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1、公文管理方法第一章总那么第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化， 参照国家行政机关及公司公文处理方法，结合分公司实际情 况，特制定本方法。第二条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、 归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、 精简高效、平安保密的原那么。第四条 综合办公室是公文处理的管理机构，负责指导 本单位的公文处理工作。第五条 分公司公文处理执行公司标准公文。第二章发文办理发文办理是指以分公司名义对内或对外发出的正式文 件（行政、党、团、工、纪等发文）。第六条发文程序1 .拟稿。由主办科室相关人员草拟文件初稿。拟稿人将 初稿附在发
2、文稿纸后面，在“标题”一栏填写内容，并在“主办 单位和核稿人”一栏签字，注明时间。2 .核稿。主办科室负责人依据公文基本要求，对初稿体 式、内容等进行全面把关，并在发文稿纸“主办单位负责人” 一栏签字，注明时间。3 .会签。文稿内容如有涉及其他科室工作范围和职权， 拟稿科室应请有关科室会签，并在“会签单位”一栏签字，注 明时间。4 .审核。会签之后，再由主办科室分管领导对文件进行 审核，并在“核稿”一栏签字，注明时间。5 .签发。单位主要领导对文稿进行最后审批，并在“签发” 一栏签字，注明时间，文件据此生效。重要文件（包含向上 级的请示）由经理签发；其它的党、团、工、纪文件由书记 签发，行政文
3、件由经理签发。6 .复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当 对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实 质性修改的，应当报原签批人复审。公文格式。标题为方正小标宋简体二号不加粗。正文： 公文的主体字号一般为仿宋三号，结构层次较多时，序号应 当依次用“一、（一）（1） ”标注。一般第一层小标 题用黑体字，第二层小标题用楷体字（加粗），第三、四层 小标题用仿宋体字（加粗）。公文的首页必须显示正文。行 间距一般为固定值30磅，首行缩进两字符、两端对齐。发 文机关署名署发文机关全称或规范化简称。成文日期用阿拉 伯数字将年、月、日标全。发文字号。年份全称应该标记在 六角括号内，如：湘建
4、四司办字（2014） 2号。（口、为 错误用法）7 .登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范 围和印制份数并详细记载。以分公司名义对上级单位（如四 公司）发放文件编号为湘建四司航字201X） X号。8 .印制。公文在印制之前，拟稿人员须将最终修改之后 的电子版本发至文印室，由文印室打印一份定稿，拟稿人员 进行校对，并签字确认。再由综合办公室在制成的公文上加 盖分公司公章，用印要端正、清晰、位置恰当，上不压正文， 下要骑年盖月。9 .核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印 刷质量进行检查后分发。公文由主办科室根据需要进行发放, 并在文件发放记录表上做好记录。第三章收文办理收文办理
5、是指对收到的公文进行登记、拟办、批办、承 办、催办等程序。收文一般分为上级来文、内部请示、外来 函件等。第七条收文程序1 .签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字 或者盖章，并注明签收时间，紧急公文的签收时间应当明确 到时、分。签收时假设发现问题，应当及时向来文单位查询， 并采取相应的处理措施。2 .登记。对收到的公文准确登记收文日期、来文单位、 发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、收文份 数、公文份号等信息和办理情况。3 .初审。综合办公室对收到的公文应当进行初审。4 .承办。对需要分公司领导阅示的公文，应根据其内容 和领导的分工，注明主送领导；对有时限要求的公文，要注 明办结时间。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏 传、误传、延误。5 ,催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，催促承办 部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。6 .答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根 据需要告知相关单位。第四章公文归档第八条 公文处理完毕后，应当根据公司档案管理有关 规定，及时将公文正本、原稿、附件及有关文件整理、归档。第九条 拟制、修改或签批公文，一般使用钢笔、专用 签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔，书写及所用纸张和字迹必 须符合存档要求。