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1、商务信函礼貌原则设计方案所属系部：商贸旅游系专业：商务英语班级： 姓名： 学号： 指导老师： 提交时间： 7商务信函礼貌原则设计方案一、前言 商务英语信函（English business correspondence）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及到与商务有关的诸多领域。它在交流思想，传递信息，交涉事务，增进了解及促进经贸往来等方面发挥着积极的作用。随着中国加入WTO以及改革开放的不断深入，我国与世界各国的经济贸易与合作日益频繁，商务英语显得愈加重要。在书信往来沟通中，双方极有可能不曾谋面，而只是以信传情达意。在以信传情达意中，双方应该努力塑造良好形象，
2、争取并保住新老客户，以取得更好经济效益。礼貌是商务信函的重要语言特点，在礼貌原则指导下的信函能够给企业树立良好的形象，进而促进商务活动的顺利展开。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。二、礼貌的商务信函在日常工作中的体现 礼貌（Politeness）是语言交际的一种现象，也是语言学研究的重要对象，只有尊重别人才能得到别人的尊重,彼此放下戒心，交流起来会更加容易。在工作中书写商务信函并不要求使用华丽优美的词句，需要做的就是，用简单朴实又礼貌得体的语言，准确地表达自己的意思，让对方非常清楚地了解你想说的内容，保证信息的完整性。同时要多为对方着想，从一个“您为重”(You - attitude) 的
3、角度考虑问题，避免过激、冒犯和轻视的用词。三、礼貌原则指导商务英语信函写作的必要性 礼貌作为一种社会交际现象，与语言有着密不可分的关系，然而由于语言忽视礼貌而导致麻烦的实例相当多。自古以来就有“祸从口出”的警语，它指的是说话者言辞不甚而导致祸端。商务英语信函往来旨在促进经济贸易发展和商业合作的商务交际活动，礼貌是其语言的显著特征。对我们来讲，商务英语信函写作是一种跨文化交际，如果我们忽视礼貌原则的运用则很容易出现语用失误（Pragmatic failure）而导致交际无法进行，甚至会引起双方的种种误会。因此，可以说礼貌原则在商务信函写作中运用得恰当与否会直接影响到经济贸易与商业合作是否能顺利进
4、行。四、 顶岗实习工作中商务信函礼貌原则应用的感悟实习期间我从事的是业务员的工作，业务员日常的工作就是与客户沟通，通过信函或者电话进行询盘和还盘，从而达到交易，其间一来二往的信函和电话就是运用语言进行协商，必要时要通过书写信函进行沟通，要想能达到很好的效果就要注意书写时的技巧，尤其是要注意体现礼貌原则，表现出对客户的尊重和希望合作的欲望，要能把在日常交流中的礼貌原则恰当地体现在信函中。（一）书写信函的前期准备 在我实习的工作中，经常会提前准备好跟客户交流所需要回答的问题，因为我们是做线上交易的，一般客户过来我会按照提前准备好的 “询问客人需要什么样的产品”“产品尺寸、数量、厚度是多少”“产品是
5、否需要印刷”“针对产品包装的意见”“发货物流”等问题来询问客人，这样我就不会在书写信函的时候遗漏这些重要的问题，如果有所遗漏，会造成客户的误解，从而使得交易达不到预期的效果，也会显出对客户的不礼貌。刚开始实习的时候因为不熟悉产品，在有客人询问的时候经常出现各种疏忽,导致错失很多无法与客人达成的交易订单，这让我很懊恼，错过几次后我会把该要了解的信息列在本子上,以方便下次在还盘的时候不出差错，不产生误解，为能礼貌地书写商务信函做好充分的前期准备。（二） 运用礼貌语言的信函在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感
6、激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。试比较： 1.Your order NO.85 for l00,000 bars of Nylon Lanyard.No.1002 is rejected.我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号尼龙挂绳十万条的订单。2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.85 for 100,000 bars of Nylon Lanyard.No.1002.我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85
7、号关于订购货号1002号尼龙挂绳十万条的订单。后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。试比较：1.If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话，会令人十分不快。2.If another instance of this discrepancy
8、between the sample and the goods received should occur,it world be very embarrassing.这个句子里面加了个虚拟语气词”should”使这个句子与第一个句子相比语气要更加的委婉，让人容易接受，所以这个句子就较为礼貌。显然从以上两个例句来看，礼貌用语更能拉近人与人之间的距离，同是也能更好的促进交易的达成。我实习的“隆泰”公司是经营电压和挂绳产品的内贸公司的，主要通过在阿里巴巴中国站上发布产品信息来寻找潜在客户，同时也会有需要的客户主动找上门来交流，因为是小产品,供应商又多,价格基本上都差不了多少,很多客户在乎的除了产
9、品的质量外,那就是客服的服务态度,也就是说能礼貌待客，遵循原则,成功交易的几率就会大些。所以我会经常提醒自己就算遇到难缠的客户，也要心平气和的为他提供产品信息。（三）礼貌信函中的交流技巧书写函要以对方为重，突出对方的本位，站在客户的角度去思考这笔交易，为了体现礼貌原则，人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your.以突出you attitude.译成汉语时多使用谦辞。称对方为“贵方”。而称自己为“本公司”“我方”等。例如： 1.If you are interested in any of the items,please dont? hesitate to te
10、ll us.如果贵方对任何产品感兴趣 请告知我方。 2.To meet your requirement We are wiling to make some concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于5O吨的话，我方愿意做出一些让步，降价3 。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是”you” 和”your” . 同时在商务信函交流时，双方难免会
11、有分歧为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当地使用语义模糊的词汇如” Im afraid,I think,I believe”或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如： 1.Im afraid we can t accept Cash Against Document on arrival of goods at destination.我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。 2.Could you make payment by irrevocable L/C.贵方可否用不可撤消信用证付款。除了以上几种
12、表答方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。 记得在我第一次接到订单时，由于在一开始的时候忽略了最后的包装问题，同时也被接到第一笔订单的兴奋冲破了头脑,没有仔细的对待，在最后交货的时候得到了客户的投诉，我当时按我们平常的包装方式包装的,结果弄错了,当时我很急，毕竟第一单就遇到客户的投诉总归不好,自己心里也过不去,不要说能拿到提成，自己赔钱还不一定。为了弥补，我查看了我们以前的信函来往以及在下单时签的订购合同，在记录中,我找到了对我来说很有利的一些记录，合同上面也没有写明需要什么包装方
13、式，心里也就有了和客户谈判的底气。 在和客户几次的信函还盘当中，我把在合同中找到的他方的错误委婉的在信函中提出来,当时我写的是”I apologize for due to my negligence caused trouble for you.I think we should calm down and look at the contract now,we can according to the contract to solve the packing problem and improve other deficiencies,I would pay more attention
14、 to the next time.Happy cooperation.”同时也提出了能双赢的解决方案，我答应解决包装问题,客户也答应了不追究责任，在我们共同的协商下,这笔订单的利益达到了双赢。通过这次订单体现出来的问题,我深刻的体会到：做事一定要认真细致，而且要能充分利用礼貌用语原则最低限度地减少损失。五、结语 综上所述，以前觉得在商务信函中礼貌原则可有可无,现在觉得礼貌原则是至关重要的,对我们来讲，商务英语信函如何运用好礼貌原则是十分重要的。在商务交往中 商务信函不仅是用来沟通的媒介，更是建立友谊、吸引客户的手段，因此，在商务信函书写时，我们一定要做好充分的前期准备，应用好尊称语，亲呢语、
15、祝颂语、含蓄委婉语等礼貌语言，适当的使用语义模糊的词汇，或运用虚拟语气，疑问句等形式，突出you attitude礼貌原则，更好促进商务合作的顺利进行。【参考文献】1 孙平,2010，新编商务函电M 北京：清华大学出版社。2 陈建平，2010，商务英语研究M 杭州：浙江大学出版社。3 杨娜，2011，浅谈英语委婉语与礼貌原则J：南昌教育学院学报。4 王旖铌，2011，浅谈国际商务英语函电中的礼貌原则J：铜仁学院学报。【致谢】 本设计是在老师的细心指导下完成的，每次设计遇到问题时老师不辞辛苦的讲解才使得我的设计得以顺利进行。从设计的选题到资料的搜集直至最后设计的修改的整个过程中，花费了老师很多的宝贵时间和精力，在此向导师表示衷心地感谢!导师严谨的治学态度，开拓进取的精神和高度的责任心都将使学生受益终生。还要感谢和我同一设计小组的几位同学，是你们在我平时设计中和我一起探讨问题，并指出我设计上的误区，使我能及时的发现问题把设计顺利的进行下去，没有你们的帮助我不可能这样顺利地结稿，在此表示深深的谢意。