企业公文讲座课件.ppt

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1、文文件件管管理理四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院杨戎教授杨戎教授R企企 业业公文写作公文写作专题一专题一企业公文基础知识企业公文基础知识现行公文规范与国家标准现行公文规范与国家标准简介简介企业公文特点企业公文特点企业常用公文分类企业常用公文分类企业公文文种使用规范企业公文文种使用规范企业公文格式企业公文格式企业行文规则企业行文规则 一、一、现行现行公文规范与公文规范与 国家标准简介国家标准简介 1党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例（中办发中办发【20122012】1414号号 2012年年7月月1日起实施日起实施,其他机关单位可其他机关单位可参照执行）参照执行）2 2党政

2、机关公文格式（党政机关公文格式（GB/T 9704-2012 GB/T 9704-2012,2012年年7月月1日起实施日起实施,其他机关单位可参照执行）其他机关单位可参照执行）3.3.标点符号用法（标点符号用法（GB/T 15834GB/T 158342011,20122011,2012年年6 6月月1 1日起实施）日起实施）4 4出版物上数字用法（出版物上数字用法（GB/T 15835-2011,2012GB/T 15835-2011,2012年年1111月月1 1日起实施）日起实施）5.其他其他 案例案例:中央企业中央企业公文公文报送办法报送办法 四川省四川省行政规范性行政规范性文件文件

3、 二、企业公文特点二、企业公文特点公文有狭义和广义之分。公文有狭义和广义之分。n广义的公文，在公务活动中形成的具有法定或广义的公文，在公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范体式表达的文书。特定效力，以规范体式表达的文书。涵盖了全部通用公文和专用公文。涵盖了全部通用公文和专用公文。n狭义的公文，特指狭义的公文，特指1515种党政机关公文处理工作种党政机关公文处理工作条例中规定的主要公文条例中规定的主要公文。企业公文是企业运营的最有效的载体，是其执行企业公文是企业运营的最有效的载体，是其执行行为的书面化，是传递企业信息以及规范并记录行为的书面化，是传递企业信息以及规范并记录其行为的唯一依据。任

4、何企业的决策和执行行动其行为的唯一依据。任何企业的决策和执行行动都离不开公文，公文管理的效率在很大程度上决都离不开公文，公文管理的效率在很大程度上决定了企业运营的效率。定了企业运营的效率。企业公文管理，与会务、提案、会展活动和总务企业公文管理，与会务、提案、会展活动和总务后勤福利等管理一样，是企业事务管理种最常见、后勤福利等管理一样，是企业事务管理种最常见、最重要的部分，与企业运营的执行流程和战略决最重要的部分，与企业运营的执行流程和战略决策流程紧密相连策流程紧密相连。(一一)具有法定作者具有法定作者 依法成立并能以自己的名义依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其行使权利和承担义

5、务的企业及其法定代表人可制发法定代表人可制发正式公文正式公文。1.1.正式行文包括三种形式：正式行文包括三种形式：企业名义企业名义对外行具有法律效力的正对外行具有法律效力的正式文件（独立民事行为能力主体）式文件（独立民事行为能力主体）“集团公司文件集团公司文件”发往政府相关部门的文件发往政府相关部门的文件向系统内上级单位的行文向系统内上级单位的行文影响重大、涉及全面工作的文件影响重大、涉及全面工作的文件企业所属的组织单位名义企业所属的组织单位名义集集团团公公司司所所辖辖2222个个子子公公司司、7 7个个分分公公司、司、3 3个托管单位的名义行文个托管单位的名义行文法法定定代代表表人人名名义义

6、以以公公司司董董事事长长、总总经经理的名义签署行文理的名义签署行文(1)(1)正式行文正式行文非正式行文非正式行文 公司关于开展公司关于开展活动的通知活动的通知 公司人力资源部关于布置公司人力资源部关于布置工作的通知工作的通知（2 2）对对内行文内行文对对外行文外行文 集团公司集团公司WTOWTO规则学习培训计划规则学习培训计划 集团公司关于印发集团公司关于印发WTOWTO规则学习培训计划的规则学习培训计划的通知通知2.2.作者的多元化产生不同作者的多元化产生不同主要行文形式主要行文形式（3 3）直接行文）直接行文间接行文间接行文关于拨款修建关于拨款修建中心的请示中心的请示 集团公司转发四川省

7、建设银行关于集团公司转发四川省建设银行关于的意见的通知的意见的通知（4 4）单独行文）单独行文联合行文联合行文 公司关于表彰现场工程师公司关于表彰现场工程师的通报的通报锦城区城市规划局锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告路扩建工程搬迁工作的通告（5）职权行文与授权行文）职权行文与授权行文授权其办公厅（室）行文。授权其办公厅（室）行文。授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示。多为答复下级机关的请示。【例例】XX公司公司“经经XX同意同意(批准批准)”谁授权、谁签发。谁授权、谁签发。二、三级单位二、三级单位公司某部门公司某部门XX卫生部卫生

8、部关于关于XX问题的请示问题的请示XX关于关于XX问题的复函问题的复函 在国外商务文件写作中，认为行文前在国外商务文件写作中，认为行文前”决定决定行文的正式性程度行文的正式性程度”问题很重要。因为社会一直问题很重要。因为社会一直在淘汰繁文缛节在淘汰繁文缛节,人们之间的往来变得越来越非人们之间的往来变得越来越非正式化正式化,为文件选择一个最适合的正式性程度为文件选择一个最适合的正式性程度,决决定着文件的语气、帮助树立作者的形象，并且可定着文件的语气、帮助树立作者的形象，并且可能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约行文成本的作用。行文成本的作用。明确正

9、式程度以后明确正式程度以后明确正式程度以后明确正式程度以后,就可从三方面作出正确决定就可从三方面作出正确决定就可从三方面作出正确决定就可从三方面作出正确决定文件形式、称谓、语气文件形式、称谓、语气文件形式、称谓、语气文件形式、称谓、语气l以以“形式形式”为例为例最正式的企业文件（媒介）形式最正式的企业文件（媒介）形式带文头的标准文件（信笺）带文头的标准文件（信笺）建议书（策划书、预案、方案）建议书（策划书、预案、方案）法律文件（规章制度）法律文件（规章制度）宣传小册子宣传小册子行文正式的电子邮件的附件行文正式的电子邮件的附件最不正式的企业文件（媒介）形式最不正式的企业文件（媒介）形式电子邮件电

10、子邮件广告传单广告传单时事通讯时事通讯手写便笺手写便笺旁注（承办人的批注旁注（承办人的批注/领导的原件批回）领导的原件批回）可粘贴便条可粘贴便条(二二)具有法定的权威和效用具有法定的权威和效用 1.1.公文的现实执行效用、现行效用、时效公文的现实执行效用、现行效用、时效 2.2.空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：超越职权范围行文的几种情况：一一是是制制发发者者超超出出职职权权范范围围行行文文:工工商商局局行行公公安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文 二二是是公公文文内内容容超超出出职职权权范范围围:下下

11、级级越越权权制制定定实施细则实施细则 3.3.时间效力范围时间效力范围 （1 1）公文生效时间）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【案例案例】“文到之日起执行文到之日起执行”;“自发布之日起执自发布之日起执行行”。定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件）【案例案例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。（2 2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内

12、容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）新机关接替其职能）4 4.公文的溯及力公文的溯及力 公文溯及既往的效力公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制指公文可否适用于制发以前的事件或行为。发以前的事件或行为。一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照规范性文件比照 “法律不溯及既往法律不溯及既往”原则原则不应该规定溯及力。不应该规定溯及力。(三三)具备特定体式具备特定体式体式体式文体文体：文件的表达形式：文件的表达形式格式格式约定俗成的格式约定俗成的格式法定的标准格式法定的标准格式公文语

13、体语体是语言的功能风格，是人们在不同的社会生活领域内语体是语言的功能风格，是人们在不同的社会生活领域内进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言材料特点的综合。材料特点的综合。可以分为说话语体和书面语体两大类。可以分为说话语体和书面语体两大类。书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语体。体。公文语体是事务语体的分体之一。以使用为目的，决定其公文语体是事务语体的分体之一。以使用为目的，决定其语体风格是：平实（明确表意）、简明（加快交流速度）、语体风格是：平实（明确表意）、简明（加

14、快交流速度）、庄重（权威性、保证办文效力）。庄重（权威性、保证办文效力）。n公文语体公文语体更重程式、更求明晰、更少文饰。更重程式、更求明晰、更少文饰。公文体现程式性惯用格式：法定或约定俗成的格式，正文的写作模版）写作层次：指公文篇章结构上一系列技术性要求。如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。转述来文的方式：批转、转发、印发语言表达习惯工作报告（总结）案例/其他公文案例(四四)经过特定的处理程序经过特定的处理程序制制发发公公文文与与公公文文生生效效必必须须履履行行法法定定程程序序与与手手续：续：会签会签 公布公布 签发或法定会议签发或法定会议(机构机构)批准通过等批准通过等

15、收收文文发发文文登登记记初初审审、退退文文签签收收分分发发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办答答复复起起草草会会商商审审核核签签发发复复核核登登记记用用印印签签署署印印制制核核发发 传传 阅阅对内催办对内催办查办、查办、对外催办对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁【重点重点】（1）企业内设机构不得对外正式行文。企业内设机构不得对外正式行文。（2）企企业业综综合合职职能能部部门门（行行政政办办公公室室、总总经经理理办办公公室、董事会办公室）的授权行文和职权行文室、董事会办公室）的授权行文和职权行文:授权行文依据授权行文依据“经经同意（批准）同意

16、（批准）”授授权权手手续续：谁谁授授权权，谁谁签签发发或或由由受受权权机机关关主主要负责人签发。要负责人签发。（3）签署和签发的区别签署和签发的区别 三、企业常用公文分类三、企业常用公文分类 从不同角度了解公文写作从不同角度了解公文写作与处理与处理（一）（一）按形成、使用领域，分为通用公文按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内正式、内部部)和专用公文。和专用公文。1 1正式通用公文正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。（1）条例条例规定的正式公文文种规定的正式公文文种15种，如

17、通知、种，如通知、请示、报告等；请示、报告等；（2）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、公告公告、议案等议案等。2 2内内部部通通用用公公文文 企企业业内内部部通通行行使使用用，具具有有复复杂性、内部性和灵活性。包括杂性、内部性和灵活性。包括（1 1）规规章章制制度度类类文文件件（规规范范性性文文件件）：办办法法、规规定定、章章程程、制制度度、规规则则、须须知知、规规程程、守守则、准则、标准等则、准则、标准等（2 2）会会议议类类文文件件：会会议议报报告告、讲讲话话、致致辞辞、提提案、会议记录、会议指南、日程、议程等案、会议记录、会议指南、日程、议

18、程等（3 3）计计划划与与信信息息反反馈馈类类文文件件：计计划划类类、调调查查报报告告、签签报报、信信息息、简简报、总结等报、总结等（4 4）ISO9000ISO9000国国际际质质量量管管理理体体系系产产生生的的四四个个层层次次的的文文件件(质质量量手手册册、程程序序文文件件、工工作作指指导导书书、质质量量记记录）录）（5 5）其其他他事事务务类类文文件件：各各类类书书信信、条据、礼仪文书等。条据、礼仪文书等。3 3专用公文专用公文 企业在专门业务工作范围内使用企业在专门业务工作范围内使用的公文，具有专门性和限制性。的公文，具有专门性和限制性。财务文件（发票、帐簿、报表）财务文件（发票、帐簿

19、、报表）保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）等件（各类登记表）等外事文件（外事函件、外事专用批文）外事文件（外事函件、外事专用批文）纪检监察文件纪检监察文件（二）按行文（传递）方向分为上行文、平行文（二）按行文（传递）方向分为上行文、平行文（二）按行文（传递）方向分为上行文、平行文（二）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。和下行文。和下行文。和下行文。上行文上行文下级组织向上级组织报送的公下级组织向上级组织报送的公文。文。某公司向上级领导机关报送的公

20、文；某公司向上级领导机关报送的公文；该公司下属的单位向公司报送的公文；该公司下属的单位向公司报送的公文；公司下属单位按要求向地方政府等报送的公司下属单位按要求向地方政府等报送的公文公文。平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公平级组织或不相隶属组织之间的公文。文。下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。某公司向所属的下级单位行文；某公司向所属的下级单位行文；公司各部门下发的公文；公司各部门下发的公文；公司所属的各单位、公司各部门向本单位、公司所属的各单位、公司各部门向本单位、本部门下发的公文。本部门下发的公文。社会组织之间工作关系的划分：社会组织之间工作关系的

21、划分：社会组织之间工作关系的划分：社会组织之间工作关系的划分：同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务指导与被指导业务指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.根据工作关系产生的行文关系根据工作关系产生的行文关系 1 1、2 2 是上行文是上行文或下行文关系；或下行文关系；3 3、4 4是平行文关系。是平行文关系。除此之外，社会组织之间（政府及其部除此之外，社会组织之间（政府

22、及其部门与企业）有时还需要按照综合管理与被管理、门与企业）有时还需要按照综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系以及其他法律关系如合同关系 行业管理关系行业管理关系等行文等行文。（三）按涉密程度（三）按涉密程度GB/T7156-2003文献保密等级代码与标识文献保密等级代码与标识分为分为五种五种国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级绝密级内容涉及最重要的国家秘密的公文。内容涉及最重要的国家秘密的公文。机密级机密级内容涉及重要国家秘密的公文。内容涉及重要

23、国家秘密的公文。秘密级秘密级内容涉及一般国家秘密的公文。内容涉及一般国家秘密的公文。限制级限制级内容不涉及国家秘密内容不涉及国家秘密,但在一定时间内限制其但在一定时间内限制其交流和使用范围的公文交流和使用范围的公文.公开级公开级可在国外公布、发行和交换的公文。可在国外公布、发行和交换的公文。l案例案例国家秘密与商业秘密、工作秘密的国家秘密与商业秘密、工作秘密的区区别别立法意图不同立法意图不同 法律特征不同法律特征不同 权利主体不同权利主体不同 确定程序不同确定程序不同 标志不同标志不同 一旦泄露危害的对象不同一旦泄露危害的对象不同 一旦泄露所承担的法律责任不同一旦泄露所承担的法律责任不同 什么

24、是商业秘密？什么是商业秘密？第二百一十九条第二百一十九条本条所称本条所称商业秘密商业秘密，是指不为公众，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。采取保密措施的技术信息和经营信息。浙江省技术秘密保护办法浙江省技术秘密保护办法2005年年9月月30日日本办法所称的本办法所称的技术秘密技术秘密，是指能为权利人带来利益、权利人，是指能为权利人带来利益、权利人已采取严格的保密措施、不为公众所知悉的技术信息，包括已采取严格的保密措施、不为公众所知悉的技术信息，包括设计、程序、配方、工艺、方法、诀窍

25、及其他形式的技术信设计、程序、配方、工艺、方法、诀窍及其他形式的技术信息息,属于属于商业秘密。商业秘密。（四）按办理时限分为特急件、加急件、平（四）按办理时限分为特急件、加急件、平件。件。中国科学院中国科学院公文处理公文处理标准规定：标准规定：限时件在规定时限内审批，限时件在规定时限内审批，特急件当日完成审批，特急件当日完成审批，加急件加急件3 3个工作日内完成审批，个工作日内完成审批，一般件一般件5 5个工作日内完成审批。个工作日内完成审批。l （五）按来源分类五）按来源分类 分为收文、发文（内部、对外）。分为收文、发文（内部、对外）。（六）按处理方式分类（六）按处理方式分类 分为阅知件（阅

26、件）、阅办件（办件）。分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）。分为分为阅知件（阅件）阅知件（阅件）、阅办件（办件）、阅办件（办件）阅件：需要阅件人阅知的公文阅件：需要阅件人阅知的公文。办件：需要阅件人审批的公文。办件：需要阅件人审批的公文。（七）（七）按性质和作用分为规范性公文、领按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。商洽性公文、契约性公文、会议文件等。按制发机关的性质，分为人大公文、按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文

27、事业公文 、群团行业组织公文、法院机、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。关公文、检察院机关公文等。规范性文件的效力等级规范性文件的效力等级 基基本本法法律律一一般般法法律律行行政政法法规规规规章章国务院部国务院部门规章门规章地方政地方政府规章府规章地方性法地方性法规规行行政政措措施施其其他他规规章章制制度度宪宪法法民族自治条民族自治条例、单行条例、单行条例例【重点重点】制发公文不能违反国家法律法规规章以制发公文不能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定。及其他规范性文件的有关规定。“条例条例”只能用于法规只能用于法规(党内的条例例外党内的条例例外)“办法办法”和和“规

28、定规定”既可用于法规，又既可用于法规，又可用于规章。可用于规章。一一般般公公文文和和规规范范性性文文件件的的区区别别（名名称称、制发程序、效力等）制发程序、效力等）其他社会组织所制定的规章制度。为满足社会管理其他社会组织所制定的规章制度。为满足社会管理和内部管理的双重需要，在其自身范围内制定发布和内部管理的双重需要，在其自身范围内制定发布的规范类公文。如的规范类公文。如公司秘密文件、资料和其公司秘密文件、资料和其他物品的保密规定他物品的保密规定、公司员工年度考核办公司员工年度考核办法法等。等。案例案例1 1某公司安全管理办法某公司安全管理办法/目前规范性文件的制定和发布存在不少问题目前规范性文

29、件的制定和发布存在不少问题 一是制定的法律依据不足。一是制定的法律依据不足。二是越权设定应当通过立法加以规范的内容。二是越权设定应当通过立法加以规范的内容。三是文件技术上有重要疏漏。三是文件技术上有重要疏漏。四是未及时清理。四是未及时清理。五是发布渠道不统一，无法查询。五是发布渠道不统一，无法查询。（八）从物质载体的角度分类分为四种（八）从物质载体的角度分类分为四种1.1.纸质文书纸质文书2.2.感光介质文件感光介质文件3.3.磁介质文件磁介质文件4.4.电子文件电子文件-(九九)按公文稿本分类按公文稿本分类 分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（试行本、

30、暂行本）（试行本、暂行本）（草案）（草案）（不同文字文本）（不同文字文本）（复制件）（复制件）草草 稿稿 定定 稿稿 正正 本本 副副 本本 副副 本（复本）本（复本）公文主要文稿和文本：公文主要文稿和文本：1.1.草稿草稿非正式、无效力。（征求意见非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.2.定稿定稿履行法定生效程序的最后完成履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用稿，具有正式公文的法定效用,具有签发具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）或会议批准标志。（原稿、底稿）3.3.正本正本 具有法定效用的正式具有法定效用的正式

31、文本，主送件。格式规范，具有文本，主送件。格式规范，具有生效标志。生效标志。(试行本、暂行本、试行本、暂行本、修订本、不同文字文本修订本、不同文字文本 ）4.4.副本副本 正本的复份或复制正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）本（抄送件、传阅件、存本）四、企业公文文种使用规范四、企业公文文种使用规范 （一）公文文种选用规则一）公文文种选用规则 1.1.什么是文种什么是文种每一种文件固定的名称即文种。每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文种。所有公文都必须在标题中标明文种。2.2.正确标明文种的作用正确标明文种的作用 有利于维护公文的严肃性、规范有利于维护公文的严肃性、规范

32、性；性；为公文的撰写和处理提供方便。为公文的撰写和处理提供方便。3.3.3.3.正确使用公文文种的依据正确使用公文文种的依据正确使用公文文种的依据正确使用公文文种的依据行文目的和要求；行文目的和要求；作者（发文机关）的权限；作者（发文机关）的权限；作者与主要受文者的工作关系；作者与主要受文者的工作关系；依据国家有关部门现有的统一依据国家有关部门现有的统一规定规定（二）公文文种适用范围（二）公文文种适用范围企业适用公文主要有：企业适用公文主要有：1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或

33、者撤决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级不适当的决定事项。销下级不适当的决定事项。3.通告。适用于在一定范围内公布应当周知的事项。通告。适用于在一定范围内公布应当周知的事项。4.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。5.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。批转、转发公文。6.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。7.

34、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。8.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示。适用于向上级机关请求指示、批准。9.批复。适用于答复下级机关请示事项。批复。适用于答复下级机关请示事项。10.函。函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。审批事项。11.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。(三三)文种选用上存在的问题文种选用上存在的问题u缺少文种缺少文种u使用非法定文

35、种使用非法定文种u文种重叠文种重叠u生造文种生造文种u文种作为公文标题文种作为公文标题u文种混用文种混用u同类公文使用不同文种同类公文使用不同文种u错用文种错用文种案例案例五、企业公文格式五、企业公文格式（一）公文格式的涵义及分类（一）公文格式的涵义及分类1.1.公文格式公文格式指组成公文的各部分文字符号指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。在载体（纸张等）上排列的规定。2.公文文面格式分类公文文面格式分类公文式文面格式公文式文面格式：按国家标准分为：按国家标准分为 （1 1）公文一般格式）公文一般格式 （2 2）公文特定格式）公文特定格式 专业规范文本式文面格式：专业规范文

36、本式文面格式：如合同示范文本格如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式式、保险文书、司法文书等的格式 一般文章文面格式一般文章文面格式(二二)公文格式规范化、标准化的意义公文格式规范化、标准化的意义GB/T9704GB/T97042012党政机关公文格式党政机关公文格式适用范围：其他机关和单位可参照执行适用范围：其他机关和单位可参照执行.保证公文的完整、正确、庄重和权威性、保证公文的完整、正确、庄重和权威性、有效性。有效性。有利于公文的简化。有利于公文的简化。有利于办公自动化，实现公文信息共享。有利于办公自动化，实现公文信息共享。有利于公文的管理和检索利用。有利于公文的管理和检索利用。（

37、三）公文格式组成部分（三）公文格式组成部分包括版头、主体、版记的格式和项目包括版头、主体、版记的格式和项目公文格式技术标准公文格式技术标准公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面及版面尺寸公文中图文的颜色公文中图文的颜色排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求公文中各要素标识规则公文中各要素标识规则公文中的表格公文中的表格公文的特定格式公文的特定格式A4A4型纸，型纸，210mm210mm297mm297mm天头（上白边）为天头（上白边）为37mm37mm1mm1mm公文用纸订口（左白边）为公文用纸订口（左白边）为28mm28mmlmmlmm，版心尺寸为版

38、心尺寸为156mrn156mrn225mm225mm 一般使用纸张定量为一般使用纸张定量为60g/60g/80g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度纸张白度80%80%90%90%，横向耐折度横向耐折度1515次，次，不透明度不透明度85%85%，pHpH值为值为7.57.59.59.5；如无特殊说明，各要素一般采用如无特殊说明，各要素一般采用3 3号号仿宋体字。特定情况可作适当调整；仿宋体字。特定情况可作适当调整；每面排每面排2222行，每行排行，每行排2828个字，并撑个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整；满版心，特定情况可以作适当调整；如无特殊说明，公文中文

39、字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色均为黑色公文的特定格式之一公文的特定格式之一公文的特定格式之一公文的特定格式之一信函式格式信函式格式信函式格式信函式格式 即函件。用于处理日常事务的平行即函件。用于处理日常事务的平行文或下行文文或下行文,如函、一般事项的通知、如函、一般事项的通知、批复等批复等,而且使用频率很高。而且使用频率很高。公文的特定格式之二公文的特定格式之二纪要纪要版头格式版头格式公司办公会议纪要公司办公会议纪要第第 10 10 号号公司办公室公司办公室 20022002年年1111月月1010日日纪要格式可以根据实际制定 纪要不加纪要不加盖印章。盖印章。纪要不分主送、纪要

40、不分主送、抄送，而用抄送，而用“分分送送”这一特定形这一特定形式。式。(四四)版头、主体、版记格式项目的规范标注版头、主体、版记格式项目的规范标注版头部分版头部分1 1公文份数序号公文份数序号 涉密公文应标明份数序号。涉密公文应标明份数序号。2 2密密级级 涉涉及及国国家家秘秘密密的的公公文文标标注注绝绝密密、机机密密、秘秘密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。3 3紧紧急急程程度度 紧紧急急公公文文标标注注特特急急、加加急急件件；紧紧急急电电报分别标明特提、特急、加急、平急。报分别标明特提、特急、加急、平急。4 4 4 4发文机关标识发文机关标识发文

41、机关标识发文机关标识大版头大版头 机关全称或规范性简称机关全称或规范性简称-文件文件小版头小版头 函件版头函件版头联联合合行行文文，主主办办单单位位排排列列在在前前。（党党政政联联合合行行文版头）文版头）首页必须显示正文。首页必须显示正文。5 5 5 5发文字号发文字号发文字号发文字号包括发文机关代字、年份、序号包括发文机关代字、年份、序号发发文文机机关关代代字字（含含地地域域代代字字、单单位位代代字字、职职能能代字、文类代字等）代字、文类代字等）联合行文，应标主办机关发文字号。联合行文，应标主办机关发文字号。标注位置（上行文、下行文平行文、函件）标注位置（上行文、下行文平行文、函件）【例文例

42、文】发文字号案例：发文字号案例：（1 1）绵府发）绵府发200420041010号号（2 2）20042004绵工商广字第绵工商广字第005005号号（3 3）苏农发）苏农发20042004人字第人字第3 3号号（4 4）师大函）师大函200420041818号号（5 5）川投办（）川投办（20042004）1212号号6.6.签签发发人人 上上行行文文须须标标明明签签发发人人或或会会签签人人姓姓名，并在附注处标明联系人和电话。名，并在附注处标明联系人和电话。作用（作用（1 1）强化公文质量；）强化公文质量；（2 2）便便于于上上下下级级机机关关领领导导直直接接联联系系工工作。作。主体部分主体

43、部分主体部分主体部分7 7标题标题 （1 1）公文式标题）公文式标题 发文机关发文机关事由事由文种文种n除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。n“关于关于”：（）四四川川省省人人民民政政府府办办公公厅厅按按时时足足额额发发放放行行政政事事业单位职工工资的通知业单位职工工资的通知标题案例标题案例 【例文例文例文例文】转发性文件标题案例转发性文件标题案例转发性文件标题案例转发性文件标题案例n()()国国家家经经委委印印发发 关关于于贯贯彻彻中中华华人人民民共共和和国优质产品奖励条例国优质产品奖励条例的补充规定的补充规定的通知的通知 n（）县县司司法

44、法局局批批转转司司法法部部关关于于报报送送信信访工作统计表的通知访工作统计表的通知n（）县县司司法法局局转转发发司司法法部部发发200420041212号文的通知号文的通知批转、转发、发布性通知标题例批转、转发、发布性通知标题例【例例】市政府关于转发市政府关于转发省政府省政府 关于转关于转发人事部关于为发人事部关于为同志恢复名誉后享受同志恢复名誉后享受级待遇的通知级待遇的通知的通知的通知 改为：改为：市政府转发人事部关于为市政府转发人事部关于为同志同志恢复名誉后享受恢复名誉后享受级待遇的通知的通知级待遇的通知的通知（2 2 2 2）新闻式标题新闻式标题新闻式标题新闻式标题单标题单标题药品销售中

45、回扣现象严重药品销售中回扣现象严重双双标标题题艰艰苦苦的的拼拼搏搏 丰丰硕硕的的成成果果XXXX公公司司20012001年工作总结年工作总结（3 3）四项式标题：发文机关四项式标题：发文机关时限时限事由事由文种文种XXXX保险公司保险公司20022002年宣传工作要点年宣传工作要点XXXX市财政局市财政局20012001年干训工作总结年干训工作总结（4 4 4 4）规范性文件标题规范性文件标题规范性文件标题规范性文件标题 适用范围（对象）适用范围（对象）事由事由文种文种国家行政机关国家行政机关公文处理公文处理办法办法某大学网络学院某大学网络学院20032003年秋季年秋季招生招生简章简章上海上

46、海XXXX股份有限公司董事会股份有限公司董事会章程章程某省工业企业某省工业企业劳动卫生管理劳动卫生管理条例条例8.8.主送机关主送机关公公文文主主要要受受理理单单位位，对对收收文文负负主主要要办办理理和和答答复责任复责任用全称或规范化简称、统称用全称或规范化简称、统称分普发文件和专发文件分普发文件和专发文件上行文一般不多头主送上行文一般不多头主送公布性文件不标主送机关公布性文件不标主送机关11.11.11.11.成文日期成文日期成文日期成文日期以负责人签发日期为准以负责人签发日期为准联联合合行行文文以以最最后后签签发发机机关关负负责责人人签签发发日日期为准期为准会议通过文件以批准通过日期为准会

47、议通过文件以批准通过日期为准电报以发出日期为准电报以发出日期为准阿拉伯数字将年、月、日数字标全阿拉伯数字将年、月、日数字标全9.9.正文正文 10.10.附件附件 主体式附件和补充说明式附件主体式附件和补充说明式附件由附件和附件说明组成由附件和附件说明组成标注位置标注位置带图的附件带图的附件1/1/新形式新形式附件附件12121212公文生效标识（印章、签署）公文生效标识（印章、签署）公文生效标识（印章、签署）公文生效标识（印章、签署）包包括括生生效效章章、校校正正章章、鉴鉴证证章章、密密封封章章、骑骑边边（缝）章、钢印（缝）章、钢印公公文文除除会会议议纪纪要要、电电报报、党党内内普普发发文文

48、件件外外均均须须盖印章。盖印章。联联合合上上行行文文，由由主主办办单单位位盖盖章章；联联合合下下行行文文，发文机关都应盖章。印章须与正文同在一页。发文机关都应盖章。印章须与正文同在一页。签署人为制发主体正职领导人的职衔和姓名。签署人为制发主体正职领导人的职衔和姓名。13131313附注附注附注附注成文日期的下一行加括号标注成文日期的下一行加括号标注阅读范围阅读范围请示文件的联系人姓名和电话请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容其他需要注明的内容 版记部分版记部分1414抄抄送送机机关关 除除主主送送机机关关之之外外需需要要执执行行或或知知晓公文内容的其他机关。晓公文内容的其他机关。不抄送

49、本单位，不标不抄送本单位，不标“存档存档”一般不指名道姓抄送领导人个人一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件遵守行文规则规定的抄送条件1515印发机关和印发时间印发机关和印发时间一般不标打印者、校对者姓名一般不标打印者、校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码印发日期的数字用阿拉伯数码 （五）公文格式技术标准（五）公文格式技术标准1.公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度横向耐折度15次，不透明度次，不透明度85%，p

50、H值为值为7.59.5。2 2公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面及版面尺寸 （1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准国际标准4型（型（210mm297mm）。）。（2）公文页边与版心尺寸：）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）（不含页码）3 3公文中图文的颜色公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。黑色。4 4排版规格与印制装订要求排版