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1、2023年企业档案管理制度13篇 书目 第1篇药业企业档案管理制度 第2篇企业档案管理制度-范本 第3篇工贸企业档案管理制度 第4篇企业档案管理制度 第5篇w企业档案管理制度 第6篇q企业档案的管理制度 第7篇q企业档案管理制度 第8篇企业档案管理制度范本 第9篇冶金企业档案工作平安管理制度 第10篇企业档案管理方法制度 第11篇房地产开发企业档案管理制度 第12篇房地产企业档案管理制度 第13篇f房地产开发企业档案管理制度 f房地产开发企业档案管理制度 房地产开发有限责任公司档案管理制度: 1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁
2、等管理内容。 2.档案的管理机构 2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任详细负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常详细工作。 2.2 文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。 2.3 各部室、各单位或个人视实际须要,经公司领导批准后可留存影本。 2.4公司档案员(兼)主要工作职责 2.4.1 制定或参加制定档案工作的规章制度; 2.4.2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督; 2.4
3、.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.4.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作; 2.4.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3. 归档范围 3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存) 3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排、营销安排、财务安排;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类安排指标、技术指标、营
4、销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存) 3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存) 3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存) 3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存) 3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存) 3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存) 3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标记牌申请表、竣工备案通知书。(由工
5、程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存) 3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存) 3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存) 3.11 公司劳资人力资源资料。包括公司员工聘请、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存) 3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存) 3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存) 3.14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件
6、消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存) 3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存) 4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。 5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有安排地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整
7、理、立卷、移交公司办公室进行归档。 5.1 立卷归档的时间 5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。 5.1.2 对于在外地施工部门的文件,为便利日常工作,立卷归档时间可依据实际状况适当延长。 5.3 立卷归档的要求 5.2.1 各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。 5.2.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。 5.2.3 归档的文件资料必需完整、真实、精确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起 5.2
8、.4 立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标题、日期等项目填写清晰,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、坚固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。 5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清晰、精确。 5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主,依据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 5.2.7 立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有亲密联系的文件组合在一起。 5.2.8 立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。 5.2.9 立卷
9、归档后,发觉需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。 5.2.10 文件组成案卷后,卷内文件应根据肯定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找便利。 5.2.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件,并保持其完好无损。 5.2.12 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。 6.档案的借阅 6.1 档案只供本公司利用,一般不外借。如状况特别,须经公司总经理批准后方可查阅。 6.2 各部室工作人员可干脆查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。 6.3 档案
10、借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。 6.4 对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用。复制可采纳复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后供应运用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。 6.5 必要时,档案室应对所供应档案出具证明,证明材料写好后应细致校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料作说明或下结论。 6.6 档案一般不得借出档案室。如有特别状况,可以作短期外借,最多为十天,但
11、必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要刚好催还。 6.7 借阅档案须妥当保管,若有遗失,将依据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。 7.档案保密要求 7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。 7.2 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。 7.4 有密级档案只限归档人运用,其他人员利用需经公司总经理批准。 7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,刚好供应利用。 7.6企业在职
12、工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。 8.超期档案的销毁 8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。 8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,阅历证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。 8.3 销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。 9.档案的保管档案保管工作应做到四不: 不散(不使档案分散),不乱(
13、不使档案相互混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的平安性,对破损档案应刚好修补。 企业档案管理制度范本 企业档案管理制度范本 第一条 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 其次条 档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的运用管理。 3、档案管理人员
14、要严格执行公司档案管理规定,仔细细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条 归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料,原则上必需是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动
15、中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况只有一份原件时,由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门须要运用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的特地库房,各部门应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等平安
16、条件。 2、归档资料要进行登记,编制归档书目。 3、档案管理员要科学地编制分类法,依据分类法,编制分类书目;依据须要编制专题书目,完善检索工具,以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5、库存档案必需图物相符,帐物相符。 6、档案管理人员要熟识所管理的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。 7、依据有关规定及公司实际状况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、严格遵守档案平安保密制度,做好档案流失的防护工作。 10、凡
17、公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方,不得携带外出。须要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案,必需履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。须要长期借出的,须经分管副总经理批准。 5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资
18、料,不得随意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。 7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主管部门刚好处理。 8、重要档案、机密档案不得借阅,必需借阅的要经分管副总经理同意,必需外借的,由总经理审批。 第六条 二级档案应依据资料的性质和部门须要,每三年移交一次,必需保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。 第七条 本制度从二o 一四年十月一日起执行。 q企业档案管理制度 档案管理制度 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各
19、部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资
20、产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求: 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理、立卷; 依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。 企业档案管理制度 企业档案管理制度（一） 一、档案管理机构及其职责 1 、公司档案
21、工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。 2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。 3 、公司档案管理员根据国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。 4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收
22、。 二、归档制度 1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3 、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。 4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由
23、经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 6 、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特别状况只有一份原件时，由财务处保存原件。 7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。 8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。 三、档案保管制度 1 、公司办公室应有存放档案的特地库房，各处、部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。 2 、归档资料要进行登记，编制归档书目。 3 、科学地编制分类法，依据分类法，编制分类书目；依据须要编制专题书目，完善检索工具，以便供应利用。 4
24、、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5 、库存档案必需图物相符，帐物相符。 6 、档案管理人员要熟识所负责的档案资料，了解利用者的需求，驾驭利用规律。 7 、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9 、严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。 10 、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。 四、档案借阅制度 1 、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司
25、领导批准不得借阅。 2 、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合到处长批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。须要借出档案的，须经综合到处长批准。 3 、借阅档案，必需履行登记、签收手续。 4 、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。须要长期借出的，须经综合处长报经理批准。 5 、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6 、借阅档案者必需妥当保管档案，不得随意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归
26、还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。 7 、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要刚好追查，并报告主管部门刚好处理。 企业档案管理制度（二） 一、档案是国家的珍贵财宝，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必需遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的平安。 二、凡是利用档案，必需经档案人员供应，任何人不得干脆动用。 三、借阅档案必需严格根据档案借阅制度办理手续，限期运用，按期返还，返还档案要仔细检查核对，发觉问题刚好追查。 四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、独创创建、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准
27、的，严禁供应利用。 五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格根据审批手续供应，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、供应图纸资料和技术文件等档案材料者，必需追查责任，对于严峻损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。 六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。 七、发觉有关泄密事务，应马上报告，刚好追查。 八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。 九、不允许将机密文件带
28、回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料巡游、参观、探亲、访友，出入公共场所。 十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结阅历，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。 企业档案管理制度（三） 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地爱护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动干脆形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后刚好归档。工作变
29、动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后归档。 3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公
30、司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件材料应依序排
31、列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。 五、档案管理人员职责 1、根据 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、根据归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守，努力维护公司档案的完整与平安。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档
32、案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发觉损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需刚好汇报，追求责任。 4、不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得随意摘抄或复制案卷内容，如确有须要，必需经领导批准才能摘抄或复制。 5、必需爱惜档案，保持整齐，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必需专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起起先执行。 房地产开发企业档案管理制度 房地产开发有限责任公司档案管理制度: 1.主要内容及
33、适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 2.档案的管理机构 2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任详细负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常详细工作。 2.2 文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。 2.3 各部室、各单位或个人视实际须要,经公司领导批准后可留存影本。 2.4公司档案员(兼)主要工作职责 2.4.1 制定或参加制定档案工作的
34、规章制度; 2.4.2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督; 2.4.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.4.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作; 2.4.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3 归档范围 3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存) 3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排
35、、营销安排、财务安排;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类安排指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存) 3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存) 3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存) 3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存) 3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存) 3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存) 3.8
36、公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标记牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存) 3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存) 3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存) 3.11 公司劳资人力资源资料。包括公司员工聘请、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存) 3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存) 3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室
37、负责归档并保存) 3.14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存) 3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存) 4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。 5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有安排地分别集中到档案室。其收集
38、的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。 5.1 立卷归档的时间 5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。 5.1.2 对于在外地施工部门的文件,为便利日常工作,立卷归档时间可依据实际状况适当延长。 5.3 立卷归档的要求 5.2.1 各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。 5.2.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。 5.2.3 归档
39、的文件资料必需完整、真实、精确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起 5.2.4 立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标题、日期等项目填写清晰,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、坚固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。 5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清晰、精确。 5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主,依据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 5.2.7 立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有亲密联系的文件组合在一起。 5.2.8 立卷应
40、把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。 5.2.9 立卷归档后,发觉需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。 5.2.10 文件组成案卷后,卷内文件应根据肯定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找便利。 5.2.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件,并保持其完好无损。 5.2.12 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。 6.档案的借阅 6.1 档案只供本公司利用,一般不外借。如状况特别,须经公司总经理批准后方可查阅。 6.2 各部室工作人员可干脆查
41、非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。 6.3 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。 6.4 对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用。复制可采纳复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后供应运用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。 6.5 必要时,档案室应对所供应档案出具证明,证明材料写好后应细致校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料作说明或
42、下结论。 6.6 档案一般不得借出档案室。如有特别状况,可以作短期外借,最多为十天,但必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要刚好催还。 6.7 借阅档案须妥当保管,若有遗失,将依据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。 7.档案保密要求 7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。 7.2 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。 7.4 有密级档案只限归档人运用,其他人员利用需经公司总经理批准。 7.5 对已到保密期限的档案要请相关
43、部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,刚好供应利用。 7.6企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。 8.超期档案的销毁 8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。 8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,阅历证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。 8.3 销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在
44、销毁注册上签字。 9.档案的保管档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案相互混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的平安性,对破损档案应刚好修补。 w企业档案管理制度 档案管理制度 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项