公文管理讲座课件.ppt

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1、文文文文 件件件件 管管管管 理理理理主讲主讲:四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院杨戎教授杨戎教授E-mail:公文公文管理管理主要讲授内容主要讲授内容现行公文规范与国家标准现行公文规范与国家标准公文特点公文特点公文分类与文种正确选用公文分类与文种正确选用公文格式与稿本公文格式与稿本行文规则行文规则公文处理程序（收文、发文、办毕公文处理程序（收文、发文、办毕文件办理日常管理）文件办理日常管理）一、一、一、一、现行公文规范与现行公文规范与现行公文规范与现行公文规范与 国家标准评介国家标准评介国家标准评介国家标准评介1中国共产党机关公文处理条例（简称中国共产党机关公文处理条例（简称“条例条例

2、”）2国家行政机关公文处理办法（简称国家行政机关公文处理办法（简称“办法）办法）3.国家行政机关公文格式（国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）4.国务院公文主题词表国务院公文主题词表5.标点符号用法（标点符号用法（GB/T158341995）6出版物上数字用法的规定（出版物上数字用法的规定（GB/T158351995）二、公文特点二、公文特点(一一)具有法定作者具有法定作者1.公文的法定作者公文的法定作者指依法成立并能以自己的名指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。2.三种表现形式三种表现形式(发文名义发文名义

3、)机关机关:教育部、成都市人民政府、教育部、成都市人民政府、中共北京市委、中共北京市委、集团集团公司、公司、县人大常委会县人大常委会机关某组织单位机关某组织单位:某厅所属二级单位，某厅所属二级单位，集团公集团公司所辖司所辖22个子公司、个子公司、7个分公司、个分公司、3个托管单位个托管单位机关单位领导机关单位领导:（法定代表人）（法定代表人）(1)正式行文正式行文非正式行文非正式行文【例例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告中国人民银行关于调整储蓄利率的公告【例例】教育部发展规划司关于教育部发展规划司关于大学申办二级学大学申办二级学院的复函院的复函3.由不同作者形成各种行文方式由不同作者形成各

4、种行文方式公文发布、传递的层次与形式公文发布、传递的层次与形式（2）对内行文）对内行文对外行文对外行文 【例例】大学师资队伍建设规划大学师资队伍建设规划【例例】大学关于上报大学关于上报大学师资队伍建设规大学师资队伍建设规划的报告划的报告（3）直接行文）直接行文间接行文间接行文【例例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示中心的请示【例例】省人民政府批转省扶贫办关于进一省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知步办好扶贫开发区的意见的通知（4）单独行文）单独行文联合行文联合行文【例例】市人民政府办公室关于在上海建立市人民政府办公室关于在上海建立

5、驻沪联络处的函驻沪联络处的函【例例】锦城区城市规划局锦城区城市规划局锦城区公安局关锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告于红星路扩建工程搬迁工作的通告（5）职权行文与授权行文）职权行文与授权行文n授权其办公厅（室）行文。授权其办公厅（室）行文。n授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示。多为答复下级机关的请示。(二二)具有法定的权威和效用具有法定的权威和效用 1.1.公文的现实执行效用、现行效用、时效公文的现实执行效用、现行效用、时效 2.2.空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：超越职权范围行文的几种情况：一一是是制制发发者者超超出

6、出职职权权范范围围行行文文:工工商商局局行行公安局职权范围的文件公安局职权范围的文件 二二是是公公文文内内容容超超出出职职权权范范围围:下下级级机机关关越越权权制定实施细则制定实施细则 3.3.时间效力范围时间效力范围 （1 1）公文生效时间）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【例例】“文到之日起执行文到之日起执行”;“;“自发布之日起执自发布之日起执行行”。定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件）【例例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。（2 2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）公文终

7、止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）新机关接替其职能）4 4.公文的溯及力公文的溯及力 公文溯及既往的效力公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制指公文可否适用于制发以前的事件或行为。发以前的事件或行为。n一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力n规范性文件比照规范性文件比照“法律不溯及既往法律不溯及既往”原则原则不应该规定溯及力。不应该规定溯及力。(我

8、国税务系统的规范性文我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力件明文规定不得规定溯及力)5.5.机关公文的效力等级机关公文的效力等级发文机关地位越高发文机关地位越高,公文效力等级也越高公文效力等级也越高;在同一主体制发的公文中在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文发的公文;同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法新法优于旧法”原则原则;同一发文机关制发的公文同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效通常特殊性公文的效力优于一

9、般性公文力优于一般性公文,即即”特殊优于一般特殊优于一般”;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。(三三)具备特定体式具备特定体式体式体式文体文体：文件的表达形式：文件的表达形式格式格式约定俗成的格式约定俗成的格式法定的标准格式法定的标准格式(四四)经过特定的处理程序经过特定的处理程序制制发发公公文文与与公公文文生生效效必必须须履履行行法法定定程程序序与与手手续：续：会签会签 公布公布 法定会议或机构批准等法定会议或机构批准等 三、公文分类三、公文分类三、公文分类三、公文分类 从不同分类角度看公文处理从不同分类角度看公文处理从不同分类角度看公文

10、处理从不同分类角度看公文处理（一）（一）按形成、使用领域，分为通用按形成、使用领域，分为通用公文公文 (正式、内部正式、内部)和专用公文。和专用公文。1 1正式通用公文正式通用公文 各机关单位在公务各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。定性、规范性和通用性。2 2内内部部通通用用公公文文 机机关关内内部部通通行行使使用用，具具有有复杂性、内部性和灵活性。包括复杂性、内部性和灵活性。包括 （1 1）规规章章制制度度类类文文件件（规规范范性性文文件件）：（2 2）会会议议类类文文件件：会会议议报报告告、讲讲话话、致致辞辞、提提案案、会

11、会议议记记录录、会会议议指指南南、日日程程、议议程程等等（3 3）计划与信息反馈类文件：计划类、）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结调查报告、签报、信息、简报、总结等等（4 4）其他事务类文件：各类书信、条）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。据、礼仪文书等。3 3专用公文专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。的公文，具有专门性和限制性。如外交文件（国书、照会）、外事文件如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、

12、外事专用批文）、纪检监察文件、（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）（二）从物质载体的角度分类分为四种（二）从物质载体的角度分类分为四种1.1.纸质文书纸质文书2.2.感感光光介介质质文文件件以以感感光光胶胶片片、相相纸纸等等感感光光材材料料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.3.磁磁介介质

13、质文文件件以以磁磁带带、磁磁盘盘等等磁磁性性材材料料为为物物质质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。4.4.电电子子文文件件借借助助计计算算机机生生成成、传传输输和和处处理理的的文文件。件。（三三）按按性性质质和和作作用用分分为为规规范范性性公公文文、领领导导指指导导性性公公文文、呈呈报报性性公公文文、知知照照性性公公文文、商商洽洽性性公公文文、契契约性公文、会议文件等。约性公文、会议文件等。按按制制发发机机关关的的性性质质，分分为为人人大大公公文文、军军队队机机关关公公文文、政政府府公公文文、党党的的公公文文、企企事事业业公公文文 、群群团团行业组

14、织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。主要法规规章和其他规范性文件主要法规规章和其他规范性文件（四）按涉密程度（四）按涉密程度（四）按涉密程度（四）按涉密程度（GB7156/1987GB7156/1987GB7156/1987GB7156/1987文献保密等级代码文献保密等级代码文献保密等级代码文献保密等级代码）分为六种）分为六种）分为六种）分为六种国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级绝密级涉及国家核心秘密的公文。涉及国家核心秘密的公文。机密级机密级涉及重要国家秘密的公文。涉及重要国家

15、秘密的公文。秘密级秘密级涉及一般国家秘密的公文。涉及一般国家秘密的公文。内部级内部级限国内某行业、系统或社会组织内使用。限国内某行业、系统或社会组织内使用。国内级国内级限国内公开的公文。限国内公开的公文。公开级公开级可对国内国外公布的公文。可对国内国外公布的公文。（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。下行文。下行文。下行文。上行文上行文下级组织向上级组织报送的公文。下级组织向上级组织报送的公文。平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公平级组织或不相

16、隶属组织之间的公文。文。下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.（六）按来源分类（六）按来源分类 分为收文、发文（内部、对外）分为收文、发文（内部、对外）（七）按处

17、理方式分类（七）按处理方式分类 分为阅办件（办件）分为阅办件（办件）需要阅件人审批的需要阅件人审批的公文公文 阅知件（阅件）阅知件（阅件）需要阅件人阅知的需要阅件人阅知的公文公文(八八)按公文稿本分类按公文稿本分类 分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（试行本、暂行本）（试行本、暂行本）（草案）（草案）（不同文字文本）（不同文字文本）（复制件）（复制件）草草 稿稿 定定 稿稿 正正 本本 副副 本本 副副 本（复本）本（复本）公文主要文稿和文本公文主要文稿和文本：1.1.草稿草稿非正式、无效力。（征求意见非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿

18、、代拟稿）稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.2.定稿定稿履行法定生效程序的最后完成履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用稿，具有正式公文的法定效用,具有签发具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）或会议批准标志。（原稿、底稿）3.3.正本正本 具有法定效用的正式文具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效本，主送件。格式规范，具有生效标志。标志。(试行本、暂行本、修订本、试行本、暂行本、修订本、不同文字文本不同文字文本 ）4.4.副本副本 正本的复份或复制本正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）（抄送件、传阅件、存本）四、公文文种使用规范四、公文文种使用规范（一）

19、公文文种及其选用规则一）公文文种及其选用规则1.什么是文种什么是文种每一种文件固定的名称即文种。每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文所有公文都必须在标题中标明文种。种。2.正确标明文种的作用正确标明文种的作用有利于维护公文的严肃性、规范有利于维护公文的严肃性、规范性；性；为公文的撰写和处理提供方便。为公文的撰写和处理提供方便。（二）通用公文文种分析（二）通用公文文种分析（适用范围、分类、正误点评（适用范围、分类、正误点评）规范类文书规范类文书1.条例条例用于对某一方面的工作比较全面、系用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定。统的规定。如如行政法规制定程序条例行政法规制定程

20、序条例四川省道路交通管理条例四川省道路交通管理条例国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例条例“。共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）。2.2.规定规定 用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。如如中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定（党内可用作正式文种）（党内可用作正式文种）3 3办法办法 用于对于某项工作作具体的规定。用于对于某项工作作具体的规定。如如国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法

21、 行政区域边界争议处理办法行政区域边界争议处理办法以上两个文种既可用于法规又可用于规章以上两个文种既可用于法规又可用于规章。其他通用公文其他通用公文4.决定决定（1 1）适适用用范范围围：对对重重要要事事项项或或重重大大行行动动做做出出安安排排，奖奖惩惩有有关关单单位位及及人人员员，变变更更或者撤消下级机关不适当的决定事项。或者撤消下级机关不适当的决定事项。县县人人民民政政府府关关于于从从严严处处理理破破坏坏山山林事件的决定林事件的决定市市教教育育局局关关于于撤撤消消文文件件的的决决定定（2 2）决定与决议的区别）决定与决议的区别使用范围使用范围形成方式形成方式内内容容格格式式决定决定所有机关

22、所有机关会议通过会议通过或领导机或领导机关直接作关直接作出出重大问题重大问题或具体问或具体问题；具体、题；具体、明确；明确；法定公文格式，法定公文格式，会议决定用题注；会议决定用题注；其他用一般公文其他用一般公文格式格式决议决议行政机关不用。行政机关不用。（主要用于党（主要用于党委会、人大会委会、人大会议、股东会、议、股东会、职代会等）职代会等）正式会议正式会议讨论并按讨论并按法定程序法定程序表决通过表决通过形成形成全局或重全局或重大问题；大问题；原则；议原则；议论性文字论性文字多多会议名称为发文会议名称为发文机关，成文日期机关，成文日期在题注中在题注中（1 1）适用范围）适用范围 向国内外宣

23、布重要事项或法定向国内外宣布重要事项或法定事项。事项。（2 2）分类）分类重大事项公告：重大事项公告：行政机关公告行政机关公告 法定事项公告法定事项公告(专用公告专用公告)：商标公告商标公告 公务员公务员考试公告考试公告 城市房屋拆迁公告城市房屋拆迁公告 企业法人登企业法人登记公告记公告 司法公告：法院开庭公告司法公告：法院开庭公告 人大公告人大公告5.5.公告公告（1 1）适用范围）适用范围 公布社会各有关方面应当遵守公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。或者周知的事项。(2)(2)分类分类规定性通告规定性通告市人民政府关于限期拆除违市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告法违章建筑的通

24、告周知性通告周知性通告市人民商场开业酬宾通告市人民商场开业酬宾通告 律师事务所迁址办公的通告律师事务所迁址办公的通告6.6.通告通告（3）公告与通告的异同）公告与通告的异同适用范围适用范围制发者级别制发者级别内容重要性内容重要性告知范围告知范围公告公告法定公法定公文文用于领导机用于领导机关关;一般企一般企事业不用事业不用重大事项重大事项;法定事项法定事项国内外国内外;通告通告法定公法定公文文各级各类机各级各类机关单位关单位(党党的机关除外的机关除外)应当遵守应当遵守或周知事或周知事项项社会某一社会某一方面方面,局局部部（4）通告与公开性社会事务性文书）通告与公开性社会事务性文书通告通告法定公文

25、法定公文 启事启事事务文书事务文书 随意亲和，简洁便利随意亲和，简洁便利广告广告经济文书经济文书 发布商品、服务信息发布商品、服务信息海报海报宣传文书宣传文书 发布教科文卫体及会发布教科文卫体及会展信息展信息声明声明事务文书事务文书 声明立场，保护合法声明立场，保护合法权益权益7.7.通知通知（1 11 1）适用范围）适用范围）适用范围）适用范围批转下级机关的公文批转下级机关的公文批转下级机关的公文批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项传达要求下级机关办理的

26、公务事项传达要求下级机关办理的公务事项传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项告知需要有关单位周知或执行的事项告知需要有关单位周知或执行的事项告知需要有关单位周知或执行的事项行政学院关于举办行政学院关于举办行政学院关于举办行政学院关于举办培训班的通知培训班的通知培训班的通知培训班的通知任免人员任免人员任免人员任免人员（事事事事务务务务性性性性通通通通知知知知：临临临临时时时时沟沟沟沟通通通通、会会会会议议议议通通通通知知知知、启启启启事事事事性性性性通知）通知）通知）通知）8.8.通报通报（1 1）适用范围）适用范围表彰先进表彰先进批评错误批评错误传达重要精神或情况（一般

27、不具备指挥性）传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）通通报报往往往往用用于于印印发发会会议议文文件件、调调研研材材料料、领导重要讲话等内部文件。领导重要讲话等内部文件。9.9.报告报告10.10.请示请示（1 1）适用范围）适用范围向向上上级级机机关关请请求求指指示示（当当否否，请指示请指示）向向上上级级机机关关请请求求批批准准（请请审审核批准；核批准；妥否，请批复妥否，请批复）（2 2 2 2）写作）写作）写作）写作“请示请示请示请示”的注意事项（行文规则的注意事项（行文规则的注意事项（行文规则的注意事项（行文规则）文种文种 行文目的行文目的主送机关主送机关篇篇幅幅时间时间办理办理类别类别行

28、文行文要求要求请请示示请求批请求批准准逐级行逐级行文文一文一一文一事行文事行文简短，简短，事前事前行文行文办件办件 行文行文规则规则严格严格报报告告汇报工汇报工作作有时可有时可以多级以多级行文行文有时是有时是综合性综合性报告，报告，篇幅较篇幅较长，长，事后事后或工或工作进作进行中行中行文行文阅件阅件 有时有时多头多头主送主送（3 3）请示与报告的区别）请示与报告的区别【例文例文例文例文】指出内容、格式以及行文上的错处指出内容、格式以及行文上的错处指出内容、格式以及行文上的错处指出内容、格式以及行文上的错处。海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事

29、处、谭大林主任：星湖街道办事处、谭大林主任：根根据据青青政政发发03年年67号号文文件件青青山山区区人人民民政政府府关关于于推推动动社社区区“早早餐餐工工程程”建建设设的的决决定定精精神神，为为了了加加快快解解决决社社区区居居民民早早餐餐难难的的问问题题，我我们们打打算算在在社社区区活活动动中中心心附附近近兴兴建建便便民民早早餐餐店店（已已经经规规划划部部门门批批准准），力力争争在在二二零零零零三三年年三三月月一一日日开开业业，产产权权归归海海北北社社区区所所有有，聘聘请请社社区区内内的的下下岗岗职职工工承承包包经经营营。便便民民早早餐餐店店预预算算建建设设资资金金共共计计一一百百二二十十五五

30、万万元元，现现已已筹筹集集资资金金八八十十五五万万元元，还还有有四四十十万万元元资资金金没没有有着着落落。为为此此，要要求求街街道给予支持解决。道给予支持解决。另另，社社区区活活动动中中心心室室外外建建身身场场的的健健身身器器械械严严重重不不足足，难难以以满满足足居居民民健健身身需需要要，居居民民意意见见很很大大，故故请请顺顺便便追追加加拨拨款款十十五万元用于购置健身器械。五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。2003年年9月月1日日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字

31、不规范）11.11.批复批复12.12.意见意见（1 1）适用范围对重要问题提出见解和处理办法。）适用范围对重要问题提出见解和处理办法。（2 2）意见分类（按行文方向分）意见分类（按行文方向分）要要求求下下级级贯贯彻彻执执行行的的意意见见国国务务院院关关于于进进一一步步做做好退耕还林试点工作的若干意见好退耕还林试点工作的若干意见要要求求上上级级批批转转或或转转发发的的意意见见国国务务院院办办公公厅厅关关于于转转发发国国家家旅旅游游局局等等部部门门关关于于进进一一步步发发展展假假日日旅旅游若干意见游若干意见的通知的通知供平级和不相隶属机关参考的意见供平级和不相隶属机关参考的意见（1 1）适适用用

32、范范围围于于不不相相隶隶属属机机关关之之间间商商洽洽工工作作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。询问和答复问题，请求批准和答复审批。（2 2）分类）分类商商洽洽函函 社社会会组组织织之之间间使使用用最最多多，特特别别是是有有关关商商洽洽人人事事调调转转、清清偿偿债债务务、商商品品买买卖卖、产产权权交交易易等等方方面面的的函函还还要要受受法法律律的的严严格格保保护护，可可视视作作合合同同、协协议议的的补补充充，一一经经双双方方承承诺诺或或认认可可，即即产生权利、义务关系，必须遵照执行。产生权利、义务关系，必须遵照执行。13.13.函函问问问问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上复函（询答函

33、）（一般用于不相隶属机关；上复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告级对下级可以用，但下级答复上级要用报告级对下级可以用，但下级答复上级要用报告级对下级可以用，但下级答复上级要用报告)请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）

34、（3 3）请示与请批函的区别）请示与请批函的区别文文种种类型类型主送机关主送机关行文行文语气语气格式格式办复办复方式方式请请示示请求指请求指示示请求批请求批准准有有领导指领导指导关系的导关系的上级上级尊敬尊敬用用“拟拟”不用不用“决决定定”上行上行文格文格式式批复批复函函 请批函、请批函、审批函审批函平行或不平行或不相隶属的相隶属的机关单位机关单位相互尊重相互尊重用用“拟拟”平行平行文或文或函件函件格式格式复函复函（专此（专此函复）函复）（4 4）请示与函的标题）请示与函的标题公司关于增拨消防器材经费的请示公司关于增拨消防器材经费的请示公司关于增拨消防器材经费的请示公司关于增拨消防器材经费的请

35、示 局局局局关关关关于于于于请请请请求求求求批批批批准准准准录录录录用用用用等等等等五五五五人人人人为为为为国家公务员的函国家公务员的函国家公务员的函国家公务员的函 局局局局关关关关于于于于批批批批准准准准录录录录用用用用等等等等五五五五人人人人为为为为国国国国家家家家公务员的复函公务员的复函公务员的复函公务员的复函学学学学院院院院关关关关于于于于申申申申请请请请在在在在河河河河段段段段开开开开挖挖挖挖人人人人工工工工河道的函河道的函河道的函河道的函（5）答复性公文文种的异同）答复性公文文种的异同文种文种针对对象针对对象 特点特点结语结语批复批复下级机关下级机关请示请示具有针对性具有针对性 （

36、体现在标体现在标题、主送机题、主送机关、正文开关、正文开头、用语、头、用语、结语）结语）特此批复特此批复复函复函问函、请问函、请批函、批函、商洽函商洽函特此函复、函特此函复、函告）告）报告报告上级机关上级机关的询问的询问专此报告专此报告14.14.会议纪要会议纪要（1 1）适用范围）适用范围 记载、传达会议精神和议定事项。记载、传达会议精神和议定事项。（2 2）特点）特点 行文方向不固定行文方向不固定 可上行、下行、平行。可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。法定效力受到一定限制。（3 3）格式）格式 文件式文件式 领导机关召开会议，用文件下发，要盖章。领导机关召开会议，用文件下发，要盖章

37、。会议简报式会议简报式 办公会议纪要，专用格式，不盖印章。办公会议纪要，专用格式，不盖印章。五、公文格式五、公文格式1 1、文件的格式是文件区别于其它、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。书面材料的一个显著标志。2 2、由于公文的特殊属性与作用，、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的因而决定了文件必须有规范的格式。格式。3 3、公文格式关系到维护文件的、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理需要，并

38、有利于提高公文处理的效率。的效率。（一）（一）公文公文格式概格式概述述4.公文的文面格式分类公文的文面格式分类公文式文面格式国家标准公文格式分为公文式文面格式国家标准公文格式分为 (1(1）一般公文格式）一般公文格式 （2 2）特定公文格式）特定公文格式 ：命令（令）、函、会：命令（令）、函、会议纪要议纪要专业规范文本式文面格式（如合同示范文本专业规范文本式文面格式（如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式）格式、保险文书、司法文书等的格式）一般文章文面格式一般文章文面格式&公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸幅面及版面尺寸：见图见图A4A4纸（纸（210mm210mm297mm297mm）

39、天头（上白边）天头（上白边）37mm1mm37mm1mm 订口（左白边）订口（左白边）28mm1mm28mm1mm 版心尺寸（不含页码）版心尺寸（不含页码）156mm225mm156mm225mm&排版规格排版规格 正文用正文用3 3号仿宋体字号仿宋体字 每面每面排排2222行行 每行排每行排2828字字&公文中各要素标识公文中各要素标识眉首部分：眉首部分：公文份数序号、秘密等级和公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人文字号、签发人 主体部分：主体部分：公文标题、主送机关、公文公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、

40、公文生效标识、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注附注 版记部分：版记部分：主题词、抄送、印发机关和主题词、抄送、印发机关和印发时间印发时间00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室

41、20042004年年1 1月印发月印发眉眉首首主主体体版版记记机机密密一年一年特特急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表、表明文件的生效时间和法律明文件的生效时间和法律凭据；凭据；3、表明行文关系、表明行文关系和主送范围等。和主送范围等。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；确定复本送达范围；3、提、提供公文印制责任者、时间等。供公文印制责任者、时间等。1、表明文件的法定权威和、表明文件的法定权威和信息源；信息源；2、确定文件的处、确定文件的处理缓急和安全要求；理缓急和安全要求；3、为、为文件的科学管理提供分类标文件的科学管理提供分类标识和检索途径。识和检索途径

42、。中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号平行、下行公文，平行、下行公文，至版心上边缘至版心上边缘25mm机密机密特急特急眉眉首首机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号上行文至版心上行文至版心上边缘为上边缘为80mm签发人：上报的公文需标上报的公文需标识签发人姓名识签发人姓名眉眉首首00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号眉眉首首机机密密一年一年特特急急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由

43、发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041

44、号签发人：联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉眉首首上报的公文需标识签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名;“请示请示”应当在附注处注明应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人的姓名和电话。中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正

45、文一起装订。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主主体体文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT数字、年份不能回行应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。不得标识此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处不署

46、发文机关名称。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。落款处不署发文机关名称。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日主题词：主题词：抄送：抄送：中金房产公司办公室中金房产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。中金房产美家房产祥大房产浙江数码通江苏数码通落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。有

47、些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。市长 韩 正中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发版版记记便于计算机检索和管理公文。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。以公文付印时间为准。00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作

48、的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发机机密密一年一年特特急急1空白页和空白页以下的页不标识页码；双页码居左空一字。订口统计表统计表1横表单页码置于左下角，双页码置于左上角，单页码表头在订口一边。中金（集团）公司中金（集团）公司中金函20043号中金（集团）公司关于加强中金

49、（集团）公司关于加强文书档案工作的函文书档案工作的函富宝公司：为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。中金集团公司二OO四年一月二日距上页边30mm距下页边20mm红色，长均为170mm公公文特文特定格定格式之式之一一函函件件格格式式信函式格式与便笺头比较信函式格式与便笺头比较公文特定格式之二公文特定格式之二命令（令）格式命令（令）格式海关海关总署令总署令上海市人民政府令上海市人民政府令第1号现发布上海市民办科技经营机构管理办法，自一九八九年三月十五日起施行。市长韩正韩正 二OO四年一月二日距版心上边缘20mm公文

50、特定格式之三公文特定格式之三办公会议纪要眉首格式办公会议纪要眉首格式公司办公会议纪要公司办公会议纪要第第 10 10 号号公司办公室公司办公室 20022002年年1111月月1010日日北海市档案局北海市档案局局长办公会议纪要局长办公会议纪要2004-6会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。4月20日，局长支持召开局长办公会议。局领导、出席会议。、在审议相关议题时列席了会议。一 会议听取了，。分送：分送：各位局领导抄送：抄送：局各处室负责人北海市档案局北海市档案局办公室办公室20042004年年1 1月印发月印发11 1、版头、版头