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1、1目的为规范公司公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的 程序化、制度化、规范化，确保公司方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落 实，特制定本办法。2适用范围本办法适用于公司及其分/子公司、基地、事业部。3职责1总裁办3.1.1 为公司公文的归口管理部门。3.1.2 负责接收和处理外来文件及各部门对公司领导的请示、报告，负责处理所有以 公司名义上报、下发的公文文件，并对公司下属各部门的公文处理工作负有检查、指 导和监督责任。3.2各部门2.1各部门负责本部门上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实 公司转发的外来文件及公司下发的规章制度、工作指令等文件；各部
2、门根据业务需要，指定内部人员负责各类制度、公文等信息的传递、接收、 处理、跟进落实和编号保管存档等工作。4公文分类和使用1公文分类 正式公文，包括：决定、通知、通报、管理办法、规定等；XXXXXX股份有限公司文件XXXX 年度序号公文标题称谓:正文一、层次一(-)层次二1.层次三(1)层次四附件1:附件2:格式要求：1、页边距:上下:2.1cm,左右:2.22cm 2、XXXX年度序号：宋体、四号、 行距45磅、居中；3、公文标题：黑体、三号、行距25 磅、居中；4、称谓：宋体、四号、加粗、行距 25磅，顶格，后标全角冒号。5、正文：称谓下一行、空两格、宋 体、小四、行距25磅、每自然段空 两
3、格，回行顶格、内容涉及层次、序 号或编号如上所示。6、附件：正文下一行顶格、小四、 宋体、标识“附件”，后标全角冒号 和名称，附件名称不加任何标点符 号。7、署名：正文或附件下方、宋体、 四号、加粗、右顶格；8、发文时间：署名下一行，宋体、 四号、加粗，用汉字将年月日标全，“零”写成“O”。XXXX股份有限公司-OO年 月日抄送:会议通知会议名称: 会议时间: 会议地点: 会议主持: 参加人员: 会议内容:格式要求：1、正文：宋体、小四字、正文内容在标题下一行, 行距25磅，每自然段空两格，回行顶格；2、文尾：通知签发人和签发时间：黑体，小四号 字，时间用阿拉伯数字将年月日标全。备注:签发日期
4、:通知签发人:会议纪要发文单位简称一年度-顺序号会议主题： 会议时间： 会议地点： 会议主持： 参加人员： 缺席人员： 纪要整理人： 会议内容：正文一、层次一(-)层次二 1.层次三(1)层次四格式要求：1、纪要编号：黑体、五号字，按照“发文 单位一年度-顺序号”，如总裁办：ZCB-2015- 0012、正文：会议纪要内容均采用宋体、小四 号字、会议内容正文在标题下一行，行距25 磅，每自然段空两格，回行顶格，内容涉及 层次，序号或编号依次如上所示；3、文尾：通知签发人和签发时间：宋体四 号字，时间用阿拉伯数字将年月日标全。签发人：XXXX股份有限公 司工作联络单主题：联络单编号发文单位简称一
5、年度-顺序号送达单位提出日期提出单位内容：一、层次一(-)层次二1.层次三(1)层次四提出人：签发人：处理意见：签字：年 月 日关联部门会签意见：小年 月 日签字：公司领导审批意见：签字：年 月 日授权委托书发文单位简称一年度-顺序号被授权人职务授权人职务授权事由授权期间授权范围授权人：日期：日期:批准人:有限公司提报部门:提报部门:发文单位简称-提报日期：年度-顺序号主旨：事项：正文一、层次一(-)层次二1.层次三(1)层次四格式要求：lx页边距：上下：2.1cm,左右： 2.22cm2、主旨:内容宋体四号字3、事项正文：在“事项”下一行, 空两格起始，行距25磅，每自然 段空两格，回行顶格
6、，内容涉及层 次、序号或编号如上所示。公司领导一级部门负责人二级部门负责 人提报人非正式公文，包括：会议通知、会议纪要、工作联络单、授权委托书、请示、 报告、申请等。4. 2公文使用对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排，用“决定”文种。4.2.1 对内部公布需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。4.2.2 表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。4. 2.4由公司或各部门制订、批准，规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门 职责、职权的规章制度文件用“管理办法”。对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。4. 2.6经营分析会、总结计划会、工作例会、
7、专题会议等重要会议的内容纲要、规定 事项和工作指示等，用“会议纪要”。4. 2.7向上级领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种；平行部门间联系业务或知照相关方时，用“工作联络单”。5公文格式正式公文格式由文头、行文、文尾三部分组成，一般包括秘密等级、紧急程度、 发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、抄送 单位等组成部分。具体格式以附件公文模版为准。5.1.1 发文单位标识发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文的，主办单位排列在前；公司对内或对外部门发文用全称“浙江公司石化股份有限公司（或适用的其 它子公司主体全称)文件”。5.
8、1.2 发文编号发文编号由发文单位代字、年份和序号组成，多单位联合发文的只标明主办单位 发文字号。发文编号由发文单位简称、年份和序号组成。(1)公司发文总裁办统一编号,格式为“XXXX年度当年顺序号”，如XXXX 20151001 ； 分/子公司单位简称如下：序号公司名称简单位称12345(2)各单位公文的发文由各单位自行编号，格式为“部门简称-年度-当年顺序号”,如总裁办编号格式：ZCB-2015-001 ；各部门单位简称如下：部门简称部门简称董事长办公室DSZB财务中心CWZX审计部SJB采购中心CGZX总裁办公室ZCB人资行政中心RZXZ战略投资中心ZLTZ物流管理中心WLGL研发中心Y
9、FZX生产安环中心SCAH营销中心YXZX党工办DGB5. 1.3密级按保密程度分为绝密、机密、和普通三级(非保密文件可省略相应标识)。(1)绝密文件指一旦泄漏，将对公司利益产生重大影响的文件，原则上只发给董事会、总裁、副总裁、总监/总经理级别管理干部或指定人员阅知。(2)机密文件指一旦泄漏，将对公司利益产生较大影响的文件，原则上只发给经理级及以上管理干部或指定人员阅知。(3)普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、 企业宣传资料等。5. 1. 4急度按办文时间要求分为紧急和普通两类类(非急办文件可省略相应标识)O(1)紧急文件指必须在收文或发文后1个工作日内处理完
10、毕的文件。(2)普通文件指按正常文件处理流程2个工作日内处理的文件。6. 1. 5公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除规章制度加书名号外，一般不用标点符号。6行文规则6.1 行文规则6.1.1 行文应当确有必要，注重效用，并正确选用公文种类。7. 1.2请示和报告应严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种，“报告”中不 得有请示事项。请示公文应一文一事，不得多头、越级报送，不要同时送同级和下级 部门。对内容涉及多个部门的请示或报告，应有相关部门注明会签意见后，再送主送 领导作批示，特殊情况另行处理，请示和报告统一使用“签呈”格式进行。6. 1.3行文内容部分
11、包括正文、附件、落款、发文时间等。公文署名：在正文下成文署发文单位名称。5.1. 5抄送内容：有必要时标明抄送领导或单位6.2非正式公文（包括：会议通知、工作联络单、授权委托书、请示、报告），行文 规则和格式参照附件进行。7发文办理7.1 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、文印、 盖章、登记、分发等程序。1.2 2草拟公文应做到：1.3 2.1符合国家法律法规及公司有关规章制度；1.4 .2情况真实，观点明确，文字精练，条理清楚，层次分明，简明扼要，标点正确， 篇幅力求简短；.3文种、格式、密级、急度划分、行文符合规定；1.5 .4日期应当写明具体的年、月、日；
12、1.6 .5文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；1.7 .6公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、惯用语、缩略语等作 为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；1.8 2. 7拟稿时层次分明，结构层次序数，第一层为“一、，第二层为“（一）”，第三层 为l.,第四层为“”；7.3 拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协 商，取得一致意见后方可行文。必要时，可提出建设性意见，会签后报请上级领导协 调或裁定。7.4 会议纪要：由会议主持人签发，格式参照附件。7.5 会议通知：会议通知格式参照附件。7.6 工作联络单：由平级部门负责人签收、签
13、发，指定内部人员负责跟进、落实及保 管存档，格式参照附件。7.7 授权委托书：必须经过上级部门负责人审批后方可下发，格式参照附件。7.8 内部发文签发对公司范围内发文签发时，统一由总裁办编号发文：7.8.1 涉及党团工作、工会活动、总结评比、表彰奖励、通报处罚等内容，以及在下 述分类范围内未包括的行政文件，由总裁办起草，并按照文件性质，报总裁或副董事 长签批后印发。7.8.2 涉及人事任免，规章制度、劳动工资、员工福利、员工培训、招用辞退、治安 保卫等内容的，由人资行政中心起草，报总裁签批后印发。7.8.3 涉及项目申报、可研报告、新品研发、新品鉴定、工艺标准等技术性文件，由 研发中心起草，报
14、总裁审批后印发。7.8.4 涉及财务税收、资产组合等内容的，由财务中心起草，报总裁签批后印发。7.8.5 涉及嘉兴、平湖两大基地的生产计划、质量管理、环境保护、设备购置、水 电保障、安全消防等内容的，分别由两大基地起草，报总裁签批后印发。8收文及处理公司外来文件统一由总裁办进行收文登记，其他单位若收到重要外来文件时需 递交至总裁办进行收文登记，由总裁办报公司总裁阅示；8.1 经公司领导批示传阅或指定办理的部门均应按要求及时传阅、办理，并在传 阅、办理完毕后及时将文件送回总裁办，由档案室负责归档。9公文的传递规则9.1 各部门指定人员统一负责公文等信息传递、审批及下发。9.2 书面文件审签日期为
15、2天，该时间指在正常工作日、工作时间内，有特殊规定的 按规定时间。10公文的日常管理要求各部门指定人员应根据各自的职责权限，及时将有关资料整理编号存档，保证公 文齐全、完整，便于保管、查找和使用。10. 1内部文件处理各单位在收到公司内部文件后，应先进行收文登记，然后使用公司统一的公文 文件处理单，由本单位第一负责人签署处理意见。文件处理完毕后，按有关部门要 求集中保管。10.2 存档保管分工：10.2.1 外来公文、公司编号公文由总裁办存档保管。10.2.2 公司召开的会议所形成的文件、材料、领导讲话等，由总裁办存档保管。10.2.3 各部门公文，由各发文部门存档保管。10.2.4 两个以上
16、部门联合召开的会议形成的文件、材料，由主办部门存档保管，其 他部门存复制件。10.2.5 2.5存档保管方式：书面公文资料应编号装订存档，相应公文电子文档必须存盘 备份。10.3 公文发文渠道：按照公司无纸化办公要求，以公司0A网上办公系统的方式为 优先原则。11附则本办法由人资行政中心负责编制及解释。12附件序号附件编号附件名称保存部门1001公文文件处理单总裁办公室2002公司内外发文总裁办公室3003会议通知总裁办公室4004会议纪要总裁办公室5005工作联络单总裁办公室6006授权委托书总裁办公室7007签呈总裁办公室公文文件处理单公文名称公文编号来文单位收文日期收文单位份数公司领导批小意见签名：日期：办理部门签收意见承办结果公文文件处理单公文名称公文编号来文单位收文日期收文单位份数公司领导批小意见签名：日期：办理部门签收意见承办结果