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1、南方医科大学外事及港澳台事务类档案管理实施细则校外字2007 188号学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，南校区 管委会，基因工程研究所：为了提高我校外事及港澳台类档案的质量和管理水平，更好地提 供外事档案为学校和社会服务，根据中华人民共和国档案法、普 通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法与高等学校档 案工作规范，结合我校实际，特制定本细则。1 .外事及港澳台事务档案工作的基本原则1.1 我校在与港澳台、外国团体或个人在学术研究、科技合作、 人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、 声像载体材料及实物（礼品、纪念品等），均属外事档案。1.2
2、外事档案必须实行集中统一管理，确保完整齐全、准确、系 统和安全，便于开发利用。1.3 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中, 落实到学校外事部门有关人员的职责范围，做到与布置、检查、总结 外事工作同步进行。1.4 外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼） 职档案员负责收集、积累、整理、归档。1.5 努力实现外事档案科学化管理，大力开发信息资源，为学校 教学、科研、人才交流等服务。2 .外事及港澳台事务类档案归档范围的确定. 1确定的原则3 . 1. 1归档的外事管理和外事活动中形成的归档的文件材料，必 须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2. 1. 2归
3、档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全南方医科大学外事类档案归档范围和保管期限表WS11综合序号类目名称保管期限1上级关于外事工作的文件材料长期2学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等永久3外事工作统计报表等永久4外事会议材料长期WS12 出国（境）序号类目名称保管期限上级对出国（境）人员的有关文件材料长 期1 国际学术会议论文得奖永久，一般长期投寄国外的学术论文三大索引收录永久，一般刊物长期2 出国（境）人员考察、访问材料长期出国（境）讲学、研究人员有关材料长期3 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文永久和各类证书（影印件）4 国际比赛、竞赛得奖永久，一般长期WS13 来校
4、序号类目名称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长 期2外国党政官员、各国人士来校参观访问的文件材料长 期（元首一永久）3外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、永 久教材等材料4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长 期5国际比赛、竞赛长期6外籍教授、教师、客座教授的聘任及有关文件资料永 久WS14国际合作与会议序号类目名称保管期限1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永 久2本校完成的国际合作项目、成果等材料永 久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长 期4授予外籍人员名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品（归实物档案SW）永 久6国际会议的
5、有关材料（等级高的-一永久）长 期WS15 外国留学生工作序号类目名称保管期限1 录取审批材料永久2 学籍登记表、学籍卡片永久3 教学计划、大纲、安排长期4 学习情况、成绩及评语永久5 学位论文及学位证书复印件（博士学位一永久） 长期6 学生名册永久7 学生去向及有关材料长期8 有关留学生奖学金的文件材料永久 过程。保证其完整齐全、准确、系统。2.1 . 3归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有 机联系，体现涉外工作的职能和特点。2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、 讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等
6、方面，具体范围见附件一。2.2.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动 中形成的不同载体的文件材料。2.2.3 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品、可采取 不同方式归档，原件归个人，归复印、影印件；存学校档案部分：外 国赠送学校的纪念品、礼品、有保存意义的，应归档，不宜长期保存 的可存影印件和清单。2. 3不归档的材料上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；2.1.1 未定稿的各种文件；2. 3. 3未生效的合同、协议书；2. 3. 4无查考价值一般性、临时性函件；2. 3. 5重份文件，校内各单位发来的文件；与校外单位交换来的材料。以上不归档的某些材料，也可有
7、选择地作资料暂存。3.外事及港澳台事务文件材料的部门立卷与归档流程3. 1形成积累学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件 材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结 束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、 汇总、整理组卷，按规定向学校档案部门移交。3.1. 2归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、 图样清晰。3 . 1.3外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加多 一份。4 .2凡出国（境）学习、访问、考察、参加国际会议的人员，应 在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进 行验收后，出具证明，财务部
8、门方可准予报账结算，师资管理部门才 准予报到上班。3. 3整理组卷1.1.1 1根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密 级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的 组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或 数个案卷。1.1.2 对来校、出国（境）国际合作、国际会议的文件材料中， 上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料, 按年度分类组卷，是将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出 国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按 正件在前，附件在后；正件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排 列。1.1.3 拆除卷
9、内文件中的金属物，不锈钢可不拆除，对破损的文 件材料进行修补。1.1.4 外事文件材料，采用卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷。采用以件为 保管单位。1.1.5 幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除文 字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原 状，另行专柜保管，档号与文字材料互见参见号。1.1.6 以件保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或 双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开 始，页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上档号章，以一条过的 形式填写档号。3. 3. 7拟写案卷标题并录入档案管理
10、软件中，完成案卷级目录的 著录。案卷标题要求结构完整，应准确地概括卷内文件主要责任者、 内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。标题中文 控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。3. 3. 8借助档案管理软件对文件相关信息进行著录并打印卷内文 件目录。实体分类号：与所在案卷的实体分类号一致；件号：卷内文件排列先后顺序的序号；文号：文件制发机关的发文字号；责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；题名：即文件标题，应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能 说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号，同时将本单位 形成的电子文件的全文上传到档案管理系统中；日期：文
11、件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表 示年、月、日的右下角加号，软件要求八位数表示。3. 3. 9填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材 料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要 变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。立卷人，由组 成本卷的责任者签名；检查人，应是立卷单位负责人，即对案卷质量 进行审核的责任者签名。外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每 个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案部 门协商后确定。3.4归档验收3. 4.1由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目 录之前。4. 4.2移交档
12、案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者, 档案部门应拒绝接收，要求限期补正。5. 4.3移交时填写移交目录，移交目录一式两份，档案部门验收 后双方签名确认，各执一份备查。6. 4. 4外事档案在次年3月底前归档。4.外事档案的管理分类编号4.1.1 按中国档案分类法一一教育档案分类表进行分类标引， 给出检索分类号。4. 1.2根据外事档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二 级类目代号简表。4.1 . 3外事类档号二年度号+外事档案分类号+案卷号+件号，模式 参照南方医科大学档案业务分类实施细则3.3.案卷号按最下位类目流水，年度按自然年度，留学生按毕业的年 度（“届”）编目4. 2.
13、1档案部门在档案管理系统整理合并电子数据后，打印案卷 目录及全引目录等作为手工检索工具，配合计算机检索。4. 2. 2每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签, 标签下沿的位置距离底边40毫米处。7. 2.3登记外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为 对象填写。4.3排架、保管按档号顺序排架。4. 3.2新建的库房应符合国家档案局、建设部发布的档案馆库 房建筑设计规范，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、 防强光、防磁等设施。库房标准温度为14 24七，标准相对湿度为45 60%。4. 3.5档案部门应纳入学校自动化
14、管理系统，根据工作需要逐步 配置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等。案卷入库时应检查帐、物是否相符。按不同门类、载体、 依档号顺序排列。4. 3. 7案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各 库和全馆（室）均应有档案资料存放标志图、示意图。4. 3.8档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现 问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。4.4鉴定和销毁4. 4.1档案部门要按规定进行鉴定。4. 4. 2档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定, 对已满期的档案进行鉴定。4. 4.3在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组， 采用直接鉴定的方法，以
15、一个年度为基础，按照分工，个人初鉴，集 体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册， 经分管校长批准后，方可存毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。4. 5统计4.5. 1档案部门要确定专人负责统计。4. 5.2建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、 销毁和库房内各种情况数据，按省档案局和院校主管部门的要求及时 报送各种报表。4. 5.3按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计 分析。5. 5.4对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措 施、建议，报告学校领导。5.外事档案的开发利用档案部门应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便
16、。5.1 借阅5.1.1 凡利用库藏档案，应按有关规定办理手续，填写档案借 阅登记表。5.1.2 利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表。5.1.3 对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应 写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。5. 2. 4结合本单位管理现代化的进程，加快实现计算机检索档案 的功能，提高开发利用外事档案的能力。5. 3咨询服务、指导交流6. 3.1指导利用者使用各种手工检索工具，回答利用者提出的问 题。5.3.2 了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编 和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。5. 3. 3结合本单位管理现代化的进程，
17、加快实现计算机检索档案 的功能，提高开发利用外事档案的能力。6.外事档案工作岗位责任制6. 1分管外事工作的校领导职责6. 1.1组织学习贯彻档案法及有关档案工作的方针政策，把 档案工作列入工作计划。6. 1.2定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。6.2 与外事活动有业务联系的各部门领导职责6. 2. 1重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入 本部门工作之中，并认真执行。7. 2. 2按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件 材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。6.3 学校外事管理部门领导职责6.3.1 3.1制定和健全外事工作管理制度，确保外
18、事文件材料的形成 积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。6.3.2 指导本部门专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的 改善和工作素质的提高。6.3.3 指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的 外事材料整理组卷，按期向学校档案管理部门移交。6. 3. 4指导外事档案的鉴定工作。6.4 外事管理部门专（兼）职档案员职责6. 4. 1在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工 作。7. 4. 2会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件 材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。8. 4. 3将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷 合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案部门移交。9. 4. 4完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。6.5 学校档案部门职责6. 5. 1根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档 案工作各项管理制度。6. 5. 2监督、指导、检查、协助外事部门作好外事文件材料的形 成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系 统。6. 5. 3负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业 务工作。6. 5. 4积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。6.5. 5遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。