格限定社会化效劳范围，严格审核效劳供方的信息安全保障力量和业务资质，并承受档案行政治理部门监视、指导和检查。机关档案业务社会化效劳限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案治理
7、技术支持等帮助性工作。社会化效劳应当符合档案效劳外包工作标准(da/t68)规定。 第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治牢靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作力量。档案工作人员应当熟识机关工作，具备档案治理、信息治理等相关学问背景，并定期参与业务培训。不具备前述学问背景的档案工作人员，应当经过相关专业学问和技能培训。 第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当根据国家有关保密法律法规执行。 第三章 根底设施 第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并依据工作需要设置展览用房、档案数字化用房
8、、效劳器机房等。档案库房应当依据载体类型分别设置，不具备条件的应当依据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以根据办公、整理、阅览等根本功能分区设置。 第十五条 档案办公用房面积根据党政机关办公用房建立标准执行。阅览用房面积应当满意不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满意机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量年增长量存放年限)60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、效劳器机房等用房面积应当满意业务开展需要。 第
9、十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房治理。档案库房选址应当防潮、防火、避开阳光直射，利于档案爱护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处潮湿地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。 第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合办公建筑设计标准(jgj67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。 第
10、十八条 档案库房应当依据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采纳木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满意工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采纳密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kn/m或按档案装载状况相应增加。 第十九条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。 其次十条 档案库房应当配备消防系统。依据档
11、案重要程度和载体类型的不同，可以选择采纳干净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。 其次十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口掌握、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。 其次十二条 机关应当根据档案信息化要求，建立或配备能够满意库房现代化治理、档案数字化、电子文件及电子档案治理需求的根底设施设备。智能库房治理根底设施设备应当满意温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成治理以及其他智能治理需要。档案数
12、字化、电子文件及电子档案治理根底设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关根据本规定第十九条至其次十二条配备根底设施设备的，应当满意温湿度调控、消防、安防和信息化工作的根本需求。 2023年小企业档案治理制度 小公司档案治理制度篇二 环境爱护档案治理方法 第一章 总 则 第一条 为了加强环境爱护档案的形成、治理和爱护工作，开发利用环境爱护档案信息资源，依据中华人民共和国档案法及其实施方法、中华人民共和国环境爱护法等相关法律法规，结合环境爱护工作实际，制定本方法。 其次条 本方法所称环境爱护档案，是指各级环境爱护主管部门及其派出机构、直属单位(以下简称环境爱护部门)，在环境爱
13、护各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录，主要包括文书档案、音像(照片、录音、录像)档案、科技档案、会计档案、人事档案、基建档案及电子档案等。 第三条 环境爱护档案工作是环境爱护部门的重要职责，实行统一领导、分级治理。 第四条 国务院环境爱护主管部门对环境爱护档案治理工作实行监视和指导，在业务上承受国家档案行政治理部门的监视和指导。 地方各级环境爱护主管部门对本行政区域内环境爱护档案治理工作实行监视和指导，在业务上承受同级档案行政治理部门和上级环境爱护主管部门的监视和指导。 其次章 环境爱护部门档案工作职责 第五条 环境爱护部门应当加强对
14、档案工作的领导，完善档案工作治理体制，建立档案治理机构，配备政治牢靠、责任心强、具备档案治理及环境爱护相关专业学问和业务技能的正式专职档案治理人员。环境爱护部门办公厅(室)档案治理机构归口负责本部门档案治理工作。 第六条 环境爱护部门应当将档案工作纳入本部门进展规划和年度工作规划，列入工作考核检查内容，准时讨论并协调解决档案工作中的重大问题，确保档案工作与本部门整体工作同步协调进展。 第七条 环境爱护部门应当根据部门预算编制和治理的有关规定，科学合理核定档案工作经费，并列入同级财政预算，加强对档案工作经费的审计和绩效考核，确保科学使用、专款专用。 第八条 环境爱护部门应当根据国家有关档案治理的
15、规定，确定文件材料的详细接收范围，包括本部门在各项工作和活动中形成的具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录，以及与本部门有关的撤销或者合并部门的全部档案。 第九条 环境爱护部门应当将档案信息化建立纳入本部门信息化建立同步实施，推动文档一体化治理，实现资源数字化、利用网络化、治理智能化。 第十条 环境爱护部门应当为开展档案治理工作供应必要条件。档案治理人员办公室、档案库房、阅档室和档案整理间应当分开。 第十一条 环境爱护部门应当加强档案根底设施建立，改善档案安全治理条件，供应符合设计标准的专用库房，配备防盗、防火、防潮、防水、防尘、防光、防鼠、防虫等安全设施，以及计算机、复印机、打
16、印机、扫描仪、照相机、摄像机、防磁柜等工作设备。 第十二条 环境爱护部门应当将档案治理人员培训、沟通、使用列入干部培育和选拔任用统一规划，统筹安排，为档案治理人员学习培训、挂职熬炼、沟通任职等制造条件。档案治理人员的职务晋升或者职称评定、业务力量考核，根据国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。 第十三条 环境爱护部门应当根据中华人民共和国保守国家隐秘法等有关法律法规，确保环境爱护档案安全保密和有效利用。 第三章 档案治理机构、文件(工程)承办单位职责 第十四条 环境爱护部门的档案治理机构应当履行以下职责: (一)贯彻执行国家档案法律法规和工作方针、政策。经国家档案行政治理部门同意，国务院
17、环境爱护主管部门的档案治理机构负责讨论制定环境爱护档案治理规章制度、行业标准和技术标准并组织实施。地方各级环境爱护主管部门的档案治理机构依据上级环境爱护主管部门和档案行政治理部门的相关制度要求，制定本行政区域内环境爱护档案治理工作制度并组织实施。 (二)负责本部门档案的统一治理，地方各级环境爱护主管部门的档案治理机构对本行政区域内环境爱护档案治理工作进展监视和指导。 (三)负责编制本部门档案治理经费年度预算，将档案资料收集整理、保管爱护、开发利用，设备购置和运行维护，信息化建立，以及档案宣传培训等工程经费列入预算。 (四)负责本部门档案信息化工作，参加本部门电子文件全过程治理工作，组织实施本部
18、门档案数字化加工、电子文件归档和电子档案治理以及重要档案异地、异质备份工作。 (五)负责对本部门重点工作、重大会议和活动、重大建立工程、重大科研工程、重大生态爱护工程等归档工作进展监视和指导，参加重大科研工程成果验收、重大建立工程工程竣工和重要设备仪器开箱的文件材料验收工作。 (六)负责制定本部门文件(工程)材料的归档范围和保管期限，指导本部门的文件收集、整理、归档工作，组织档案信息资源的编研，科学合理开发利用，安全保管档案并根据有关规定向档案馆移交档案。 (七)国务院环境爱护主管部门的档案治理机构，负责汇总统计地方环境爱护主管部门，本部门及其派出机构、直属单位档案工作根本状况的数据，并报送国
19、家档案行政治理部门。地方各级环境爱护主管部门的档案治理机构，负责汇总统计本行政区域内环境爱护档案工作根本状况数据，并报送同级档案行政治理部门和上级环境爱护主管部门。 (八)负责开展环境爱护部门档案工作业务沟通，组织档案治理人员专业培训。 (九)各级环境爱护主管部门的档案治理机构负责组织实施同级档案行政治理部门布置的相关工作，并协调环境爱护部门的档案治理机构与其他部门档案治理机构之间的档案工作。 第十五条 环境爱护部门的文件(工程)承办单位在本部门档案治理机构的指导下，履行以下职责： (一)负责本单位文件(工程)材料的收集、整理和归档。 (二)负责催促指导文件(工程)承办人分类整理文件材料，做到
20、齐全完整、分类清晰、排列有序，并根据规定向本部门档案治理机构移交。 (三)重大建立工程、重大科研工程、重大生态爱护工程承办单位负责制定专项档案治理规定、归档范围和保管期限，报环境爱护部门的档案治理机构同意后，由工程承办单位组织实施。 第四章 文件材料的归档 第十六条 环境爱护文件材料归档范围应当全面、系统地反映综合治理和政策法规、科学技术、环境影响评价、环境监测、污染防治、生态爱护、核与辐射安全监管、环境监察执法等业务活动。 第十七条 环境爱护部门在部署污染源普查、环境质量调查等专项工作时，应当明确文件材料的归档要求;在检查专项工作进度时，应当检查文件材料的收集、整理状况;重大建立工程、重大科
21、研工程和重大生态爱护工程文件材料不符合归档要求的，不得进展工程鉴定、验收和申报奖项。 第十八条 环境爱护文件材料归档工作一般应于次年3月底前完成。文件(工程)承办单位依据以下情形，按要求将应归档文件及电子文件同步移交本部门档案治理机构进展归档，任何人不得据为己有或者拒绝归档： (一)文书材料应当在文件办理完毕后准时归档; (二)重大会议和活动等文件材料，应当在会议和活动完毕后一个月内归档; (三)科研工程、建立工程文件材料应当在成果鉴定和工程验收后两个月内归档，周期较长的科研工程、建立工程可以按完成阶段分期归档; (四)一般仪器设备随机文件材料，应当在开箱验收或者安装调试后七日内归档，重要仪器
22、设备开箱验收应当由档案治理人员现场监视随机文件材料归档。 第五章 档案的治理 第十九条 环境爱护部门应当加强对不同门类、各种形式和载体档案的治理，确保环境爱护档案真实、齐全、完整。 其次十条 环境爱护档案的分类、著录、标引，依照中国档案分类法 环境爱护档案分类表环境爱护档案著录细则环境爱护档案治理标准等文件的有关规定执行，其相应的电子文件材料应当根据有关要求同步归档。 文书材料的整理归档，依照归档文件整理规章(da/t 22-20_)的有关规定执行。 照片资料的整理归档，依照照片档案治理标准(gb/t 11821-20_)的有关规定执行。 录音、录像资料的整理归档，依照录音、录像治理的有关规定
23、执行。 科技文件的整理归档，依照科学技术档案案卷构成的一般要求(gb/t 11822-20_)的有关规定执行。 会计资料的整理归档，依照会计档案治理方法(财政部、国家档案局令第79号)的有关规定执行。 人事文件材料的整理归档，依照干部档案工作条例(组通字199113号)、干部档案整理工作细则(组通字199111号)、干部人事档案材料收集归档规定(中组发20_12号)等文件的有关规定执行。 电子文件的整理归档，依照电子文件归档与电子档案治理标准(gb/t 18894-20_)、cad电子文件光盘存储、归档与档案治理要求(gb/t 17678.1-1999)等文件的有关规定执行。重要电子文件应当与
24、纸质文件材料一并归档。 其次十一条 环境爱护部门的档案治理机构应当定期检查档案保管状态，调试库房温度、湿度，准时对破损或者变质的档案进展修复。 其次十二条 环境爱护档案的鉴定应当定期进展。 环境爱护部门成立环境爱护档案鉴定小组进展鉴定工作，鉴定小组由环境爱护部门分管档案工作的负责人、办公厅(室)负责人，以及档案治理机构、保密部门和文件(工程)承办单位有关人员组成。 对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案，应当提请本部门环境爱护档案鉴定小组鉴定。鉴定工作完毕后，环境爱护档案鉴定小组应当形成鉴定报告，提出鉴定意见。 其次十三条 环境爱护档案的销毁应当根据相关规定办理，并履行销毁批准手续。未经鉴定
25、、未履行批准销毁手续的档案，严禁销毁。 对经过环境爱护档案鉴定小组鉴定确认无保存价值需要销毁的档案，应当进展登记造册，报本部门分管档案工作负责人批准后销毁。档案销毁清册永久保存。 环境爱护档案的销毁由档案治理机构组织实施。销毁档案时，档案治理机构与保密部门应当分别指派人员共同进展现场监视，并在销毁清册上签字确认。档案销毁后，应当准时调整档案柜(架)，并在名目及检索工具中注明。 其次十四条 环境爱护部门撤销或者变动时，应当妥当保管环境爱护档案，向相关接收部门或者同级档案治理部门移交，并向上级环境爱护主管部门报告。 其次十五条 文件(工程)承办单位的工作人员退休或者工作岗位变动时，应当准时对属于归
26、档范围的文件材料进展整理、归档，并办理移交手续，不得带走或者毁弃。 第六章 档案的利用 其次十六条 环境爱护部门的档案治理机构应当积极开发环境爱护档案信息资源，并依据环境爱护工作实际需要，对现有档案信息资源进展综合加工和深度开发，为环境爱护工作供应效劳。 其次十七条 环境爱护部门应当积极开展环境爱护档案的利用工作，建立健全档案利用制度，明确相应的利用范围和审批程序，确保档案合理利用。 其次十八条 环境爱护档案一般以数字副本代替档案原件供应利用。档案原件原则上不得带出档案室。 利用环境爱护档案的单位或者个人应当负责所利用档案的安全和保密，不得擅自转借，不得对档案原件进展折叠、剪贴、抽取、拆散，严
27、禁在档案原件上勾画、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式损毁档案。 第七章 嘉奖与惩罚 其次十九条 有以下事迹之一的，依照国家有关规定赐予表扬、表彰或者嘉奖： (一)在环境爱护档案的收集、整理或者开发利用等方面做出显著成绩的; (二)对环境爱护档案的爱护和现代化治理做出显著成绩的; (三)将个人全部的具有重要或者宝贵价值的环境爱护档案捐赠给国家的; (四)执行档案法律法规表现突出的。 第三十条 在环境爱护档案工作中有违法违纪行为的，依法依规赐予处分;情节严峻，涉嫌构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。 第八章 附 则 第三十一条 地方各级环境爱护主管部门可以依据本方法，结合本地实际状况，
28、联合同级档案行政治理部门制定实施细则，并报上级档案行政治理部门和环境爱护主管部门备案。 第三十二条 本方法自2022年3月1日起施行。1994年10月6日公布的环境爱护档案治理方法(原国家环境爱护局 国家档案局令第13号)同时废止。 2023年小企业档案治理制度 小公司档案治理制度篇三 第一章 总则 第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推动机关档案科学、标准治理，丰富国家档案资源，为各项工作供应有效效劳，依据中华人民共和国档案法机关档案工作条例等法律法规，制定本规定。 其次条 本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的
29、各种形式、各种载体的历史记录。 第三条 机关档案工作是档案工作开展的根底，是国家档案事业的重要组成局部。 机关档案工作是机关不行缺少的根底性工作，是推动依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是爱护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 第四条 机关档案工作实行统一领导、分级治理。 国家档案行政治理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中心和国家机关档案工作的监视、指导和检查。地方档案行政治理部门在上级档案行政治理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建立，负责本行政区域内机关档案工作的监视、指导和检查。 档案行政治理部门履行检
30、查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。 中心、地方专业主管机关应当依据本专业的治理体制，在档案行政治理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进展监视、指导。中心、地方专业主管机关进展监视、指导时，应当遵循统一领导、分级治理原则。 第五条 机关的全部档案应当集中、统一治理。 机关档案治理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。 第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作规划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步进展。 档案工作所需的根底设施配备和维护经费，档案日常治理工作经费，档案信 息化建立经费
31、，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。 其次章 机构和人员 第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或担当该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。 第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。 经同级档案行政治理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进展集中治理。 第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门
32、(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，详细担当机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，担当相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。 县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等状况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。 第十条 机关档案工作的根本任务是： (一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将标准本单位、本系统档案治理的根本制度报档案行政治理部门备案; (二)制定并组织实施档案工作进展规划或规划; (三)对机关各种文件材料的形成、积存和归档工作进展
33、监视和指导，对所属机构的档案工作进展监视和指导; (四)负责治理机关的全部档案并供应利用，帮助做好机关政府信息公开工作; (五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案标准治理; (六)承受档案行政治理部门监视、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案; (七)负责组织档案业务沟通和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动; (八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰嘉奖建议;对违反档案治理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。 第十一条 机关通过政府购置效劳方式帮助实现档案工作根本任务的，应
34、当严格限定社会化效劳范围，严格审核效劳供方的信息安全保障力量和业务资质，并承受档案行政治理部门监视、指导和检查。 机关档案业务社会化效劳限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案治理技术支持等帮助性工作。社会化效劳应当符合档案效劳外包工作标准(da/t68)规定。 第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治牢靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作力量。 档案工作人员应当熟识机关工作，具备档案治理、信息治理等相关学问背景，并定期参与业务培训。 不具备前述学问背景的档案工作人员，应当经过相关专业学问和技能培训。 第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，
35、应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当根据国家有关保密法律法规执行。 第三章 根底设施 第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并依据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、效劳器机房等。 档案库房应当依据载体类型分别设置，不具备条件的应当依据载体类型分区设置。 县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以根据办公、整理、阅览等根本功能分区设置。 第十五条 档案办公用房面积根据党政机关办公用房建立标准执行。 阅览用房面积应当满意不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。 档案库房面积应当满意机关档案法定存放年限需要，
36、使用面积按(档案存量 年增长量存放年限)60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m测算。 整理用房、展览用房、档案数字化用房、效劳器机房等用房面积应当满意业务开展需要。 第十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。 档案办公用房选址应当便于档案库房治理。档案库房选址应当防潮、防火、避开阳光直射，利于档案爱护。 档案库房不应设置在地下或顶层，地处潮湿地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。 第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合办公建筑设计标准(jgj67)规定，整理用房、阅览用
37、房建筑设计应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。 档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合档案馆建筑设计标准(jgj25)规定。 第十八条 档案库房应当依据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采纳木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满意工作需要。 档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采纳密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kn/m或按档案装载状况相应增加。 第十九条 档案库房应当
38、配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。 保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。 其次十条 档案库房应当配备消防系统。依据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采纳干净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。 其次十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口掌握、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。 其次十二条 机关
39、应当根据档案信息化要求，建立或配备能够满意库房现代化治理、档案数字化、电子文件及电子档案治理需求的根底设施设备。智能库房治理根底设施设备应当满意温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成治理以及其他智能治理需要。档案数字化、电子文件及电子档案治理根底设施设备应当符合本规定第五章要求。 县级或形成档案数量较少的机关根据本规定第十九条至其次十二条配备根底设施设备的，应当满意温湿度调控、消防、安防和信息化工作的根本需求。 第四章 治理要求 第一节 一般规定 其次十三条 机关档案包括： (一)文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案; (二)机关履行行业特有职责形成的专业档案;
40、 (三)照片、录音、录像等音像档案; (四)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案; (五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案; (六)其他档案。 前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。 其次十四条 机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。 机关应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、治理记录等内容，编制要求根据全宗卷标准(da/t12)执行。 其次十五条 机关档案治理应当做到收集齐全完整，整理标准有序，保管安全牢靠，鉴定精
41、确准时，利用简捷便利，开发有用有效。 涉及国家隐秘档案的治理应当符合保密治理的相关规定。 其次节 形成与收集 其次十六条 机关履行职责过程中应当根据有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。 文件材料形成时，应当采纳耐久、牢靠、满意长期保存需求的记录载体和记录方式。 归档文件材料应当真实、精确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。 其次十七条 机关文书或业务部门应当准时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。以下文件材料应当纳入收集范围。 机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发大事、举办重要活动等
42、形成的归档文件材料;机关担当重大建立工程、重大科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。 其次十八条 机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政治理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当准时修订，经重新审查同意后施行。 文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和根本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其特地规定。 机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。 其次十九条 文书档案的收集范围根据机关文件材料归档范围和文书
43、档案保管期限规定制定执行。 会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合会计档案治理方法、科学技术讨论课题档案治理标准(da/t2)、建立工程档案治理标准(da/t28)及国家电子政务工程建立工程档案治理暂行方法规定。 照片档案的收集范围应当符合照片档案治理标准(gb/t11821)和数码照片归档与治理标准(da/t50)规定。 其他门类档案收集范围根据国家相关规定执行。 第三十条 电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合数字档案室建立指南、电子文件归档与电子档案治理标准(gb/t18894)、文书类电子文件元数据方案(da/t46)、照片类电子档案元数据方案(da/t54)、录音录像
44、类电子档案元数据方案(da/t63)等规定。 第三节 整理与归档 第三十一条 机关应当根据本规定其次十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调照应，便于档案的统一治理和利用。分类方案一经确定，应当保持全都，不得随便变动。 机关档案分类方案一般采纳年度、机构(问题)、保管期限等分类项进展复式分类，有特地规定的，从其规定。 第三十二条 机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推动卷件融合治理。 文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进展整理。科技档案、人事档案、会计档案一般
45、以卷为单位进展整理。其他门类档案依据需要以卷或件为单位进展整理。整理方法分别根据相应要求执行。 第三十三条 机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，表达档案来源、档案门类、整理分类体系和排列挨次等档案根本属性。档号构造应当符合档号编制规章(da/t13)、归档文件整理规章(da/t22)和数字档案室建立指南要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调照应。 机关档案门类宜根据文书(ws)、科技(kj)、人事(rs)、会计(ku)、专业(zy)、照片(zp)、录音(ly)、录像(lx)、业务数据(sj)、公务电子邮件(yj)、网页信息(wy)、社交媒体(mt)、实物档案(sw)设置一级门类代码，根据科研(kjky)、基建(kjjj)、设备(kjsb)设置科技档案二级门类代码。专业档案根据相关规定设置二级门类代码。 第三十四条 机关档案应当编制检索工具，满意手工检索和计算机检索需要。 机关档案应当根据档案著录规章(da/t