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1、有效的时间管理1第1页，共52页，编辑于2022年，星期六培 训 目 标在完成本课程后，参加者将能：在完成本课程后，参加者将能：了解时间管理失控的问题了解时间管理失控的问题知道时间失控的原因知道时间失控的原因掌握时间管理的基本技巧掌握时间管理的基本技巧2第2页，共52页，编辑于2022年，星期六培训内容概要时间的特点时间的特点时间管理的含义时间管理的含义时间管理的本质时间管理的本质有效时间管理的好处有效时间管理的好处个人时间管理方式评估个人时间管理方式评估时间管理的障碍时间管理的障碍时间管理不善的征兆和原因（录像）时间管理不善的征兆和原因（录像）掌握时间管理的要诀（录像）掌握时间管理的要诀（录
2、像）时间管理的步骤时间管理的步骤时间管理一些值得注意的要点时间管理一些值得注意的要点时间管理理论的发展时间管理理论的发展时间管理金科玉律时间管理金科玉律3第3页，共52页，编辑于2022年，星期六时间有什么特点？时间有什么特点？宝贵宝贵一寸光阴一寸金，时间就是生命一寸光阴一寸金，时间就是生命均等均等没有人拥有比你更多没有人拥有比你更多/更少的时间更少的时间不可再生不可再生失不再来失不再来4第4页，共52页，编辑于2022年，星期六时间管理的含义时间管理的含义时间管理是自我管理时间管理是自我管理时间管理对成功的启示时间管理对成功的启示时间的机会成本时间的机会成本5第5页，共52页，编辑于2022
3、年，星期六时间管理是自我管理时间管理是自我管理管理自己管理自己改变个人工作习惯改变个人工作习惯做时间的主人，要么被时间管理做时间的主人，要么被时间管理6第6页，共52页，编辑于2022年，星期六成 功 的 启 示生活现状生活现状生活越来越忙碌生活越来越忙碌工作压力日甚一日工作压力日甚一日成功的要求成功的要求做得更多更好做得更多更好使用资源更少更简使用资源更少更简加快脚步永往直前加快脚步永往直前走在他人的前面走在他人的前面7第7页，共52页，编辑于2022年，星期六时间的机会成本时间时间 =金钱金钱 一小时看电视一小时看电视=一小时不阅读报纸一小时不阅读报纸一小时与人闲谈一小时与人闲谈=少了一小
4、时的工作少了一小时的工作机会成本与个人成就机会成本与个人成就机会成本与机构成效机会成本与机构成效您的时间值多少钱？您的时间值多少钱？8第8页，共52页，编辑于2022年，星期六时间管理的本质是选择管理时间管理的本质是选择管理80%80%的效益来自于的效益来自于20%20%的工作的工作掌握关键掌握关键“我没有时间我没有时间”，其实只是一个藉口，其实只是一个藉口时间管理的本质9第9页，共52页，编辑于2022年，星期六有效时间管理的好处提高效率提高效率更高的工作满意度更高的工作满意度人际关系的改善人际关系的改善减少紧张与焦虑减少紧张与焦虑10第10页，共52页，编辑于2022年，星期六时间管理的障
5、碍时间管理的障碍电话干扰电话干扰,不能集中工作不能集中工作别人打扰别人打扰,要放下重要的工作要放下重要的工作工作优先次序不明工作优先次序不明,重要工作未能按时完成重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理多项重要工作须同时处理,时间出现冲突时间出现冲突工作设施不足工作设施不足,引起不便引起不便,拖慢工作进度拖慢工作进度人手不足人手不足,工作不能妥善分配工作不能妥善分配不妥善处理文件不妥善处理文件,造成资料遗失造成资料遗失无力拒绝要求无力拒绝要求,不能兼顾个人工作不能兼顾个人工作拖延工作拖延工作,把重要工作押后把重要工作押后,影响工作进度影响工作进度11第11页，共52页，编辑于2022年，星期
6、六时间管理的障碍时间管理的障碍(续）续）不能有效授权不能有效授权时间估计不切实际时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作未能有足够时间完成工作信息不足信息不足/不正确不正确/延误延误沟通失误沟通失误/不足不足犹豫不决犹豫不决职权不清职权不清缺乏自律缺乏自律急于求成急于求成12第12页，共52页，编辑于2022年，星期六时间管理的障碍分类时间管理的障碍分类 我能够影响我能够影响的因素的因素我能够控制我能够控制的因素的因素我不能控制的我不能控制的因素因素13第13页，共52页，编辑于2022年，星期六王延亮问题征兆王延亮问题征兆与与”美儿美儿”电话聊天电话聊天3030分钟分钟与朋友电话聊天与朋友电
7、话聊天工作信件未完成工作信件未完成同事突然到访闲谈同事突然到访闲谈未能恰当婉拒未能恰当婉拒会议未做准备会议未做准备开会时失控开会时失控超时工作超时工作办公桌文件十分凌乱办公桌文件十分凌乱,虽有秘书协助虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话忙碌时间还亲自接听电话迟到赴会迟到赴会14第14页，共52页，编辑于2022年，星期六梁美儿问题征兆梁美儿问题征兆电话聊天电话聊天遇到同事有需要遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间便毫不考虑个人的工作时间个人工作未能按时完成个人工作未能按时完成超时工作超时工作没有组织有关部门和下属协助进行工作没有组织有关部门和下属协助进行工作迟到赴会迟到赴会其它征兆其它征兆
8、感到较大的工作压力感到较大的工作压力因工作进展问题，心情烦乱因工作进展问题，心情烦乱15第15页，共52页，编辑于2022年，星期六时间失控的原因时间失控的原因缺乏计划缺乏计划缺乏组织缺乏组织缺乏分配缺乏分配缺乏控制缺乏控制16第16页，共52页，编辑于2022年，星期六掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀找出问题的根源找出问题的根源改善管理习惯改善管理习惯开发时间领域开发时间领域17第17页，共52页，编辑于2022年，星期六掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀找出问题的根源找出问题的根源找出时间失控的征兆找出时间失控的征兆客观分析问题的原因客观分析问题的原因检讨你的工作目标及内容检讨你的工作目标及
9、内容18第18页，共52页，编辑于2022年，星期六陈经理工作分类工作项目分类工作项目分类处理次数处理次数所费时间所费时间(分钟分钟)浏览文件浏览文件323处理邮件处理邮件(拆阅及答复拆阅及答复)440写会议记录写会议记录449聊天（包括电话及同事）聊天（包括电话及同事）428接听电话接听电话523提点职员祖儿提点职员祖儿228个人事项及休息个人事项及休息21019第19页，共52页，编辑于2022年，星期六时间失控的根源时间失控的根源做了根本不需要做的事做了根本不需要做的事做了能够由别人做做了能够由别人做/应该由别人做应该由别人做的事的事因考虑不周而耗时过多因考虑不周而耗时过多不能惯彻，致使
10、重复工作不能惯彻，致使重复工作缺乏计划缺乏计划/组织组织/授权授权/控制控制没有人愿意承认浪费了别人的没有人愿意承认浪费了别人的时间时间20第20页，共52页，编辑于2022年，星期六掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀改善管理习惯改善管理习惯计划计划组织与授权组织与授权控制进度控制进度自我约束自我约束21第21页，共52页，编辑于2022年，星期六改善管理习惯改善管理习惯计划计划定立目标定立目标确定优先处理顺序确定优先处理顺序22第22页，共52页，编辑于2022年，星期六定立目标的意义更有效地实现目标更有效地实现目标改进绩效改进绩效提高你实现目标的动机提高你实现目标的动机提高你对成就的自豪和满
11、足提高你对成就的自豪和满足提高自信心提高自信心消除止步不前和不高兴的想法消除止步不前和不高兴的想法更有效地利用时间更有效地利用时间23第23页，共52页，编辑于2022年，星期六您是先捡那些有兴趣的事做吗？您是先捡那些有兴趣的事做吗？是是 否否您是先做容易的事再做困难的事吗？您是先做容易的事再做困难的事吗？是是 否否您是先做紧急的事再做重要的事吗？您是先做紧急的事再做重要的事吗？是是 否否您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？是是 否否您是到接近最后期限才真正投入项目吗？您是到接近最后期限才真正投入项目吗？是是 否否下面哪些做法是对您的描述：下面哪些做法是对您
12、的描述：确定优先处理顺序24第24页，共52页，编辑于2022年，星期六处理优先次序处理优先次序重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急25第25页，共52页，编辑于2022年，星期六处理优先次序处理优先次序(续）续）重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急首先处理首先处理尽量少做尽量少做 尽尽可能委派给下可能委派给下属属用大多数时间用大多数时间最好别做最好别做或有时间再做或有时间再做26第26页，共52页，编辑于2022年，星期六确定处理优先次序上司和你在工作的优先顺序上可能会有上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同所不同-澄清您的工
13、作目标和您的老板澄清您的工作目标和您的老板保持一致保持一致工作的优先顺序会变化，所以需要在每工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。天开始时重新进行评估。越是接近自己目标的工作，集中、重点越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要地处理就越重要27第27页，共52页，编辑于2022年，星期六1、把每天要做的事情列一份清单把每天要做的事情列一份清单2 2、确定优先次序，从最重要的事情、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起开始做起3 3、每天都这么做、每天都这么做通过计划帮您有效利用时间通过计划帮您有效利用时间认清主要工作目标，围绕主要工作目标安认清主要工作目标，围绕主要工
14、作目标安排轻重缓急排轻重缓急28第28页，共52页，编辑于2022年，星期六练练 习习日工作计划日工作计划29第29页，共52页，编辑于2022年，星期六改善管理习惯改善管理习惯-组织及授权组织及授权充分准备充分准备促进合作促进合作责权清晰责权清晰适当人选适当人选30第30页，共52页，编辑于2022年，星期六 改善管理习惯改善管理习惯控制进度控制进度定出完成时间定出完成时间安排跟进安排跟进帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，最终耗尽所有可用时间。最终耗尽所有可用时间。31第31页，共52页，编辑于2022年，星期六改善管理习惯改善管理习惯自我约束自我约束处
15、理电话干扰处理电话干扰应付不速之客应付不速之客改善拖延的习惯改善拖延的习惯整理文件整理文件有效地进行会议有效地进行会议32第32页，共52页，编辑于2022年，星期六有效地打电话有效地打电话像准备会议一样准备你的电话像准备会议一样准备你的电话集中打电话。如果一个号码占线，集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨试完其他号码再重拨按照一定的优先顺序打电话按照一定的优先顺序打电话掌握并主导交谈掌握并主导交谈简短，节省自己和他人的时间简短，节省自己和他人的时间33第33页，共52页，编辑于2022年，星期六有效地接听电话有效地接听电话让秘书先处理，减少不重要的电话让秘书先处理，减少不重要的电
16、话询问需要多长时间询问需要多长时间转给可以处理的人转给可以处理的人集中精力，有效聆听集中精力，有效聆听控制接听时间控制接听时间留言电话留言电话34第34页，共52页，编辑于2022年，星期六结束电话结束电话在我走之前，还有什么需要讨论在我走之前，还有什么需要讨论的吗？的吗？我有一个电话要接，以后再回电给你我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？行吗？进一步的问题可以下次再谈进一步的问题可以下次再谈我得去开会了，老板在等我呢我得去开会了，老板在等我呢我得走了，同事正招呼我呢我得走了，同事正招呼我呢35第35页，共52页，编辑于2022年，星期六如何应付不速之客如何应付不速之客?秘书安排秘书安排选择
17、到对方办公室选择到对方办公室不要坐下不要坐下事先说明事先说明婉拒婉拒“正在开会，谢绝打扰正在开会，谢绝打扰”36第36页，共52页，编辑于2022年，星期六如何改善拖延的习惯如何改善拖延的习惯?工作计划工作计划贯彻完成贯彻完成定期检讨定期检讨化整为零化整为零37第37页，共52页，编辑于2022年，星期六备忘录和宣传备忘录和宣传品放在电脑上品放在电脑上重要联系人名重要联系人名单贴在电脑上单贴在电脑上电话机被纸电话机被纸张淹没了张淹没了废纸溢出未废纸溢出未清理清理废纸撒落在地废纸撒落在地上上阅读文件塞阅读文件塞入文档中被入文档中被遗忘了遗忘了文件数量在文件数量在膨胀，却未膨胀，却未随时更新随时更
18、新文件柜中充文件柜中充斥着无关的斥着无关的资料资料整理文件整理文件-从清理办公桌开始从清理办公桌开始38第38页，共52页，编辑于2022年，星期六只打开正在使只打开正在使用的文件用的文件发函文件经发函文件经常清理常清理只保留当前的只保留当前的来函文件来函文件文件都是最新的文件都是最新的最频繁使用的文档极最频繁使用的文档极易拿到易拿到电话伸手电话伸手可及可及常用文档靠近常用文档靠近办公桌办公桌无用的东西及时无用的东西及时清除清除清理办公桌清理办公桌39第39页，共52页，编辑于2022年，星期六处理文件处理文件紧急：立即处理紧急：立即处理不紧急：待处理不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文
19、件只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理，扔掉存档已处理文件每天都清理，扔掉存档已处理文件40第40页，共52页，编辑于2022年，星期六如何有效进行会议如何有效进行会议?没必要不开会没必要不开会电话会议电话会议明确目的明确目的必要的人参加、准时必要的人参加、准时用日程安排，紧扣主题用日程安排，紧扣主题控制讨论及进程控制讨论及进程结论简单明了，措施可行结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动书面记录、跟进行动41第41页，共52页，编辑于2022年，星期六掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀-开发时间领域开发时间领域42第42页，共52页，编辑于2022年，星期六开发时间领域开发时间领域提高阅读
20、能力提高阅读能力加强决策能力加强决策能力使用工具使用工具训练下属提高工作效率，授权训练下属提高工作效率，授权定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康增广见闻，拓宽视野增广见闻，拓宽视野早起晚睡早起晚睡根据个人的节律安排时间根据个人的节律安排时间43第43页，共52页，编辑于2022年，星期六根据个人节律安排时间根据个人节律安排时间记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度时间长度将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期期将休息时间安排在精力
21、不济之时，以重新振作将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作将不重要的工作放在精力低谷期将不重要的工作放在精力低谷期44第44页，共52页，编辑于2022年，星期六要做什么？要做什么？-可以不做？可以不做？/可以授权？可以授权？按先后排序轻重缓急？按先后排序轻重缓急？分配时间分配时间按计划行动自我约束按计划行动自我约束评估工作及时间效益评估工作及时间效益时间管理的步骤45第45页，共52页，编辑于2022年，星期六时间管理一些值得注意的要点遵循遵循20/8020/80法则法则记住帕金森定律记住帕金森定律（Parkinsons LawParkinsons Law）把不太重要的事集中起来办把不太重
22、要的事集中起来办避免将整块时间拆散避免将整块时间拆散4D4D原则原则46第46页，共52页，编辑于2022年，星期六4D原则Do it nowDo it now（亲自做）（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegate itDelegate it（授权）（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Do it laterDo it later（稍后再办）（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。Dont do itDont do it（丢掉不
23、管）（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管47第47页，共52页，编辑于2022年，星期六时间管理理论的发展第一代：利用便条和备忘录第一代：利用便条和备忘录第二代：强调日历与日程表第二代：强调日历与日程表第三代：讲求优先顺序第三代：讲求优先顺序第四代：以原则为重心，着眼个人第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进效果和效率齐头并进48第48页，共52页，编辑于2022年，星期六 注重结果，注重结果，而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。（Concentrate on results,not on b
24、eing busy）49第49页，共52页，编辑于2022年，星期六行动计划行动计划找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动50第50页，共52页，编辑于2022年，星期六1.1.设立有挑战但可实现的目标设立有挑战但可实现的目标2.2.设定所有工作的完成期限设定所有工作的完成期限3.3.建立固定的日常工作模式建立固定的日常工作模式4.4.在精力最充沛时做最用脑力的工作在精力最充沛时做最用脑力的工作5.5.不要推迟你不喜欢但重要的事情不要推迟你不喜欢但重要的事情6.6.不重要的事迟一点做不重要的事迟一点做7.7.分析你在时间管理方面的障碍分析你在时间管理方面的
25、障碍8.8.确立你不希望被打扰的时间确立你不希望被打扰的时间9.9.一次只做一件事一次只做一件事10.10.如果你开始做一件事，尽可能做完它如果你开始做一件事，尽可能做完它时间管理金科玉律51第51页，共52页，编辑于2022年，星期六11.11.做好电话沟通的计划做好电话沟通的计划12.12.在工作效率低时做几次小休的安排在工作效率低时做几次小休的安排13.13.用固定的时间用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜会议与下属讨论日常事宜14.14.有选择，要学会拒绝有选择，要学会拒绝15.15.在同一地方收集你所有的想法在同一地方收集你所有的想法16.16.定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法17.17.如不能确定你会做什么就避免带作业回家如不能确定你会做什么就避免带作业回家18.18.弄清问题才去做弄清问题才去做19.19.把事情做得足够好，避免过份的完美主义把事情做得足够好，避免过份的完美主义20.20.养成记笔记组织思路的习惯养成记笔记组织思路的习惯时间管理金科玉律（续）52第52页，共52页，编辑于2022年，星期六