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1、公文处理辅导班讲解内容（案例分析）一、收文处理（一）案例一上级部门获知某项目资金将放开条件，并马上到位，下发特急 件要求各地迅速申报，并明确了上报时限。但某单位工作人员收文 后，未及时送阅，上报的资料错过了最终决策的会议，错失一大笔 项目资金。案例启示1 .工作人员对收到的公文应及时送领导批阅，紧急公文应随收 随送。原则上，急件当天送阅；一般文件传阅限3天之内完成，如 遇特殊情况或多位领导阅批的公文，传阅时间最长不能超过5天。 如遇领导同志公务繁忙一时不能批阅时，应注意及时提醒。2 .“特急件”要及时催办，提请领导同志随到随批，节假日不 例外。3 .如因其他原因不能及时批阅公文时，承办人员应与
2、领导同志 电话联系，按领导同志意见办理，不得压件不送，不得存放停办。4 .对有时限要求的公文，必须在时限要求之前办理完毕。（二）案例二上级单位催交材料，但收文还在领导办公桌上，未阅批，未安 排人办理。案例启示1 .对有时限要求的公文，特殊情况下可按照先办后传，急用者 先阅，跳跃式传阅等方法处理。或先复印送承办部门办理，待领导 有批示意见后，再将原件传承办部门阅处。2 .领导未批阅，工作人员也有责任，没有做到“及时提醒二（三）案例三张三为单位主要领导服务，李四托张三将文件送主要领导，主 要领导签批由分管领导处理，张三拿出文件直接交给分管领导，李 四找主要领导要文件，主要领导说已签批拿走了。案例启
3、示对领导同志批阅后的公文，要按照“谁送退谁”的原则及时退 文，不得横传，以免泄密或丢失。也就是通常说的：“从哪里来，到 哪里去”。（四）案例四收到上级单位办公室发来的文件，需要整理业务流程相关资料 后进行报送。资料整理好后，先后联系上级单位办公室张三、李四、 王五，均被拒收，转了一大圈，最后回去查收到的文件原文，是要 交到信息中心。后到信息中心，被告知纸质件需要一式两份，还要 将电子版发到指定邮箱，于是又回去重新返工。案例启示文电承办人一定要弄清来文、来电要求，严格向指定的地方、 按要求的份数和途径送达。另外，报送公文时，除领导同志明确指示外，公文不得直接送 领导同志个人，以免延误工作；不得多
4、头报送或越级报送。二、发文处理公文拟制中的不规范情况举例。（一）版头部分.发文字号。X政发（2008） 1号不应用圆括号，正确的是用六角括号X政办发20082号不应用中括号X政函2008年第005号不应加“年、第、00字XX发20081号（XX局向同级政府行文）应改为“XX文”X安监管200865号（文件标题为关于退还XXXX公司安全 生产风险抵押金的请示，主送机关为市政府）应改为“X安监文”, 中括号改为六角括号；另，标题缺发文机关（92） X价字第110号1.年份应标全,即“1992”； “（）”改 为“；位置应在发文机关代字“X价字”后。2.发文顺序号 应删去第”发文字号未按以下位置摆放
5、：X政文2008） 1号，应置于红 色反线上居左，左边空一字；X政发2008） 1号，应置于红色反线 上居中；X政函（2008） 1号应置于红色武文线下居右边缘顶格2.签发人。签发人姓名右边未空一字。签发人未用3号仿宋体字标识。签发人姓名未用3号楷体字标识。（二）主体部分1 .公文标题。由发文机关、主要内容和文种组成；很多单位一 般不标明发文机关，是不规范的X人民政府办公室关于印发2008年全区循环经济工作要点 的通知书名号是多余的；公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号，包括顿号、引号等X人民政府关于印发深化农村公路管理养护体制改革实施意 见的通知“意见”是十三类文种之一，
6、不需要加“通知”XX局关于加强XX系统公文管理的规定，XX镇人民政府关于 2008年上半年工作情况的汇报“规定”和“汇报”都属十三类文种 范畴，分别应改为“关于印发规定的通知”、“关于情况的 报告”XX局关于XXX情况的回复（向X政府）“回复”不在十三类 文种范畴；同时，XX局与X政府属领导与被领导关系，“回复”是函 的语气，应用上行文文种，此处宜用“报告”XX局关于单位搬迁和电话号码变更的公告“公告”是向国内 外宣布重要事项或者法定事项，在市以下一般不适用；此处如发文 件宜用“函”，函告各地、各部门，若在媒体、网站公布，宜用应用 文种“启事”XX局关于解决XXX经费的报告文种错误，应为“请示
7、”XX镇人民政府关于返还电力附加费的请示（向XX供电公司） 文种错误，镇与供电公司为不相隶属关系，应为“函”XX局关于追加2008年度办公工作经费的请示（向X财政局） 文种错误，政府其它各部门与X财政局之间为不相隶属关系，平行 关系，应为“函”XX村关于建设办公用房的请示（向市政府）越级行文标题回行时词语断开2 .主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称 或者规范化简称、统称请示中主送机关为“市委、市政府”或“X教育局、X财政局” 多头主送.公文正文。结构层次序数使用不规则,未按“一、”“（一）”“1.”“（1）” 顺序标识；序号“1. ”标识为“1、”引用文件：“根据X政办发20
8、0840号X人民政府办公室 关于切实加强乡镇便民服务中心建设的通知要求”引用公文应 当先引标题，后引发文字号“根据中共XX区委办公室、XX区人民政府办公室关于开展 区领导和区直单位主要负责人结对扶贫济困活动的通知（X办发 （2008） 13号）精神”应删去顿号或改为空格“恳请解决XX缺口资金十万元J “十”应改为“10”， 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯 用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外，应当使用阿拉伯数字。“妥否,请批复！” 应改为“ J 报告中夹带请示事项；请示一文数事文件正文内容冗长3 .附件。附件说明不是在正文下空1行左空2字用
9、3号仿宋体字标识 “附件”两字。“附件1、XXX同志简历。”顿号应改为点；最后的句号应删 去附件标题过长转行时，首字没按规定与上一行附件名称首字 对齐。附件正文没有顶格用三号黑体字标识“附件”两字。附件正文顶格用三号黑体字标识“附件”后加有冒号。应删 去冒号附件正文顶格用三号黑体字标识“附件”后，直接在下一行 编排附件的标题。应空一行.发文机关署名、成文日期、印章。成文日期一页无正文，或标注“此页无正文”（注：文件首页 和加盖印章页必须有正文）当公文排版后所剩空白处不能容下印章 位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文 同处一面，不得采取标识”此页无正文”的方法解决二。一三年
10、八月八日成文时间应用阿拉伯数字将年、月、 日标全，年份应标全称，月、日不编虚位成文日期上未标识发文机关署名。加盖印章时，发文机关署名没有以成文日期为准居中编排。成文日期不是右空四格；成文日期与正文最后一行空了上十行印章应上距正文一行以内联合行文两个印章间相交或相切；联合行文单位印章顺序混 乱，或一排过多，超出版心；印章歪斜、不清晰、排列不齐。不加盖印章时，首字比发文机关署名首字右移二字；如成文 日期长于发文机关署名，应使成文日期右空二字编排，并相应增加 发文机关署名右空字数。没有按上述要求编排。4 .附注。请示缺联系人和联系电话。没有联系人和电话的请示，上级 机关常常会拒收或退回附注顶格标识；
11、不是用3号仿宋体字加圆括号标识在成文时 间下一行。（三）版记部分.加有主题词。现行标准不再有主题词这一要素1 .版记放在首页，正文内容在版记之后。正文的具体内容放在 了主题词下一页。除“附件与公文正文不能一起装订”情况外，版 记永远在公文最后一页最下面2 .对上级机关用“抄报”；抄送机关最后未加句号。无“抄报” 这一要素，一律用“抄送”3 .印发机关和印发时间一行为“XXXX局 2008年8月8日印 发（注：上行文最后的印发时间一般删去“发”字。）印发机关 应为“XXXX局办公室”4 .印发机关和印发时间应用4号仿宋体字，编排在末条分隔线 之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字
12、将年、 月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）,后 加“印发”二字。没按上述要求编排，如字号为3号字，左右未空 一字。（四）其它1 .字号字体等排版问题。公文标题应在红色反线下空2行，用 2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排 28个字。而在实际操作中有很多不合上述规定，如公文标题用小二 万黑体。2 .页码不规范；信函式公文首页标注页码。信函式公文首页不 显页码.文件中单位排序不规范。三、公文排版及装订（一）页边距设置建议方案（单位mm）上37,下35,左28,右26o适合多页，需在“页码范围”一 栏选择“对称页边距二（二）段落设置行间距一般设置为：固定值，28mm。（三）装订文件垂直位置：两个订书针分别在上、下四分之一处。水平位置：钉书针离左边缘的距离为3mm5mmo